STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 422975 Arkivsaksnr: 2008/4294-89 Saksbehandler: Håvard Krislok Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Komite Levekår Formannskapet Kommunestyret 422975 Kvislabakken barnehage - finansiering og valg av entreprenør Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Formannskapet viser til de vurderinger som er gjort av Rådmannen i denne saken, og mener på bakgrunn av de gitte evalueringskriterier at følgende entreprenører har gitt det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig for Stjørdal kommune: Bygningsmessig hovedentreprenør inkl. utomhus: HENT AS Luftbehandlingsarbeider inkl. automasjon: Aircomfort Trøndelag AS Elektroarbeider: Relacom AS Rørarbeider: Rådmannen gis fullmakt til å vedta valg av entreprenør for denne entreprisen innenfor en økonomisk ramme på kr 2.100.000,- inkl. mva. 2. Med forbehold om at Kommunestyret godkjenner finansieringsplanen for prosjektet, gis Rådmannen fullmakt til å foreta nødvendige avklaringer med tilbyderne, og inngå avtaler. Avtale med entreprenøren forutsettes inngått etter at klagefristen er gått ut, og først når det foreligger skriftlig kontrakt etter NS8405. 3. Kommunestyret vedtar kostnadsramme for Kvislabakken barnehage tilbygg og renovering på 37,335 mill.kr. Kostnadsrammen skal korrigeres for differansen mellom estimert ramme for rørteknisk entreprise, og den faktiske prisen som kommer inn. 4. Kostnadsrammen på kr 37.335.000,- finansieres ved låneopptak på kr 33.683.500,- og mva.-kompensasjon på kr 3.651.500. Dette er basert på en mva.- kompensasjon på 40 %. Til formannskap, komiteer, nemnder: 1. Budsjett for 422975 Kvislabakken barnehage tilbygg og renovering, 21.05.2012. 2. 3 tilbudsevalueringer datert 21.05.12. 3. Tegninger plan 1, plan kjeller, illustrasjoner og fasader, 4 stk.
4. Notat «Kjøkkenforhold kvislabakken» utarbeidet at Etat Oppvekst og Kultur. 5. Notat vedr. sammenligning av pris 2009 kontra 2012 utarbeidet av HUS Arkitekter AS 6. Notat vedr konsekvenser av å ikke gjennomføre prosjektet, utarbeidet av Etat Oppvekst og Kultur. Til kommunestyret: 1. Budsjett for 422975 Kvislabakken barnehage tilbygg og renovering, 21.05.2012. 2. 3 tilbudsevalueringer datert 21.05.12. 3. Tegninger plan 1, plan kjeller, illustrasjoner og fasader, 4 stk. 4. Notat «Kjøkkenforhold kvislabakken» utarbeidet at Etat Oppvekst og Kultur. 5. Notat vedr. sammenligning av pris 2009 kontra 2012 utarbeidet av HUS Arkitekter AS 6. Notat vedr konsekvenser av å ikke gjennomføre prosjektet, utarbeidet av Etat Oppvekst og Kultur. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. PS 107/07 d. 15.11.2007 Kvislabakken barnehage romprogram 2. F-sak 163/07, valg av gjennomføringsmodell (entrepriseform). 3. F-sak 145/09 d. 12.11.2009 Kvislabakken barnehage plangodkjenning 4. K-sak 5/10 d. 04.02.2010 Kvislabakken barnehage tilbygg og rehabilitering valg av entreprenør. 5. Notat vedr. avlysing av konkurransen, arkivsaksnummer 2008/4294-67. 6. PS 4/12 d. 26.01.2012 Utbygging Kvislabakken barnehage - grunnerverv - ekspropriasjon av del av gnr. 84 bnr. 33 7. Søknad til Fylkesmannen om forhåndstiltredelse, arkivsaksnummer 2012/1689-15. 8. Innkomne tilbud. U.off iht: Off.l. 13, jfr. Fvl. 13, 1. ledd nr 2 9. Brev med vedtak om avvising av tilbud: Arkivsaksnr. 2008/4294-90. U.off iht: Off.l. 13, jfr. Fvl. 13, 1. ledd nr 2 10. Brev med vedtak om avvising av tilbud: Arkivsaksnr. 2008/4294-91 Formannskapet har avgjørelsesmyndighet i Rådmanns forslag til vedtak pkt. 1 og 2. Kommunestyret har avgjørelsesmyndighet i Rådmanns forslag til innstilling i pkt. 3 og 4. Sammendrag: Rådmannen anbefaler at det inngås avtale med innstilte leverandører og at Rådmannen delegeres myndighet til å velge rørteknisk entreprenør innenfor den gitte rammen. Innkomne priser er høye og totalkostnaden for prosjektet er vesentlig høyere enn i 2009. Dette skyldes ulike årsaker som fremgår av saken. Det er derfor foretatt en vurdering av hvilke konsekvenser det vil ha å utsette/skrinlegge prosjektet både fra et pedagogisk ståsted og et bygningsmessig ståsted. Rådmannen påpeker at det uansett vil påløpe betydelige kostnader for å kunne opprettholde videre drift i barnehagen dersom man velger å utsette/skrinlegge foreliggende byggeprosjekt. Etterspørsel etter barnehageplasser tilsier at prosjektet bør gjennomføres. Rådmannen mener derfor at foreliggende byggeprosjekt vil være den beste løsningen for Stjørdal kommune dersom man ønsker å opprettholde en rasjonell og god barnehagedrift ved dagens Kvislabakken barnehage. Saksopplysninger Utbyggingen og ombyggingen er en følge av at man ønsker å utvide fra dagens 3 (2 storebarn og 1 små) avdelinger til 5 avdelinger (3 storebarn og 2 små). Utvidelsen medfører en kapasitetsøkning fra dagens 48 barn til ca. 90 barn. Dette avhenger av hvilken belastning man
legger opp til i driften av bygget. Det er ønskelig at belastningen legges på noe under 90 barn. Utvidelsen er også en følge av behov for utbedring av en rekke pålegg fra arbeidstilsynet vedrørende inneklima og personalarealer, samt behov for vedlikehold og utbedringer av eksisterende bygningsmasse. Disse påleggene fra arbeidstilsynet er i dag utbedret med midlertidige tiltak som er godkjent med forutsetning om at foreliggende byggeprosjekt igangsettes. Prosjektet omfatter et tilbygg på ca. 430m2 + sokkeletasje, noe ombyggingsarbeider og teknisk oppgradering av eksisterende barnehage. Tilbygget er i en etasje + avgrenset sokkel med tekniske rom og lagerrom. Det vises til vedlagte tegninger. I PS 107/07 ble det fattet følgende vedtak: «Romprogrammet i saken legges til grunn for utbygging av Kvislabakken barnehage på ca. 400m2.» I F-sak 145/9 ble det fattet følgende vedtak: «Tegninger utarbeidet av HUS Arkitekter AS godkjennes som grunnlag for videre prosjektering og utførelse av byggeprosjekt.» I K-sak 5/10 ble det fattet følgende vedtak: «1. Formannskapet viser til de vurderinger som er gjort av Rådmannen i denne sak og mener på bakgrunn av de gitte tildelingskriterier, at følgende entreprenører har levert det anbudet som er økonomisk mest fordelaktig for Stjørdal kommune: Hovedentreprenør: Hent AS Rørteknisk entreprenør: Teknobygg AS Luftbehandlingsentreprenør: GK Norge AS Elektroteknisk entreprenør: Ampere Elektro AS Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige avklaringer med anbyderne, og inngå avtaler. Avtale med entreprenøren anses først inngått når det foreligger skriftlig kontrakt etter NS8405. 2. Med forbehold om at Kommunestyret godkjenner finansieringsplanen for prosjektet, gis Rådmannen fullmakt til å inngå avtale med overnevnte entreprenører for arbeidene ved Kvislabakken barnehage. 3. Kommunestyret vedtar kostnadsramme for arbeidene ved Kvislabakken barnehage på kr 23.260.000,- 4. Kostnadsrammen på kr 23.260.000,- finansieres ved låneopptak på kr 18.608.000,- og mva-kompensasjon på kr 4.652.000.» I påvente av grunnervervsaken løp vedståelsesfristene på tilbudene ut, og det ble besluttet å avlyse konkurransen. Det vises til internt notat med arkivsaksnummer 2008/4294-67. Fylkesmannen har nå stadfestet kommunens vedtak av reguleringsplan for Kvislabakken barnehage. Det betyr at kommunen kan gå videre med byggesaken for utbyggingen av barnehagen. I PS 4/12 ble det fattet følgende vedtak: 1. Med hjemmel i plan- og bygningsloven 27. juni 2008 nr. 71 16-2 vedtar Stjørdal kommunestyre å ekspropriere grunn fra gnr. 84 bnr. 33 i Stjørdal for utbygging av Kvislabakken barnehage jfr. stadfestet reguleringsplan. 2. Rådmannen gis fullmakt til å inngå minnelig erstatningsavtale og til å ta juridiske skritt som er nødvendig for sakens gjennomføring, herunder begjære skjønn for
Inntrøndelag tingrett til fastsetting av erstatning. Søknad om forhåndstiltredelse av eiendommen er sendt Fylkesmannen og denne forventes innvilget i mai 2012. Dato for forhåndstiltredelse er i søknaden satt til 1. juni 2012. Med bakgrunn i ovenstående ble det igangsatt en ny gjennomgang av anbudsmaterialet for ny utsendelse. Det var behov for å innarbeide enkelte endrede behov fra brukerne samt en generell kvalitetsgjennomgang. Med bakgrunn i vedtatt romprogram, godkjente planer og reviderte anbudsdokumenter ble konkurranse om byggherrestyrt hovedentreprise for bygging av Kvislabakken barnehage utlyst som åpen anbudskonkurranse. Ved tilbudsfristens utløp den 03.05.2012 kl. 1200 var det kommet inn tilbud fra totalt 7 tilbydere. Disse er: Bygningsmessig hovedentreprise inkl. utomhus: 3 Luftbehandlingsarbeider inkl. automasjon: 2 Elektroarbeider: 2 Rørarbeider: 0 2 tilbud ble avvist, et på bygningsmessig hovedentreprise og et på luftbehandlingsarbeider. Tilbudene er evaluert av administrasjonen i Etat Teknisk Drift, Enhet Eiendom. I henhold til reglene i konkurransegrunnlaget skal det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges basert på tildelingskriteriene pris, organisering og gjennomføring samt kvalitet på leveransen. Vurdering Konkurranse om rørteknisk entreprise: Det kom inn 0 tilbud på denne entreprisen. I slike tilfeller fremgår det av Forskrift for offentlige anskaffelser at oppdragsgiver kun er forpliktet av de generelle prinsippene i lovens 5 og FOA del 1. Anskaffelse av rørteknisk entreprenør kan dermed skje ved at oppdragsgiver tar kontakt med minimum 3 tilbydere som får anledning til å komme med tilbud. Denne metoden er vurdert å være den mest hensiktsmessige i denne situasjonen. Det innebærer at vi ikke får inn priser i tide for politisk behandling av valg av entreprenør for denne entreprisen i møtene primo juni. For å unngå 2 måneder forsinkelser i prosjektet ved å vente på møtene i august anbefales at det fattes vedtak om at Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale med den av disse 3 tilbyderne som har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, innenfor en gitt kostnadsramme. Kostnadsramme for denne entreprisen får vi ved å se på innkomne tilbud ved sist anbudsutsendelse i 2009, korrigert for de endringer som er gjort og lønns og prisstigning i perioden. Denne rammen legges inn i den totale kostnadsrammen for prosjektet som korrigeres med differansen mellom rammen for rørteknisk entreprise og den prisen som kommer inn. Prisene fra 2009 varierte fra kr 986.614,- til kr 1.314.484,80 eks mva. For å kalkulere prisstigning er det lagt til grunn prisindeksen for boligblokk. Denne har steget med 8,6% i perioden noe som gir en prisøkning på kr. 112.695,-. I tillegg er det gjort enkelte endringer i det prosjekterte materialet. Dette er beregnet til kr 200.000,-. Dette gir oss en forventet ramme på kr 1.627.179,- eks mva. Kostnadsramme settes til 2.100.000,- inkl. mva. for rørteknisk entreprise. Bygningsmessige endringer:
Siden anbudsutsendelsen i 2009 er det gjort følgende endringer i prosjektet: Vognbod er flyttet fra nordsiden til sørsiden av bygget og omgjort til tett isolert konstruksjon kontra uisolert delvis åpen konstruksjon. Boden inngår nå i tidligere planlagt utbygg for utvidelse av garderobe for ny småbarnsavdeling. Det vises til vedlagte tegninger. I samråd med driftsleder og arkitekt er det besluttet å bytte dører og vinduer på hele eksisterende bygningsmasse. Disse bærer preg av råteskader og utetthet. I tillegg har de dårlige isolerende egenskaper noe som resulterer i høyt energiforbruk og plager med «kaldras» på innsiden av vinduene. Endringen utgjør en stor del av prisdifferansen fra forrige anbudsutsendelse. Etter ønske fra Etat Oppvekst er kjøkkenløsningen omprosjektert til «storkjøkken» for å kunne servere varmmat til barna. Det vises til notat «Kjøkkenforhold Kvislabakken», utarbeidet av Etat Oppvekst. Det er søkt om og innvilget endret rammetillatelse med bakgrunn i de overnevnte endringer. Budsjett/kostnadsramme: Følgende budsjett ligger til grunn for kostnadsrammen: Rigg og drift, div. utgifter byggeplass, gebyrer og avgifter, bikostnader: kr 595.000,- Bygningsmessig hovedentreprise: kr 21.525.000,- Rørteknisk entreprise: kr 2.100.000,- Elektroteknisk entreprise: kr 1.642.000,- Luftbehandlingsentreprise: kr 1.173.000,- Prosjektering og byggeledelse: kr 5.550.000,- Innredning og inventar, datautstyr kr 1.065.000,- Grunnundersøkelser, miljøtekniske undersøkelser: kr 100.000,- Prisstigning: kr 300.000,- Støyvoll og tomteerverv: kr 1.100.000,- Uforutsett: kr 1.950.000,- Midlertidige tiltak ifbm pålegg fra arbeidstilsynet i påvente av nybygg: kr 300.000,- Sum inkl. mva.: kr 37.335.000,- Kostnadsrammen forutsetter at det kjøres en restriktiv linje på ekstraarbeider og tilpasninger under veis. Vurdering av kostnadene: De postene som ikke er omtalt under er korrigert for prisstigning med 8,6%. Innleid konsulentbistand: Kostnader knyttet til innleid rådgivning er blitt relativt høy for dette prosjektet. Dette skyldes at prosjektet har dratt ut i tid og at det har vært ute på anbud to ganger. Prosjektering ble påbegynt i 2007 men stoppet da opp grunnet utfordringer med reguleringsarbeidet og brudd i samarbeidet med arkitekt. Prosjektering igangsatt igjen høsten 2009 med påfølgende anbudsutsendelse. Ved denne siste anbudsutsendelsen har det påløpt en del kostnader knyttet til endrede behov fra brukerne med påfølgende omprosjektering. I tillegg er de fleste rådgiverrollene er besatt med nye personer da flere av de prosjekterende fra forrige runde av ulike årsaker ikke lenger er tilgjengelig. Dette medfører at de må sette seg inn i prosjektet på nytt og dette er kostnader oppdragsgiver må ta. Det er for øvrig valgt å benytte samme firma som sist for størst mulig grad
av kompetanseoverføring. Videre må det leies inn byggeleder fra eksternt firma da Stjørdal kommune pr. d. ikke har egen kapasitet til å utføre dette arbeidet. Dette er en kostnad på ca. kr 650.000,- eks mva. Grunnerverv og støyskjerming: Post for grunnerverv er justert iht. siste estimat. Den inkluderer advokatkostnader i tillegg til estimerte kostnader for kjøp av grunn, totalt kr 700.000,-. Det er lagt til grunn en m2-pris på kr 20,-. Dersom skjønnet kommer til et annet resultat må budsjettet justeres tilsvarende. Fylkesmannen har fattet vedtak med samtykke til forhåndstiltredelse av eiendommen. Samtykket i seg selv gir ikke adgang til å sette tiltaket i verk. Dersom grunneier ikke frivillig aksepterer tiltredelse av arealet, må begjæring om tiltredelse fremmes gjennom namsmyndighetene. Det jobbes med å få på plass en slik tillatelse omgående. Trase for ny E6 er senket med om lag 2 meter siden kommunen sist fikk utført støyberegninger. Dette medfører at det må utføres nye beregninger før man kan prosjektere endelig løsning for støyskjerming. Endringen av traseen vil trolig medfører behov for en mindre omfattende støyog støvskjerming enn tidligere forutsatt. Statens vegvesen har bekreftet at prosjektering og kostnader med støyskjerming langs E6 dekkes av dem. Imidlertid ønsker de ikke å ta ansvaret for evt. behov for støyskjerming inn over byggetomten. Da dette ikke er avklart pr.d. er det lagt inn en kostnad på kr 400.000,- for slik skjerming i budsjettet. Det betyr at man kan oppnå en besparelse på kr 400.000,- dersom Statens vegvesen påtar seg ansvaret for all støyskjerming, evt. om prosjektering viser at det ikke er behov for annen støyskjerming enn langs E6. Bygningsmessig hovedentreprise: Tilbudspris fra avviste tilbyder Primahus Entreprenør AS var kr 17.595.000,-. Denne tilbudssummen er imidlertid ikke kontrollregnet da tilbyderen ble avvist. Kontrollregnet tilbudspris fra innstilte tilbyder er kr 17.218.288,- Denne summen legges til grunn for budsjettet. I denne summen ligger noen opsjoner som det ikke kan tas stilling til pr d. Dette gjelder bl.a. opsjoner knyttet til midlertidig gjerder og støyskjerming. Behov for utløsing av disse avhenger av fremdriften i E6 utbyggingen og hvilken utforming støyvoll mot E6 vil få. Da dette ikke er avklart pr.d. er det lagt inn en kostnad for slik skjerming i budsjettet. Dersom det ikke blir behov for å utløse disse opsjonene betyr det en besparelse på ca. 800.000,-. I tillegg er det lagt inn en opsjon på montering av pvc-vinduer i stedet for tre/alu vinduer som er beskrevet. Dersom det her velges pvc-vinduer utløser det en besparelse på kr 58.000,-. Ut over dette kan det ikke foretas kutt uten at det går på bekostning av kvaliteter i prosjektet. Prisdifferansen på tilbudet til innstilte tilbyder i 2009 og tilbudet til innstilte tilbyder i 2012 er: Kontrollregnet tilbudspris 2012: kr 17.218.288,- Kontrollregnet tilbudspris 2009: kr 10.034.000,- Differanse: kr 7.184.288,- Differanse kan i grove trekk forklares med følgende Prisstigning: 870.000,- Utskifting av vinduer inkl. opsjon: 900.000,- Flytting av vognbod, grovt anslag: 200.000,- Storkjøkken: Settes til 0,- da storkjøkken ikke inngår i denne entreprisen. Opsjoner i utomhusarbeider som ikke var medtatt i 2009: 800.000,- Resterende 4.414.288,- må skyldes økt entreprisekostnad. Differansen i entreprisekostnaden gjenspeiler dagens marked kontra i 2009. Det er ikke utført endringer i anbudsmaterialet bortsett fra de overnevnte forhold som skulle tilsi en prisøkning.
For å understøtte dette er det utført beregninger av m2 pris for entreprisekostnadene for denne entreprisen og sammenlignet med Holte kalkulasjonsnøkkel for barnehage. Som det fremgår av vedlagte notat utarbeidet av HUS Arkitekter AS ligger entreprisekostnaden for den bygningsmessige hovedentreprisen ca. 50% over det statistikk fra sammenlignbare nybygg skulle tilsi. Tilbudssummen for utomhusarealene på ca. 4mill. er trukket ut i denne sammenstillingen da dette ikke inngår i statistikken. Utomhuskostnadene er høye for dette prosjektet. Dette skyldes store utomhusarealer som skal opparbeides og en del sikre og usikre kostnader ifbm. E6 utbyggingen. Kostnadene innebærer også opparbeidelse av parkeringsplass. Basert på ovenstående betraktninger vurderes tilbudssummen som høy. Elektroarbeider: Laveste pris i 2009 var kr 885.073,-. Dette var den gang eneste tilbud noe som gjør prisen lite egnet til sammenligning. Men korrigert for prisstigning gir dette en sum på kr 960.954,-. Prisdifferansen til innkomne tilbud på kr 1.313.047,- kan forklares med endrede krav til og omfang av brannalarm, adgangskontroll og innbruddsalarm. Demontering av midlertidig varmeanlegg og generelt høy press i markedet kan ha påvirket prisen. Luftbehandlingsarbeider: Laveste pris i 2009 var kr 924.990,-. Korrigert for prisstigning gir dette en sum på kr 1.004.293,- Det er gjort mindre endringer i konkurransegrunnlaget slik at innkomne tilbud på kr 938.033,- vurderes å ligge innenfor hva man skal kunne forvente. Kvadratmeterpris: For beregning av m2 kostnader er det benyttet en budsjettpris på kr 37.335.000,-. Det er forutsatt at m2 pris på kjeller og m2 pris på restaurering av eksisterende bygg koster 60% av m2 pris for nybygg. Bygningsavsnitt Areal Pris i m² Ny bygning plan 1 532 39.769,- Ny bygning kjeller 178 23.861,- Eksist. bygning 500 23.861,- Gjennomsnittlig pris 1210 30.855,- Prisene fra 2009 var på ca. kr 27.000 for nybygg, ca. kr 22.000,- for underetasjen og ca. kr 16.000,- for restaurering av eksisterende bygg. Det ble brukt en annen fordelingsnøkkel mellom de ulike bygningsavsnittene i 2009 enn i 2012. Dette da innholdet i de ulike bygningsavsnittene er noe endret side sist gang. Dette gjør at tallene ikke uten videre kan sammenlignes direkte. Ved sammenligning av m2 prisene fra 2009 og 2012 må man ta høyde for de forhold som er nevnt over. Generell vurdering av prosjektkostnadene: Som det fremgår av punktene over er det ulike forhold som medfører at prosjektkostnadene for dette prosjektet er relativt høye. Det er høye konsulentkostnader, kostnader med grunnerverv, regulering og støyskjerming samt kostnader til midlertidig utbedring av pålegg fra arbeidstilsynet. Det er videre på generelt grunnlag en kostbar løsning å renovere og bygge ut et eksisterende bygg kontra å bygge et frittstående nytt bygg. I tillegg er markedet i dag slik at entreprisekostnadene har økt betydelig siden 2009. Det er vanskelig å forutse utviklingen i markedet i tiden som kommer, men Rådmannen mener at det trolig ikke ligger noen betydelig besparelse i å utsette prosjektet ytterligere. Tilbakemeldinger fra markedet tyder på at en totalentreprise hadde vært mer hensiktsmessig for dette prosjektet i dagens marked. Imidlertid
vurderes det å ikke ligge betydelige besparelser på å endre dette nå når prosjektet allerede er ferdig prosjektert som en byggherrestyrt del-entreprise. Det er planlagt å gjennomføre prosjektet uten å benytte innleide midlertidige lokaler. Dette er tenkt gjennomført ved at tilbygget inkludert utomhusarealer bygges helt ferdig først. Når dette er klart til innflytting flyttes driften over i nybygget mens renoverings- og ombyggingsarbeidene i eksisterende bygg pågår. For at dette skal la seg gjennomføre må man vente med å ta inn det økte antall barn tilbygget tillater til hele prosjektet er helt ferdig. Denne løsningen medfører en del praktiske utfordringer i byggetiden for å sikre rasjonell fremdrift i byggeprosjektet samtidig som sikkerheten til barn og ansatte skal ivaretas. Imidlertid er det vurdert at en slik modell er fullt forsvarlig gjennomførbar så lenge nødvendige tiltak iverksettes. Denne løsningen medfører trolig en noe økt entreprisekostnad, men besparelsen ved å unngå leie av midlertidige lokaler vurderes å være betydelig høyere. Finansiering: Kostnadsrammen på kr 37.335.000,- finansieres ved låneopptak på kr 33.683.500,- og mva.- kompensasjon på kr 3.651.500. Dette er basert på en mva.- kompensasjon på 40 %. Tilbudsevaluering De kom inn få tilbud på de ulike entreprisene. Tilbakemeldinger fra markedet tyder på at mange har nok arbeid. Dette kan ha påvirket antall tilbydere og dermed prisene og kvaliteten på innkomne tilbud. Det er ikke noe som tyder på at det kan være andre forhold som har påvirket antall tilbud. Generelt vises det til konkurransegrunnlaget for kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier samt regler for evaluering. Det vises til vedlegg Tilbudsevaluering for poengberegning og utdypende redegjørelse vedrørende evaluering av de enkelte kriterier. Innkomne tilbud ble først vurdert opp imot kvalifikasjonskravene satt i konkurransegrunnlaget. Flere tilbydere har levert manglende dokumentasjon for vurdering av oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Iht. reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) ble det gitt en kort frist for ettersendelse av denne informasjonen. Ved denne fristens utløp d. 10.05.12 kl. 1200 manglet det fremdeles dokumentasjon fra Bakco AS. Manglende dokumentasjon var av en slik art at det plikter til avvising av tilbudet iht. reglene i FOA. Øvrige tilbydere ble kvalifisert. Alle innstilte entreprenører er godkjente lærebedrifter. I tildelingsfasen er tilbudene vurdert opp imot tildelingskriteriene satt i konkurransegrunnlaget. Det vises til vedlagte tilbudsevalueringer for detaljer. Sammendrag: Pris(70 %): Tilbyderne skulle fylle ut prisskjema for de enkelte fag. I evalueringssammenheng skal også evt. opsjoner og stipulerte regningsarbeider inngå i summen. Tilbudene ble oversendt til de ulike konsulenter for kontrollregning. Summer og poenggiving er opplistet under (eks mva.). Bygningsmessig hovedentreprenør inkl. utomhus: 1. Primahus Entreprenør AS: Avvist.
2. Hent AS: kontrollregnet tilbudssum: kr 17.218.288,- som gir 8,3 poeng. 3. MT Byggteknikk AS: kontrollregnet tilbudssum som gir 10 poeng. Luftbehandlingsarbeider inkl. automasjon: 1. Bakco AS: Avvist 2. Aircomfort Trøndelag AS: kontrollregnet tilbudssum: kr 938.033,- som gir 10 poeng. Elektroarbeider: 1. Relacom AS: kontrollregnet tilbudssum: kr 1.313.047,- som gir 10 poeng. 2. ES Elektro AS: kontrollregnet tilbudssum: kr 1.706.000,- som gir 7,7 poeng. Organisering og gjennomføring(15 %): Tilbyder skal ved hjelp av en gjennomføringsplan og en fremdriftsplan demonstrere for Oppdragsgiver hvordan Tilbyder har planlagt å organisere og gjennomføre dette konkrete prosjektet. Bygningsmessig hovedentreprenør inkl. utomhus: 1. Primahus Entreprenør AS: Avvist. 2. Hent AS: 10 poeng. 3. MT Byggteknikk AS: 5 poeng. Luftbehandlingsarbeider inkl. automasjon: 1. Bakco AS: Avvist 2. Aircomfort Trøndelag AS: 10 poeng. Elektroarbeider: 1. Relacom AS: 10 poeng. 2. ES Elektro AS: 10 poeng. Kvalitet på leveransen(15 %): Tilbyder skal ved evalueringsrapporter dokumentere at Tilbyder tidligere har utført relevante oppdrag der Oppdragsgiver er fornøyd med leveransen. Bygningsmessig hovedentreprenør inkl. utomhus: 1. Primahus Entreprenør AS: Avvist. 2. Hent AS: 10 poeng. 3. MT Byggteknikk AS: 0 poeng. Luftbehandlingsarbeider inkl. automasjon: 1. Bakco AS: Avvist 2. Aircomfort Trøndelag AS: 10 poeng. Elektroarbeider: 1. Relacom AS: 10 poeng. 2. ES Elektro AS: 10 poeng. Samlet vurdering: Poengene som er gitt i de ovenstående tildelingskriterier er regnet sammen etter reglene satt i konkurransegrunnlaget. Den tilbyder som samlet får høyest poengsum er den som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Stjørdal kommune og skal dermed tildeles
kontrakt. For detaljer vedr. poengsettingen av tildelingskriteriene vises det til de respektive tilbudsevalueringer for de ulike entreprisene. For bygningsmessig hovedentreprise ga tildelingskriteriene i dette tilfellet relativt store utslag. Dette skyldes at tilbyder 3 har levert et tilbud der det delvis mangler dokumentasjon for vurdering av tildelingskriteriene. Der slik dokumentasjon mangler skal det da iht. reglene i konkurransegrunnlaget gis karakter 0. Oppdragsgiver har ikke anledning til å be om å få ettersendt slik dokumentasjon. Samtidig skal beste tilbyder ha karakter 10. I og med at det bare er 2 tilbydere som er evaluert medfører dette at tilbyder 2 fikk 10 poeng på disse tildelingskriteriene, mens tilbyder 3 fikk 0 og 5 poeng. Tilbyder 3 hadde levert tilbudet med lavest pris, men poengsettingen av de øvrige tildelingskriteriene medfører at prisen alene ikke ble avgjørende for hvilken tilbyder som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Stjørdal kommune, vurdert ut ifra de på forhånd satte tildelingskriterier. For elektroarbeider fikk tilbyderen som har levert det tilbudet med lavest pris i tillegg beste karakter på de øvrige tildelingskriterier. Det fremgår derfor at tilbyder 1 Relacom AS har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Stjørdal kommune. For luftbehandlingsarbeider ble tilbyder 1 avvist slik at kun tilbyder 2 gjensto til evalueringen av tildelingskriteriene. Det fremgår derfor at tilbyder 2 Aircomfort Trøndelag AS har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Stjørdal kommune. Byggetid: Det er valgt å ikke legge opp til konkurranse på byggetid for dette prosjektet. I stedet er det satt en frist for overtakelse, 01.08.13. Denne forutsetter at fremdriften frem til igangsettingstillatelse blir gitt skjer slik det er forutsatt i konkurransegrunnlaget. Valgte hovedentreprenør har vedlagt en fremdriftsplan som er iht. disse forutsetningene. Vurdering av konsekvenser dersom prosjektet utsettes eller skrinlegges: På grunn av prosjektets relativt høye kostnad er det foretatt en overordnet vurdering av hvilke konsekvenser det vil medføre å utsette eller skrinlegge prosjektet. Det vises til notat utarbeidet av Etat Oppvekst og Kultur for en vurdering av hvilke konsekvenser det vil ha å ikke gjennomføre prosjektet sett fra deres ståsted. Dersom man velger å utsette prosjektet ytterligere vil det utløse en rekke økonomiske konsekvenser: Allerede påløpte kostnader i prosjektet er kr 3,9 mill. Disse er i hovedsak knyttet til prosjekteringskostnader, kostnader ifbm. grunnerverv og regulering samt kostnader ifbm. midlertidige tiltak etter pålegg fra arbeidstilsynet. Disse kostnadene må finansieres selv om prosjektet kuttes i omfang eller skrinlegges helt. Prosjektet kan for øvrig avsluttes uten at det påløper vesentlige ytterligere kostnader bortsett fra evt. ufakturerte beløp fra konsulenter og jurister. Anslagsvis kr 100-200.000,-. Foreliggende prosjekt har en rammetillatelse der tek07 er lagt til grunn. Ved en utsettelse vil denne rammetillatelsen løpe ut og man må søke om ny rammetillatelse ved neste utsendelse. Dette utløser et behov for en omprosjektering av prosjektet for å tilpasse det til gjeldende krav. Denne kostnaden anslås til minimum kr 200.000,- i rene prosjekteringskostnader samt en økning også av entreprisekostnadene. Det er ikke foretatt beregninger av dette men kan være et betydelig beløp.
Man må påregne ytterligere minimum kr 2-300.000,- i konsulentkostnader ved en ny anbudsutsendelse. Dette avhenger av hvor lenge man venter før man sender ut på nytt. Man bør vente minimum et år før man evt. sender ut på ny anbudsrunde. Det foreligger flere pålegg fra arbeidstilsynet som allikevel må utbedres omgående dersom byggeprosjektet ikke settes i gang nå. Disse forholdene er i dag utbedret med midlertidige tiltak som er godkjent under den forutsetning at byggeprosjektet kommer i gang. Tiltakene går på inneklima og arbeidsmiljø for de ansatte. Minimumstiltak for fortsatt drift av barnehagen innebærer nytt ventilasjonsanlegg for å oppnå tilfredsstillende inneklima samt et tilbygg for å tilfredsstille krav til personalrom, arbeidsrom o.l. Nytt ventilasjonsanlegg vil også uansett utløse behov for ekstra arealer da det ikke lar seg gjøre å få plassert dette i eksisterende bygningsmasse. Det er ikke prosjektert og kostnadsberegnet hva det vil koste å kun utføre disse tiltakene. Ovenstående punkt er minimumskrav etter pålegg fra arbeidstilsynet. I tillegg kommer en rekke tiltak som knyttes til behov for vedlikehold og utbedringer av bygget. Dette er blant annet nytt kjøkken, nye vinduer, bedre belysning, utbedre varmeanlegg samt utbedre slitte belegg og overflater. Dette er tiltak som er inkludert i foreliggende prosjekt, og som allikevel bør settes i gang innen kort tid for å kunne opprettholde hensiktsmessig og forsvarlig barnehagedrift i bygget. Det er ikke kostnadsberegnet hva det vil koste å kun utføre disse tiltakene uten å øke kapasiteten på bygget, men det er snakk om flere millioner. Vi vet at det vil bli en forholdsmessig høy kostnad i og med at allerede påløpte kostnader vil inngå i denne summen og det vil bli nødvendig med ytterligere prosjektering. I påvente av evt. utbedring av eksisterende bygning vil barnehagedriften måtte flyttes til midlertidige lokaler. Dette må være fullverdige barnehagelokaler som vil måtte bli benyttet i minimum 1-2 år. Det er ikke innhentet pris på leie av slike lokaler men som en indikasjon så har Trondheim kommune en slik modulbasert barnehage tilpasset 80 barn de tidligere i år ønsket å selge. Denne løsningen innebærer leasingskostnader på kr. 118.330,- pr mnd, 800.000,- i fraflyttingskostnader og kr 1.000.000,- i monteringskostnader. Totalt ca. kr 4,6 mill. for en periode på 2 år. Det vil med andre ord være behov for betydelige investeringer for å kunne opprettholde videre drift i Kvislabakken barnehage selv om foreliggende byggeprosjekt ikke igangsettes. Totalsummen vil avhenge av hvilke tiltak man velger å sette i gang. Dersom man velger å skrinlegge prosjektet vil det i tillegg få følgende konsekvenser: Prosessen med grunnerverv er gått så langt at dersom den avbrytes må det tas høyde for at det vil kunne komme økonomiske krav. Dersom man ikke iverksetter overnevnte tiltak for å utbedre minimumskrav for videre drift må driften av barnehagen trolig opphøre innen kort tid. For å opprettholde barnehagedekningen må det da settes i gang en prosess for å finne en ny egnet tomt, og det må prosjekteres en ny barnehage. Dette er en prosess som vil ta minimum 1-2 år. I mellomtiden må barnehagedriften flyttes ut i midlertidige lokaler med de kostnader det medfører. Med bakgrunn i ovenstående vurderer Rådmannen at foreliggende byggeprosjekt vil være den totalt sett beste løsningen for Stjørdal kommune dersom man ønsker å opprettholde en rasjonell og god barnehagedrift ved dagens Kvislabakken barnehage. Rådmannen vurderer det som strategisk riktig å gjennomføre grunnerverv og utbygging på Kvislabakken da dette er et område som logistikkmessig er godt egnet. Rådmannen mener det vil være et riktig valg i et langtidsperspektiv.