Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 13/06/12 SAK NR 27-2012 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 25.04.12 og 07.05.12 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 25.04.12 og styremøte avviklet via e-post 07.05.12. Skien, 6. juni 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 25.04.12 Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Helse Sør-Øst RHF, Hamar Kl 08.15-11.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 25.04.12 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH PK BGN EAØ MB Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Midt-Norge Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Sør-Øst Forfall: Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef/kst IKT-sjef, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, driftssjef Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK ØN PMH EA Innkalling og saksliste ble godkjent. En sak ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 8
Saker som ble behandlet: Sak 19-2012: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 05.03.12 Protokoll fra styremøtet 05.03.12 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 05.03.12. Sak 20-2012: Virksomhetsrapportering pr 31.03.2012 Utviklingen til og med mars 2012 har i stor grad vært som forventet og de fleste indikatorer er innenfor målbildet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. : 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. mars 2012 til etterretning. 2. Styret viser til rapportert ustabilitet innen teknologiområdet og ber om å få en nærmere orientering om dette i førstkommende styremøte. Sak 21-2012: Oppfølging av oppdragsdokument 2012 I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for 2012 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i selskapsmøte 12.03.12 følger som vedlegg til denne saken. Det legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vil skje som i 2011, dvs med en midtveisrapportering til styret i september før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for 2012. De samlede tiltak som er etablert i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2012 for Pasientreiser ANS til etterretning. : 1. Styret tar oppdragsdokument 2012 for Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er utarbeidet en plan for gjennomføring av oppdragsdokumentet. Side 3 av 8
3. Styret vil bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen som beskrevet i saken inkl en milepælsrapportering i september samt gjennom årlig melding. Sak 22-2012: Revidert strategiplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2012-2014 Styret behandlet strategiplanen for Pasientreiser ANS i sitt møte 11.04.11 og vedtok bl.a. at revidert dokument skulle fremlegges i april 2012. Foreliggende forslag til revidert strategiplan for perioden 2012-2014 er utarbeidet i løpet av vinteren 2012. I tråd med styrets føringer er gjeldende plan lagt til grunn men revidert og oppdatert i forhold til aktuelt utfordringsbilde og justert oppgaveportefølje for selskapet. Pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene gjennom samarbeidsforumet og brukerpanelet har deltatt i prosessen. Administrerende direktør anbefaler at foreliggende strategiplan legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2012-2014. 1. Det fremlagte strategiplan legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2012-2014. 2. Strategiplanen sendes RHF-ene for styrebehandling i de respektive RHF-styrene. 3. Strategiplanen legges frem for styret til revisjon i april 2013. Styret ber om at det legges til rette for å sikre en møteplass med nødvendig strategisk perspektiv med RHF-ene i forkant av dette. Sak 23-2012: Risikovurdering Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS pr april 2012 Styret har tidligere vedtatt at det skal gjennomføres to helhetlige risikovurderinger pr år i Pasientreiser ANS. Siste risikovurdering ble behandlet i styret 27.10.11 (sak 054-2011.) Det er nå i tråd med nevnte vedtak gjennomført en risikovurdering for Pasientreiser ANS pr april 2012. Det har vært en fortsatt positiv utvikling i risikobildet siden oktober, og iverksatte tiltak har hatt god effekt på måloppnåelsen. Pr april 2012 er det ingen områder som vurderes å være kritiske og hjemmehørende i rød sone i risikomatrisen. Det er imidlertid anført i alt åtte punkter i gul sone. Det er utarbeidet egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Anførte tiltak anses for å kunne bidra til å redusere risikobildet. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Styret vil få seg forelagt en ny risikovurdering i oktober 2012. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til etterretning. 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter tett oppfølging av disse tiltakene. 3. Styret er spesielt opptatt av at administrerende direktør har særlig fokus på tiltak og forbedringer for å redusere risiko innen teknologiområdet. Side 4 av 8
Sak 24-2012: Årsrapport 2012 Saken presenterer årsrapporten for pasientreiser ANS for 2011. Styret tar saken om årsrapport 2011 til orientering. Sak 25-2012: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2012 til orientering Styret tar årsplan for styresaker 2012 til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Status for prosess mot HOD vedr regelverksforenkling mv - Implementering av kontinuerlig forbedring i Helse Vest og Helse Nord, fase 1 - Gjennomført brukerundersøkelse for reiser uten rekvisisjon Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Styreleders orientering - Styreleder orienterte om selskapsmøte 21. mai 2012. Innkalling skal vedtas i styret og dette skjer ved at administrasjonen utarbeider kort sak med innkalling til styret som sendes via e-post. - Prosjektdirektiv for prosjekt vedr elektronisk innrapportering av egenandeler til HELFO i regi av Helsedirektoratet er på høring og det skal deretter avholde milepælsmøte med Helsedirektoratet/Helfo.. Tid og deltakelse fra de regionale helseforetakene avklares nærmere. Styret tar styreleders orientering til orientering. Side 5 av 8
Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Erik Andreas Øyen Berit Grønning Nielsen Per Karlsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 07.05.12 Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Behandling via e-post Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 07.05.12 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH PK BGN EAØ ATB MB Fra brukerutvalg deltok Brit Haugdahl, observatør fra brukerutvalg Signe Ramberg, observatør fra brukerutvalg Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 7 av 8
Saker som ble behandlet: Sak 026-2012: Godkjenning av innkalling til selskapsmøte 21.05.12. Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for pasientreiser ANS. Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte 21.05.2012. Tor-Arne Haug Nestleder Berit Grønning Nielsen Erik Andreas Øyen Per Karlsen Marit Brokke Anne Tilly Bagås Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 8 av 8