VARSLINGSREGLEMENT SAUHERAD KOMMUNE Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 1
1. Formål Formålet med reglementet er å gi veiledning for ansatte og folkevalgte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljølovens bestemmelser 2-4, 2-5 og 3-6 om varsling, samt å fremme åpenhet i Sauherad Kommune. Reglementet redegjør også for saksbehandlingen av et mottatt varsel. Dette reglementet skal ivareta arbeidsgivers plikt til å legge forholdene til rette for varsling, sikre arbeidstakers rett til å varsle og sikre arbeidstakers vern mot gjengjeldelse. 2. Omfang Reglementet gjelder for alle ansatte i Sauherad Kommune. Reglementet gjelder også for de folkevalgte i Sauherad kommune, dog således at reglementet for disse omfatter forhold som vedgår kommunen og virksomhet kommunen drifter. 3. Definisjoner Varsling Med varsling menes at arbeidstaker sier ifra om kritikkverdige forhold i Sauherad Kommune. Når er det varsling? Det regnes som varsling dersom arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold a) til ledelsen eller andre ansvarlige i virksomheten (intern) b) til tilsynsmyndighet eller andre offentlige instanser (ekstern) c) til media m.v (ekstern) Før man varsler media bør man ha prøvd/vurdert varsling internt i virksomheten eller tilsyn/andre offentlige instanser. Kritikkverdige forhold Med kritikkverdige forhold menes straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på kommunes retningslinjer og allment aksepterte etiske standarder. Eksempel på kritikkverdige forhold er: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Straffbare forhold som tyveri, korrupsjon, bedrageri, underslag og annen økonomisk kriminalitet. Maktmisbruk Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 2
Brudd på taushetsplikten Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven mv. Mangelfull oppfølgning av skader, avvik og yrkessykdom Diskriminering Kommunen har eget internkontrollsystem for å melde avvik hvor daglig utøvelse av internkontroll blir ivaretatt. Avvik meldes da ikke som varslingssak etter dette reglementet, men iht kommunens egen prosedyre for avviksbehandling. 4. Overordnede prinsipper Følgende prinsipper gjelder for Sauherad Kommunes varslingsbehandling: Alle varsler tas på alvor og undersøkes Varsler skal registreres og behandles på en systematisk og betryggende måte Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes Åpenhet og ærlighet er viktig Det skal være lett og trygt å varsle Den/de som varsler, og den/de som det varsles om, skal ivaretas på en betryggende måte Det skal være mulig å varsle anonymt Saksbehandling av et varsel skjer i samsvar med forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre aktuelle bestemmelser. 5. Hvordan varsle Varslingsutvalget Kritikkverdige forhold på arbeidsplassen skal fortrinnsvis tas opp med nærmeste leder. Arbeidstaker kan gå tjenestevei eller på annen måte si fra til noen i kommunen som har påvirkningsmulighet, beslutningsmyndighet eller ansvar i forhold til de spørsmål eller personer det gjelder. Arbeidstaker kan og si fra til tillitsvalgt, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg. Der dette ikke finnes hensiktsmessig skal varselet sendes varslingsutvalget i Sauherad Kommune. Varslingsutvalget består av: Rådmann, assisterende rådmann, Hovedverneombud og en person utpekt av fagorganisasjonene. Sekretær for varslingsutvalget Konsulent HR/ HMS i Stab, støtte og utvikling er varslingsutvalgets sekretær. Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 3
Varslingsutvalget plikter å engasjere ekstern uavhengig juridisk kompetanse dersom en av medlemmene i varslingsutvalget finner det påkrevet. Ansatte, ledere, tillitsvalgte, verneombud og folkevalgte som mottar et varsel er ansvarlige for å overlevere varselet til varslingsutvalget. Om varslingsutvalget Varslingsutvalget er det øverste organet for behandling av varsling i Sauherad Kommune. Varslingsutvalget møtes når det meldes saker og senest innen 14 dager etter at saken er meldt. Varslingsutvalget skal etter melding undersøke om arbeidstakere som varsler om kritikkverdige forhold blir utsatt for gjengjeldelse fra arbeidsgiver. Anonym varsling Den/de som varsler oppfordres til å varsle med fullt navn, men det er også mulig å varsle anonymt. Elektronisk varsling Varsling kan skje gjennom HMS systemet. Varslingsutvalget vil da få elektronisk beskjed om at det er kommet et varsel. Denne fremgangsmåten er ikke anonym, men varselet vil bli behandlet fortrolig og i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Papir-varsling Varsling kan og skje i form av papirutgave med skjema i kommunens HMS system. Varselet sendes varslingsutvalget v/ konsulent HR/HMS i Stab, støtte og utvikling. Muntlig varsling Ved muntlig varsling skal mottaker skriftlig nedtegne varselet. 6. Oppfølgning av varselet Registrering av varselet Mottaker er ansvarlig for å registrere dokumentet i kommunes saks og arkivsystem. Dokumentet vurderes i henhold til offentlighetslovens bestemmelser. Det er kun varslingsutvalget som skal ha saksbehandlingstilgang. Vurdering av saksbehandling/tiltak Varslingsutvalget gjennomgår varselet. Det avgjøres hvem som skal være ansvarlig for oppfølgning av varselet samt hvem som skal bistå den ansvarlige i det videre arbeidet med varselet. Orientering ved varsling Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 4
Varsler skal få en bekreftelse på at varselet er mottatt samt kopi av dette reglementet innen 14 dager. Behandlingen av varselet På bakgrunn av opplysninger som fremkommer i saksbehandlingen/tiltakene, beslutter varslingsutvalget hva som skal skje videre i arbeidet med varselet. Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en forklaring på dette. Den varselet gjelder Den det blir varslet om skal gjøres kjent med varslingen, saksgang og gis anledning til å komme med sin versjon av det som har skjedd. Den som behandler varslet skal av eget tiltak også informere om eventuelle nye opplysninger som samles inn om en person i en varslingssak. Normalt har vedkommende rett til innsyn i varselet og sakens dokumenter på et tidlig tidspunkt. Unntak gjelder opplysninger «det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgelse av straffbare handlinger» jf Personopplysningsloven paragraf 23. Når saken er ferdig behandlet skal de(den) det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. Varsleren skal ha beskjed når saken er avsluttet. 7. Rapportering Det rapporteres årlig innen utløp av februar måned til arbeidsmiljøutvalget(amu) og administrasjonsutvalget om antall mottatte og oppfulgte varsler, samt hvordan varslene er fulgt opp. Varslingsutvalget har ansvar for dette. 8. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling 2-4.Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5.Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 5
(2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 3-6.Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 9. Andre henvisninger Varslingsplakaten Sauherad Kommune Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen veileder Arbeids- og inkluderingsdepartementet publikasjonskode A-0016 B Sauherad Kommune- Rutine for håndtering av personkonflikter Sauherad Kommune Retningslinjer (prosedyre) for konflikthåndtering Skjema for papirvarsling Vedtatt 8.12.2016 av kommunestyret sak 132/16 Side 6