Innkalling møte i Adm. styringsgruppe Inn-Trøndelag Møtedato: 02.96.2015 Møtested: Snåsa Samstadgården (Snåsaprodukter) Tidspunkt: 12.00 15.30 Tilstede: Fravær: SAKSLISTE: Torunn Austheim, Jacob Br. Almlid, Jon Arve Hollekim, Truls Eggen, Rolf Bosnes, Nanna Dyrendal, Jørn Ove Heggland, Liv Inger Masdal Næss, Anders Haraldsen Morten Aakvik Koder: O; orientering, D; drøfting, A; anbefaling, V; vedtak 15/50 Referat fra ASG 27.04.15 15/51 Referat fra PSG 08.05.15 15/52 Status: Innherredsprogrammet (O) Kommunereformen/fellesutredning (O) ByRegionsprogrammet (O) Medlemskap i Europakontoret (O) Vedtekter Regionalt Næringsfond (O) Skjønnsmidler kommunereformen (O) 15/53 Høringsutkast av forvaltningsrevisjonsrapport. Evaluering av INVEST-samarbeidet (D) 15/54 Saksbehandling før møter i ASG/PSG adm. ressurs 15/55 IKA-Trøndelag. Trondheim melder seg ut. Hvordan vurderes dette i kommunene? (D) 15/56 Orienteringer/høringer (O) 15/57 Interkommunalt velferdsteknologiprosjekt. (O) 15/58 Eventuelt MVH Truls Eggen Sign.
15/50 Referat fra ASG 27.04.15 Referat fra møte i ASG for Inn-Trøndelag Møtedato Sted Referent 27.04.2015 Grand Hotell Steinkjer Anders H Haraldsen Deltagere Forfall Roger Sæthre, Snåsa kommune Jon Arve Hollekim, Inderøy kommune Anita Ulstad, Verran kommune Torunn Austheim, Steinkjer kommune Nanna Dyrendal, HTV Inderøy Anders H Haraldsen, Sekretær Inn-Trøndelag Morten Aakvik, HTV Verran Rolf Bosnes, HTV Steinkjer Jørn Ove Heggland, HTV Snåsa Truls Eggen, Rådmann Snåsa Jacob Almlid, Rådmann Verran Sak Frist Ansvar 15/36 Referat fra ASG Vedtatt 27.03.2015 (V) 15/37 Referat fra PSG Tatt til orientering 27.03.2015 15/38 Revisjonsrapport fra KOMREV Foreløpig rapport tatt til orientering. Sak i kontrollutvalget 09.06.2015. Kommer til høring til kommunene uke 20 med 2 ukers høringsfrist 15/39 Søknad regionalt næringsfond. Etablering av laboratorium for brukbarhetstesting 15/40 Status arbeid med landbruk/teknisk og 1.linjetjeneste Arena Smart Grid Clusters tildeles kr. 100 000 fra Regionalt Næringsfond til "Fremskaffelse av beslutningsgrunnlag for etablering av laboratorium for brukbarhetstesting". Arbeidet med å ferdigstille utredningene går videre i tråd med vedtak i PSG 27.03. - En generell vurdering av aksen nærhet/distanse (Per M Bjørgum/Siv Merethe Gederaas Belbo)) - En nærmere vurdering av de økonomiske konsekvensene (økonomiprognoser) Behov for bidrag fra økonomene 1
15/41 Etablering av faggrupper 15/42 Nye samarbeidsområder 15/43 Arkivløsning/bruk av saksbehandlerverktøy. 15/44 Forberede innspill til kommuneproposisjonen 15/ 45 Status kommunereform 15/46 Status ByRegionsprogrammet 15/47 Status Næringsfond 15/48 Orienteringer/høringer 15/49 Eventuelt - 1.linje jobbes videre med inkludering av Snåsa i prosjektet - Tas sikte på en sak til PSG i junimøtet. Det ønske etablert faggrupper i Inn- Trøndelagssamarbeidet innafor de faggrupper som er hensiktsmessige. Gode eksempler per dato er det faglige samarbeidet som er opprett i 1. linjetjenestene og blant Inn-Trøndelags helseledere. Det må gjøres en jobb både for å finne ut hvilke nettverk som er hensiktsmessige og hvordan disse best kan styres og utvikles gjennom gode prosesser. Det finnes i tjenestekatalogen 180 lovpålagte tjenester og 40 frivillige! - Ledelse - Felles rutiner/programvare - Prosesser - Kompetanse - Tidsbruk Fagforbundet har gode innspill til hvordan slike nettverk kan styres. Saken utredes i sammenheng med forrige sak Saken ses i sammenheng med sak 14/40 1.linjetjenesten - og kommer opp igjen i neste møte. Truls tar ansvar for/koordinerer saken. Øvrige rådmenn stiller seg disponibel per telefon. Kommunene følger den oppsatte tidsplanen i «Mandat for ivaretakelse av kommunenes utredningsansvar kommunereformen». Om enn med forskjellig intensitet. Sekretariatet i Inn- Trøndelagsregionen tar ansvar for innhenting av grunnlags/tallmateriale etter malen fra Fylkesmannen og andre utredninger som er gjort. Materiale forventes å foreligge før sommeren. I etterkant av oppgavemeldingen.prosjektleder for Inn- Trøndelagsregionen frigjøres til utredningsarbeidet. Status ByRegionsprogrammet. Fase 1 er gjennomført og avsluttet med en Work-shop med et stort oppmøte av prosjektets informanter. Oppsummering fra møtet er vedlagt. Søknad Fase 2 sendes innen søknadsfristen. 05.05.2015 Saken utsatt Det lages en felles høring på «Søndagsåpne butikker!. Høringsfrist 30.06 Torunn 2
Neste møte: 25.05 på Snåsa kl. 11 til 15.30. 3
15/51 Referat fra PSG 08.05.15 Referat fra møte i Politisk styringsgruppe - PSG Inn-Trøndelag Møtedato Sted Referent 08.05.15 Verran Truls Eggen Deltakere Forfall Ida Stuberg, Bjørn Skjelstad, Bjørn Arild Gram, Vigdis Hjulstad Belbo, Truls Eggen Anders H. Haraldsen Sak Frist Ansvar Sak 15/20 - Referat fra møte i PSG 27.03.15 (V) Vedtak: Referatet godkjennes. Referater godkjennes heretter av møtet møtets slutt. AHH Sak 15/21 - Referat fra ASG 23.03.15 (O) Sak 15/22 - Vedtekter Regionalt næringsfond Sak 15/23 Felles formannskapsmøte program (V) Referatet tas til orientering Vedtak: 1) ASG bes om å avklare nærmere med Steinkjer næringsselskap tolkningen av vedtektenes punkt 6, samt avklare hvorfor opprinnelig punkt 6 i tidligere vedtekter ble utelatt. 2) Administrasjonen sørger for oppdatering av vedtektenes punkt 9 Fullmaktsstruktur slik at gjedende delegeringsfullmakter fremgår riktig. Vedtak: Møtet avholdes på Snåsa 17. juni kl 1100 1530 Ad 1): 2. jun Ad 2): Straks TEE (sak til neste møte i ASG) AHH Saklista fastsettes slik: 1) Oppgavemeldinga med vekt på regionreformen. Fylkesmannen, fylkesrådslederen og St. repr Andre Skjelstad inviteres til å delta 2) Kommunestruktur: Oppdatering fra kommunene og oppdatering av utredningsstatus. 3) Byr /Innherredsprogrammet/strategisk næringsplan etter RUP-møtet. Det legges opp til gruppearbeider. Vigdis: Deltakelse fra FMNT. Bjørn S: Deltakelse fra Andre Skjelstad Pkt 2 og 3: AHH Sak 15/24 Kommunereformen; gjensidig orientering Sak 15/25 Søknad Byregionprogrammet fase 2 Ordførernes redegjøringer tas til orientering Vedtak: Søknaden ble gjennomgått og godkjent. Det fremmes felles sak for kommunene i Inn- Trøndelag med dokumentfrist 19. mai. Historikken må fremgå i korte trekk i saksopplysningene 4 19/05 AHH
Sak 15/26 Innherredsprogrammet. Formalisering, forankring og sekretariat Sak 15/27 - Eventuelt Vedtak: 1) Det utarbeides et felles saksfremlegg med dokumentfrist 19. mai som oversendes kommunene i Innherred samkommune og Inn- Trøndelagssamarbeidet. 2) Parallelt utarbeides søknad til NTFK og søknad om skjønnsmidler fra FM på vegne av de samme kommunene med nødvendig forbehold om politisk godkjenning. a) Vigdis Hjulstad Belbo orienterte om Tahirlekene 13. mai på Snåsa. Arrangementet starter kl 1800 på idrettsanlegget i Viosen b) Bjørn Arild Gram etterlyste sak vedr. deltakelse i Europakontoret. PSG ber om at det lages sak til behandling i formannskapene i Inn-Trøndelag i mai. 19/05 AHH Bistand fra samkommunen avklares 19/05 Steinkjer kommune avklarer mulighetene for frigjøring av ressurs til utarbeiding av saksframlegg 5
15/52 Status: Innherresprogrammet Kommunereformen/fellesutredning ByRegionsprogrammet Medlemskap i Europakontoret Vedtekter Regionalt Næringsfond Skjønnsmidler kommunereformen 15/53 Høringsutkast av forvaltningsrevisjonsrapport. Evaluering av INVEST-samarbeidet (D) se vedlegg Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i siste ASG. Nå foreligger høringsutkastet som hadde en høringsfrist 22.05. (Ankommet Steinkjer Kommune 11.05) Av forskjellige grunner er ikke behandlet i Steinkjer kommune. Hvordan er ståa i de andre kommunene? Jeg har søkt om utsatt høringsfrist til etter ASG. 6
15/54 Saksbehandling før møter i ASG/PSG adm. Ressurs Saksbehandling før møter i ASG og PSG Det ble i møte med administrativ styringsgruppe for Inn-Trøndelagssamarbeidet 23. mars 2015 fremmet et forslag/ønske om at saker er ferdig saksbehandlet før møter i administrativ styringsgruppe. Mer i tråd med den ordinære saksbehandlingen i formannskap og kommunestyre. Sekretariatet ble bedt om å lage en sak til møtet i mai hvor det synliggjøres hva som trengs av ressurser for denne type saksbehandling. Arkivløsning Slik situasjonen er i dag med eget arkiv for hver kommune, vil det kun være mulig å opprette utvalg kalt ASG og PSG hvor det skrives inn møtedatoer, medlemmer osv. som om det var et utvalg i en av kommunene. Sakene kan skrives direkte inn i den ene kommunen sitt saksbehandlingssystem og når innkallingen er generert kan den videresendes til postmottak i alle kommunene for arkivering i den enkelte kommunes arkiv. Det samme er tilfelle med møteprotokollene. Innkallingen vil bli et sammenhengende dokument hvor alle vedlegg følger fortløpende saken det tilhører. Det er lett å se fordelen ved at det genereres én innkalling med alle vedlegg på plass. Dette krever ingen ekstra ressurser ut over opprettelse av utvalg i Ephorte og opplæring av sekretærressursene. Saksutredning En saksbehandling på formannskap/kommunestyrenivå vil kreve sakbehandlingsressurser tilgjengelig i kommunesamarbeidet og i de enkelte kommuner. Leder for kommunesamarbeidet ASG/PSG vil få en tydeligere rolle som" rådmann"/"ordfører" for kommunesamarbeidet og vil være ansvarlig for tilstrekkelig saksutredning og forslag til vedtak. Fordelen vil være en tydeligere saksbehandling og vedtak. Ulempene/utfordringene vil være saksbehandlerressurs og et økt krav til lederrollen. I tillegg vil muligens forumene miste noe av det uformelle preget som gir rom for gode diskusjoner og dialog om felles løsninger. Dette vil kreve ekstra ressurser. Hvor mye er vanskelig å være konkret på da det i stor grad vil avhenge av sakstype og kompleksitet. I helsesamarbeidet har utredningsressursen i stor grad vært finansiert av eksterne prosjektmidler. Dette har også vært tilfelle for ByRegionsprogrammet. 7
En slik løsning vil kreve ekstra ressurser både hos utvalgenes leder og til saksbehandling. Dette kan løses ved at samarbeidet setter av økonomiske ressurser til dette i budsjettene sine. Forslag til vedtak: 1) Det opprettes 2 nye utvalg i Steinkjer kommune ASG og PSG. Innkalling, saklister og sakspapirer, samt møteprotokoll gjennomføres på samme måte som i formannskap. Distribueres til de andre kommunenes postbokser. 2) Vedtak utformes i møtet. 8
15/55 IKA-Trøndelag (O) Jeg ser vi inviteres til å godkjenne ny selskapsavtale når Trondheim nå melder seg ut. Det innebærer i praksis (mer enn??) en halvering av IKA Trøndelags volum og vil garantert ha en effekt både på ytelser og kostnader. Jeg forbereder en sak, men vil sjekke ut før jeg skriver ferdig : Hvordan vurderes dette i nabokommuner? Jon Arve 9
15/56 Orienteringer/høringer (O) Ingen meldte høringer. 10
15/57 Interkommunalt velferdsteknologiprosjekt (O) 11
15/58 Eventuelt 12