DIS-NORGE, Slekt og Data Referat LEDERSAMLINGEN 17. &18. OKTOBER 2015, Gardermoen Hvor er vi i dag og hvordan skal vi komme oss dit vi vil? Årets ledersamling hadde som gjennomgangstema å drøfte hvordan vi best kan konkretisere, og prioritere, handlinger og kommunikasjon, slik at vi kan nå målene i strategisk plan for DIS-Norge 2015 2017. I alt deltok leder- eller nestleder fra samtlige distriktslag sammen med styret og administrasjonen. VELKOMMEN og forventninger til dagene Anne ønsket velkomment og innledet. Ledersamlingen er en unik mulighet for styret og distriktslederne sammen å drøfte videre strategier for organisasjonen. Forventningene til årets samling var å drøfte, få innspill og forankre strategivalg forut for landsmøtet sammen med lederne. Det ble derfor lagt opp til mye strategi- og gruppearbeid og mindre eksterne presentasjoner. Forventinger sett fra et distriktsledersynspunkt Odd Marthinsen, DIS-Østfold, innledet med noen tanker rundt programpostene som ville bli drøftet i løpet av helgen. Hva skjer for tida? Status fra styret v/tone Moseid Styreleder orienterte om økonmiprosjektet. Økonomien i organisasjonen er sunn, men krevende i forhold til de investeringer vi på sikt bør få på plass for å skape et best mulig medlemstilbud. Alle kostnader er gjennomgått, uten at man har klart å finne store rom for ytterligere besparelser. Vi har økende inntekter i form av økt annonsering på nettsiden, men dette er likevel foreløpig beskjedent. Vi ser en svak medlemsøkning, men opplever også sterkere konkurranse. Organisasjonen er fremdeles blant de 16 av 22 medlemsorganisasjonene hos Kulturvernforbundet som ikke får statsstøtte. Dette er imidlertid et langsiktig arbeid og hvor hele organisasjonen må blir flinkere til å tydeliggjøre vår samfunnsnytte. Slektsforskning er ikke bare en hobby, det er en viktig del av vår kulturarv. Vi spiller en betydelig rolle også som veiledere. Denne kompetansen kan bli enda viktigere nå som Riksarkivet omorganiserer. DIS-Norge skal være en åpen, synlig og profesjonell organisasjon. I 2016 ønsker vi å få på styrke en helhetlig kommunikasjon og profil. Styret ønsker å prioritere ny nettside i 2016. Dagens nettside imøtekommer ikke dagens forventede standard. Det er et behov for responsiv design og enklere intuitiv navigasjon, slik at medlemmene og andre aktuelle målgrupper raskt finner aktuell informasjon og veiledning. For å få dette til vil det være nødvending å omdisponere midler i 2015 og gjøre noen omprioriteringer for 2016 for å sikre et best mulig medlemstilbud. Digital versjon av Slekt og Data har vært vurdert, men
2 tilbakemeldingene fra medlemsundersøkelsen viser at tiden ikke ennå er inne for større endringer her. Organisasjonen må ta noen grep og det er drøftet hvorvidt distriktslagene kan bidra i større grad for at vi skal ha mulighet til å få på plass bedre fellesløsninger. Blant annet er det drøftet om lederne også i noen grad kan dekke deler av utgiftene til for eksempel ledersamlingen. MEDLEMSUNDERSØKELSEN 2015 Som et grunnlag for en videre prioriteringer har vi år for første gang gjennomført en stor medlemsundersøkelse i regi av TNS-Gallup. Leder av DIS-Asker, Harald Djupvik fra TNS-Gallup, har hatt ansvar for gjennomføringen av undersøkelsen og presenterte rykende ferske tall. Undersøkelsen ble utsendt til alle distriktslag etter møtet. I alt har hele 40 prosent av medlemmene svart, noe som er svært bra. Det er god svarprosent fra alle distriktslag. En generell tilbakemelding er at medlemmene er svært fornøyd med medlemskapet sitt. I alt tilsvarer tiden våre medlemmer bruker på slektsforsking 1200 årsverk. Hovedmotivasjonen for å drive med slektsforskning er enten å lære mer om egen familiehistorie, eller finne, bevare og formidle egen historie videre til nye generasjoner. Formidling er en viktig driver til hvorfor man holder på med dette. Hovedmotivasjonen for å være medlem i foreningen er at man blir en del av et faglig nettverk der man kan stille spørsmål og hjelpe hverandre. Fellesskap og informasjon på nettsider og i medlemsbladet Slekt og Data bidrar til å gjøre slektsforskningen enklere og mer spennende og er viktige medlemsfordeler. Undersøkelsen viser også at jo mer inkludert og jo mer kunnskap medlemmene får, jo mer fornøyde er de. Det største potensiale for forbedring er kurs, veiledning og oppfølging av nybegynnere. Strategisk plan for DIS-Norge 2015-2017: LOBBY, strategisk kommunikasjon og politisk budskap DIS-Norge, Slekt og Data har som mål at vi innen 2017 skal være likestilt med andre kulturvernorganisasjoner i form av anseelse og troverdighet, vi skal ha skapt forståelse for den betydning slektsforskning har for å ivareta individets historie - og vi har som mål å få statlig driftsstøtte. DIS-Norge, Slekt og Data er i dag en av få organisasjoner under Norges Kulturvernforening som ikke mottar noen form for statlig støtte. For å få til dette må vi igangsette en systematisk og langsiktig lobbyvirksomhet. Sammen må vi drøfte hvordan vi best kan lykkes i dette arbeidet. Anne innledet og henviste til at DIS-Norge, Slekt og Data ikke har forankret samfunnsnytten i våre vedtekter. Det blir viktigere for oss fremover og tydeliggjøre at slektsforskning ikke bare er en hyggelig hobby, men et viktig bidrag til vår immaterielle kulturav. Lobby er et langsiktig arbeid. Her må vi bli enda flinkere til å spisse budskapet og synliggjøre hva vi som organisasjon bidrar til. DIS-Norge vil delta på høringen i stortinget om statsbudsjettet 2016. Men vel så viktig er det å ha møter med flest mulig politikere i perioden desember og januar når premissene for statsbudsjettet for 2017 legges. Arbeidet med å komme inn i de enkeltes partiprogram for stortingsvalget i 2018 starter også allerede nå.
3 Gruppearbeid: Drøfte vår samfunnsnytte og hvordan vi kan synliggjøre dette lokalt og sentralt. Har vi en formålsparagraf som underbygger vårt politiske budskap? Gode diskusjoner og konkretisering av vår samfunnsnytte og innspill til forbedring av formålsparagrafen. Flertallet var positive til at styret utarbeider forslag til formålsparagraf som tydeliggjør samfunnsnytten. Forslag med bakgrunn i forslagene som kom frem på ledersamlingen, legges frem for landsmøtet i april. SYNLIGGJØRING & PROFIL DIS-Norge skal sikre at vi forblir en attraktiv organisasjon som tiltrekker oss nye og beholder gamle medlemmer. Innen 2017 har vi målsetning om å ha en ny, tydelig, sterk og gjenkjennelig markedsprofil. Styret er nå i gang med å utrede muligheter for ny nettside som tilfredsstiller dagens krav til brukervennlighet, utforming og lesbarhet på alle plattformer. I denne anledning er det også naturlig samtidig å se på en revitalisering av profil og navn. Ny grafisk profil - presentasjon og retning videre Forslag til foreløpig retning for en ny helhetlig profil ble presentert og godt mottatt. Forsalg til ny profil tar utgangspunkt i dagens logo med brikker/klosser og videreutvikler denne ideen. En endelig profil skal ende opp i en designmanual og være enkel for alle å bruke. En ny profil krever alltid modning. Bestillingen til designer har vært at erfarne, så vel som nye slektsforskere, så fort og enkelt som mulig skal forstå hva organisasjonen står for. Administrasjonen tar forslagene til forbedring med tilbake til designer, og videreutvikler og tydeliggjør profilen og legger nytt forslag frem for styret. Navn på organisasjonen. Eget utsendt notat. Det var på forhånd sendt ut et drøftingsnotat for diskusjon om navneendring. Naturlig nok skapte dette en livlig - men konstruktiv debatt. Tilbakemeldingen var delte, men det kan synes som om mange kan være positive til å ta i bruk Slekt og data som profileringsnavn. Styret tar med seg gode innspill inn i det videre arbeidet. Det utarbeides skisser til logo som kan gjøre det enklere visuelt å forestille seg hvordan dette kan løses på gode måter, også i kombinasjon med det enkelte distriktslag. PRODUKT- OG MEDLEMSUTVIKLING DIS-Norge skal utvikle enda bedre tilbud og aktiviteter til våre medlemmer. Innen 2017 skal vi ha utviklet nye og attraktive kurs ved bruk av nye medier i tillegg til de tradisjonelle kursene. Vi skal tilby medlemmene verdiskapende veiledning innenfor områder som berører slektsforskning. Eksempel på mulig felles satsing: Mødrenes plass i slektsforskningen Carl Birger van der Hagen, presenterte forslag til DNA-prosjekt og noen av mulighetene som DNA åpner for innenfor slektsforskning. Medlemsundersøkelsen viste også at selv om mange foreløpig ikke har testet seg er det et stadig økende antall som får øynene opp for DNA og som ønsker å teste seg. Det har skjedd en rivende utvikling på DNA-området de siste årene som har gjort at dette er nå er mer tilgjengelig for folk flest. DIS-Norge opplever også å få spørsmål om DNA. Forslaget er om vi kan samarbeide om en kurspakke på tvers av distriktslagene som informerer om DNA. Tilbakemeldingene syntes positive og gruppen som er ansvarlige for utvikling av kurs ser nærmere på hvilke muligheter som finnes. Det var kom blant annet ønske om kurs for kursholdere lokalt. Og muligheten for å opprette et medlemstilbud som kan integrere medlemmenes slektsdata med DNA-funn.
4 Slektsforskerdagen hvordan kan det best organiseres og synliggjøres. Eget notat. Det var på forhånd sendt ut et drøftingsnotat for diskusjon. SFD er en merkevare, og det er bygd opp et landsdekkende apparat som bidrar med et stort antall arrangementer. SFD bygger opp under innsatsområdene i strategisk plan, som dreier seg om synliggjøring og medlemsutvikling. Det ble en god diskusjon om Slektsforskerdagen under ledersamlingen. Det var ingen entydig tilbakemelding på de foreslåtte alternativene, men ønsket om muligheter for fleksible løsninger lokalt, både for tidspunkt for gjennomføring, samt for tematikk, synes å være i flertall. Styret tar med seg tilbakemeldingene fra ledersamlingen. Foreslåtte alternativ: 1) Skal det fremdeles være en felles dag for hele landet? 2) Kan man tenke seg en kombinasjon av en felles dag, og det å legge et litt større arrangement til ett sted i landet, og la dette gå på omgang? 3) Skal dagen eventuelt flyttes til september under Kulturminnedagene 4) Er det behov for et felles tema? Grensetreff Grensetreff er et samarbeid med Svenska Migrationscentret samt Sveriges Släktforskarförbund og DIS-Norge. Årets treff var i Sverige. I 2017 er det DIS-Norges som har ansvar for gjennomføringen. Ledersamlingen drøftet hvorvidt dette arrangementet var noe vi skal fortsette med, og i så fall hvordan dette best kan organiseres. Forslaget fra styret var at ett eller flere distriktslag tar ansvar for gjennomføringen av Grensetreff. Arrangementet må være selvfinansierende, med påmelding og muligheter for eventuell avlysning hvis man ikke får nok deltakere til å dekke utgiftene. DIS-Oslo/Akershus og DIS-Hedmark tok der og da initiativ til å samarbeide om Grensetreff i 2017. SØNDAG 17. OKTOBER PRODUKT OG MEDLEMSUTVIKLING forts. Søndagen startet med oppsummering og presentasjon av gruppearbeidet fra dagen før. Referert til i sakene over. ORGANISASJONSUTVIKLING DIS-Norge skal ha en transparent, tilpasset og effektiv organisasjon. Vi skal jobbe kontinuerlig med å utvikle og tilpasse organisasjonen. Drøftingspunkter: Hvordan kan DIS-Norge sentralt samordne og legge til rette for at distriktslagene kan få gjennomført sine oppgaver. Det er et ønske at alle tillitsvalgte enkelt skal finne den informasjon de har behov for på en enkel måte. Her gjenstår en opprydding og organisering på nettsiden. Tone presenterte også et eksempel på en oversiktlig håndbok hvor tillitsvalgte kan finne alt man trenger. Positive tilbakemeldinger. Også ønske om konkretisering og beskrivelse av de enkelte tillitsvalgtes arbeidsoppgaver, f.eks. kassererrollen.
5 Hvordan kan vi sikre god informasjonsflyt og kunnskapsdeling på tvers av distriktslagene? God og effektiv informasjonsflyt og kunnskapsdeling styrker organisasjonen. Vi vet at mange sitter med samme type oppgaver, lager nesten samme type kurs og hefter. Her har vi et potensiale å ta ut. Dette kan deles på nettsiden. Bedre systemer for dette skal på plass. Men foreløpig oppfordres alle til å sende det de har bearbeidet av kurs- og informasjonsmateriale til kontor@disnorge.no så kan vi legge dette på nettsiden under fanen for tillitsvalgte og skape en idebank med info/kurs/temaer/foredrag som alle kan benytte. Hva finnes av støtteordninger og søkemuligheter? Kjell Helge Moe, DIS-Oppland oppfordret alle til andre distriktslag til å benytte seg av de inntektsmuligheter som ligger i Studieforbundet. DIS-Møre og Romsdal får hvert år overført ca 15.000 i kursstøtte. Her ligger det muligheter for flere. Medlemsfakturering - effektivisering og purring I januar sender vi ut faktura for 2016. Det er begrenset hvor hyggelig det er å ringe å purre på medlemmene for å få dem til å betale. Vi skal derfor sørge for at det kommer bedre informasjon på forhånd og oppfordre folk til å sjekke e-posten sin. Det kommer en påminnelse i siste nummer av Slekt og data. I tillegg vil vi informere på nettsiden. Distriktslagene oppfordres til å gjøre det sammen. Vi skal også vaske purrelister, herunder fjerne duplikater, slik at listen blir mest mulig korrekt. Takk for nå og vel hjem!
Utkast til referat fra ledersamlingen 2015. Forbehold om endringer. 6