: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

MELDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Meldal kommune Møtedato/tid : Tirsdag 8. november 2005, kl 14.00. Møtested/lokaler : Rådhuset i Meldal, Møterom 2. Deltagere : Arve Slørdahl leder Odd Aa nestleder Gunn Merete Berg Randi Fossmo Jan Inge Holm Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Arve Slørdahl Sted Dato Meldal 1. november 2005 Sakliste: Sak 27/2005 Godkjenning av protokoll fra møte den 11.10.2005 Sak 28/2005 Referatsaker Sak 29/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006 Sak 30/2005 Plan for selskapskontroll for Meldal kommune. Sak 31/2005 Sak 32/2005 Sak 33/2005 Retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune Forslag til økonomiplan 2006 2009 med forslag budsjett for 2006 for kontrollutvalget. Eventuelt I tilknytning til sak 31/2005 viser kontrollutvalgets sekretariat til eksempler på retningslinjer for andre utvalg, som fulgte som vedlegg til sak 21/2005 som ble behandlet på utvalgets møte den 11.10.2005. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arve Slørdahl leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Meldal kommune kontrollutvalget Side 1

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2005 Godkjenning av protokoll fra møte 11.10.2005 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.11.2005 27/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 11.10.2005 godkjennes. Meldal kommune kontrollutvalget Side 2

Sak 27/2005 Godkjenning av protokoll fra møte 11.10.2005 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte 11.10.2005 godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 11.10.2005. SAKSUTREDNING Godkjenning av protokoll. Meldal kommune kontrollutvalget Side 3

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2005 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.11.2005 28/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 4

Sak 28/2005 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende sak som referatsak: 1. Pressemelding nr 43/2005 av 09.09.2005 fra Moderniseringsdepartementet vedrørende heving av den nasjonale terskelverdien for å gjennomføre anbudskonkurranser ved offentlige innkjøp. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til det vedlagte dokumentet som legges frem som referatsak. Meldal kommune kontrollutvalget Side 5

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 24/2005 Kontrollutvalget 08.11.2005 29/2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Meldal kommune kontrollutvalget Side 6

Sak 29/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. VEDLEGG: Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-23/2005: Overordnet analyse for Meldal kommune 1. gangs behandling, behandlet av kontrollutvalget på møte den 11.10.2005. 2. Overordnet analyse med risiko og vesentlighetsvurdering av virksomheten i Meldal kommune pr. 1. november 2005. SAKSUTREDNING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i valgperioden. Som følge av at reglene først ble vedtatt 01.07.2004 har Kommunal- og regionaldepartementet gitt utvidet frist til utgangen av 2005 for å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Meldal kommune kontrollutvalget Side 7

I henhold til kravene i Forskrift om kontrollutvalg skal planen for forvaltningsrevisjon baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko og vesentlighetsbetraktning. Den overordnede analyse skal således være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Analysen skal gjøre det mulig for å kontrollutvalget å prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Etter å ha avklart arbeidsdelingen mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS har sekretariatsselskapet fulgt opp arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt saken til behandling 2 ganger slik at utvalget har hatt muligheter til å gi innspill underveis i arbeidet og for å skape en god prosess frem mot det endelige forslaget til plan for forvaltningsrevisjon i kommunen for 2006. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2006 Kontrollutvalget startet arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for 2006 på møte den 11. oktober der utvalget gikk igjennom en foreløpig overordet analyse av den virksomheten drives av Meldal kommune. Analysen har i hovedsak bygd på følgende informasjon: Kommuneplan 2001 2010: Langsiktig del. Vedtatt av kommunestyret 28.06.2001. Handlingsprogram med økonomiplan 2005 2008; Årsbudsjett 2005. Vedtatt av kommunestyret 16.12.2004. Årsbudsjett 2005. Vedtatt av kommunestyret 16.12.2004. Regnskap 2004 for Meldal kommune. Årsmelding med årsberetning for 2004 for Meldal kommune. Delegeringsreglement for Meldal kommune. Vedtatt av kommunestyret 12.02.2004. Politiske vedtak i formannsskap og kommunestyre i Meldal kommune i 2004 og 2005. Sluttrapportene i prosjektet Tæring etter næring i Meldal kommune: o Arbeidsgruppe 1 Sentraladministrasjon 26.05.2005 o Arbeidsgruppe 2 Oppvekst o Arbeidsgruppe 3 Helse og omsorg o Arbeidsgruppe 4 Sektor utvikling og drift o Arbeidsgruppe 5 Politisk styring Statistikk og utviklingstendenser for Meldal kommune. Kilde Statistisk sentralbyrå. KOSTRA Utvalgte nøkkeltall for Meldal kommune, reviderte tall pr. 29.06.2005. Kilde: Statistisk sentralbyrå. Samtaler med oppdragsansvarlig revisor for Meldal kommune. Møte og samtaler med administrasjonen i Meldal kommune. Meldal kommune kontrollutvalget Side 8

Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med kontrollutvalget i prosessen og innspill fra administrasjonen i Meldal kommune har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til temaområder for forvaltningsrevisjon for 2006. Planen for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i 2006. Planen er imidlertid en prioritert oversikt der prosjektene som står øverst på lista velges først. For å gjøre saken mest mulig oversiktlig foreslår kontrollutvalgets sekretariat å ikke legge frem den overordnede analysen med risiko og vesentlighetsbetraktninger for kommunestyret, siden denne kan virke noe teknisk. I stedet legges en oppsummering av denne informasjon inn i planen for forvaltningsrevisjon som et grunnlag for prioriteringen av prosjekter. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, har kontrollutvalget mulighet til å prioritere neste prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2006. Meldal kommune kontrollutvalget Side 9

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2005 Plan for selskapskontroll i Meldal kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 24/2005 Kontrollutvalget 08.11.2005 30/2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll i Meldal kommune for inneværende valgperiode, og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll for Meldal kommune for valgperioden 2003 2007 slik den fremgår av saken. Meldal kommune kontrollutvalget Side 10

Sak 30/2005: Plan for gjennomføring av selskapskontroll i valgperioden 2003-2007 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll i Meldal kommune for inneværende valgperiode, og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll for Meldal kommune for valgperioden 2003 2007 slik den fremgår av saken. VEDLEGG 1. Utkast til plan for selskapskontroll for Meldal kommune. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-24/2005 Plan for selskapskontroll i Meldal kommune, behandlet av kontrollutvalget på møte den 11.10.2005. SAKSUTREDNING Innledning I kommunal sektor har det etter hvert blitt mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i interkommunalt samarbeid og mer og mindre fristilte selskaper. Utviklingen i retning av mer fristilte organisasjonsmodeller fører til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette gir styringsmessige utfordringer for kommunestyrer og fylkesting som øverste beslutningsmyndighet og det reiser spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne typen virksomhet. Det faktum at en oppgave som tidligere har ligget innenfor forvaltningen organiseres inn i et utenforliggende selskap bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging fra kontrollorganene i kommunen. Behovet for oppfølging og koordinering av virksomheten kan tvert om være økende når virksomheten blir mer fragmentert. Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra 01.07.2004 ble kontrollutvalgets oppgaver konkretisert og til dels utvidet i forhold til de tidligere bestemmelsene. Kontroll og tilsyn med kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper ble en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). Meldal kommune kontrollutvalget Side 11

Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres i, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Organisasjonsformer for kommunal virksomhet: Kommunen kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er: Som en kommunal etat eller virksomhet på tradisjonell måte. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettsubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 der det er et eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapskontroll er aktuelt i aksjeselskaper og i interkommunale selskaper. Selskapskontrollens innhold Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Meldal kommune kontrollutvalget Side 12

Skjematisk kan selskapskontrollen fremstilles slik: Kommunestyret Kontrollutvalget KU-sekretariat Eierskapskontro Utøver av kommunens eierinteresse Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Styre Forvaltningsrevisjon Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Figur: Fritt etter Forslag til veileder for selskapskontroll utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes bør det utarbeides en plan for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Planen bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må planen inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. Planen bør også inneholde bestemmelser om hvilke dokumenter selskapet skal sende kontrollutvalget og revisor. Aktuelle dokumenter er årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger og protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. Meldal kommune kontrollutvalget Side 13

En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: Eierskapskontroll ved selskapsetablering Eierskapskontrollen ved selskapsetableringen eller ved kjøp av aksjer eller andeler i selskaper. Kontrollaspektet i slike situasjoner er å vurdere om verdiene kommunen skyter inn i virksomheten er i overensstemmelse med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer innskuddskapital etc. Ordinær eierskapskontroll I den daglige drift vil eierskapskontrollen bestå av følgende deler: 1. Kontroll med at virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir. 2. Kontroll med at virksomheten foregår innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv. 4. Eventuelle andre forhold. I dette ligger det at virksomheten drives i henhold til rammene som er satt for virksomheten, både i forhold til lov og regelverk og i henhold til virksomhetens vedtekter. Videre må det vurderes om virksomheten drives innenfor de vedtak og forutsetninger som kommunestyret har satt for selskapets virksomhet. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i virksomheten kan det også være aktuelt å vurdere hvilken rolle disse har hatt for å sikre at virksomheten drives innenfor kommunestyrets forutsetninger for kommunens engasjement i selskapet. Når det gjelder vurderinger i forhold til eierperspektivet vil fokus blant annet settes på om virksomheten drives økonomisk forsvarlig og at virksomheten forvalter sine eiendeler og kapital på en sunn og effektiv måte. SELSKAPSKONTROLL I MELDAL KOMMUNE Aksjer og andeler som Meldal kommune eier i selskaper m.v. fremgår av note 10 til kommunens regnskap. Kontrollutvalget ba i sak 16/2005 om en redegjørelse fra rådmannen vedrørende selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Meldal kommune. Med bakgrunn i oversikten i regnskapet, rådmannens tilbakemelding på kontrollutvalgets forespørsel og noen tilleggsundersøkelser i regi av kontrollutvalgets sekretariat, mener vi å kunne redegjøre for hvilke selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Meldal kommune. Meldal kommune kontrollutvalget Side 14

Vi har med utgangspunkt i note 10 til regnskapet for 2004, og med tillegg for senere endringer satt opp en oversikt over fond, foreninger, selskaper m.v. som Meldal kommune har eierandeler i: Selskap Andel Bokført verdi pr. 31.12.2004 Selskapskontroll? KLP Obligasjonsfond (pensjon) 4 680 062 Nei KLP Pengemarkedsfond 5 185 765 Nei KLP aksjer innland 398 363 Nei KLP aksjer utland 2 308 497 Nei Orkla Finans obligasjonsfond (pensjon) 8 525 355 Nei Orkla Finans aksjer innland 1 399 672 Nei Orkla Finans aksjer utland 2 101 327 Nei Orkla ASA (571 á pål. 6,25) (Gave) 113 914 Nei Norske Skog (Mogset) 72 875 Nei KLP (Egenkapital) 2 685 454 Nei Biblioteksentralen AL 1 500 Nei TrønderEnergi AS aksjeandeler 5,05 % 116 200 000 Mulig Rosenvik produkter (520 à 250) 130 000 Nei Leierett Sogn Studentby 1 Nei Storås Samfunnshus Husleieinnsk. 1 Nei TES AL (5 á 1500) 1 Nei Meldal Samfunnshus AL 250 000 Nei Fritidssteder AL (2 à 100) 1 Nei Midt-Norsk Reiseliv 1 Nei Norsk Maskindyrking 1 Nei Storås Eiendom AS (pål. 200.000) 200 000 Nei Orkladal Bedriftshelsetjeneste IKS 70 000 Mulig Meldalshallen (Pål.) 2 000 000 Nei Strandheim (Pål.) 15 000 Nei Sentrumsbygget AS (Pål.) 900 000 Nei Løkken Sport AS (Pål.) 2,00 % 19 980 Nei Bomvegselskapet E39 (25 à 1000) 17,24 % 25 000 Mulig Meldal Miljøanlegg AS (340 à 1000) 34,00 % 340 000 Nei Orkladal Bedr.utv. AS (450 à 100) 15,00 % 45 000 Nei Løkken Industripark 0 Nei Meldal Radio 20 000 Nei Meldal Lakseklekkeri 40 000 Nei Meldal ASVO 387 483 Mulig Midt-Norsk Opplæring (1 à 1000) 1 000 Nei Dyrseth Eiendom AS 100 000 Nei Hamos Ikke balanseført Mulig Fylkets Fellesvaskeri AS 120 aksjer Ikke balanseført Mulig Revisjon Midt-Norge IKS 55 000 Mulig Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 18 000 Mulig SUM 148 289 253 Meldal kommune kontrollutvalget Side 15

I 2005 har Meldal kommune gått inn på eiersiden i to selskaper for henholdsvis revisjon og for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg i fylket. Disse selskapene vil tilrettelegge og forestå selskapskontrollen for eierne, men kan ikke forestå selskapskontroll i egen virksomhet. Dersom det skal utøves selskapskontroll i disse selskapene må kontrollutvalget sikre at den som utøver selskapskontrollen er habil, trolig vil det være hensiktsmessig å innhente bistand utenfra. Meldal kommune har ikke så mange selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Selskapskontroll etter kommuneloven kan kun gjennomføres i selskaper som er eid fullt av kommunen eller av kommunen sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Det vil si at det er relativt få av de selskapene som er nevnt ovenfor som er aktuelle for selskapskontroll. En plan for selskapskontroll trenger ikke å baseres på dagens selskaper, det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta et spesielt formål. Behandlingen i kontrollutvalget Saken om plan for selskapskontroll for Meldal kommune er lagt frem for og behandlet i kontrollutvalget på 2 møter. I utvalgets første møte ble utkastet til plan gjennomgått, og aktuelle selskaper aktuelle for selskapskontroll i Meldal kommune ble diskutert. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill er saken fremmet på nytt for behandling i kontrollutvalget, der utvalget fremmer saken for endelig vedtak i Meldal kommunestyre. Plan for selskapskontroll i Meldal kommune. Med bakgrunn i ovenstående redegjørelse og kontrollutvalgets behandling av saken foreslås plan for selskapskontroll i Meldal kommune. Planen følger saken som vedlegg. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgssekretariatet legger med dette frem forslag til plan for selskapskontroll i Meldal kommune for valgperioden 2003 2007. Med bakgrunn i kontrollutvalgets behandling av saken på møte den 11.10.2005 er planen lagt frem for ny behandling for kontrollutvalget på møte den 08.11.2005, med sikte på endelig behandling i kommunestyret den 15.12.2005. Meldal kommune kontrollutvalget Side 16

Plan for selskapskontroll i Meldal kommune (utkast) 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Meldal kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollen innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Meldal kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Kontrollutvalget peker selv ut den som skal bistå utvalget i selskapskontrollen. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen minst én gang, og senest innen utløpet av valgperioden. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden 2003 2007. Meldal kommune kontrollutvalget Side 17

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2005 Retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.11.2005 31/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget oversender utkast til Retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune slik de fremgår av saken. Meldal kommune kontrollutvalget Side 18

Sak 31/2005: Retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget oversender utkast til Retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune slik de fremgår av saken. VEDLEGG 1. Utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-21/2005 Referat fra samling for kontrollutvalg den 15. september 2005 i Trondheim. 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunalog regionaldepartementet 15. juni 2004. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets ansvarsområde og oppgaver fremgår av kommunelovens bestemmelser og forskrift om kontrollutvalg. Som følge av endringene av bestemmelsene om revisjon og kontrollutvalg i kommuneloven med virkning fra 01.07.2004 er kontrollutvalgets ansvarsområde utvidet og oppgavene er blitt flere. Blant annet har kontrollutvalget fått utvidede oppgaver i tilknytning til planlegging av forvaltningsrevisjonsarbeidet og i forhold til gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgets virksomhet og oppgaver er ofte lite kjent, dette gjelder både innenfor kommunens administrasjon, politiske beslutningstakere og ikke minst blant kommunens innbyggere. Fra lovgivers side er kontrollutvalget tillagt en viktig oppgave i forvaltningen og er ment å være en demokratisk fundert egenkontroll i kommunene. Som følge av de siste lovendringene der intensjonen var å øke betydningen av kontrollutvalgets rolle ytterligere, ble det fra lovgivers side også antydet at det statlige tilsynet med kommunene kunne tones ned dersom kontrollutvalgene fungerer godt i kommunene. Meldal kommune kontrollutvalget Side 19

Kontrollutvalgets rolle kan i korte trekk sies å være garantisten for at kommunen gir sine innbyggere de tjenester som den er satt til å gjøre gjennom lov, statlige pålegg og vedtak i kommunestyret. I dette ligger det også at kontrollutvalget skal se til at kommunen forvalter sine ressurser på en best mulig måte, slik at måloppnåelsen blir størst mulig, til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalgets oppgaver er således svært omfattende. Ansvarområdet spenner over hele spekteret av kommunens virksomhet og innfallsvinklene og arbeidsoppgavene kan variere mye fra sak til sak. For at kontrollutvalget skal kunne lykkes i sitt arbeid er utvalget avhengig av å ha god kunnskap om kommunens virksomhet og ha inngående kunnskap om kommunens målsettinger og ambisjoner. Dette fordrer en god dialog både med den politiske og administrative ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget må også sikres gode arbeidsforhold i form av egne ressurser, og ha en revisjons- og sekretariatsordning som fungerer på en god måte. Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune For å kunne utdype sine oppgaver og ambisjonsnivå utover bestemmelsene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg, og for å kunne gi kommuneforvaltningen og innbyggerne i Meldal kommune bedre innsikt i utvalgets virksomhet, ønsker kontrollutvalget i Meldal å lage sine egne retningslinjer. På møte den 11. oktober 2005 vedtok utvalget under sak KU-21/2005 å sette i gang en prosess for å lage sine egne retningslinjer og fattet følgende vedtak: For å definere sine oppgaver nærmere og for å kunne informere om egen virksomhet ønsker kontrollutvalget, i likhet med kontrollutvalg i en del andre kommuner, å lage retningslinjer for sin virksomhet. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet fremmer en sak til neste møte med retningslinjer for utvalgets virksomhet. Leder og nestleder gir innspill i forberedelsen av saken. Utvalget ønsker at retningslinjene både skal si noe om utvalgets oppgaver og ansvarsområde, saksbehandlingen i utvalget og å gi informasjon om utvalgets virksomhet. Arbeidet så langt: Kontrollutvalgets leder og nestleder gjennomførte den 1. november et møte sammen kontrollutvalgets sekretariat for å starte prosessen med egne retningslinjer for utvalget. I møtet ble det også gitt en innspill til momenter som bør tas med i disse retningslinjene. Med bakgrunn i innspillene som ble gitt i møtet og videre bearbeiding fra kontrollutvalgets sekretariat vedlegges utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune. Kontrollutvalget inviteres herved til å gi sine innspill med tanke på videre bearbeiding av retningslinjene og med sikte på at disse kan vedtas endelig av kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune. Meldal kommune kontrollutvalget Side 20

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2005 Forslag til økonomiplan 2006-2009 med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.11.2005 32/2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr 668.000 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Meldal kommune kontrollutvalget Side 21

Sak 32/2005: Forslag til økonomiplan 2006-2009 med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr 668.000 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Budsjettbehandlingen for kontrollorganene I henhold til de nye bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2006 i Meldal kommune. Selv om budsjettene for Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i henhold til IKS loven skal vedtas av representantskapene for de respektive selskapene, så vil disse budsjettene ikke være å anse som endelige før kommunene har vedtatt størrelsen på sine kjøp av tjenester fra selskapene for kommende år i sine budsjettvedtak. Omorganisering Endringer i organiseringen av kontrollorganene i Meldal kommune Kommunestyret vedtok i sak KS-0058/2004 endringer i revisjonsordningen for Meldal kommunene, ved at kommunen gikk inn i et interkommunalt samarbeid sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner om revisjon og for funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Meldal kommune kontrollutvalget Side 22

Samarbeidet innbar opprettelsen av to interkommunale selskaper: Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. I henhold til forutsetningene i stiftelsesdokumentene har fylkeskommunen og de samarbeidende kommunene forpliktet seg med hensyn til de økonomiske rammene for selskapene for de tre første driftsårene, altså for 2005, 2006 og 2007. Bindingene ligger i at fylkeskommunen og kommunene skal videreføre revisjonsbudsjettene fra 2004 i tre år fremover. Midlene fordeles til kjøp av tjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS etter en nærmere angitt fordelingsnøkkel (ca 74 % / 26 %). Etter tre år skal det totale budsjettet reduseres med 10 %, -en reduksjon som fortrinnsvis skal tas ut i revisjonsselskapet siden dette selskapet har det største innsparingspotensialet og størst muligheter for å skaffe seg alternative inntekter. Etter det kontrollutvalgets sekretariat er kjent med har styrene i Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS korrigert sine budsjetter med en forventet pris- og lønnsvekst fra 2005 til 2006 på 3,1 %, dette er i tråd med Sør-Trøndelag fylkeskommunens budsjettforutsetninger for 2006. Vi har derfor valgt å bruke denne koeffisienten for pris- og lønnsvekst i kontrollutvalgets budsjett for 2006. Budsjettet for 2006 med økonomiplan 2006-2009 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Kommunens kjøp av tjenester hos de to selskapene skal etter dette utgjøre kr 600.000 for årene 2005, 2006 og 2007, målt i 2004 kroner. Fra 2004 til 2005 er det ikke tatt høyde for prisstigning ved kjøp av tjenester fra selskapene. Det vil ikke være naturlig å korrigere for dette nå, men kan eventuelt være et moment til vurdering når innsparingskravet på 10 over en 3-årsperiode skal tas ut. Den totale rammen for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester blir etter dette kr 668.000. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Budsjett 2006 Budsjett 2005 Regnskap 2004 1010 Fast lønn 2.000 2.000 0 1080 Godtgjørelse folkevalgte 9.000 0 8.939 1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 15.000 10.000 12.934 1099 Arbeidsgiveravgift 3.700 2.000 2.952 1101 Abonnement tidsskrift 1.500 0 1.400 1116 Bevertning 1.200 0 1.070 1129 Andre driftsutgifter 3.000 5.000 0 1131 Porto/frakt 5.000 0 7.000 1150 Kurs, konferanser inkl overnatting 6.000 4.000 4.975 1160 Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) 3.000 2.000 2.414 1173 Transportutg. (ikke oppg pl.) (bom/park..) 0 0 430 1375 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS 457.800 600.000 600.488 1375 Kjøp tjenester Kontrutv.sekr. Midt-Norge IKS 160.800 0 0 1429 MVA-komp. utgift (drift) 0 0 1.680 Sum kontrollutvalg og revisjon 668.000 625.000 644.282 Meldal kommune kontrollutvalget Side 23

Kommentarer til budsjettet: Budsjettet er satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget. Lønn gjelder godtgjørelse til kontrollutvalgets leder i henhold til Meldal kommune sitt reglement for godtgjøring til kommunale ombud. Det samme gjelder godtgjørelse til de øvrige medlemmene i utvalget, samt godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste. For øvrig videreføres nivået fra 2005 korrigert for forventet lønns- og prisvekst fra 2005 2006. Utgiftene knyttet til selve møtevirksomheten er knyttet til møtegodtgjørelse og reiseutgifter. I tillegg er det lagt inn noe midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Økonomiplanen for perioden 2005 2008: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2005 2008 legges frem: (alle tall i 2006 kroner). Vedtatt budsjett for 2005 Budsjettfors lag for 2006 Anslag for 2007 Anslag for 2008 Anslag for 2009 Kontrollutvalget 25.000 49.400 49.400 49.400 49.400 Utgifter til revisjon 600.000 457.800 457.800 396.000 396.000 Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget 0 160.800 160.800 160.800 160.800 Sum driftsutgifter 625.000 668.000 668.000 606.200 606.200 Sum driftsinntekter 0 0 0 0 0 Netto driftsutgifter 625.000 668.000 668.000 606.200 606.200 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2005 2008 og budsjett for 2006, med en netto ramme på kr 668.000 inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Meldal kommune kontrollutvalget Side 24

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2005 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.11.2005 33/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Meldal kommune kontrollutvalget Side 25

Sak 33/2005 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Meldal kommune kontrollutvalget Side 26