Vi viser til tilsyn gjennomført ved Halsan barneskole den 14.04.2009.

I A Arbeidstilsynet VAR DATO 29.06.2009 DERES DATO VAR SAKSBEHANDLER Gunvor S. Solstad tlf 957 41 342 21 VAR REFERANSE DERES REFERANSE i Levanger kommune v/ Rådmannen m/ stab Håkon Den Godes gate 30 7600 LEVANGER VEDTAK OM PÅLEGG HALSAN SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Halsan barneskole den 14.04.2009. Til stede fra skolen: Rektor Solveig Martinsen, verneombud Toril Strømmen, adjunkt Anne Margrethe Kvam, barneveileder Eli Helen Semb, adjunkt/ ATV John von Heimburg og adjunkt Gunn Ivara Tronstad Eggen. Til stede fra Arbeidstilsynet: Seniorinspektørene Norunn Kjelbotn Larsen og Gunvor Steinkjer Solstad. Det vises til varsel om pålegg av 29.05.2009, hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Vi har mottatt en samlet tilbakemelding fra Levanger kommune, datert 19.06.2009. Tilbakemeldingen vil bli kommentert under det enkelte påleggspunkt. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning " Med skolen som arbeidsplass". I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et godt arbeidsmiljø er helsefremmede og forebyggende med hensyn til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fierne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og vara verneombud til stede MØTE 2: Gruppesamtale med 5 arbeidstakere MØTE 3: Oppsummering av funn som ble avdekket under tilsynet. Møtet ble gjennomført med rektor og vara verneombud. POSTADRESSE Postboks 4368 Hospitalløkkan 7417 Trondheim Norge E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR midt-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771705 INTERNETT TELEFAKS www.arbeidstilsynet.no 73 52 43 24

I / VAR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: Verneombud/ sikring av arbeidsmiljøkompetanse Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kornmunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: Konflikter, omstillinger, vold og trusler Organisering og tilrettelegging av arbeidet Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Under tilsynet ble blant annet følgende konstatert: Halsan skole har 196 elever (50 på SFO) og 21 lærere og 8 assistenter og 2 lærlinger. Skolen har inndelt trinnene i to med ett team for hver av gruppene og 2 kontaktlærere pr team. Gruppene kan bestå av 28-29 elever. Levanger kommune er en IA-virksomhet og AktivMed er skolens bedriftshelsetjeneste. Positive observasjoner: Under tilsynet gir de ansatte uttrykk for at de har et godt arbeidsmiljø og opplever stor trivsel. Virksomheten har rutiner for oppfølging av sykemeldte og disse er gjort kjent for de ansatte. Det gjennomføres tilretteleggingstiltak for ansatte som har behov for dette. Samarbeidet mellom verneombud, tillitsvalgte og ledelse fungerer godt. Forbedringsområder: Systematisk HMS-arbeid I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhet (Internkontrollforskriften) skal virksomheten kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Halsan skole har utarbeidet en "årsplan for HMS" for 2009. Virksomheten synes å ha god oversikt over arbeidsmiljøforhold som kan påvirke de ansattes helse og velferd, blant annet på bakgrunn av det som avdekkes i møter, medarbeiderundersøkelser, vernerunder og andre arbeidsmiljøundersøkelser. Det vi blir informert om er de største arbeidsmiljøutfordringene er blant annet tidspress/ stress og at de stadig får nye oppgaver og krav til dokumentasjon. Stadige nye læreplaner oppleves også som en utfordring. Videre opplyses det at støy på personalrommet gjør at de blir fort slitne. Arbeidsplassen den enkelte lærer har til disposisjon oppleves som liten(lite areal) Assistentene har ikke så mye samarbeid med andre enn kontaktlærerne (1/ 2 time). Etter det vi forstår er det en felles oppfatning om at dette er for lite. Arbeidstilsynets vurdering er at skolen har mange ulike systemer (årsplan, handlingsplan etc), men ingen beskrivelser av funn etter kartlegginger lokalt, jf. handlingsplan som beskriver mål (delmål), tiltak, ansvar og tidsfrist. Hva som kommer fram gjennom kartleggingen, funnene, må med i handlingsplanen. Det vil være en forbedring at det utarbeides en handlingsplan med referanser til funnene og at tiltakene som skal iverksettes er så konkrete som mulig.

I A VAR REFERANSE 3 Under tilsynet ble det også avdekket et avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Arbeidstilsynet gir derfor følgende pålegg: Begrunnelse for pålegg Avvikshåndtering Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 sier at virksomheten skal ha et system for melding av avvik og håndtering av disse. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for å informere de ansatte om hvordan avvik skal meldes for å sikre at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 og 8. Under tilsynet ble det avdekket at skader meldes som avvik. Ut over dette blir avvik i liten grad meldt. I henhold til ovennevnte lovkrav skal melding omfatte alle forhold som berører de ansattes helse og velferd. Det har ikke vært noen gjennomgang av, eller avklart hva som anses som avvik i henhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Hensikten med å melde avvik er blant annet å få oversikt over omfang, alvorlighetsgrad, hyppighet og hvem det berører for å unngå og å forebygge at slike hendelser eller forhold gjentas. Det vil også være nødvendig å defmere hva som anses som avvik i forhold til HMS-lovgivningen, og at dette gjøres kjent for de arisatte. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009, blir det kommentert at det ikke medfører riktighet at det ikke er utarbeidet et overordnet avvikssystem. Det er utarbeidet et skjema med veiledning. I tilbakemeldingen gis det videre en beskrivelse av hvilke planer kommunen har for å forbedre avvikssystemet. Utkast til prosedyre for avviksregistrering for oppvekst i det nye systemet, er vedlagt tilbakemeldingen. Det bes om at fristen blir satt til 15.12.2009. Pålegget gis som varslet, med ny frist. Vold og trusler Arbeidsmiljøloven har bestemmelser om at de ansatte ikke skal utsettes for psykiske eller fysiske belastninger og at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Arbeidsmiljøloven har også bestemmelser om at arbeidsgiver skal sørge for at de ansatte far opplæring, øvelse og instruksjon i å håndtere situasjoner som representerer ulykkes- eller helsefarer forbundet med arbeidet, jfr. Arbeidsmiljøloven 3-2. Det ble opplyst at skolen har enkeltelever som kan ha adferdsproblemer med utagering. Vi forstår det slik at det har forekommet episoder av utagering i form av vold/ trusler. Vi fikk opplyst at de situasjonene som har oppstått har vært håndtert. Skolen har ingen skriftlig rutine for håndtering av vold og trusler. I skolens "årsplan for HMS" går det fram at det i mai 2009 skal utarbeides en lokal plan for vold og trusler. Arbeidsmiljøloven angir at rutiner for håndtering av vold, trusler og trakassering skal være tilgjengelig for alle ansatte som kan utsettes for slike episoder, og ved behov skal det også gis opplæring for å håndtere dette på en betryggende måte. Rutinene må også inneholde informasjon om hvordan ansatte skal følges opp i etterkant av slike episoder (debriefmg). De ansatte skal informeres om at slike rutiner er tildengelige og skal følges.

A VÅR REFERANSE 4 I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009 blir det kommentert at den overordnede rutinen krever at det enkelte arbeidssted skal utarbeide interne rutiner og vurdere tiltak for å redusere og håndtere vold og trusler. Det bekreftes i tilbakemeldingen at dette ikke er gjort. Pålegg blir gitt som varslet. Konflikthåndtming Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av disse bestemmelsene, skal virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og håndteres og da som tidlig som mulig. Under tilsynet ble det avdekket at det tidligere har forekommet konflikter ved skolen. Vi forstår det slik at skolen pr. dato ikke har noen pågående eller tilløp til konflikter. Ansatte vi snakket med opplever at de vet hvor de skal henvende seg når konflikter oppstår. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009 vises det til kommunens nylig utarbeidede rutine for konflikthåndtering. Deler av det varslede pålegget faller dermed bort, men den delen av pålegget som sier at virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for håndtering av konflikter, blir gitt som varslet. Omstilling Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av gaden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det er viktig at rutinen omfatter alle typer omstilling som har betydning for arbeidsmiljøet for de ansatte, ikke bare omhandle nedbemanning. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Skolen har vært igjennom flere reformer de senere årene, noe som har medført nye arbeids/ samarbeidsformer, ny organisering (team), etc. Halsan skole har hatt utbygging av skolen, blitt et oppvekstsenter (skole/ SFO og barnehage). Det ble opplyst på tilsynet at ingen kjenner til at det fmnes en skriftlig rutine for omstilling. I kommunens tilbakemelding av 19.06.2009 går det fram at kommunen har laget en egen rutine for "Lokal avtale ved nedbemanning". Videre at arbeid med omstilling er nedfelt i kommunens Personalpolitiske handlingsplan. Det er nye bra som står i disse dokumentene om hvordan kommunen skal sikre informasjon, kompetanseutvikling og medbestemmelse generelt. Vi oppfatter det slik at kommunen jobber seriøst med dette. Vårt pålegg går imidlertid på å sikre at det ved alle typer omstilling, skal sikres at det gjennomføres konsekvensvurderinger. Rutinen må ikke bare omhandle nedbemanning. Også andre typer omstillinger kan fa store arbeidsmiljømessige konsekvenser. Det er derfor viktig at rutinen sikrer at det gjennomføres konsekvensvurderinger også når det gjelder andre typer omstillinger.

I / VARREFERANSE 5 Rutinen må også sikre at verneombud blir involvert i en tidlig fase, ikke bare tillitsvalgte, som hovedavta1en har fokus på. Pålegget gis derfor som varslet. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg, og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte gir Arbeidstilsynet følgende pålegg: 1. Avvikshåndtering Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Rutinen ska1i henhold til internkontrollforskriftens 5, 2. ledd nr 2 gjøres kjent for de ansatte. Frist for gjennomføring 15.12.2009. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen med beskrivelse av hvordan den er gjort kjent blant de ansatte. 2. Vold og tmsler Virksomheten må sende utarbeidet lokal rutine for vold og trusler til Arbeidstilsynet. Rutinen må inneholde beskrivelse av hvem som er ansvarlig for oppfølging og tilbakemelding, jfr. arbeidsmiljøloven 18-5, jfr. 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Rutinen skal henhold til internkontrollforskriftens 5, 2 ledd nr 2, gjøres kjent for de ansatte. Frist for gjennomføring: 01.11.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen med beskrivelse av hvordan den er gjort kjent blant de ansatte. 3. Konflikthåndtering Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5.2.1edd nr. 2. Frist for gjennomføring: 01.11.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen med beskrivelse av hvordan den er gjort kjent blant de ansatte. 4. Omstilling Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 01.11.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen

/ VAR REFERANSE 6 Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Midt-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Kari S. Rognes tilsynsleder Gunvor S. Solstad (sign.) seniorinspektør (sign.) Delte breveter gilcjent elektrcnisk Kopi til: Rektor Halsan skole Verneombud Halsan skole Hovedverneombud Levanger kommune i A rbeidstilsynet oghar delfcr ingn sigiatur. Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak

(1) Avsender (forvaltningsorganets stempel) Arbeidstilsynet Midt-Norge Postboks 4368 Hospitalsløkkan 7417 Trondheim (3) Mottaker (navn og adresse) Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak (Forvaitningsloven 27 tredje ledd) (2) Dato (4) Klageinstans Direktoratet for Arbeidstilsynet Statens hus 7468 Trondheim Denne meldingen gir viktige opplysninger hvis De ønsker å klage over vedtak De har fått underretning om. Klagerett Hvem kan De klage til? Klagefrist Rett til å kreve begrunnelse Innholdet i klagen Utsetting av gjennomføringen av vedtaket Rett til å se saksdokumentene og til å kreve veiledning Kostnader ved klagesaken Klage til Sivilombudsmannen De har rett til å klage over vedtaket. Klagen sender De til oss, dvs, det organet som er ført opp i rubrikk (1). Hvis vi ikke tar klagen til følge, sender vi den til klageinstansen, jf. rubrikk (4). Klagefristen er tre - 3 - uker fra den dag De mottar dette brevet. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt før fristen går ut. Dersom De klager så sent at det kan være uklart for oss om De har klaget i rett tid, bør De oppgi datoen for når De mottok dette brevet. Dersom De klager for sent, kan vi se bort fra klagen. De kan søke om å få forlenget fristen, og da må De oppgi årsaken til at De ønsker det. Dersom De mener vi ikke har begrunnet vedtaket vårt, kan De kreve en slik begrunnelse før fristen går ut. Ny klagefrist blir da regnet fra den dagen De mottar begrunnelsen. De må presisere hvilket vedtak De klager over årsaken til at De klager den eller de endringer som De ønsker eventuelt andre opplysninger som kan ha betydning for vurderingen av klagen Klagen må undertegnes. Selv om De har klagerett, kan vedtaket vanligvis gjennomføres straks. De kan imidlertid søke om å få utsatt gjennomføringen av vedtaket til klagefristen er ute eller til klagen er avgjort. Med visse begrensninger har De rett til å se dokumentene i saken. Reglene om dette finnes i forvaltningsloven 18 og 19. De må i tilfelle ta kontakt med oss, jf. rubrikk (1). De vil da få nærmere veiledning om adgangen til å klage, om framgangsmåten og om reglene for saksbehandlingen. De kan søke om å få dekket utgifter til nødvendig advokathjelp etter reglene om fritt rettsråd. Vanligvis gjelder visse inntekts- og formuesgrenser. Fylkesmannen eller Deres advokat kan gi nærmere opplysninger om dette. Hvis vedtaket er blitt endret til Deres fordel, kan De etter forvaltningsloven ha krav på å få dekket vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket. Klageinstansen (jf. rubrikk (4)) vil orientere Dem om retten til å kreve slik dekning. Hvis De mener at De har vært utsatt for urett fra den offentlige forvaltnings side, kan De klage til Stortingets ombudsmann for forvaltningen (Sivilombudsmannen). Sivilombudsmannen kan ikke selv endre vedtaket, men kan gi sin vurdering av hvordan den offentlige forvaltning har behandlet saken, og om det er gjort eventuelle feil eller forsømmelser. Dette gjelder likevel ikke i saker som er avgjort av Kongen i statsråd. Dersom De nå får Deres klage avgjort i statsråd fordi Kongen er klageinstans, kan De derfor ikke senere bringe saken inn for Sivilombudsmannen. Særlige opplysninger X-0073 B (Godkj. 05-95) Elektronisk utgave