Arkiv : Møtetype : Ekstraordinær generalforsamling Nr. : 02 Tid, sted : 23.11.2016 16.15, Sentrallbygg 1 S2 Ref. : ME Tilstede : 57 personer til stede, 52 stemmende Post Sak Frist/ansvar 0 Orientering om prosedyrer Kanzler gikk gjennom saksliste og orienterte om prosedyrer: - Generalforsamlingen er H.M. Aarhønen Bygningslinjens forenings høyeste organ - Møteregler: 2 minutter for innlegg, 1 minutt for kommentar. 2 kommentarer pr innlegg - Det vil ikke være anledning til å komme med kommentarer på kommentarark som skal vær gitt ut til alle. - Godkjenning ved stemming - Spørsmål til statuttene skal kun være oppklarende 1 Godkjenning av saksliste og innkalling Saksliste er godkjent ved akklamasjon Innkalling er godkjent ved akklamasjon 2 Valg av ordstyrer Kanzler Petter Jakola valgt som ordstyrer ved akklamasjon 3 Valg av referent, protokollvitner og tellekorps Referent: Notarius Publicus Mari Eggan valgt ved akklamasjon Protokollvitner: Sondre Balstad og Mak Cemalovic valgt ved akklamasjon Tellekorps: Marcus Nilsen, Nina Eklo Kjesbu, og Ingebjørg Hovland Evang valgt ved akklamasjon 4 Omstrukturering Gustav Gunnerud tar over for å presentere statuttene og Omstruktureringkomitéens arbeid 1 Innføring i komitéens arbeid Omstruktureringen ble starter opp i 2014, da den første Omstruktureringskomitéen ble laget. Det ble valgt en ny komite på generalforsamling i 2015 som i løpet av høsten 2015 jobbet med å innhente informasjon. Generalforsamling 2016, da ble ny struktur vedtatt, og omstruktureringskomitéen har jobbet videre, til i dag, og skal nå forhåpentligvis generalforsamlingen vedta de nye statuttene. Hovedmålet til komitéen er: «Legge til rette for en fungerende organisasjon basert på den nye strukturen f.o.m. generalforsamling 2017» Prinsipper for oppbygging av linjeforeningen ME Side 1 av 7
1 Statutter Vedtas av genralforsamlingen 2 Stillingsbeskrivelser og styringsdokumenter Vedtas av Hovedstyret 3 Notater Lages av vervinnehaver og omhandler for eksempel erfaringsskriv Hvordan de har arbeidet o Faste møter hver uke o Diskusjonsmøter o Kontortider og minglemøter o Møter med styrer og andre ledd i organisasjonen o Høyhetssamling Veien videre o Vedtak av statutter på ekstraordinær generalforsamling o Diskusjonsmøte om statuttene i januar/februar der kommentarene fra i dag tas opp o Utarbeide styringsdokumenter frem mot generalforsamling o Erfaringsoverføring med Hovedstyret Lyst på mer informasjon? o Nyhetsklukk o Nettsiden, aarhonen.no o Spør OmKom o Kom på møter o Bli med på facebook o Se på plakater som henger rundt om kring på Lerka 2 Statutter Har hatt ett arbeidsutvalg bestående av fire personer som har laget et nytt oppsett og en ny inndeling. Statuttene går mer på drift av foreningen, og er delt inn i kapitler basert på de forskjellige delene av driften. Ting som går på spesifikke styrer eller stillinger er flyttet til styringsdokumentene. Har jobbet med å finne løsninger på det som ikke har fungert og videreført det som har fungert bra så langt, og dermed statuttfeste dette. I skriveprosessen har man basert seg på et premissdokument, der man har hatt problemstillinger og premisser man kunne støtte seg på. Statuttene er enda ikke helt ferdig, og må jobbes videre med når man ser hvordan de fungerer i praksis. Statuttene skal være mer overordnede og skiller mellom virksomhet og drift. Virksomhet det vi har, og organisasjon driften som vi har. Kapittel 1: Navn og formål Jens Christian Rognlien Valgt å legge inn navnet til linjeforeningen, og å presisere hva som er de godkjente forkortelser, sånn at dette skal være lett for folk å vite, og at man ikke skal blande linjeforeningen og Hennes Majestet. Side 2 av 7
Formål har samme grunnprinsipp som i 1913. Kapittel 2: Organisasjon Eivind Lindseth Har jobbet for å innføre generelle bestemmelser for dokumentstruktur, noe som er viktig, men det endrer ingenting. Dokumentstrukturen var før delt inn i to nivåer, statutter og notater. Dette er det blitt endret på ved å legge til styringsdokument, som er stillingsbeskrivelser og styringsdokumenter for gjenger og undergrupper, som kan endres ved vedtak i HS. Det har blitt prøvd å definere «medlem» på god måte, noe som har ført til ønsket om å fjerne medlemskap i HMA, og innlemme alle byggstudenter som medlemmer. Man har også to andre typer medlemmer. Alumnimedlemmer, de som har fullført mastergraden og er ferdig på NTNU, og Høyheter i HMA. Hovedstyret får en ny oppbygning, og det vil nå bli ett styre i linjeforeningen i stedet for fem. Hovedstyret består av 8 personer, noen stillinger er slått sammen, og det er ført inn noen nye. Man skal nå ha to navn på hver stilling, en beskrivende tittel, som kan brukes utad, og en formell tittel som man bruker innad i linjeforeningen. Har også sett på Regenten og prøvd å beskrive hvordan det er i dag. Kapittel 3: Generalforsamling og valg Gustav Gunnerud Generalforsamling skal holdes en gang i året, på våren, og det vil noen gang også bli behov for ekstraordinære generalforsamlinger. Generalforsamling er ikke optimalt nå, og man ønsker å behandle saker ordentlig og ta opp ting som omhandler linjeforeninga. Det er derfor viktig at det varsles i god tid i forveien, noe som skal sikre god saksbehandling. Minst 5 % av medlemmene må være til stede for viktige avgjørelser. Det er nå kun 12 personer som velges på generalforsamlingen. Disse må bli valgt inn med minst 50 % flertall. Hvis det skal stemmes over endring i statuttene må man ha 2/3 flertall. Stor endring: generalforsamling skal ikke brukes på å diskutere statuttene og formuleringer. Derfor er det viktig med varsling god tid i forveien. Valg i linjeforeningen (ikke spesifikt i statutter) De som ikke velges på generalforsamling er gjengstyrer, undergrupper og gjenger. Disse skal alle levere en søknad for deretter å bli kalt inn til intervju. Alle som søker skal få komme på intervju. På intervjuet bør det i hvert fall være ny og gammel leder for gruppen og gammel innehaver av stillingen. Koordinator har ansvar for å arrangere et fordelingsmøte. Fra før har det vært litt lite styring på opptaket, derfor har det noen ganger ført til at man kan ha blitt tatt opp i en gjeng som har søknadsfrist før en annen, mens man kanskje hadde størst ønske i å være med å den siste. Kapittel 4: Virksomhet og verdier Beskriver hovedlinjer og aktivitet og store verdier. Side 3 av 7
Stor utfordring fra tidligere å definere de forskjellige gjengene, undergruppene og styrene. Disse har nå blitt definert: Undergruppe: En varig gruppe som beriker Aarhønen og studentene Gjeng: Gjengene er knyttet til medlemmer i Hovedstyret Komité: Komitéer er tilknyttet en tidsbegrensede arbeidsoppgave Dette vil si at AKT, Hytta, Kroa, Industrikontakten, Fondet og Hedersmerket vil fortsette og driftes videre som i dag. Kapittel 5: Oppløsning Dette er helt nye paragrafer. Det var før et lite punkt i Fondstatuttene om mangel på drift, men på det tidspunktet var ikke drift definert. Derfor er det nå innført nye definisjoner, som hva drift er. Det er nå nedskrevet hva som skjer hvis det ikke skulle være drift i linjeforeningen, hva som skal skje med relikvier, hytta, og verdier. Det er også beskrevet hvordan en eventuell oppløsning skal foregå, det er ikke et scenario en kan se for seg, og er derfor ikke veldig detaljert beskrevet. Poenget med paragrafen er at ingen byggstudenter skal få en fordel av at linjeforeningen legges ned. 3 Kort pause 4 Tilbakemelding og spørsmål Vil høre hva det spørres om og kommes med av kommentarer. Det diskuteres punkt for punkt. Eks: Innlegg - Kommentarer Hvis dette blir vedtatt, kan det komme med statuttendringer til generalforsamling. 1.3 og 2.4 HS kan innvilge andre personer medlemskap - Studenter som ikke går på bygg men har byggfag, eller ansatte på instituttet, kan ha byttet linje, men fortsatt med - Alumni, kan være de som har tilknytning Kan ikke vedta noe som ikke er lagt inn på - Står under generalforsamling 3.1 siste setning Mistillitsforslag, må det innkalles til ekstraordinær generalforsamling (med det samme)? - Må innkalles til ekstraordinær generalforsamling - Eks gen har da mulighet til å avsette noen, men det må være varslet - Er en autoritet som ikke har vært tilgjengelig før - Hvis ett mistillitsforslag, det blir ikke innkalt, men 5 % av medlemmene kan innkalle til generalforsamling - Det er ikke noen krav til hvor mange som skal være på genfors, kan fortsatt gjennomføre valg, men statuttene må ha minst 2/3 - I 3.2 henvise til 3.1, burde i så fall være 3.3 - Misstilitsforsvag må enten ha 5 % av medlemmer, HS eller Regent - Intensjon: ha mulighet til å ta grep hvis noen bryter med intensjon Side 4 av 7
Saksliste 3.2 Det står ikke noe om godkjenning av budsjett og regnskap, og årsberetning. Det burde også skrives hvordan budsjettforhandlinger gjennomføres. - Uenig i at det burde være detaljer knyttet til budsjettforhandlinger - Økonomistyringsdokumenter jobbes med. - Hele økonomi for linjeforeningen et helt år Regentparagraf kan gripe inn ved underslag? - Det står ikke direkte - Kanzler er økonomisk ansvarlig, sammen med HS - Underslag bryter da med mange av grunnprinsippene - Jobbet for at regent kan gripe inn å referere til statuttene og eventuelle brudd Formulering 2.6.7 HS tydeliggjøre, med Aarhønens organisasjonsnummer Styringsdokumenter hvem er de tilgjengelig for? - Alle må ha tilgang til det - Alle buggstud må kunne gå inn å se på disse - Ligge på nettsiden under dokumenter - Per dags dato har alle tilgang til de som er - Presisering: Burde spesifiseres i statuttene - Berørte parter skal varsles ved endring i styringdokumenter - Dette blir en mer aktiv bruk av HS Regent og mistillitsforslag - Kanzler økonomisk ansvarlig - IK økonomi kan i teorien kjøpe en bil - Det skal jobbes for byggstudentenes beste - Hvordan presisere det best, det ligger underforstått Det som hittil ligger i styringsdokument. Det er lagt rammer på hvor de økonomiske utgiftene skal godkjennes. - Regent avsette hvis bryter styringsdokumenter også? - Da er man bare lat - Beløpsgrenser burde nok ligge i statutter - Da må beløpsgrenser oppdateres jevnlig Regenten: Er fornøyd med formuleringene som ligger inne i forhold til økonomi og underslag. - Fondsstyret skal ha dobbel elektronisk signatur hvis store uttak - Beløp indeksjustert - Referert til økonomistyringsdokumenter som gir grenser Aarhønehytta er en stor verdi. En gjeng kan kuppe og selge hytta - Mistillitsforslaget - Treger ikke å ha verv for å kuppe - Hytta selges ved 2/3 flertall to ganger på rad - Det kunne presiseres hva pengene brukes til ved salg av hytta - Må ha tillitt til generalforsamlingen - Like strengt å selge hytta som å oppløse linjeforeninga - Arhønen har aldri vært så stor som vi er nå, og det gjør et vanskligere, men et konkret forslag er at regent har veto - Kupping av generalforsamling krever 2/3, og dette er sikret med 5 % av linjeforening - Legge inn ordet ordinær generalforsamling det står Side 5 av 7
- Stryke setninger og gjøre endringer basert på det. Alle endringer trer i kraft når generalforsamling er over, sånn at man ikke kan ha statuttendring som et punkt og selge hytta etterpå Varsle til generalforsamling 3.1, hvordan varsle, kan nå folk på veldig mange måter - Det kan legges til noen ord, «i relevante kanaler» «to måneder i forkant» - Det burde komme med at burde varsles minst 5 % - det står alle byggstudenter - Punkt 2 på generalforsamling, innkalling, det kommer fram hvis det har vært varslet dårlig Ikke mulighet til å stille på generalforsamling - Ikke anledning til å stemme ved fullmakt - Stille til valg kan man gjøre uansett - Fondsstyret alumni ikke medlemmer - Det er bare å legge inn et unntak for Fondsstyret Føringer 4.10. Hederstegnes egne statutter - De finnes, må skrives om til neste høst - Ligger på dokumenter på Aarhønen - Har fokusert på det som må endres for å velge inn folk i februar H.M. Aarhønen kan være en forkortelse? - Dette er Hennes Majestet - Være litt konsekvent i forhold til hvem man mener, derfor er dette presisert - I logoen står det kun H.M. Aarhønen - Vi lar dette modnes Hvor mange er 5 % - Aktive medlemmer på byggstudiet, IVT har lister - HS kan oppnevne medlemmer - Hvis det er mange andre medlemmer - Aarhønens nettside, men kan ha bruker uten medlemskap - De som er på utveksling, de telles med hvis de står som aktive - Ha 5 % som grense er for å få et engasjement, må jobbe for å få folk til å komme - Må finne akkurat antall på hvor mange som er medlemmer Valg 3.7. medlemmer kan ikke inneha mer enn ett HS-verv - Generalforsamling er høyeste organ - Lite aktivitet da kan det hende en må ha flere stillinger - Presisert da det er de mest arbeidskrevende oppgavene - Det er på grunn av vedtakene i HS, kan endre styringsdokumenter, derfor kan en ikke ha flere stemmer - Hvis ikke nok personer stiller på generalforsamling, kun 6 stykk som blir valgt inn - Har en paragraf, ekstra generalforsamling 5 Vedtak Forslag til vedtak «Statuttene godkjennes slik at ny struktur kan tre i kraft f.o.m. ordinær generalforsamling 2017. Innspillene til statuttene tas med til diskusjonsmøte i januar/februar.» Side 6 av 7
For: 50 Imot: 0 Blank: 2 Vedtaket er godkjent med over 2/3 flertall. 5 Eventuelt og møtekritikk Man bør gjenta kommentarer fra salen hvis de ikke er hørt av alle, noen snakker svakt. Protokollvitner: Dato: Dato: Mak Cemalovic Sondre Balstad Side 7 av 7