HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 15.11. 2010 Møtetid: Kl. 09.00 NB! Merk tidspunkt Møtested: Høylandet kommune. Sykeheimen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Fra kl. 10.00 14.15 vil kontrollutvalget ha møte med ledelse, tillitsvalgte / ansatte / verneombud og eldreråd ved Høylandet sykeheim. Egen innkalling utsendt. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/10 Referatsaker 020/10 Besøk i kommunale institusjoner / avdelinger. Høylandet sykeheim 021/10 Status for revisjonsarbeidet. Orientering fra revisor 022/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 023/10 Rullering av plan for selskapskontroll 2008-2011 024/10 Rapportering etter møte med revisjonen 025/10 Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Eventuelt Grong 05.11. 2010. Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 019/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 019/10 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet kommune 08072010 Møteprotokoll Formannskapet 2 Høylandet kommune 20082010 Møteprotokoll Formannskapet 3 Høylandet kommune 10092010 Møteprotokoll Formannskapet 4 Høylandet kommune 16092010 Møteprotokoll Kommunestyret 5 Høylandet kommune 24092010 Møteprotokoll Formannskapet 6 Høylandet kommune 24092010 Møteprotokoll Administrasjonsutvalget 7 Høylandet kommune 13092010 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 8 Høylandet kommune 11102010 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 9 Høylandet kommune 12102010 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 10 Høylandet kommune 11102010 Møteprotokoll Utvalg for familie, helse og omsorg 11 Høylandet kommune 14102010 Møteprotokoll kommunestyret 12 KomSek Trøndelag IKS 28102010 Invitasjon til møte på sykeheimen v/ ledelse, ansatte/tillitsvalg/verneombud, Eldreråd og Utvalg for HS SAK 020/10 BESØK I KOMMUNAL INSTITUSJONER / AVDELINGER. HØYLANDET SYKEHEIM Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 020/10 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon ved besøk på Høylandet sykeheim til orientering. Tidsplan for møte / besøk ved Høylandet sykeheim
Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2010, sak 028/09 (møte 16.11.09) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble avklart at kontrollutvalget ønsket å besøke sykeheimen. Møte ble vedtatt gjennomført i november 2010. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Invitasjon til møte ble sendt ledelse ved sykeheimen, rådmann, verneombud, tillitsvalgte, ansatte, eldrerådet og leder for helse og sosialutvalget den 28. oktober 2010. Ved invitasjonen ble tidsplan for møtet vedlagt. Kontrollutvalget går gjennom tidsplan og tema i forkant av besøket. Det vil ikke bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, men et notat til kontrollutvalget og revisjon. En oppsummering fra besøket vil bli behandlet i kontrollutvalget på første møte i 2011. SAK 021/10 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET. ORIENTERING FRA REVISOR. Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 021/10 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Status og orientering vil bli lagt frem i møtet. SAK 022/10 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2011 Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 022/10 427-1743-5.3 Kommunestyret
1. Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011: Prosjektet. igangsettes 1. kvartal 2011. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 27.08. 2010 angående forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. kvartal 2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Vedtak i sak 41/08 den 19.06. 2008 i kommunestyret Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 Høylandet kommune Kontrollutvalget vedtok Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 i møte 26.05.2008, sak 009/08. Kommunestyret behandlet planen i møte 19.06. 2008, sak 41/08, og vedtok følgende: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden 3. Prioriterte rekke til forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. Pleie og omsorg. Ressursbruk. Hjemmetjenester 2. Spesialundervisning. Tilpasset opplæring. 3. Saksbehandling i sentraladministrasjon Forvaltningsrevisjonsrapport innen ressursutnytting og ressursstyring i pleie og omsorgssektoren ble presentert i kontrollutvalget den 08.06. 2009 som sak 011/09. Rapporten ble vedtatt av kommunestyret den 17.09. 2009 som sak 017/09. KomRev Trøndelag IKS har i planperioden frem til nå gjennomført ett prosjekt KomRev Trøndelag IKS har bekreftet at Høylandet kommune vil få et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2011. Vurdering Kontrollutvalget ønsker nå å vurdere prioritering av et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt på fritt grunnlag. På bakgrunn av endringer innenfor de enkelte feltene, kombinert med kontrollutvalgets erfaringer og innsikt etter tre år av perioden, er en slik drøfting nyttig. Forvaltningsrevisjon skal primært skje på felt der risikoen er størst og der forbedrings- og læringseffekten vil være tilsvarende. Å bruke betydelige timeressurser for å bekrefte normalt velfungerende system er ikke spesielt relevant i den sammenhengen. SAK 023/10 RULLERING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008 2011 Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 023/10 427-1743-5.3 Kommunestyret
1. Kontrollutvalget ber revisjonen igangsette selskapskontroll i Namas AS i 1. kvartal 2011. - ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Vedtak i Høylandet kommunestyre i sak 042/08 den 19.06. 2009 - Plan for selskapskontroll 2008-2011 Høylandet kommune. 2. Oversikt over Høylandet kommunes eierinteresser i ulike selskap 3. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Eiendom. 4. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Drift. : I møter 07.05. 2009 vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Kommunestyret har vedtatt planen og prioriteringslisten, og kontrollutvalget er gitt myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Jf. planen ble følgende prioriteringer vedtatt 1) Namas AS 2) Høylandet Næringsbygg AS 3) IKS Namdal rehabilitering Høylandet eiendom Ved eventuelle endringer i planperioden ønsker kommunestyret å bli orientert om dette. Kontrollutvalget foretok den 16.11. 2009 sak 026/09 en rullering av plan for selskapskontroll og fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget foretar følgende endring i prioriteringen i Plan for selskapskontroll 2008 2011, Høylandet kommune 1) Namas AS 2) Høylandet Næringsbygg AS 3) IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Det er ikke gjennomført eller igangsatt noen selskapskontroll i planperioden pr. i dag SAK 024/10 RAPPORTERING ETTER MØTE MED REVISJON Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 024/10 427-1743-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Høylandet kommune. Unntatt off. Off.l. 14 og 16. Deles ut i møtet.
Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den 26.10. 2010 mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. SAK 025/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget 15112010 Gunnhild Berg 025/10 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011 for sin virksomhet i 2011 i Høylandet kommune. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011. 2. Forslag til Kontrollutvalgets møteplan for 2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll.
Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2011 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 4 møter i 2011. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken diskuteres i møte. Grong 05.11. 2009 Gunnhild Berg Kontrollsekretær