Delegasjonsreglement for Karmøy kommune Interndelegasjon fra rådmann til stabssjef Godkjent av rådmannen den 01.01.2017 Sigurd Eikje Rådmann Side 1
Innhold 1. GENERELT... 4 Avgjørelser på stabssjefens vegne... 5 Inhabilitet... 5 1.1 ØKONOMI... 5 ANVISNING... 5 ATTESTASJON/BESTILLING... 5 AVTALER OM KJØP AV VARER OG TJENESTER... 5 LÅN/LEASING... 6 PLASSERING AV OVERSKUDDSLIKVIDITET... 6 GJELDSETTERGIVELSE... 6 BETALINGSUTSETTELSE... 7 MYNDIGHET TIL Å FORETA BUDSJETTENDRINGER... 7 Unntak/begrensninger i budsjettfullmaktene:... 7 KONTRAHERING AV BYGGE- OG ANLEGGSARBEID (TE)... 7 HUSBANKSAKER (TE)... 7 GEBYR... 8 SKADESERSTATNINGER/ BILLIGHETSERSTATNINGER... 8 FORDELING AV RESSURSER I BARNEHAGE OG SKOLE (OK)... 8 TILSKUDD, GARANTIER OG PRODUKSJONSSTØTTE... 8 ØVRIG KOMPETANSE PÅ ØKONOMIOMRÅDET... 8 1.2 PERSONALSAKER... 8 1.3 TILSKUDD... 9 1.4 SIVILE SAKER... 9 1.5 UTØVELSE AV EIERRÅDIGHET SOM GRUNNEIER (TE)... 10 1.6 DIVERSE... 10 Formannskapskontoret... 10 Tildeling av brukstider i bygg... 10 2 DELEGASJON ETTER SÆRLOV... 10 (Lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven). LOV- 2005-06-17-67... 10 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av 17. juni 2005 nr. 62... 10 Lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126... 10 Side 2
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) 11 Lov om domstolene av 13.08.1915 nr. 5 (domstolloven)... 11 Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret av 25. juni 2010 nr. 45 (sivilbeskyttelsesloven)... 11 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova)... 11 Lov om tvangsfullbyrdelse av 26. juni 1992 nr. 86... 11 3 FORSKRIFTER... 11 Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6. desember 1996 nr. 1127 (Internkontrollforskriften)... 12 Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) FOR- 2000-12-15-1424... 12 4. LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER... 12 Side 3
DELEGASJONSREGLEMENT FOR STABSSJEF Det henvises til generelt delegasjonsreglement for Karmøy kommune som er vedtatt av kommunestyret. Rådmannen videredelegerer fullmakter til stabssjef i tråd med punktene nedenfor. Et formål med å delegere til stabssjef er et ønske om et sømløst system. Stabssjef har alle rådmannens funksjoner og myndighet ved rådmannens fravær og ellers på tidspunkter hvor beslutningen ikke kan vente til rådmannen er disponibel/tilgjengelig igjen. Etatsjefene er gjennom individuelle delegasjonsreglementer gitt myndighet innen sine sektorer, slik at stabssjefen kun har myndighet som angitt i dette dokumentet begrenset til stabsfunksjonen (rådmannens stab utenom Kommuneadvokaten) når rådmannen er disponibel/tilgjengelig. 1. GENERELT Delegasjonsreglementet for rådmannens stab er en intern delegering fra rådmann til stabssjef. Det vises i denne forbindelse til generelle regler for delegasjon, fastsatt i Karmøy kommunes delegasjonsreglement. Stabssjef skal sørge for at rådmannens stab drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at rådmannens stab er gjenstand for betryggende kontroll. Stabssjef gis innenfor sitt ansvarsområde fullmakt til å avgjøre alle saker som må regnes som ikke av prinsipiell betydning, så langt som rådmannens myndighet på området rekker. Avgjørelsene må være i henhold til reglementer, retningslinjer og planer m.m. vedtatt av kommunestyret, formannskapet, hovedutvalg eller arbeidsgiverpolitisk utvalg. Stabssjef fungerer som underinstans i klagesaker som gjelder vedtak fattet av rådmannens stab med de begrensninger som følger av lovgivningen (herunder kommuneloven 40 nr. 3 bokstav c). Stabssjef kan i nødvendig utstrekning videredelegere sin myndighet så langt det ikke strider mot andre regler eller overordnet delegasjonsreglement. Side 4
Avgjørelser på stabssjefens vegne Med mindre særlige regler eller vedtak er til hinder, kan stabssjef overlate til underordnede å ta avgjørelser på sine vegne. Når stabssjef delegerer myndighet til underordnede, kan stabssjef også delegere kompetansen til å fungere som underinstans i klagesaker om vedtak underordnet treffer i medhold av den aktuelle delegasjonen, med de begrensninger som følger av lovgivningen (herunder kommuneloven 40 nr. 3 bokstav c). Med mindre særlige regler eller vedtak er til hinder, kan stabssjef gi underordnede kompetanse til å videredelegere kompetanse (kompetansetildelingskompetanse). Stabssjef kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av underordnede innenfor rammen av gjeldende lovgivning, herunder forvaltningsloven 35. Inhabilitet Ved eventuelle tilfeller hvor stabssjef er inhabil trer en vikar som rådmannen utpeker inn i stabssjefens sted. 1.1 ØKONOMI ANVISNING Stabssjef gis anvisningsmyndighet for utbetalinger. Stabssjef kan i nødvendig utstrekning videredelegere sin anvisningsmyndighet. ATTESTASJON/BESTILLING Stabssjef gis myndighet til å attestere og bestille. Stabssjefen gis fullmakt til å oppnevne en eller flere attestasjons- og bestillingsansvarlige. For å kunne gjøre dette må attestasjons-/bestillingsansvar være registrert i gyldig attestasjons- /bestillingsregister. Stabssjef kan i nødvendig utstrekning videredelegere sin myndighet til å bestille og attestere og sin myndighet til å oppnevne attestasjons- og bestillingsansvarlig. AVTALER OM KJØP AV VARER OG TJENESTER Stabssjef gis fullmakt til å inngå alle avtaler om kjøp av varer og tjenester etter Side 5
retningslinjer fastsatt i den til enhver tid gjeldende anskaffelsesinstruks vedtatt av kommunestyret. Stabssjef gis fullmakt til å inngå og signere avtaler for kjøp av varer og tjenester, herunder også fullmakt til å inngå og signere avtaler for innkjøpssamarbeidet på Haugalandet, etter retningslinjer fastsatt i den til enhver tid gjeldende anskaffelsesinstruks vedtatt av kommunestyret. Alle kjøp må være innenfor budsjettrammen til rådmannens stab. Stabssjefen kan også inngå rammeavtaler som gjelder for flere etater. Stabssjefen kan også inngå rammeavtale for en enkelt etat i den grad det er enighet med aktuell etatsjef om at rådmannens stab skal foreta rammeavtaleinngåelsesprosessen. Rådmannen delegerer til stabssjef å gjøre avrop (anskaffe/bestille) varer og tjenester innen eget ansvarsområde og budsjett, når anskaffelsen gjøres i samsvar med allerede inngåtte ramme- og/eller samarbeidsavtaler. Stabssjef delegeres fullmakt til å fremforhandle og signere samarbeidsavtaler for innkjøpssamarbeidet på Haugalandet. LÅN/LEASING Rådmannen delegerer til stabssjef å foreta låneopptak og låneforvaltning/leasing i samsvar med budsjettvedtak og vedtatt finansreglement for forvaltning av Karmøy kommunes låneportefølje/regler om leasing. Finansreglementet vedtas en gang i hver kommunestyreperiode. PLASSERING AV OVERSKUDDSLIKVIDITET Rådmannen delegerer til stabssjef å plassere og forvalte kommunens overskuddslikviditet i samsvar med retningslinjer nedfelt i vedtatt finansreglement. Dette finansreglementet vedtas en gang i hver kommunestyreperiode. GJELDSETTERGIVELSE Rådmannen delegerer til stabssjef å avgjøre søknader om ettergivelse av avdrag, renter og andre krav vedrørende kommunens utlån (for eksempel Startlån) for beløp på inntil kroner 400.000. Rådmannen delegerer til stabssjef å avgjøre ettergivelse av andre kommunale krav (og der myndighet til ettergivelse ikke er gitt andre ved lov eller forskrift Side 6
i medhold av lov) for beløp på inntil kroner 100.000, innenfor årsbudsjettets vedtatte avsetning til tap på krav. BETALINGSUTSETTELSE Søknader om utsettelse med betaling av krav i forhold til gjeldsettergivelse avgjøres av stabssjef. Søknader om utsettelse med betaling av økonomiske forpliktelser til kommunen utenom etatene avgjøres av stabssjef. MYNDIGHET TIL Å FORETA BUDSJETTENDRINGER Stabssjef har myndighet til å foreta budsjettjusteringer innenfor rammene av vedtatt budsjett, herunder budsjettjusteringer mellom virksomheter/ansvar, dersom dette er av en ikke prinsipiell betydning. Nettorammen på driftsbudsjettet kan også endres som følge av regnskapstekniske føringer mellom drifts- og investeringsregnskapet i henhold til den til enhver tid gjeldende regnskapslovgivning. Ytterligere føringer kan vedtas i de årlige budsjettvedtakene. Det som er angitt i dette avsnittet gjelder innenfor stabsfunksjonen. Herunder kan stabssjefen blant annet: - omdisponere beløp mellom driftsutgiftsposter innen samme funksjon - se inntekter for refusjon sykelønn og poster for lønn under ett innen samme funksjon - disponere merinntekter utover det budsjetterte for styrking av tilhørende driftsposter innen samme funksjon. Unntak/begrensninger i budsjettfullmaktene: Følgende forhold holdes utenom omdisponeringsadgangen: - omdisponeringer som kommer i strid med ordlyd og/eller intensjoner i kommunestyrets, formannskapets eller hovedutvalgenes vedtak i budsjettsammenheng. KONTRAHERING AV BYGGE- OG ANLEGGSARBEID (TE) Ingen HUSBANKSAKER (TE) Ingen Side 7
GEBYR I saker som ikke er av prinsipiell betydning kan stabssjef fravike vedtatte satser for gebyr og avgifter. SKADESERSTATNINGER/ BILLIGHETSERSTATNINGER Stabssjef kan inngå avtale om dekning av erstatning for inntil kr 150 000,-. FORDELING AV RESSURSER I BARNEHAGE OG SKOLE (OK) Ingen TILSKUDD, GARANTIER OG PRODUKSJONSSTØTTE Stabssjef gis myndighet til å tildele tilskudd og produksjonsstøtte til lag, organisasjoner og arrangementer på områder hvor ikke myndigheten til å gi tilskudd er delegert til en etatsjef. Stabssjefens tildelinger av tilskudd og produksjonsstøtte må være hjemlet i politisk vedtak som åpner for at administrasjonen kan gi slikt tilskudd/produksjonsstøtte. ØVRIG KOMPETANSE PÅ ØKONOMIOMRÅDET Stabssjef har fullmakter innen økonomiforvaltningen i henhold til andre bestemmelser fra kommunestyret, formannskapet eller hovedutvalg, herunder budsjettvedtak og finansreglement. Det som er angitt i dette avsnittet er begrenset til innen stabsfunksjonen. 1.2 PERSONALSAKER Ansettelser skjer i henhold til vedtatt ansettelsesreglement. Stabssjef gis slik delegert myndighet med unntak av der myndigheten gjennom delegasjonsreglement er gitt annet organ/stilling(er): - Å opprette, omgjøre og nedlegge stillinger innen de til enhver tid vedtatte budsjettrammer. Side 8
- Foreta ansettelser, suspensjoner og oppsigelser, fastsette lønns- og arbeidsvilkår for alle stillinger i kommunen med unntak av stillinger der slik myndighet gjennom lov/reglement er tillagt annet organ. - Myndighet til å føre lokale lønnsforhandlinger innen de rammer som er fastsatt i de sentrale tariffavtaler for kommunalt og statlig avtaleverk. Myndighet til å inngå avtaler/protokoller med arbeidstakerorganisasjonene. - Fullmakt til å inngå lokale særavtaler, jfr. Hovedavtalens 4-5 og 4-6, samt avgjøre spørsmål vedrørende praktiseringen av særavtaler, jfr. Hovedavtalens 7 - Fullmakt til å bemyndige stedfortredertjeneste i rådmannens stab og i eget fravær. - Foreta midlertidige ansettelser på inntil 1 år, samt beordre/konstituere i alle typer stillinger. - Myndighet til å treffe avgjørelser vedr. tolkning/praktisering av personalreglement - Fullmakt til å behandle søknader om permisjon, bruk av privat bil, digitale hjelpemidler og lignende i tjenesten i henhold til gjeldende reglement/retningslinjer - Fullmakt til å inngå avtale om lønnskompensasjon etter gjennomført etter- /videreutdanning i henhold til kompetanseplan. Kompensasjonen må være i henhold til Lønnspolitisk plan. 1.3 TILSKUDD Se ovenfor om tilskudd i punkt om tilskudd, garantier og produksjonsstøtte. 1.4 SIVILE SAKER Stabssjef delegeres myndighet til å: - representere kommunen i alle saker for nemnder, voldgift, og andre tvisteløsningsorganer som er delegert til rådmannen og som rådmannen ikke har delegert til en etatsjef, utenom ved behandling ved ordinær domstol. Herunder bringe slike saker inn for nemnder, voldgift, og andre tvisteløsningsorganer utenom ordinære domstoler. De ovenfor nevnte punkter gjelder med den begrensning at i saker som gjelder ekspropriasjon skal spørsmålet om å bringe saker inn for domstolene eller inngå forlik til avgjørelse i tvistesaker forelegges kommunestyret. Side 9
1.5 UTØVELSE AV EIERRÅDIGHET SOM GRUNNEIER (TE) Ingen 1.6 DIVERSE Formannskapskontoret Stabssjef er den nærmeste overordnede for formannskapskontoret. Tildeling av brukstider i bygg Stabssjef gis myndighet til å tildele brukstider i bygg i den grad det ikke er delegert til en etatsjef. 2 DELEGASJON ETTER SÆRLOV Delegasjon etter særlover omfatter ikke saker som er av prinsipiell betydning. Når det henvises til særlov, inkluderer det tilhørende forskriftsbestemmelser så langt ikke annet følger av andre delegasjonsbestemmelser i overordnet delegasjonsreglement for Karmøy kommune. (Lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven). LOV-2005-06-17-67 Det er direkte delegert til kommunens kemner (skatteoppkrever) i henhold til lovens Kapittel 2 å inndrive formues- og inntektsskatt, trygdeavgift, arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk, forskuddsskatt, restskatt, merverdiavgift, eventuell arveavgift, samt andre skatte og avgiftskrav.) Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av 17. juni 2005 nr. 62 Det delegeres til stabssjef å ta avgjørelser etter loven med mindre annet er særskilt bestemt. Lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 Stabssjef har ansvar for arkivarbeidet i kommunen, herunder ansvar for at andre administrative organer i Karmøy kommune får nødvendig rettledning, råd og instrukser, samt for utarbeidelse av arkivplan. Side 10
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) Det delegeres til stabssjef å ta avgjørelser i alle saker innen stabsfunksjonen, med mindre annet er særskilt bestemt av kommunestyret eller i lovgivningen. Lov om domstolene av 13.08.1915 nr. 5 (domstolloven) Stabssjef delegeres myndighet som er lagt til kommunen til å treffe avgjørelse om fritak fra å være lagrettemedlem eller meddommer. Stabssjef delegeres myndighet som er lagt til kommunen til å treffe avgjørelser om sletting av utvalgsmedlemmer fra lagrettemedlemmer- eller meddommerutvalg. Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret av 25. juni 2010 nr. 45 (sivilbeskyttelsesloven) Stabssjef delegeres overordnet ansvar og myndighet etter lovens kapittel V (Kommunal beredskapsplikt), med mindre annet er særskilt bestemt i lovgivningen eller avgjørelsen er av prinsipiell betydning. Etatsjefene har ansvar etter kapittel V på sine områder (den enkelte etat) (koordineringsansvaret ligger hos stabsjef). Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) Det delegeres til stabssjef å sikre rutiner som gjør at innsynskrav blir besvart. Videre delegeres stabssjef myndighet til å avgjøre innsynskrav som gjelder innsyn i saker/opplysninger på rådmannens stab sitt område. Lov om tvangsfullbyrdelse av 26. juni 1992 nr. 86 Det delegeres til stabssjef å ta avgjørelser i alle saker som er tillagt kommunen, med mindre det er lagt til en etatsjef eller annet er særskilt bestemt. 3 FORSKRIFTER Delegasjon etter forskrifter omfatter ikke saker som er av prinsipiell betydning. Side 11
Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6. desember 1996 nr. 1127 (Internkontrollforskriften) Det delegeres til stabssjef å ta avgjørelser etter forskriften der det naturlig hører inn under rådmannens stab sitt område, med mindre annet er særskilt bestemt. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) FOR-2000-12-15-1424 Stabssjef delegeres myndighet i den grad myndigheten ikke ufravikelig er lagt til et annet organ i kommunen. Det er direkte delegert til kommunens regnskapssjef å føre kommunens regnskaper i tråd med disse forskriftene. Videre tillegges regnskapssjefen myndighet til å kreve bilag/dokumenter/oversikter som er nødvendig for å kunne følge forskriftenes dokumentkrav, og levering innen gitte tidsfrister. 4. LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER For de særskilte lovene og forskriftene som er nevnt ovenfor vil stabssjefens kompetanse til å treffe avgjørelser ikke påvirkes av lov- eller forskriftsendringer som ikke medfører en vesentlig realitetsendring som gjør at avgjørelsene blir prinsipielle. Side 12
Side 13