Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse med befaring over Nasjonal-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: Beredskapsvakt og service på kjøleanlegg Tjenestekontrakt Saksnr: 16/405 Folkehelseinstituttet: Nasjonalt folkehelseinstitutt Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson konkurransegrunnlaget generelt: Navn: Henrik Borrelly Bjering Tittel: Rådgiver Telefon: 21 07 80 30 E-post: Anskaffelser@fhi.no med kopi til henrikborrelly.bjering@fhi.no Ved all kommunikasjon i forbindelse med anbudskonkurransen skal det sendes e-post til begge e-postadressene ovenfor.
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 1.1 1.2 Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon... 4 1.1.1 Ansatte og interessenter... 4 1.1.2 Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet... 4 1.1.3 Etablering av konsernmodell for helseforvaltningen... 5 Folkehelseinstituttets kontaktperson... 5 2 Om anskaffelsen... 6 2.1 2.2 2.3 Anskaffelsens formål og omfang... 6 2.1.1 Formål... 6 2.1.2 Omfang... 6 2.1.3 Verdi... 6 Kontrakt... 7 2.2.1 Kontraktsperiode... 7 2.2.2 Kontraktstype... 7 Kunngjøring av anskaffelsen... 7 3 Regler for gjennomføring av konkurransen... 7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 Anskaffelsesprosedyre... 7 Språk... 7 Fremdriftsplan... 7 Befaring... 8 Kommunikasjon... 8 Tilbyders deltakelseskostnader... 8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 8 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 3.8.1 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget... 9 Deltilbud... 9 Alternative tilbud... 9 Forbehold og avvik... 9 Tilbakekalling av tilbud... 9 Avvisning av tilbud... 9 4 Lønns- og arbeidsvilkår... 10 Konkurransegrunnlag 16/405 Side 2 av 16
5 Konfidensialitet og offentlighet... 10 5.1 Taushetsplikt... 10 5.2 Offentlighet... 10 6 Krav til tilbudet... 11 6.1 Tilbudsfrist... 11 6.2 Leveringsadresse... 11 6.3 Formkrav og struktur... 11 6.3.1 Generelt... 11 6.3.2 Formkrav... 11 6.3.3 Innhold og struktur i tilbudsbrev... 12 7 Kvalifikasjonskrav... 12 7.1 Om kvalifikasjonskravene... 12 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere... 12 7.3 Tilbudet... 13 7.4 Obligatoriske krav... 13 7.5 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 13 7.6 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 13 7.7 Krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 14 8 Tildelingskriterier... 14 8.1 Tildelingskriterier... 14 9 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen... 15 9.1 Åpning av tilbud... 15 9.2 Evaluering... 15 9.3 Avvisning av tilbud... 15 9.4 Avlysning av konkurranse... 15 9.5 Meddelelse om valg av leverandør... 15 9.6 Klage... 16 10 Vedlegg... 16 Konkurransegrunnlag 16/405 Side 3 av 16
1 Innledning 1.1 Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo, Porsgrunn og Bergen. Instituttet er en nasjonal kompetanseinstitusjon på følgende fagområder: o smittevern o psykisk og fysisk helse o miljøfaktorer, rusmidler, tobakk, ernæring, fysisk aktivitet og andre forhold som påvirker helsetilstanden og ulikhet i helse o helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen o internasjonal helse o rettsmedisin 1.1.1 Ansatte og interessenter Ansatte i Folkehelseinstituttet favner faggrupper som leger, biologer, fysiologer, samfunnsvitere, sykepleiere, bioingeniører og forskere og helsepersonell for øvrig. Flertallet av de ansatte har høyere utdannelse. Viktige interessentgrupper er andre helsemyndigheter, flere departementer, helsetjenesten i kommuner og fylkeskommuner, spesialisthelsetjenesten (sykehus, poliklinikker, legespesialister, ambulansetjeneste og annet), andre forskningsmiljøer, og befolkningen. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se www.fhi.no og Strategi for Folkehelseinstituttet 2014-2018 1.1.2 Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet I 2002 ble det besluttet en tredelt arbeidsdeling mellom myndighet, tilsyn og kunnskapsproduksjon i helsesektoren. Helsedirektoratet fikk i hovedsak ansvar for forvaltning og myndighetsutøvelse, Helsetilsynet fikk tilsynsfunksjoner og Folkehelseinstituttet fikk ansvar for kunnskapsproduksjon. Helse- og omsorgsdepartementet har vedtatt endringer for Folkehelseinstituttet og flere andre underliggende etater som rendyrker denne arbeidsdelingen. Følgende etater ble innlemmet i Folkehelseinstituttet 01.01.2016: o Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten (med unntak av Avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet og Sekretariatet for Nasjonalt råd for prioritering) o Statens Institutt for rusmiddelforskning o Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Konkurransegrunnlag 16/405 Side 4 av 16
1.1.3 Etablering av konsernmodell for helseforvaltningen Helsedirektoratet har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet gjennomført utredningen "Konsernmodell for administrative tjenester Vurdering av konsernmodell i sentral helseforvaltning". Utgangspunktet for utredningen er en målsetting om å effektivisere og redusere ressursbruken på administrative arbeidsoppgaver. Utredningen fra Helsedirektoratet ble oversendt 1. november 2015 og har vært til vurdering i Helse- og omsorgsdepartementet. Regjeringen har nå besluttet at det skal etableres en konsernmodell som omfatter alle etatene i den sentrale helseforvaltningen. Hovedmålet er effektivisering, men også å tilrettelegge for større og mer robuste kompetansemiljøer og kvalitets- og kompetanseheving i administrative tjenesteledd. Vedtaket innebærer etablering av en tredelt konsernmodell: Etablering av tjenestesenter i Norsk Helsenett SF Det tas sikte på å etablere et sentralt tjenestesenter for administrative tjenester i helse- og omsorgsforvaltningen som en del av Norsk Helsenett. Tjenestesenteret får ansvar for sentrale funksjoner når det gjelder anskaffelser, IKT og informasjonsforvaltning/arkiv. Etablering av nytt tjenestesenter foretas med Oslo-området som geografisk utgangspunkt. På sikt skal det vurderes om deler av tjenestene skal leveres fra Trondheim, Tromsø og Svalbard. Etablering av sentrale HR-funksjoner i Helsedirektoratet Det skal utredes etablering av utvalgte HR-funksjoner for den sentrale helseforvaltningen i Helsedirektoratet. Aktuelle tjenester kan være arbeidsrettslig rådgivning, rekruttering og kompetanseutvikling. Overføring av funksjoner for lønn, regnskap, reiseadministrasjon til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Det planlegges for at alle etater fra 1. januar 2017 skal ta i bruk DFØs fullservicemodell for lønn, regnskap og reiseadministrasjon. Det er en forutsetning for oppdraget at endelige avtaler med DFØ om overføring av oppgaver samlet sett innebærer en innsparing for helseforvaltningen, og at den ivaretar etatenes særlige behov for tilleggstjenester. Endringer i organisasjonen jfr. pkt. 1.1.2 og 1.1.3 vil derfor forekomme og vil kunne ha innvirkning på denne kontrakten, noe som kan bety både økning og reduksjon av omfanget. 1.2 Folkehelseinstituttets kontaktperson Folkehelseinstituttets kontaktperson er: Henrik Borrelly Bjering Konkurransegrunnlag 16/405 Side 5 av 16
Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Se kontaktdetaljer på forsiden. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Folkehelseinstituttet hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål og omfang 2.1.1 Formål FHI har behov for beredskapsvakt i forbindelse med eventuelle uønskede temperaturstigninger på kjølerom, fryserom og serverrom som inneholder uerstattelig biologisk materiale og data samt datautstyr. Beredskapsvakten skal være en 24 timers service, med døgnbemannet vakttelefon alle dager i året. Kuldemontør skal være «on-site» i løpet av maksimalt en time for kritiske feil hele døgnet alle dager i året. Det er viktig at leverandør har 24 timers tilgang til alle nødvendige reservedeler, herunder komponenter/kjølemedium enten ved eget lager eller hos underleverandør. I implementeringsfasen skal det utarbeides en liste over alle deler og leverandøren skal ha en plan for hvordan reservedeler skal kunne fremskaffes 24 timer i døgnet alle dager i året. Alt personell som skal virke i kontrakten som telefonvakt og kuldemontør ved akutt utrykning skal ha gode norskkunnskaper både skriftlig og muntlig. FHI har også behov for planlagt service (ikke utrykning) med avtalte timepriser. Leverandøren må ha de siste aktuelle sertifikater, da spesielt for F-gas. 2.1.2 Omfang Oppdragsgiver har behov for beredskapsvakt og service tilknyttet enhetene som er listet opp i vedlegg 2 oversikt over enheter ved Myren og L8. Enhetene er fordelt på henholdsvis 2 fryserom minus 20 grader, 6 kjølerom fordelt på 4 komp., 10 romkjøling i teknisk rom/ac splitt, 1 robotlager minus 20 grader og 11 server/data/patcherom. Vedrørende 11 server/data/patcherom. Det er uklart hvilke enheter hos IT avdelingen som skal videreføres. Det er stor sannsynlighet for at omfanget knyttet til IT vil gå ned i løpet av kontraktsperioden, jf. 1.1.3. 2.1.3 Verdi Verdi er anslått til mellom 500.000-800.000 over 4 år. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 6 av 16
2.2 Kontrakt 2.2.1 Kontraktsperiode Det utlyses en kontrakt med varighet på 2 år fra 2.6.2016 til 1.6.2018, med opsjon for Folkehelseinstituttet til å forlenge kontrakten med ytterligere 1 (ett) + 1 (ett) år, totalt to år. Maksimal lengde på kontrakten er 4 år. 2.2.2 Kontraktstype Avtalen vil bli regulert av vedlagte kontrakt, se Vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. 2.3 Kunngjøring av anskaffelsen Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Vi påpeker at denne prosedyren ikke åpner for forhandlinger. 3.2 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av kontrakten. 3.3 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 22.04.2016 Befaring Det vil bli holdt befaring 2.5.2016 kl. 12.00, jf. pkt. 3.4 Spørsmålsfrist 06.05.2016 kl. 13:00 Frist for å levere tilbud 12.05.2016 kl. 13:00 Tilbudsåpning Samme dag som tilbudsfrist, kl. 13:05 Evaluering Uke 20 Kontraktstildeling Tentativt uke: 20 Karensperiode (klagefrist) Informasjon gis i tildelingsbrev, jf. pkt. 9.5 Konkurransegrunnlag 16/405 Side 7 av 16
Kontraktsignering Tentativt: Uke 21 Tilbudets vedståelsesfrist 12.08.2016 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 3.4 Befaring Det vil bli avholdt befaring. Befaringen har oppstart 2.5.2016 klokken 12.00. Oppmøte er i resepsjonen til Folkehelseinstituttet i Lovisenberggata 8. Befaringen avsluttes i Sandakerveien 24 C. For påmelding send e-post til kontaktinformasjonen som er angitt på dette dokumentets forside innen 29.4.2016 kl.12.00. 3.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt. 3.2. Ingen andre personer enn Folkehelseinstituttets kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av Folkehelseinstituttet i forbindelse med denne konkurransen. 3.6 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Folkehelseinstituttet til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere Folkehelseinstitutteten i økonomiske forpliktelser. 3.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 3.3. Alle spørsmål skal merkes: 16/405, Beredskapsvakt og service på kjøleanlegg" Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson, jf. pkt. 1.2. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 3.8 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Folkehelseinstituttet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 8 av 16
Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Dersom Folkehelseinstituttet vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og/eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. Hvis man vil ha automatisk oppdatering på eventuelle endringer må man registrere sin interesse i Doffin. 3.8.1 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Hvis tilbydere oppdager åpenbare feil eller mangler i konkurransegrunnlaget henstilles de til å påpeke disse til Folkehelseinstituttet slik at de kan bli rettet / kommunisert ut. 3.9 Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang. 3.10 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.11 Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Folkehelseinstituttet kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte refereres til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og skal spesifiseres i vedlegg 9. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.12 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.13 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA 11-10 til 11-12 kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 9 av 16
4 Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles i kontrakten krav til lønns og arbeidsvilkår, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8.2.2008. Vedlagt konkurransegrunnlaget er et egenerklæringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår vedlagt, jf. vedlegg 8. Dette egenerklæringsskjemaet skal ikke fylles ut og leveres sammen med tilbudet. Leverandør som får oppdraget skal fylle ut og levere skjemaet senest 1 måned etter kontraktsoppstart. 5 Konfidensialitet og offentlighet 5.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 5.2 nedenfor. 5.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i vedlegg 7. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 10 av 16
6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen er 12.05.2016 kl. 13:00. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 6.3.2 og 6.3.3. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til Postadressen og tilbud som leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til Gateadressen Postadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Henrik Borrelly Bjering Instituttstab og administrasjon Innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo Gateadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Henrik Borrelly Bjering Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg. 0473 Oslo 6.3 Formkrav og struktur 6.3.1 Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres. 6.3.2 Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: 16/405 Beredskapsvakt, og serviceavtale kjøleanlegg v/henrik Borrelly Bjering Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 11 av 16
Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Prisskjema skal også leveres i redigerbart format. Ved avvik vil papirversjonen bli lagt til grunn. 6.3.3 Innhold og struktur i tilbudsbrev Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse. All dokumentasjon som skal innleveres fremgår av Vedlegg 1. Del Type dokumentasjon Kommentar Benytt vedlegg 1 1. Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.4. 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.5. 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.6. 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige Se konkurransegrunnlaget kvalifikasjoner 6. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier og svar på kravspesifikasjon 7. Forbehold/avvik Benytt vedlegg 9 8. Egenerklæring taushetsplikt Benytt vedlegg 7 9. Annen relevant informasjon Eventuelt (nedenfor) pkt. 7.7. Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 8.1. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 11-10. 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen planlegger å benytte underleverandører eller samarbeidspartnere i forbindelse med gjennomføring av kontrakten skal disse identifiseres i tilbudet med angivelse av hvilke tjenester eller på hvilke fagområder disse skal bidra. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 12 av 16
7.3 Tilbudet Tilbyderen skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i Vedlegg 5 - Avtaledokument. 7.4 Obligatoriske krav Krav Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte-, arbeidsgiveravgift og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav o Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. For utenlandske tilbydere o Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyders økonomidirektør/økonomiansvarlige. 7.5 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha god vandel Dokumentasjonskrav Norske tilbydere: o Firmaattest. Utenlandske tilbydere: o Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivingen i det land hvor tilbyderen er etablert. Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i vedlegg 6 er oppfyllt. 7.6 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt o Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra det siste året. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 13 av 16
Krav Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. 7.7 Krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag av liknende kompleksitet, størrelse og art. Kvalitetssikringssystem Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket/virksomheten Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt Liste med en kort beskrivelse, over de viktigste sammenlignbare leveranser eller utførte tjenester de siste tre år. Listen skal inneholde opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet og kontaktopplysninger til referanse hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. En kort beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarende standarder vil det være tilfredsstillende å fremlegge kopi av gyldig sertifikat Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy. eller vedlegge et gyldig sertifikat fra tredjeparts verifisert system som Miljøfyrtårn, EMAS, ISO14001 eller tilsvarende. 8 Tildelingskriterier 8.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjon TK Pris 60 % Korrekt utfylt prisskjema. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 14 av 16
TK Kvalitet 40 % Meroppfyllelse av minstekrav i vedlegg 3 Kravspesifikasjon for følgende punkter: 2.1.5 2.1.6 2.1.8 9 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen 9.1 Åpning av tilbud Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av Folkehelseinstituttet. Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning av tilbudene. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i felleskap og det føres egen åpningsprotokoll. Det er ikke anledning for tilbydere å være tilstede ved tilbudsåpning. 9.2 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Evaluering vil skje slik at beste tilbud under hvert tildelingskriterium vil gis best score. Poengskalaen som vil bli benyttet er 1-10. Folkehelseinstituttet bruker en forholdsmessig evalueringsmodell. 9.3 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA 11-10 kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 9.4 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 13-1. Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold, og manglende konkurranse. 9.5 Meddelelse om valg av leverandør Etter at valg av leverandør er gjort vil alle berørte leverandører informeres skriftlig om dette. Meddelelsen vil inneholde navn på hvem som er tildelt kontrakt samt en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA 11-14. Konkurransegrunnlag 16/405 Side 15 av 16
Meddelelsen vil også angi tidspunkt for utløp av karensperioden. 9.6 Klage Tilbydere kan klage på valg av leverandør. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med tildelingskriteriene kan tildelingsbeslutningen annulleres frem til kontrakt er signert. 10 Vedlegg Vedlegg til konkurransegrunnlaget Fylles ut /signeres av tilbyder JA NEI Vedlegg 1 Tilbudsbrev med innholdsfortegnelse Vedlegg 2 Oversikt over enheter ved Myren og L8 Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Vedlegg 4 Prisskjema Vedlegg 5 Avtaledokument Vedlegg 6 Mal, egenerklæring om vandel Vedlegg 7 Mal, egenerklæring taushetsplikt Vedlegg 8 Difis skjema for egenrapportering av lønns og arbeidsvilkår Vedlegg 9 Mal, tilbyders forbehold avvik Konkurransegrunnlag 16/405 Side 16 av 16