Styring og kontroll i Lånekassen Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren, 23. april 2015. Anne Britt Fagerli, seniorrådgiver
Lånekassen gjør utdanning mulig Hovedtall 2014 1 010 800 kunder 850 000 søknader årlig 146,8 milliarder i utlånsportefølje 34,3 milliarder i inn- og utbetaling 346,2 millioner kroner til drift 293 fast ansatte Hovedkontor i Oslo, regionkontorer i Tromsø, Trondheim, Ørsta, Bergen og Stavanger.
Undervisningsåret 2013-2014 417 000 elever, studenter og lærlinger søkte om støtte 850 000 søknader totalt (tildeling og tilbakebetaling) Helmaskinell behandling 64 % av søknadene om støtte 68 % av søknadene om betalingsutsettelse 24,2 milliarder kroner i stipend og lån 4 milliarder i stipend 20,2 milliarder i lån 5,4 milliarder gjøres om til stipend
Ansvar, funksjoner og roller er definert for hver avdeling med særlig vekt på grensesnitt til andre avdelinger.
Lånekassens oppdrag er tydelig og konkret - både fra Stortinget og departementet Lånekassen har enerett på å forvalte utdanningsstøtteordningene: på en effektiv, sikker og kvalitetsmessig god måte kundene skal tilbys effektive og tilgjengelige løsninger Bidra til å utvikle regelverket for utdanningsstøtte. Gjennomføre moderniseringsprogrammet for Lånekassen (etablert 2004 avsluttes i 2015).
Internkontroll i Lånekassen
Bakteppet: PwC 2005: Godkjenner internkontrollen i LK, men den er uformell, mangler helhetsperspektivet og er mangelfullt dokumentert. Vi etablerte et helhetlig internkontrollsystem som tilrettelegger for tydelige ansvars- og rolleavklaring og -forståelse kontrollerte endringsprosesser rasjonell dokumentasjon av virksomheten Utfordringen er å bruke rammeverket til å oppnå bedre internkontroll og høyere effektivitet.
Intern kontroll teoretisk tilnærming Intern kontroll betyr at vi har tilstrekkelig kontroll på det vi driver med. Intern kontroll består av alle de aktiviteter, prosesser, rutiner, systemer o.a. som bidrar til at fastsatte mål og resultatkrav nås med en effektiv ressursbruk virksomheten drives overensstemmende med gjeldende lover, regler og overordnede føringer det rapporteres tilstrekkelig og korrekt styringsinformasjon som gir forsvarlige beslutningsgrunnlag regnskapsførselen er pålitelig og korrekt
Internkontroll fra teori til praksis Er det vi gjør for å sikre statens og kundenes verdier og for å nå våre mål gjennom forsvarlig drift. Er å ha kontroll på det vi gjør ha orden i eget hus å gjøre ting riktig første gang hjelper oss å bruke kreftene riktig frigjør kapasitet Bidrar til kvalitetsbevissthet og kvalitetsheving. Bidrar til å bygge tillit og omdømme.
Internkontroll «Internkontrollen utgjør derfor en viktig del av styringen gjennom å bidra til at virksomhetens ledelse har kontroll» «..forutsetter en effektiv internkontroll og en strukturert tilnærming som legger til rette for kontinuerlig forbedring og tilpasning til endrede forutsetninger og risikoer»
Hvordan vi sikrer at vi har kontroll
Lånekassens kjerne- og støtteprosesser Styring og kontroll Opplevd kvalitet Vedlikehold og utvikling av regelverk KT SAK FV Gjør utdanning mulig Kundefront/ - portal - søknader - telefon - e-henvendelser - brev - ekspedisjon Datafangst Behandling av saker Låneforvaltning Utbetaling Samfunnseffekt Vedlikehold og utvikling av IKT-systemer
Lånekassens system for internkontroll «husordensreglene»
Informasjons- og kommunikasjonsflyt som er tilpasset styrings- og kontrollbehovet Linjeprinsippet: Internkontroll er et lederansvar på alle nivåer, med både ledere og medarbeidere må bidra til at internkontrollen fungerer i det daglige felles strukturer og systemer er oppdatert og brukes Et tydelig styringsopplegg gjennom året faste rammer for rapportering og dialog Åpenhet alt er åpent tilgjengelig med mindre det eksplisitt er unntatt Evalueringer Kontrolltiltak faste og engangskontroller Løpende avviksrapportering
Lånekassen har en egen fagansvarlig for internkontroll som støtter ledelsen og tilrettelegger for en enhetlig og helhetlig tilnærming i arbeidet med internkontroll.
Systematisk kvalitetsarbeid Er helst prosessorientert faktabasert fjerne avvik fokusere på normalen fjerne unødvendige oppgaver Frigjør kapasitet til oppgaveutførelse når ressursene er knappe.
Utfordringer i prosessen Hva er nytten? Hvor er gulrøttene? Hvilken systemstøtte kan vi få? Hvilken systemstøtte trenger vi? Eierskap til innholdet? Eierskap til prosess og struktur. Lærebøkene bygger store komplekse systemer. Anbefaling: Begynne i det små og der effekten er størst, og ta det steg for steg!
Styring og kontroll våre erfaringer Mange byggesteiner og alle er vesentlig for å få et solid bygg. Stikkord: helhetlig perspektiv prosesstankegang (kjernevirksomhet) tydelig struktur og styringssignaler felles systemer/formater vesentlighet Jobb på flere områder parallelt, og ikke vær for flink. Vær stolt av alt vi får til!
Eks. 1 20
21
22
23
Eks. 2 25
26
Eks 3. 29
30
32
Eks 4. 33
34
36
Veien videre Videreutvikling av innhold og struktur i internkontrollsystemet. Skape enda bedre forståelse for nytten av struktur og systematikk innenfor området styring og kontroll. Forsterke sammenhengene mellom alle elementene innenfor området styring og kontroll. Videreutvikle dokumentasjon av det utvidede styringssystemet slik at sammenhenger, roller og ansvar blir enda tydeligere.