Ås kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtetid: Møtested: 03.06.2015 kl. 17.00 - NB! Ekstraordinært møte. Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 43/15 Ås kommunes reglementer - revidering - Forslag fra politisk arbeidsgruppe 3 44/15 Rammer - Handlingsprogram med økonomiplan 2016-19 5 Ås, 27.05.2015 Johan Alnes Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00120
Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Formannskapet 03.06.2015 Side 2 av 12
Saker til behandling F-43/15 Ås kommunes reglementer - revidering - Forslag fra politisk arbeidsgruppe Gå til saksliste Neste sak>> Saksbehandler: Vibeke Berggård Saksnr.: 14/01197-17 Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskapet 43/15 03.06.2015 Kommunestyret Ordførers innstilling på vegne av politisk arbeidsgruppe for revidering av reglementer: Forslag til reviderte reglementer for Ås kommune, jf. vedlegg 1 datert 26.05.2015, vedtas. Reglementet trer i kraft... Ås, 26.05.2015 Johan Alnes Ordfører, på vegne av politisk arbeidsgruppe Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (separate vedlegg / nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015. Papirversjon av vedlegg 3 kan fås ved kontakt med politisk sekretariat) 1. Forslag til reviderte reglementer, datert 26.05.2015. 2. Saksutskrift av F-sak 25/14, formannskapet 14.05.2014, inkl. utvalgsbehandlinger 3. Rådmannens forslag til reviderte reglementer datert 25.03.2014, vedlegg 1 til F- sak 25/14. Øvrige vedlegg som fulgte F-sak 25/14: Se nettbrett: Utvalgsdokumenter/-vedlegg til flere utvalg/vår 2014/Ås kommunes reglementer. Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ås kommunes reglementer, vedtatt av kommunestyret 25.11.2009 i K-sak 63/09, med senere endringer. Sist oppdatert 14.03.2014. Dokumentet ligger på Ås kommunes hjemmeside og på lesebrett: Andre filer/planer og styringsdokumenter/øvrige planer og styringsdokumenter. Formannskapet 03.06.2015 Side 3 av 12
Vedtak i saken sendes til: Ås kommunens hjemmesider Referatsak i aktuelle utvalg Orientering til aktuelle politikere SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kommunens reglementer skal behandles i hver valgperiode. Sak om dette ble behandlet i alle aktuelle utvalg våren 2014, jf. F-sak 25/14, 14.05.2014. Formannskapet satte ned en politisk arbeidsgruppe der en person fra alle partier i kommunestyret var invitert til å delta. Gruppen legger frem sitt forslag til reviderte reglementer i denne saken, jf. vedlegg 1 datert 26.05.2015. Fakta i saken: Følgende representanter var valgt til gruppen: Ivar Ekanger (Ap) leder, Egil A. Ørbeck (H), Arne Hillestad (FrP), Jorunn Nakken (V), Odd Rønningen (Sp), Hege Opedal (SV), Morten Lillemo (KrF) og Øystein Westerhagen Milvang (MDG). Sekretær for gruppen var Vibeke Berggård. Det har vært holdt 6 møter. Etter siste møte 11.05.2015 utarbeidet leder og sekretær for arbeidsgruppen, vedlegg 1 Forslag til reviderte reglementer. Forslaget ble sendt alle medlemmer av arbeidsgruppen for korrektur. Det er ikke mottatt tilbakemeldinger per 26.05.2015. Samtidig med at innkallingen sendes formannskapet, sendes også forslaget til rådmannen for eventuelle innspill, jf. gjeldende reglementer punkt 7.11.2. Kommunenes reglementer skal behandles innen et år etter nytt kommunestyre er valgt, jf. lovendring i 2012. Reglementene må derfor revideres på nytt i 2016, jf. kommuneloven 39. Kommunestyret bør ta stilling til ikrafttredelse av reglementet fordi arbeidsgruppen ikke har konkludert på enkelte punkter, se særlig punkt 13.2.1 om ordførers godtgjørelse, og eventuelle innspill fra rådmannen. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Fastsettes av kommunestyret Formannskapet 03.06.2015 Side 4 av 12
F-44/15 Rammer - Handlingsprogram med økonomiplan 2016-19 Gå til saksliste <<Forrige sak Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/01747-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskapet 44/15 03.06.2015 Rådmannens innstilling: 1. Prosessen med handlingsprogram 2016-19 gjennomføres som beskrevet i vedlegg 1. 2. De foreløpige økonomiske rammene for etatene 2016 2019 er en videreføring av rammene for 2015-18, justert for lønnsvekst. 3. Tiltak fra 1. og 2. tertial skal vurderes på nytt som nye tiltak med helårseffekt i 2016. 4. Prisvekst må etatene ta innenfor egne rammer som en del av etatenes innsparingskrav. 5. Etatene skal finne inndekning for vedtatte innsparingskrav fra handlingsprogram 2015-18. 6. Etatene kan fremme nye tiltak gjennom omprioriteringer ved reduksjon av eksisterende tjenestetilbud. Ås, 27.05.2015 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Behandlingsrekkefølge: Formannskapet Vedlegg: Framdriftsplan for arbeid med handlingsprogram med økonomiplan 2016-2019 Vedtak i saken sendes til: Ledergruppen Formannskapet 03.06.2015 Side 5 av 12
SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Ås kommune har høy befolkningsvekst. Dette stiller store krav til en balansert utvikling av tjenesteproduksjon i takt med befolkningsveksten. Utviklingen av tjenestene må skje innenfor disponible rammer. Det er bred politisk enighet om at det skal være et høyt fokus på kostnadskontroll og utnyttelse av inntektspotensialet. Videre skal KOSTRA-tall, kombinert med andre nøkkeltall, i større grad tas i bruk for å identifisere potensialet for besparelser. Behov for effektivisering og omstilling I inneværende handlingsprogram (2015-18) er det vedtatt betydelige reduksjoner i etatenes rammer. For å kunne gjennomføre de vedtatte innsparinger må det foretas omstilling og effektivisering. Videre må det vurderes hvilke tjenesteområder som kan redusere tjenestetilbudet. For at vedtatte kutt skal kunne gjennomføres uten for store negative konsekvenser må det gjennomføres grundige prosesser. Prosessen med å gjennomføre kuttene tar mer tid enn forutsatt i budsjettvedtaket for inneværende handlingsprogram. Rådmannen vil derfor anbefale at innsparingskravene innarbeides over en økt tidsperiode slik at innsparingene kan effektueres etter nødvendige prosesser og omstillingstiltak. Rådmannen vil også understreke at etatene i stor grad må møte befolkningsvekst gjennom effektivisering og omstillinger. Dette er innsparinger som kommer i tillegg til de vedtatte rammekuttene. Kombinasjon av rammekutt og stor vekst i etterspørsel etter kommunale tjenester medfører slitasje i organisasjonen og kan gi negative konsekvenser på sikt. Det bør derfor vurderes om noen av rammekuttene bør reverseres. For å kunne gjennomføre nye tiltak og sette organisasjonen i stand til å møte nye behov og utfordringer, kreves det en justering av standarder på enkelte tjenester. I den forbindelse vil Rådmannen også kartlegge hvilke områder kommunen yter tjenester på som flere andre kommuner overlater til private. Selv om nivået på rammekutt og tidsplan for innfasing av kutt må vurderes i forhold til befolkningsveksten kommunen opplever, vil rådmannen understrekes at prosessene for å vurdere effektivisering og innsparinger vil pågå for fullt. Dette er nødvendig for å møte veksten. Investeringsbehov Det er behov for større investeringer i kommende planperiode. Rådmannen vil innarbeide vedtatte investeringer fra Handlingsprogram 2015-18 i kommende handlingsprogram. Prosjekter som går utover 2018 ajourholdes med forventet kontantstrøm i 2019. Rådmannen vil presisere at rammene som er innarbeidet for flere av prosjektene er planrammer med usikkerhet i endelige finansieringsbehov. Hensikten med å angi Formannskapet 03.06.2015 Side 6 av 12
investeringsrammer i tidlig fase er først og fremst for å synligjøre de økonomiske effektene (renter og avdrag) på planlagte investeringer i kommunen hovedmodell for økonomiplan 2016-19. Rammene for prosjektene vil bli mer nøyaktige etter hvert som de ulike planleggingsfasene for investeringsprosjektene gjennomføres. Men det er først etter anbudskonkurransen på de aktuelle byggeprosjekter at det virkelige kostnadsnivået blir klart. De sentrale investeringsprosjektene innarbeides med følgende planrammer: Prosjekter Total ramme i perioden Demenssenteret 124 000 000 Rustad skole 345 000 000 Solberg skole 265 000 000 Større renoveringer bygg 40 000 000 Renovering VA 100 000 000 Veilys 10 000 000 Bjørnebekk 35 000 000 Utvidelse sykehjemmet 90 000 000 Planlegging Åsgård* 8 000 000 Planlegging Sjøskogen* 8 000 000 Andre prosjekter Ca. 50 000 000 SUM 1,1 mrd Formannskapet 03.06.2015 Side 7 av 12
Økonomisk situasjon Vedtatt handlingsprogram 2014-2017 innebærer følgende utvikling i netto driftsresultat: 2015 2 016 2 017 2 018 1,5 % 1,1 % 0,4% 0,5 % - 17 500 000-12 000 000-4 500 000-5 800 000 Rådmannens prognose etter oppdatert informasjon fra 1. tertial 2015, RNB 2015 og Kommuneproposisjonen antyder følgende forventede resultatutvikling: 2 016 2 017 2 018 2 019 1,3 % 1,3 % 0,6 % 1,4 % -15 000 000-16 000 000-7 000000-18 000 000 Vurdering: Netto driftsresultat ligger på stabilt lavt nivå i perioden. Etter endring av regelverket for føring av momskompensasjon fra investeringer fra 2014, er Fylkesmannens anbefaling om 3 % netto driftsresultat vanskelig å oppnå for kommunene. Rådmannen foreslår at et nivå på mellom 1,5 % til 2 % bør være en målsetting for Ås kommune. Dette vil gi noe buffere for uforutsette hendelser, samt legge til rette for oppbygging av disposisjonsfond. Forventet prognose ligger noe lavere enn målsettingen og vil kreve god økonomistyring. Ås kommune har vært gjennom en fase med en kombinasjon av lave investeringer og høy befolkningsvekst de siste årene. Kapasitetsutnyttelsen har derfor økt og dette har bidratt til gode netto driftsresultater de senere årene. Kommunen går nå inn i en periode med store investeringer. Driftskonsekvenser av disse investeringer vil gradvis påvirke regnskapsresultatet i perioden. Investeringene må innpasses slik at driftskonsekvensene av investeringene kan tilpasses kommunens årlige driftsbudsjetter. Disposisjonsfond Kommunens disposisjonsfond utgjør ca 78 mill. kr eller ca 6,5 % av driftsinntekter i 2015. Fylkesmannens generelle anbefaling er at disposisjonsfond bør være på 4 % av kommunens driftsinntekter. Kommunens disposisjonsfond bør være på et høyt nivå, tatt i betraktning den store veksten i investeringer som kommer fremover. Formannskapet 03.06.2015 Side 8 av 12
Revidert nasjonalbudsjett 2015 Kommunesektoren totalt sett opplever en skattesvikt i 2015 i forhold til prognosene som ligger til grunn for opprinnelige budsjetter. Regjeringen foreslår derfor en økning i overføringene til kommunene i revidert budsjett 2015 for å kompensere for sviktende skatteinntekter. Økte overføringer i RNB utgjør ca 3 mill. kr for Ås kommune Prognosene for Ås kommune tyder ikke på en skattesvikt i forhold til kommunens opprinnelige budsjett. Dette kan skyldes at befolkningsveksten er noe høyere enn forutsatt, noe også presset på kommunens tjenester indikerer. Kommuneproposisjonen 2016 Regjeringen legger vekst i frie inntekter: på ca. 4-4,5 mrd. mer til kommunesektoren for 2016. Rustiltak, helsestasjon og skolehelsetjeneste skal særlig prioriteres. Rådmannen legger til grunn at veksten i frie inntekter i stor grad må gå til å finansiere lønns- og prisvekst, samt innarbeidelse av nye satsinger fra Regjeringen. Videre forslår Regjeringen endringer i selskapsskatten fra 2016 med virkning 2017. Målet er å stimulere til næringsutvikling gjennom at noe av verdiskapningen skal tilbake til lokalsamfunnet. Prioriterte innsatsområder De økonomiske rammebetingelsene legger premissene for mål og tiltak i handlingsprogrammet. Med utgangspunkt i kommuneplan 2011 2023, gjeldende handlingsprogram og politiske signaler fra budsjettkonferansen 18. mai 2015 foreslår rådmannen at følgende innsatsområder blir prioritert innenfor de ulike tjenesteområdene: Oppvekst og kultur Følge opp kommunestyrets vedtak om fremtidig skolestruktur i Ås kommune med fokus på utbygging av Solberg skole og rehabilitering og utvidelse av Rustad skole. Planlegge utvidelse av kapasiteten på Åsgård skole og Sjøskogen skole Utnytte fagsystemene fullt ut slik at tjenestene kan effektiviseres digitalisering. Gode og samordnede tilbud til barn og unge med psykiske problemer Helse og sosial Til en hver tid effektivisere slik at lovpålagte tjenester, ved stor befolkningsvekst, kan gis. Sikre godt nok og - samordnet helsetilbud til barn og unge. Planlegge videre utbygging av Moer sykehjem. Tekniske tjenester Gjennomføre kommestyrets vedtatte tidsplan for store investeringer innen bygg og VA. Redusere forfallet av bygninger, veier og gatebelysning gjennom styrket vedlikehold. Redusere lekkasjer på VA ledningsnettet. Forutsigbar og godt dokumentert saksbehandling. Formannskapet 03.06.2015 Side 9 av 12
Rådmannens stab og støttefunksjoner Lokalsamfunnsutvikling Utvikle Ås til et kunnskaps- og kultursenter i regionen Økt fokus på næringsutvikling Styrke samarbeidet med NMBU Medarbeidere Videreføre arbeidet med helse som satsningsområde Økonomi Bruke KOSTRA-data til å avdekke potensialet for effektivisering av tjenester. Videreføre et høyt fokus på økonomistyring Utnytte inntektspotensialet med fokus på større inntektsposter. Forbedre og videreutvikle innkjøpsprosessen Service og kommunikasjon. Digitalisere byggesaksarkivet, i samarbeid med nabokommuner. Etablere effektive integrasjoner mellom ulike datasystemer i kommunen / Follo. Politisk deltakelse i arbeidet I arbeidet med handlingsprogram 2016 2019 er det lagt opp til ett møte med hovedutvalgene og ett møte med formannskapet før politisk behandling av handlingsprogram med økonomiplan. Møte med hovedutvalgene gjennomføres i august. Formålet med møtene er å prioritere og konkretisere etatenes utfordringer sett opp mot etatenes rammer. Til møte i formannskapet er statsbudsjettet lagt fram og viktige faktorer som styrerrammen vil bli diskutert, samt gapet mellom inntekter og utgifter. Resultatene fra møtet er et viktig grunnlag i arbeidet med forslag til handlingsprogram og økonomiplan 2016-2019. Økonomiske konsekvenser: Prognosen for netto driftsresultat for perioden 2016-19 vil avhenge av investeringstakten fremover, og hvordan nye investeringer vil påvirke årlige driftskostnader. Effektive bygg som legger til rette for effektiv tjenesteproduksjon innen de store tjenesteområdene skole, barnehage og omsorg, vil være avgjørende for at Ås kommune skal kunne levere positive netto driftsresultat fremover. Hovedfokus vil være å få ned enhetskostnader i administrasjon og tjenesteproduksjon gjennom å møte vekst uten tilsvarende vekst i ressursbruk. Effektene måles i form av reduserte kostnader per produserte enhet for de ulike tjenesteområder. KOSTRA-tall vil være måleindikator. Formannskapet 03.06.2015 Side 10 av 12
Alternativer: Kutt og omprioriteringer Rådmannen foreslår ikke nye rammekutt for etatene for 2016. Kommunen har stor befolkningsvekst, og Rådmannens vurdering er at fokus bør være på kostnadskontroll og tiltak for å møte vekst i tjenestebehov fremfor nye kutt tiltak. Det er vedtatt betydelige kutt på etatene i vedtatt handlingsprogram 2015-18. rådmannen ser at deler av disse kuttene ikke kan gjennomføres i henhold til vedtatt tidsplan. Det er kuttet betydelig i etatene over år, både gjennom kutt i driftsrammer, samt at det ikke er funnet rom for å tilføre etatene ressurser tilsvarende økningen i tjenestebehovet. Etatene har derfor måttet møte deler av befolkningsveksten med effektivisering av tjenester og reduksjon i tjenestenivå. Ytterligere kutt nå krever opphør av tjenester og/eller omorganisering av tjenester som kan føre til nedbemanning. Slike prosesser tar tid og krever tydelige politiske prioriteringer. Dersom budsjettert netto driftsresultat skal styrkes må det derfor defineres hvilke områder som skal redusere tjenestetilbudet. Føring av inntekter fra premiefond. Ås kommune har opparbeidet et premiefond i KLP på i overkant av 30 mill. kr, jf 1. tertialrapport 2015. Dette er midler som er bygd opp over tid på grunn av for mye innbetalt premie og avkasting på pensjonsmidler. Da midlene er bygd opp over tid foreslås det at midlene også innfases over tid. Rådmannen foreslår å inntektsføre dette over en tre års periode med 10 mill. kr per år. Kommunestyret kan vedta at disse inntektene skal avsettes til disposisjonsfond. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen foreslår at de økonomiske planrammer for arbeidet med handlingsprogram 2016-19 blir som beskrevet i denne saken. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskapet 03.06.2015 Side 11 av 12
Vedlegg 1 Framdriftsplan for arbeid med handlingsprogram med økonomiplan 2016-2019 DATO BESKRIVELSE 12.05 Framdriftsplan behandles i ledergruppa 18.05 Budsjettkonferanse, kl. 15.00 Ås kulturhus, Lille sal: 29.05 Skrivefrist og utsending av sak om arbeidet med handlingsprogram og økonomiplan 3.06 Sak om arbeidet med handlingsprogram og økonomiplan behandles i formannskapet 15.06 Rundskriv sendes lederforum 18.08 Drøfting md AMU 19.08 Drøfting og konkretisering av utfordringer i de enkelte hovedutvalgene innenfor 30.08 de respektive ansvarsområdene 24-26.08 Obligatorisk kurs i budsjettering 2016 for enhetsledere XX.09 Møte med ATO, status framdrift og økonomi 15.09. Etatssjefer/stabsledere har kommet med innspill til kap. 4 i handlingsprogrammet som omhandler kommunens tjenesteområder. Innspillene utarbeides på grunnlag av diskusjonene i hovedutvalgene og ledermøtene i de respektive etater. Ledere med budsjettansvar skal være ferdig med budsjettarbeidet, samt ha levert eventuelle innspill og vurdering. Arbeidet skjer i Agresso. 22.09. Lederforum 30.09. Etatssjefer og stabsledere har på grunnlag av dialogmøte med formannskapet kommet med endelig innspill til kap. 4 som omhandler kommunens tjenesteområder. Innspillene sendes plan- og utviklingssjef. 7.10 Forslag til statsbudsjett 2016 legges fram 8.10. Budsjettkonferanse med formannskapet Statsbudsjettet er lagt fram og viktige faktorer som styrer rammen diskuteres, bl a skattenivå og rentenivå. Rådmannen presenterer en foreløpig prognose for netto driftsresultat for perioden. Gapet mellom inntekter og utgifter diskuteres 20.10. Lederforum/Arbeidstakerorganisasjonene 20.10. ATO 21.10 Rådmannen presenterer muntlig handlingsprogram og budsjett for formannskapet. Budsjettet legges frem. 4.11. Handlingsprogram og økonomiplan 2016-2019 behandles 1. gang i (3.11 AMU) formannskapet og hovedutvalgene 18.11. Handlingsprogram og budsjett behandles 2. gang i formannskapet Handlingsprogram og budsjett ligger ute til offentlig ettersyn. 09.12. Handlingsprogram og budsjett behandles av kommunestyret. (heldagsmøte) 31.1.2016 Vedtatt handlingsprogram og budsjett legges ut til offentlig ettersyn. Formannskapet 03.06.2015 Side 12 av 12