Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Dato: 17.09.2014 Møtested: Rådhuset, Kroken Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må varsles snarest til møtesekretær, 48 88 30 36 eller 95 13 31 87. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksnr PS 14/19 PS 14/20 Innhold Prosjektplan - plan og- byggesaksbehandling i Trysil kommune Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019" PS 14/21 Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2014 PS 14/22 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet - 2014 PS 14/23 Vurdering av opppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet - 2014 PS 14/24 Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS PS 14/25 Budsjett for tilsyn og kontroll 2015 PS 14/26 Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg - september 2014 PS 14/27 Referatsaker 17. september 2014 Underskrift leder: Tom R. Østli ---------------------- Trysil 05.09.2014 Kristin Moe Sekretær
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 04.07.2014 Referanse: 16134/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Prosjektplan - plan og- byggesaksbehandling i Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato 14/19 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Prosjektplan Øvrige saksdokumenter: Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar prosjektplan Plan- og byggesaksbehandling» til orientering og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt på bakgrunn av nevnte problemstillinger. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn Kontrollutvalget i Trysil kommune vedtok den 11. juni 2014, jf. sak 14/16, å bestille en prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS vedrørende saksbehandling, myndighet, kontroll og likebehandling i plan- og byggesaker. Dette inngår som et tema i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Med bakgrunn i ovenstående vedtak har Hedmark Revisjon IKS utarbeidet denne prosjektplanen. Vurdering I Trysil kommune behandles plan- og byggesaker i plan-, bygg-, og miljøavdelingen som er plassert i sektor for forvaltning og teknisk drift. Ved behandling av plan- og byggesaker er det knyttet til dels omfattende personlige og/eller økonomiske interesser til saksutfallet. Dette medfører risiko og krever at kommunen har et tilstrekkelig system som fastsetter nødvendige kvalitetssikringshandlinger og nødvendige kontrollhandlinger. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å kartlegge og vurdere praksis vedrørende kommunens kontroll- og kvalitetssikringshandlinger i plan- og byggesaker, samt kartlegge og vurdere avgjørelsesmyndigheten til den enkelte saksbehandler. Problemstillinger Har kommunen etablert et tilstrekkelig sett av rutiner/instrukser som fastsetter nødvendige kvalitetssikringshandlinger og nødvendige kontrollhandlinger relatert til plan- og byggesaker? Etterleves rutinene/instruksene i praksis? Revisor vil gjennomføre intervjuer med ledere og medarbeidere innen plan- og byggesaksområdet i Trysil kommune og eventuelt med overordnet ledelse i kommunen. Det legges også opp til å gjennomføre dokumentanalyse av et utvalg av plan- og/eller byggesaker. Prosjektgruppen vil bestå av forvaltningsrevisor Kjetil Kalager og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad. Det er beregnet inntil 300 timer til prosjektet. Oppstart er planlagt til oktober 2014, og ferdigstillelse til mars 2015.
Prosjektplan 2014 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Trysil kommune PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON I TRYSIL KOMMUNE - PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: 974 644 576 MVA
Innholdsfortegnelse 1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 3 1.1 BESTILLING... 3 1.2 KORT OM PROSJEKTETS TEMA... 3 2 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 4 3 REVISJONSKRITERIER... 4 4 METODE... 5 5 ORGANISERING OG ANSVAR... 5 2
1 Bakgrunn for prosjektet 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Trysil kommune vedtok den 11. juni 2014, jf. sak 14/16, å bestille en prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS vedrørende saksbehandling, myndighet, kontroll og likebehandling i planog byggesaker. Dette inngår som et tema i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Med bakgrunn i ovenstående vedtak har Hedmark Revisjon IKS utarbeidet denne prosjektplanen. 1.2 Kort om prosjektets tema I Trysil kommune behandles plan- og byggesaker i plan-, bygg-, og miljøavdelingen som er plassert i sektor for forvaltning og teknisk drift. Ved behandling av plan- og byggesaker er det ofte knyttet til dels omfattende personlige og/eller økonomiske interesser til saksutfallet. Dette medfører risiko og fordrer at kommunen har et tilstrekkelig system som fastsetter nødvendige kvalitetssikringshandlinger og nødvendige kontrollhandlinger. I tillegg bør det fremgå tydelig hva som er den enkelte saksbehandlers avgjørelsesmyndighet. Samordning og likebehandling av plan- og byggesaker er sentrale faktorer. I den grad det benyttes eksterne konsulenter i dette arbeidet kreves det at oppgavene til denne er klart definert, og at kommunen har rutiner for oppfølging. I og med at Trysil kommune er en kommune med omfattende byggeaktivitet knyttet til blant annet hytter, vurderes det relevant å foreta en forvaltningsrevisjon av området. I prosjektet vil det bli fokusert på om det er tydelig fastsatt hvilken delegert avgjørelsesmyndighet den enkelte saksbehandler har i plan- og byggesaker, samt om dette etterleves i praksis. Videre vil det bli fokusert på om det er etablert et tilstrekkelig sett av skriftlige rutiner som beskriver hvilke kvalitetssikringshandlinger og hvilke kontrollhandlinger som skal utføres i bestemte plan- og byggesaker, hvordan disse handlingene skal gjennomføres, samt om rutinene etterleves i praksis. I denne sammenheng vil det også være relevant å vurdere behovet for fagkompetanse og kompetanseutvikling, samt eventuelle behov for å engasjere konsulenter. Ansvar og oppgaver bør i alminnelighet organiseres på en måte som utelukker at enkeltpersoner kontrollerer alle deler av en hendelse eller av en prosess. Det settes fokus på hvilken form for arbeidsdeling som er etablert mellom overordnede og underordnede ved behandling av plan- og byggesaker, samt i hvilken grad saksbehandlere kontrollerer og kvalitetssikrer hverandres arbeid (sidemannskontroll). Ytterligere er det sentralt å vurdere om det er mulig å spore og etterprøve gjennomførte kvalitetssikringer og kontroller. 3
2 Formål og problemstillinger Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å kartlegge og vurdere praksis vedrørende kommunens kontroll- og kvalitetssikringshandlinger i plan- og byggesaker, samt kartlegge og vurdere avgjørelsesmyndigheten til den enkelte saksbehandler. Vi foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har kommunen etablert et tilstrekkelig sett av rutiner/instrukser som fastsetter nødvendige kvalitetssikringshandlinger og nødvendige kontrollhandlinger relatert til plan- og byggesaker? Etterleves rutinene/instruksene i praksis? 3 Revisjonskriterier Med bakgrunn i de ovennevnte problemstillinger skal det etableres revisjonskriterier. Disse danner grunnlaget for hva innsamlede data skal vurderes opp mot. Kriteriene skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/formålstjenlig/effektivt. 1 Det vil være aktuelt å utlede revisjonskriterier fra følgende kilder: Relevant lovgivning som plan- og bygningsloven og forvaltningsloven Kommunale rutiner/retningslinjer innen plan- og byggesaksområdet m.v. Organisasjonsteori Det tas høyde for at det kan bli relevant å trekke inn andre revisjonskriterier underveis i prosjektet. 1 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon pkt. 23 og 24. 4
4 Metode Revisor vil gjennomføre pluss/minus 5 intervjuer med ledere og medarbeidere innen plan- og byggesaksområdet i Trysil kommune samt eventuelt med overordnet ledelse i kommunen. I forvaltningsrevisjonen legges det også opp til å gjennomføre dokumentanalyse av et utvalg av planog/eller byggesaker. 5 Organisering og ansvar Prosjektgruppen vil bestå av forvaltningsrevisor Kjetil Kalager og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad. Det er beregnet inntil 300 timer til prosjektet. Oppstart er planlagt til oktober 2014, og ferdigstillelse til mars 2015. Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse forutsetter at administrasjonen i Trysil kommune yter de nødvendige bidrag innen de av revisjonen fastsatte frister. AKTIVITET Antall timer Utarbeidelse av oppstartsbrev ca. 5 t. Forberedelse og møte med kontaktperson ca. 10 t. Skriftlig utarbeidelse av rapportens innledning, formål, problemstillinger, ca. 65 t. avgrensning, metode samt utledelse av revisjonskriterier Intervjuer ca. 50 t. Dokumentanalyse ca. 60 t. Rapportskriving funn, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger ca. 75 t. Kvalitetssikring ca. 20 t. Høring av rapport hos rådmannen ca. 15 t. Totalt ca. 300 t. Kjetil Kalager, 4. juli 2014 5
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 15.08.2014 Referanse: 18323/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019" Saksnr Utvalg Møtedato 14/20 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget ønsker at Hedmark Revisjon IKS starter opp arbeidet med å lage en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019». Denne presenteres på kontrollutvalgets første møte i 2015. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i forskrift om kontrollutvalg. I forskriftens 10 fremgår følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette er viktig for at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal ha høy nytteverdi for kommunen og for at begrensede ressurser blir brukt til å vurdere de rette områdene. Vurdering Når det konstitueres et nytt kontrollutvalg høsten 2015 bør det forrige kontrollutvalget ha tatt stilling til hvilke prosjekter en bør fokusere på i «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019», da dette kan være vanskelig å ta stilling til for et nytt kontrollutvalg. Kontrollutvalget fremmer så sin innstilling overfor kommunestyret. Andre aktører som kan være aktuelle for utarbeidelse av overordnet analyse bortsett fra Hedmark Revisjon IKS er kontrollutvalgets sekretariat eller eksterne aktører. Det var Hedmark Revisjon IKS som utarbeidet denne i forrige periode og en har god erfaring med den. Konklusjon Kontrollutvalget gir sin tilslutning til at Hedmark Revisjon IKS utarbeider en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019».
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 22.08.2014 Referanse: 18756/2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/21 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon av revisjonsplaner og risikovurderinger for revisjonsåret 2014 til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalget er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunen har en forsvarlig revisjon. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal holde seg orientert om revisjonsarbeidet å påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Hedmark Revisjon IKS vil presentere revisjonsplaner og risikovurderinger for kontrollutvalget i møte 17. september 2014.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 25.08.2014 Referanse: 18891/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet - 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/22 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors egenvurdering Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2014 til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og 13 Forskrift om revisjon. I henhold til Forskrift om revisjon 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel og oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Vurdering Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver knyttet til Trysil kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 25.08.2014 Referanse: 18902/2014 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Vurdering av opppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet - 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/23 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors egenvurdering Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for Trysil kommune for revisjonsåret 2014 til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og 13 Forskrift om revisjon. Vurdering Julie Bronken er oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Trysil kommune. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 01.09.2014 Referanse: 19520/2014 Arkiv: 151 Vår saksbehandler: Kristin Moe Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Saksnr Utvalg Møtedato 14/24 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS 2 Vedlegg til oppdragsavtale Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget godkjenner ressursbruk på 900 timer i oppdragsavtalens pkt. 3 i 2015. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn og revisjon ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 900 timer i Trysil 2015: TJENESTE FORSLAG 2015 1. Revisjon av årsregnskapet 600 2. Attestasjoner og revisjonsuttalelser 125 3. Revisjon av beboerregnskap 50 4. Veiledning/bistand 25 5. Bestilte mindre undersøkelser 50 6. Møter i kontrollutvalg og kom.styre 50 SUM 900 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot Revisjon av årsregnskapet 1050 250 350 600 500 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 300 100 100 125 125 Revisjon av beboerregnskap 25 15 25 50 0 Veiledning og bistand 50 0 0 25 50 Bestilte tjenester 175 0 0 50 50 Møter i kontrollutvalg og kom.styre 75 25 25 50 50 Totalt 1675 390 500 900 775 Med selvkostpris på kr 775,- skal dette gi følgende revisjonshonorar: Kommune 2015 Elverum 1 298 125 Engerdal 302 250 Stor-Elvdal 387 500 Trysil 697 500 Åmot 600 625
OPPDRAGSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET I TRYSIL KOMMUNE OG 2015
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 1 GENERELT Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget jf. pkt. 4. Hedmark Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglig utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. 2 KONTRAKTSPERIODEN Oppdragsavtalen inngås for perioden 01.01.15 31.12.15. Oppdragsavtale for 2016 forhandles høsten 2015. 3 ØKONOMI BETALING FOR TJENESTER Nedenfor følger oversikt over aktuelle tjenester med tilhørende stipulert tidsbruk og budsjett: Avtalen forutsetter kr 775 i timesats for 2015 med forbehold om godkjennelse i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 2
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Tjeneste Timer Timepris Kroner Regnskapsrevisjon 1 Revisjon av kommunens årsregnskap 600 775 465 000 2 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 125 775 96 875 3 Revisjon av beboerregnskap 50 775 38 750 4 Veiledning/bistand 25 775 19 375 SUM 1-4 800 775 620 000 Bestilte revisjonstjenester 5 Bestilte mindre undersøkelser 50 775 38 750 6 Forvaltningsrevisjon 250 775 193 750 7 Selskapskontroll 50 775 38 750 SUM 5-7 350 775 271 250 Annet 8 Møter i kontrollutvalg og k-styre 50 775 38 750 SUM TOTALT 1 200 775 930 000 Kommentarer: Tjenestene på linje 1-4 og 8 gjennomføres uten nærmere avtale. Tjenestene på linje 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Kontrollutvalget kan bestemme at arbeidet skal gjennomføres av andre, men da tillegges ansvaret for prosjektstyring, tilrettelegging for anbud med mer hos Hedmark Revisjon IKS. Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal. Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år. Det er knyttet forutsetninger til stipulert tid innenfor revisjon av tjeneste 1 (revisjon av årsregnskapet) og tjeneste 2 (attestasjoner/revisjonsuttalelser): o Revisjon av årsregnskapet: Det forutsettes at årsregnskapet avlegges innen 15/2 og årsberetningen innen 31/3 i samsvar med bokføringsloven, kommuneloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Sammen med årsregnskapet skal det framlegges underbyggende dokumentasjon som bekrefter kommunens balansetall samt avstemminger av balansen og de sammenhenger som ellers forventes å være i regnskapet. Videre skal skjema for Lønn og pensjonskostnader foreligge avstemt mot regnskapet. o Attestasjoner/revisjonsuttalelser vedr. kommunens momskompensasjonskrav, spillemiddelregnskaper m.m. forutsettes framlagt for revisor minimum 14 dager før innsendingsfristen. Det skal legges fram nødvendig dokumentasjon i form av talloppsett, regnskapsmateriale og eksempelvis Kontrollutvalget Side 3
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS tilsagn, ferdigattester etc. for at revisor skal kunne utføre jobben på en effektiv måte. 4 Dialog mellom revisjonen og kontrollutvalget Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innenfor regnskapsrevisjonen skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget får en god forståelse av revisjonsmandatet, planlagte og gjennomførte revisjonshandlinger. Innenfor bestilte revisjonstjenester skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget og revisjonen har en lik forventninger til tjenesten, herunder lik forståelse av formålet med, rammene for og forventet nytte av bestillingen. Forvaltningsrevisjonsprosjektene skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon med tilhørende veileder. Revisjonen skal informere om vesentlige endringer i premissene for bestillingene. Kontrollutvalget utferdiger skriftlige bestillinger til bestilte revisjonstjenester. 5 RAPPORTERING 5.1 Formålet med rapporteringen Revisjonens rapportering til kontrollutvalget skal sikre at kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon for å kunne påse at; Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) 5.2 Rapportering av revisjonsordningen Oppdragsansvarlig revisor skal årlig rapportere at han/hun oppfylle krav til uavhengighet. Hedmark Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget at Nye oppdragsansvarlige revisorer oppfyller kravet til utdanning og praksis, samt vandel 5.3 Rapportering av regnskapsrevisjonen Formålet med rapporteringen er å gi kontrollutvalget en løpende orientering om revisjonsarbeidet som gir dem et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere at regnskapet blir revidert på en betryggende måte. Oppdragsansvarlig revisor for kommunens årsregnskap rapporterer sitt arbeid årlig til kontrollutvalget slik (minimumskrav): Kontrollutvalget Side 4
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Plan/revisjonsstrategi (høst) Statusrapport (vinter) Årsavslutning (vår) Krav og forventninger til innholdet i rapporteringen av regnskapsrevisjonen er utdypet i vedlegg 1. 5.4 Rapportering av bestilte tjenester Formålet med rapportering av tilleggstjenester, forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller er å sikre at kontrollutvalget: Får levert de prosjektene som er bestilt Prosjektene er i henhold til bestilling Gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablert og anerkjente standarder på området Rapportering gjøres hovedsakelig muntlig etter behov i revisjonsprosessen og med skriftlig sluttrapportering med muntlig orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres og rapporteres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. 5.5 Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. 6 ANDRE FORHOLD Kommunen skal stille hensiktsmessig kontorplass og utstyr til revisors disposisjon når denne er på revisjonsbesøk. Revisor skal gis de nødvendige tilganger til regnskapssystemer og arkiver. Hedmark Revisjon IKS skal være medlem av NKRF og er derfor underlagt forbundsbasert kvalitetskontroll. Hedmark Revisjon IKS skal orientere kontrollutvalget om resultatene av kvalitetskontrollene. Kontrollutvalget og sekretær skal ta eventuell kritikk av revisor eller revisjonen opp med Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 5
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 7 VEDLEGG TIL AVTALEN Avtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Regnskapsrevisjon: Tjenesteleveranser - forventninger og krav Trysil, den 17. september 2014 Tom Rusten Østli kontrollutvalgsleder Trysil kommune Morten Alm Birkelid daglig leder Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget Side 6
Vedlegg til oppdragsavtalen REGNSKAPSREVISJON 1. REVISJON AV KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP 1.1 BESKRIVELSE AV TJENESTER OG LEVERANSER Revisjon av regnskapet er en lovpålagt oppgave. Revisjonsmandatet er definert ut fra lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk (rettslig standard). Utførelse av revisjon etter god kommunal revisjonsskikk er basert på revisors metodikk og skjønn. Kapittel 2 i Forskrift om revisjon beskriver revisjonsplikten, revisjonens innhold, revisors plikter og revisjonsberetningen. REGNSKAPSREVISJONS PROSESS - oppgaver, aktiviteter og leveranser av revisor Fase Planlegging Kontroll Konklusjon og rapportering Oppgave Planlegge revisjonen Gjennomføre planlagt revisjon Avslutte revisjonsarbeidet Aktivitet Vurdering av uavhengighet Utarbeidelse av revisjonsplan Kartlegging av intern kontroll Spesifikk vesentligh.vurdering Utarb. av revisjonsprogram Gjennomføre revisjonshandlinger ihht. program Foreløpige konklusjoner Tilpassede rev.handlinger Avsluttende analytisk kontroll Totalkonklusjon Skrive revisjonsberegning Leveranse Erklæring mht. uavhengighet Presentasjon av revisjonsplan Løpende statusrapportering Obl. rapportering (nummerert brev, innberetning om misligheter) Revisjonsberetning Rapportering/oppsummering Deltakelse i kommunestyret
Vedlegg 1 til Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 1.2 KRAV OG FORVENTNNGER TIL REVISOR OG REVISJONEN Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. LEVERANSE HVORDAN NÅR Erklæring om uavhengighet Eget skjema i underskrevet stand Innen 01.09. Revisjonsstrategi Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap er lagt opp på en betryggende måte. Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi legges frem for kontrollutvalget. Hovedtrekkene er overordnet beskrivelse og vurdering av: Inndeling av kommunen i revisjonsområder Risiko- og vesentlighetsvurderinger Metodikk og angrepsvinkel Risikofaktorer til oppfølging Vesentlige endringer i aktuelle regelverk og hvordan dette evt. påvirker revisjonsarbeidet. Grensedragning mellom regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon innenfor følgende områder: Intern kontroll Etterlevelse av sentrale lover/regler (eks. lov om off. anskaffelser) Etterlevelse av sentrale interne retningslinjer (eks. delegeringsreglement, finansforvaltningsreglement mv.) Oppfølging av politiske vedtak Strukturert orientering med muligheter for dialog med kontrollutvalget. Innen 01.09. Kontrollutvalget Side 2
Vedlegg 1 til Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Løpende statusrapportering til kontrollutvalget Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap gjennomføres på en betryggende måte. Statusrapporteringen bør omfatte: Vesentlige revisjonsaktiviteter og resultatet av disse, herunder status i «Risikofaktorer til oppfølging» Revisjon av internkontrollen, herunder kartlegging, testing og vurdering av rutiner og prosesser Oppfølging av evt. nummerert brev Eventuelle endringer i revisjonsplan/-strategi, herunder endring i risikoforhold Fremdrift i revisjonsarbeidet Informasjon om kommunikasjon mellom revisor og kommunen Statusrapport i kontrollfasen, dvs. i tidsrommet oktober-april. Obligatorisk rapportering nummererte brev innberetning om misligheter Skriftlig rapportering til kontrollutvalget med kopi til rådmannen, jf. forskrift om revisjon 5. Avdekkede feil og mangler med regnskap og rutiner skal søkes avklart med rådmann uten ugrunnet opphold. Løpende oversending av brev til sekretær som legger frem brevet i påfølgende møte. Revisjonsberetning Sendes kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. Jf. forskrift. Årsavslutningsbrev til rådmannen Formål: Forbedre dokumentasjon og dialog med administrasjonen etter hvert revisjonsår. Sendes fortrinnsvis ut samtidig med revisjonsberetningen med kopi til kontrollutvalget. Rapportering / oppsummering etter årsavslutningen Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap er gjennomført på en betryggende måte. Presentasjon av revisjonsberetningen og totalkonklusjon. Under behandling av årsregnskapet i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget Side 3
Vedlegg 1 til Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Sluttrapporteringen skal omfatte: Hovedtrekkene i gjennomførte revisjonsaktiviteter og resultatet av disse Hovedtrekkene i revisjon av internkontrollen Status for risikofaktorer til oppfølging jf. revisjonsplanen Oppfølging av nummerert brev Eventuelle vesentlige endringer i revisjonsplanen Orientering om kommunikasjon mellom revisor og kommunen Deltakelse i kommunestyret og fylkesting Stiller seg til disposisjon for å svare på spørsmål eventuelt orientere. I kommunestyret/ fylkesting 3.0 ANDRE REGNSKAPSREVISJONSTJENESTER 3.1 KRAV OG FORVENTINGER TIL REVISOR OG REVISJONEN LEVERANSE HVORDAN NÅR Terminoppgave for momskompensasjon (6 stk årlig) Avgi revisjonsuttalelse etter ISA 805 og sende inn. Kopi av revisjonsuttalelsen sendes til rådmannen. Innen fastsatte frister (10.02, 10.04, 10.06, 20.08, 10.10 og 10.12) KOSTRArapportering (4 stk årlig) Spillemiddelregnskap Dersom det foretas konvertering fra regnskapet til KOSTRA-rapporten Revisjonsuttalelse etter ISRS 4400 Revisjonsuttalelsen sendes tilskudds utbetaler med kopi til rådmannen Innen fastsatt frist Innen fastsatt frist Andre revisjonsuttalelser / særattestasjoner Revisjonsuttalelse etter ISRS 4400 Kopi av revisjonsuttalelsen sendes til rådmannen Innen fastsatt frist Revisjon av beboerog pasient regnskap Veiledning og bistand Revisjonsberetning sendes kommunen/fylkeskommunen med kopi til kontrollutvalget Kort gjennomgang av gjennomførte vesentlige veiledningsoppgaver Sammen med annen statusrapportering Sammen med annen statusrapportering Kontrollutvalget Side 4
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 02.09.2014 Referanse: 19620/2014 Arkiv: 151 Vår saksbehandler: Kristin Moe Budsjett for tilsyn og kontroll 2015 Saksnr Utvalg Møtedato 14/25 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Regnskap pr.august 2014 2 Budsjett 2015 Sekretærens innstilling: Vedlagt budsjett med ramme på kr 1 252 000,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Trysil kommune 2015. Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering Politisk virksomhet Det er lagt inn en økning på til sammen kr 6 000,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Trysil kommune anslått til å ligge på 900 timer som gir et revisjonshonorar på kr 697 500,-. Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 600 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 125 Revisjon av beboerregnskap 50 Veiledning/bistand 25 Bestilte mindre undersøkelser 50 Møter i kontrollutvalg og kom.styre 50 Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn kr 193 750,- til forvaltningsrevisjon, 250 timer, samme timeantall som i fjor. Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er lagt inn kr 38 750,- til selskapskontroll, samme timeantall som forrige år. Sekretariat for kontrollutvalget Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Engerdal, Stor-Elvdal og Åmot kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Trysil kommunes andel er på kr 183 250,- mot 156 000,- i 2014. Økningen skyldes i hovedsak et ekstra møte avholdt i 2013. Driftsutgiftene fordeles mellom deltagerkommunene slik at 40% fordeles likt, og de øvrige 60% fordeles etter aktivitet. Det er antall møter i 2012 og 2013 som legges til grunn nå.
Konklusjon Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Trysil kommune for 2015: Politisk virksomhet kr 139 000,- Regnskapsrevisjon «620 000,- Selskapskontroll «38 750,- Forvaltningsrevisjon «193 750,- Bestilte mindre undersøkelser «38 750,- Møter i kontrollutvalg og kom.styre «38 750,- Sekretariat for kontrollutvalget «183 250,-
Konto Regnskap august 2014 Tjeneste Beløp Opprinnelig budsjbudsjett endringejustert budsjett Til disposisjon 108001 Tapt arbeidsfortjeneste når politikere tar fri fra a 1104 0,00 20 000,00 0,00 20 000,00 20 000,00 108003 Godtgjørelse til folkevalgte (fast) 1104 0,00 40 000,00 10 000,00 50 000,00 50 000,00 108005 Møtegodtgjørelse (variabel) 1104 51 666,67 15 000,00 0,00 15 000,00-36 666,67 109900 Arbeidsgiveravgift 1104 5 476,67 11 000,00 0,00 11 000,00 5 523,33 110001 Forbruksmateriell (kontor) 1104 0,00 2 000,00 0,00 2 000,00 2 000,00 110004 Abonnement til aviser og fagtidsskrifter 1104 3 750,00 5 000,00 0,00 5 000,00 1 250,00 111504 Beverting ved møter/utvalg/organisasjoner/råd 1104 0,00 2 000,00 0,00 2 000,00 2 000,00 113005 Post- og bankgebyr 1104 84 700,00 0,00 0,00 0,00-84 700,00 115004 Kursavgifter 1104 11 800,00 12 000,00 0,00 12 000,00 200,00 115005 Seminar/konferanser 1104 0,00 7 000,00 0,00 7 000,00 7 000,00 116001 Kjøregodtgjørelse 1104 3 240,00 7 000,00 0,00 7 000,00 3 760,00 129000 Internkjøp 1104 0,00 2 000,00 0,00 2 000,00 2 000,00 135005 Andre interkommunale tiltak 1104-4 800,00 150 000,00 6 000,00 156 000,00 160 800,00 137501 Hedmark Revisjon IKS 1104 0,00 870 000,00 0,00 870 000,00 870 000,00 1104 155 833,34 1 143 000,00 16 000,00 1 159 000,00 1 003 166,66 111504 Beverting ved møter/utvalg/organisasjoner/råd 1109 820,00 0,00 0,00 0,00-820,00 115004 Kursavgifter 1109 500,00 0,00 0,00 0,00-500,00 137501 Hedmark Revisjon IKS 1109 652 500,00 0,00 0,00 0,00-652 500,00 1109 653 820,00 0,00 0,00 0,00-653 820,00 809 653,34 1 143 000,00 16 000,00 1 159 000,00 349 346,66
Trysil - tilsyn og kontroll Regnskap 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 108001 Tapt arb.fortjeneste 2 520,00 20 000,00 5 000,00 108003 Godtgjørelse til folkevalgte 101 446,00 50 000,00 10 000,00 108005 Møtegodtgjørelse 8 553,88 15 000,00 70 000,00 109900 Arbeidsavgift 11 898,50 4 000,00 12 000,00 109901 Arbeidsgiveravgift av lønnsarter 28,62 7 000,00 7 000,00 110001 Forbruksmateriell 0,00 2 000,00 2 000,00 110004 Abonnementer 3 400,00 5 000,00 5 000,00 111504 Bevertning ved møter/utvalg 1 675,96 2 000,00 2 000,00 111505 Bevertning 0,00 0,00 0,00 115005 Seminar/konferanser 0,00 7 000,00 5 000,00 115006 Hotell- og oppholdsutgifter 0,00 0,00 0,00 115004 kurs og opplæring 5 800,00 12 000,00 12 000,00 116001 skyss- og kostg.gj. 1 944,00 7 000,00 7 000,00 129000 Internkjøp 0,00 2 000,00 2 000,00 sum pol virksomhet 137 266,96 133 000,00 139 000,00 Revisjon regnskap 662 289,00 580 000,00 620 000,00 Bestilte mindre undersøkelser 36 250,00 38 750,00 Forvaltningsrevisjon 132 857,00 181 250,00 193 750,00 Selsk.kontr. Hjelpevergeregnsk.+div 89 719,00 Selskapskontroll (prosjektplan) 11 782,00 36 250,00 38 750,00 Annet (møter KU og KS) 36 250,00 38 750,00 Sekretariat 150 000,00 155 600,00 183 250,00 SUM 1 183 913,96 1 158 600,00 1 252 250,00
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 02.09.2014 Referanse: 19677/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg - september 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/26 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Sekretærens innstilling: Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg tas til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe Sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I forskrift om kontrollutvalg - 4 Tilsyn og kontroll er det bestemmelser om at kontrollutvalget fører tilsyn med hele kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets medlemmer får tilsendt alle saklister, saksutredninger og protokoller fra de forskjellige råd og utvalg. Vurdering Siden forrige møte i kontrollutvalget har det vært avholdt møter i formannskapet, hovedutvalg for forvaltning og teknisk drift, hovedutvalg for helse og omsorg, kommunestyret og hovedutvalg for oppvekst og kultur.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 04.07.2014 Referanse: 16166/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Referatsaker 17. september 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/27 Kontrollutvalget i Trysil 17.09.2014 Sekretærens innstilling: Referatsaker tas til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
23. einfo 14/6 - Invitasjon til deltakelse i benchmarking av regnskapsrevisjon 24. einfo 14/7 Kontrollutvalgets rett til innsyn i tilsattes e-post 25. MHBR IKS Innkalling til styremøte 10. juni 2014