TRYSIL KOMMUNE Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Møtested: Kroken, Rådhuset Dato: 06.05.2015 Tidspunkt: 09:00 13:30 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara for Tom R. Østli Leder Astrid Oppegård Nestleder Morten Algarheim Medlem Håkon Westad Medlem Kjell R. Lutnæs Medlem Følgende fra administrasjonen møtte: Hanne Mette Rusten Julie Bronken Kjetil Kalager David Sande Wenche Sæther Per Thorvald Eide Revisor Hedmark Revisjon IKS Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor - Hedmark Revisjon IKS Revisor Hedmark Revisjon IKS Økonomisjef - Trysil kommune Avd.leder økonomi Trysil kommune Skatteoppkrever - Trysil kommune
Saksnr Innhold PS 15/7 Kontrollutvalgets uttalelse til Trysil kommunes regnskap for 2014 PS 15/8 Kontrollutvalgets uttalelse til Trysil kommuneskoger KF's regnskap for 2013 PS 15/9 Trysil kommunes skatteregnskap for 2014 PS 15/10 Forvaltningsrevisjon - Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser i Trysil kommune PS 15/11 Bestilling av foreløpig plan for forvaltningsrevisjon PS 15/12 Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2014 PS 15/13 Gjennomgang av protokoll og sakslister mai 2015 PS 15/14 Referatsaker 6. mai 2015 Ingen anmerkninger til innkalling og saksliste. Sakene ble behandlet i rekkefølge: 15/7, 15/10, 15/9, 15/8, deretter ble sakliste fulgt. PS 15/7 Kontrollutvalgets uttalelse til Trysil kommunes regnskap for 2014 Sekretærens forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 6. mai behandlet Trysil kommunes regnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskap og revisjonsberetning datert 13. april 2015. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne Trysil kommunes regnskap for 2014. Kontrollutvalget har i møte 6. mai behandlet Trysil kommunes regnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskap og revisjonsberetning datert 13. april 2015. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne Trysil kommunes regnskap for 2014. PS 15/8 Kontrollutvalgets uttalelse til Trysil kommuneskoger KF's regnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte 6. mai behandlet Trysil kommuneskoger KF s regnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskap og revisjonsberetning datert 17. februar 2015. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne Trysil kommuneskoger KF s regnskap for 2014.
Kontrollutvalget har i møte 6. mai behandlet Trysil kommuneskoger KF s regnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte regnskap og revisjonsberetning datert 17. februar 2015. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne Trysil kommuneskoger KF s regnskap for 2014. PS 15/9 Trysil kommunes skatteregnskap for 2014 Sekretæren tilrår kontrollutvalget å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Skatteoppkreverens årsrapport for 2014, og skatteetatens kontrollrapport datert 15. februar 2015 tas til orientering. Innstilling i Kontrollutvalget i Trysil - 06.05.2015: Skatteoppkreverens årsrapport for 2014, og skatteetatens kontrollrapport datert 15. februar 2015 tas til orientering. PS 15/10 Forvaltningsrevisjon - Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser i Trysil kommune 1. Kommunestyret tar rapport «Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser i Trysil kommune» til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen å følge opp de svakheter og mangler som er avdekket, og etterfølge de anbefalingene som er gitt i rapporten. Tilleggs/endringsforslag fra kontrollutvalget: Kommunestyret ber rådmannen etterfølge følgende anbefalinger: 1. Videredelegeringen fra rådmannen til underliggende organisasjon skriftliggjøres. 2. Kommunen vurderer behovet for å innføre større grad av formell arbeidsdeling og sidemannskontroll i byggesaksbehandlingen, herunder vurderer om byggesaksvedtak bør undertegnes av to personer. 3. Kommunen vurderer og i større grad ta i bruk sjekklister innen planområdet og byggesaksområdet. Dette for å sikre økt grad av internkontroll. 4. Kommunen bør vurdere å nedtegne en samlet oversikt over saker som kan skape presedens. Dette for å sikre at det ikke kan oppstå manglende likebehandling innen området. 5. Kommunen bør vurdere å styrke byggesakstilsynet, herunder graden av gjennomført inspeksjonstilsyn. 6. Kommunen foretar en selvstendig vurdering av om det er satt av tilstrekkelig med midler til kurs- og kompetansetiltak i plan-, bygg- og miljøavdelingen.
Tilleggsforslag sammen med sekretærens forslag enstemmig vedtatt. Innstilling i Kontrollutvalget i Trysil - 06.05.2015: 1. Kommunestyret tar rapport «Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser i Trysil kommune» til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen å følge opp de svakheter og mangler som er avdekket, og etterfølge følgende anbefalinger: 1) Videredelegeringen fra rådmannen til underliggende organisasjon skriftliggjøres. 2) Kommunen vurderer behovet for å innføre større grad av formell arbeidsdeling og sidemannskontroll i byggesaksbehandlingen, herunder vurderer om byggesaksvedtak bør undertegnes av to personer. 3) Kommunen vurderer og i større grad ta i bruk sjekklister innen planområdet og byggesaksområdet. Dette for å sikre økt grad av internkontroll. 4) Kommunen bør vurdere å nedtegne en samlet oversikt over saker som kan skape presedens. Dette for å sikre at det ikke kan oppstå manglende likebehandling innen området. 5) Kommunen bør vurdere å styrke byggesakstilsynet, herunder graden av gjennomført inspeksjonstilsyn. 6) Kommunen foretar en selvstendig vurdering av om det er satt av tilstrekkelig med midler til kurs- og kompetansetiltak i plan-, bygg- og miljøavdelingen. PS 15/11 Bestilling av foreløpig plan for forvaltningsrevisjon Legges frem uten forslag til innstilling. Forslag fra kontrollutvalget: 1. Kontrollutvalget ønsker å ha følgende prosjekter med i sin «foreløpig Plan for forvaltningsrevisjon»: Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)» Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» Nr. 21 «Mobbing og trivsel» Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» 2. Kontrollutvalget ønsker å ha følgende prosjekter med i en foreløpig plan for «Særskilte bestillinger»: Nr. 6 «Postjournal og offenlighetsbestemmelser», ses i sammenheng med nr. 7 «Journalføring og arkivering av e-post» Nr. 23 «Historisk arkivmateriell»
Numrene henviser til «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Trysil kommune (2014-2015) Listene er uprioriterte. Enstemmig vedtatt 1. Kontrollutvalget ønsker å ha følgende prosjekter med i sin «foreløpig Plan for forvaltningsrevisjon»: Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)» Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» Nr. 21 «Mobbing og trivsel» Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» 2. Kontrollutvalget ønsker å ha følgende prosjekter med i en foreløpig plan for «Særskilte bestillinger»: Nr. 6 «Postjournal og offenlighetsbestemmelser», ses i sammenheng med nr. 7 «Journalføring og arkivering av e-post» Nr. 23 «Historisk arkivmateriell» Numrene henviser til «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Trysil kommune (2014-2015) Listene er uprioriterte. PS 15/12 Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2014 Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. Kontrollutvalgets årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. PS 15/13 Gjennomgang av protokoll og sakslister mai 2015 Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg tas til orientering.
Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg tas til orientering. PS 15/14 Referatsaker 6. mai 2015 Referatsaker tas til orientering Referatsaker tas til orientering