Møteinnkalling Søgne kontrollutvalg Dato: 27.10.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunestyresalen Arkivsak: 15/10172 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter følgende: Barneombud Tone Martha Sødal sak 29/16 Rådmann Kim Høyer Holum Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/10172-29 Godkjenning av møteinnkalling 27.10.2016 3 Møteprotokoll 5/16 15/10172-30 Godkjenning av protokoll fra møte 29.09.2016 4 Saker til behandling 29/16 16/12176-1 Orientering ved det nye elevombudet i Søgne kommune 5 30/16 16/12175-3 Orientering om arkivrutiner og manglende arkivering av varslinger 6 31/16 16/03795-24 Revisjonens rapport om ansettelsen av organisasjonssjef 8 32/16 16/12791-1 Orientering om kommunens økonomiske situasjon pr andre tertial 2016 - Søgne kommune 9 33/16 16/12616-1 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi 10 34/16 16/03795-25 Orientering om oppfølgingen av langtidssykemeldte i kommunen 13 1
35/16 16/12904-1 Orientering fra revisjonen i møte 27.10.16 14 36/16 16/12905-1 Eventuelt i møte 27.10.16 15 Sakene legges også ut på www.temark.no Kristiansand, 20.10.2016 For kontrollutvalgsleder Jan Stubstad Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling 27.10.2016 Arkivsak-dok. 15/10172-29 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 5/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra møte 29.09.2016 Arkivsak-dok. 15/10172-30 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 5/16 Protokoll fra møte 29.09.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Søgne kontrollutvalg 29.09.2016 Vedlegg til sak Protokoll Søgne kontrollutvalg 29.09 4
Saker til behandling 29/16 Orientering ved det nye elevombudet i Søgne kommune Arkivsak-dok. 16/12176-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 29/16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Bakgrunn for saken: Søgne kommune har over lengre tid arbeidet målrettet mot mobbing og det ble i fjor vedtatt at det skal etableres et elevombud i inntil 50 % stilling, som skal bidra til at elver får den opplæring og det psykososiale læringsmiljøet de har krav på. Tone Martha Sødal er ansatt i en femti prosent stilling, i en prøveperiode på to år. Kontrollutvalget har invitert det nye elevombudet Tone Marta Sødal til møtet for å orientere om sitt arbeid. Stillingen som Søgne formannskap har vedtatt opprettet, er en prosjektstilling på 50 prosent med foreløpig varighet på to år. Elevombudet skal bidra til at alle elever får den opplæring og det psykososiale læringsmiljø de har krav på. Elevombudet skal jobb fritt, uavhengig av kommunens administrative og politiske ledelse. Elevombudet skal bidra til å redusere mobbing og til å øke trivselen for skoleelever i Søgne. Elevombudet er spesielt utfordret på å si noe om hennes arbeid knyttet til mobbing. Utvalgets medlemmer gis anledning til å stille spørsmål til elevombudet i møte. 5
30/16 Orientering om arkivrutiner og manglende arkivering av varslinger Arkivsak-dok. 16/12175-3 Arkivkode. 210 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 30/16 Legges frem uten forslag til vedtak å påvente av rådmannens orientering. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 29.09.2016 orienterte rådmannen kontrollutvalget om henvendelsen fra statsarkivet vedrørende en bekymringsmelding om kommunens arkivrutiner. Rådmannen orienterte om kommunens svar til Statsarkivet og om kommunens arkivrutiner. Henvendelsen fra Statsarkivet i Kristiansand kom på bakgrunn av en bekymringsmelding på nettstedet innsyn.no hvor det ble fremsatt påstander om at det i Søgne kommune hadde foregått enkelte større prosjekter uten at dette var blitt dokumentert i arkivet. Både advokathuset Bahus og konsulentselskapet Agenda Kaupang skal ha hatt oppdrag for kommunen som helt manglet dokumentasjon i kommunens arkiv. Søgne kommune gav sitt tilsvar til Statsarkivet 23.05.2016 og redegjorde for hvilke dokumenter som var blitt arkivert knyttet til de aktuelle sakene og hvilke rutiner Søgne kommune har for arkivering og journalføring. Statsarkivet påpeker i sitt avsluttende brev at de ikke har noe å utsette på rutinene for arkivering og journalføring, men at det kreves at saksbehandlerne følger dette opp. Statsarkivet bemerket at i den aktuelle saken ble dokumentene journalført i etterkant av saksbehandlingen. På nettsiden innsyn.no ble det 30.september publisert en ny sak om mangelfull journalføring i Søgne kommune. Det kommer frem i artikkelen at Fædrelandsvennen har bedt innsyn i varslingsbrevene fra 16 tidligere ansatte i administrasjonsavdelingen, men at kommunen ikke finner brevene i arkivet sitt. Dette bekreftes fra kommunens side i artikkelen. Dette er varslingsbrevene som startet Arbeidstilsynets undersøkelser og brevene skal ha vært behandlet av formannskapet i fjor. Artikkelen fra innyn.no er vedlagt saken. Arkivlovens formål er «å tryggja arkiv ( ) som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon». Arkivforskriften sier at alle dokumenter skal registreres i journalen før de går til saksbehandling (ref. arkivforskriften 2.6 og 3.5). Registreringen av saksdokumenter gjelder også for eksempel epost (ref. arkivforskriften 3.2). Rådmannen er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om saken og svare på spørsmål fra utvalget. 6
Vurdering fra sekretariatet: Hvis det medfører riktighet at varslingsbrevene ikke er blitt arkivert i kommunens arkiv og at man nå ikke finner brevene er dette et alvorlig avvik i kommunen arkivrutiner. Det er etter sekretariatets vurdering ikke tvil om at slike varslingsbrev bør arkiveres i den aktuelle saken. For kontrollutvalget vil det kunne skape utfordringer om ikke kommunen arkiverer informasjon og dokumenter som er arkivverdig. Dette fordi kontrollutvalget ikke kan etterprøve hva som har skjedd i en sak og i dette tilfellet hva som det konkret ble varslet om. Vedlegg: - Artikkel innsyn.no 30.09.16 Vedlegg til sak Kommunestyre sak 62-09 Eierskapsmeld 7
31/16 Revisjonens rapport om ansettelsen av organisasjonssjef Arkivsak-dok. 16/03795-24 Arkivkode. 210 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 31/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak i påvente av revisjonens rapport Bakgrunn for saken: Ordfører har stilt spørsmål ved ansettelsesprosessen av ny organisasjonssjef i Søgne kommune. Ordfører ba kontrollutvalget via utvalgets leder om å vurdere rådmannens håndtering av saken etter kommunens delegasjonsreglement. Kontrollutvalgets leder henvendte seg til revisor og ba revisjonen se på saken og hvordan revisjonen kunne undersøke dette til kontrollutvalgets møte 29.09.16. Til kontrollutvalgets møte 29.09.2016 utarbeidet revisjonen tre problemstillinger som ble presentert for kontrollutvalget. Revisjonen presenterte følgende problemstillinger: 1. Har rådmannen delegert fullmakt til å foreta ansettelser i kommunen? 2. Er kommunens tilsettingsprosedyrer fulgt? 3. Skulle stillingen som ny organisasjonssjef og konstituering av ny HS-sjef vært lyst ut eksternt? Kontrollutvalget bekreftet at problemstillingene dekket bestillingen og fattet blant annet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke problemstillingene og presentere rapporten i neste møte.» Revisjonen vil i møtet presentere deres svar på problemstillingene over og levere en skriftlig rapport til kontrollutvalget for behandling. Kontrollutvalget må da ta stilling til revisjonens rapport og fatte et vedtak på bakgrunn av rapporten. Vurdering fra sekretariatet: Rapporten er ikke ferdigstilt innen fristen for å få den med sakspapirene til kontrollutvalgets møte. Sekretariatet kan derfor ikke som normalt vurdere innholdet i rapporten og hvorvidt revisjonen har svart på kontrollutvalgets bestilling. Dette er etter sekretariatets mening uheldig, da verken sekretariatet eller kontrollutvalget får anledning til å sette seg inn i revisjonens rapport før den behandles i møtet. Kontrollutvalget har tidligere uttrykt et ønske om å få rapporten til behandling i møtet og den legges derfor frem for behandling i utvalget. 8
32/16 Orientering om kommunens økonomiske situasjon pr andre tertial 2016 - Søgne kommune Arkivsak-dok. 16/12791-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 32/16 Saken tas til orientering. Rådmannen skal i henhold til vedtatt økonomireglement rapportere til kommunestyret hver tertial. Tertialrapporten skal vise i hvilken grad kommunen følger vedtatt budsjett. Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 pkt. 7), vil likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Administrasjonen er invitert til kontrollutvalget for å orientere om kommunens økonomiske situasjon pr. andre tertial 2016. Vurdering fra sekretariatet Det blir ikke sendt ut vedlegg i saken, da disse legges ut på kommunens hjemmeside. Saksfremlegget fra rådmannen ligger i sakspapirene til formannskapet 19.10.2016 sak 103/16 9
33/16 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding og eierstrategi Arkivsak-dok. 16/12616-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 33/16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å aktivt følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang hver periode, for å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i møte 29.09.16 sak 26/16 - Plan for selskapskontroll 2015-2019. Det kom frem under møtebehandlingen at kontrollutvalget diskuterte behovet for fornyelse av kommunens eierskapsmelding og vil vurdere dette i neste møte. Bestillingen fra sist møte gjengitt ovenfor er bakgrunnen for at saken er kommet opp. Kommunestyret vedtok i møte 24.09.09 sak 62/09 de overordnede prinsipper for kommunens eierstyring slik de fremkom i Eierskapsmeldingen for Søgne kommune. Meldingen skulle bidra til å bygge opp et helhetlig og forutsigbart eierskap og den skulle legge grunnlaget for gode rutiner både når det gjelder å utvikle eierstrategi og utøve eierskap. Meldingen trekker grensene mellom det politiske og administrative arbeidet. Det går frem av meldingen at det er en politisk oppgave å vedta eierstrategier. Rådmannen rapporterer og legger fram saker som bidrar til å utvikle kommunens eierstrategi, samt sikrer iverksettingen. Hensikten med eierskapsmeldingen var: - å sikre rutiner for systematisk politisk og administrativ oppfølging av foretak og selskap, slik at kommunen blir en aktiv og langsiktig eier, samt for å sikre at selskapene driver i tråd med vedtektene og politiske og administrative føringer - å gi en samlet oversikt med selskapsrelatert informasjon over de foretakene og selskapene kommunen har eierandeler i og stiftelser som kommunen har initiert. - gi forslag til kommunens eierstrategi. Arbeidsgruppa som skulle vurdere tiltak for å styrke egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner, har tidligere lagt fram en rapport til kommunal- og regionalministeren (85 10
anbefalinger for å styrke kommunal egenkontroll). Arbeidsgruppens anbefalinger rettet mot kommunestyret er blant annet: Kommunene må definere et formål med sitt eierskap både for at selskapet skal kunne skape resultater for innbyggerne og for at kontrollutvalget skal kunne drive tjenlig og god styring og kontroll. For å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i, bør kommunestyret behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode. Det går videre frem av KS sin veileder «Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll» at kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Ihht. kommuneloven skal kontrollutvalget blant annet føre kontroll med kommunens eierskap i selskaper. Forskrift om kontrollutvalg 14 hjemler at utvalget plikter å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltning av kommunens eierinteresser og om eierinteressene utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget er etter kommuneloven ansvarlig for at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. Det fokuseres i lovverket på kontroll, men kommunens eierinteresser bør også ivaretas gjennom strategiske fremtidsrettede visjoner. Kontrollutvalget bør fokusere på og bidra til at kommunens eierinteresse er langsiktig. Kontrollutvalget kan dermed utfordre og være bidragsyter til at kommunen blir en god eier av samfunnsansvarlige virksomheter. Kontrollutvalget vil med denne saken først og fremst finne svar på om Søgne kommune har lykkes med den overordnede eierskapspolitikken og om prinsippene for godt kommunalt eierskap har blitt fulgt i praksis. Videre vil kontrollutvalget drøfte utfordringer knyttet til styring av interkommunale samarbeid og selskaper. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering fra rådmannen om hvordan man følger opp eierskapet i selskaper som kommunen eier. Rådmann Kim Høyer Holum er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Med bakgrunn i at kontrollutvalget iht. kommuneloven er ansvarlig for at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, mener sekretariatet at det er viktig at kontrollutvalget får forelagt denne saken. Både for å finne svar på om Søgne kommune har lykkes med den overordnede eierskapspolitikken og om prinsippene for godt kommunalt eierskap har blitt fulgt i praksis. Sekretariatet råder kontrollutvalget til å anmode kommunestyret om å følge opp prinsippene som er vedtatt for godt kommunalt eierskap og at kommunestyret behandler en egen sak "Kommunens eierskapsmelding" i løpet av inneværende valgperiode. Vedlegg: - Eierskapsmelding for Søgne kommune 2009 - Kommunestyre sak 62/09 Eierskapsmelding for Søgne kommune 11
Vedlegg til sak Eieskapsmelding Søgne del 1.pdf Kommunestyre sak 62-09 Eierskapsmeld 12
34/16 Orientering om oppfølgingen av langtidssykemeldte i kommunen Arkivsak-dok. 16/03795-25 Arkivkode. 210 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 34/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere vært orientert av rådmannen om situasjonen i administrasjonsavdelingen og arbeidstilsynets tilsyn, senest i møte 29.09.16 sak 21/16. Kontrollutvalget fattet blant annet følgende vedtak i saken: «Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og ber om fortsatt å bli holdt orientert om utviklingen i saken» Arbeidstilsynet konkluderte på bakgrunn av Søgne kommune sitt brev datert 22.06.16 at kommunen hadde oppfylt påleggene fra arbeidstilsynet knyttet til Arbeidsmiljøutvalget (AMU) sine oppgaver og organisering. I det avsluttende brevet 30.08.16 har ikke arbeidstilsynet tatt stilling til meldingene om de arbeidsrelaterte sykdommene som skal ha bakgrunn i arbeidsmiljøet ved administrasjonsavdelingen. Arbeidstilsynet understreker at det er arbeidsgivers plikt å tilrettelegge for en god tilbakeføring av sykemeldte og et forsvarlig arbeidsmiljø for alle ansatte ved avdelingen. I forrige møte ga rådmannen en generell orientering om hvilke tiltak som var iverksatt for å bedre arbeidsmiljøet og oppfølgingen av tilsynet. Rådmannen kunne ikke gå inn på detaljer og enkeltsaker da dette er taushetsbelagt informasjon og saken ble behandlet i et åpent møte av kontrollutvalget. Etter forrige møte har kontrollutvalget sett behovet for en mer konkret orientering om de forskjellige tiltakene som er blitt iverksatt og hvilke utfordringer kommunen står overfor for å skape et godt arbeidsmiljø. Kontrollutvalget ønsker også å bli orientert om hvordan rådmannen jobber for å bringe tilbake langtidssykemeldte ansatte i kommunen. Rådmannen er invitert til kontrollutvalget for å orientere om hvordan kommunen jobber for å bedre arbeidsmiljøet og oppfølgingen av langtidssykemeldte i kommunen. Vurdering fra sekretariatet: For at kontrollutvalget skal kunne få en slik orientering av rådmannen er det nødvendig å lukke møte da rådmannen vil kunne orientere om informasjon som er underlagt taushetsplikt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om å lukke møtet jf. Kommuneloven 31 pkt. 2 og 4. 13
35/16 Orientering fra revisjonen i møte 27.10.16 Arkivsak-dok. 16/12904-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 35/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Agder Kommunerevisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon 2. Returkraft AS 3. Pågående prosjekter 14
36/16 Eventuelt i møte 27.10.16 Arkivsak-dok. 16/12905-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen 1 Søgne kontrollutvalg 27.10.2016 36/16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post 2. Saker behandlet i kommunestyret: 3. Neste møte 13.12.16 kl. 09:00 4. Eventuelt 15