MØTEINNKALLING. Trysil kommune. Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Dato: Møtested: Rådhuset, Kroken Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Dato: Møtested: Rådhuset, Kroken Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må varsles snarest til møtesekretær, eller Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:

2 Saksnr Innhold PS 15/18 Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet PS 15/19 Ressursbruk 2016 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS PS 15/20 Budsjett for tilsyn og kontroll 2016 PS 15/21 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune PS 15/22 Forslag til særskilte bestillinger - høsten 2015 PS 15/23 Gjennomgang av protokoller og saklister september 2015 PS 15/24 Referatsaker 16. september 2015 Underskrift leder: Trysil Tom R. Østli Kristin Moe Sekretær

3 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 20476/2015 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet Saksnr Utvalg Møtedato 15/18 Kontrollutvalget i Trysil Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors egenvurdering Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2015 til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

4 Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon i 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon (kap. 6). Vurdering Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver i Trysil kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.

5 Kontrollutvalget i Trysil kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innledning Ifølge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Både Kommuneloven ( 79) og Forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I flg. Kommuneloven 79 og 13 i Forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke: 1. være ansatt i andre stillinger i (fylkes)kommunen eller i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg stiller loven 79 og forskriften 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. (fylkes)kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

6 Revisors egenvurdering av punktene på forrige side Pkt. 1: Ansettelsesforhold Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i revisjonsselskapet Hedmark Revisjon IKS. Pkt. 2: Medlem i styrende organer Pkt. 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Pkt. 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som kommunen deltar i. Undertegnede er daglig leder og styremedlem i Revisor AS som er eid av Hedmark Revisjon IKS (49%) og av undertegnede (51%). I tillegg til å legge inn anbud og revidere kommuner utenfor nedslagsfeltet til Hedmark Revisjon IKS, leverer selskapet revisjons- og rådgivingstjenester til virksomheter som har revisjonsplikt i samsvar med revisorlovens bestemmelser. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til kommunen som har betydning for min uavhengighet og objektivitet. Undertegnede bekrefter at det ikke ytes rådgivnings- eller andre tjenester overfor kommunen som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Før slike tjenester eventuelt utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Pkt. 6: Tjenester under (fylkes) kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede bekrefter at det ikke ytes tjenester overfor kommunen som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold Undertegnede bekrefter at Hedmark Revisjon IKS ikke opptrer som fullmektig for kommunen. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til min uavhengighet og objektivitet. Løten, den 18. august 2015 Reidun Vie oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 2

7 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 20500/2015 Arkiv: 151 Vår saksbehandler: Kristin Moe Ressursbruk 2016 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Saksnr Utvalg Møtedato 15/19 Kontrollutvalget i Trysil Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget godkjenner ressursbruk på 850 timer i oppdragsavtalens pkt. 3 i TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

8 Bakgrunn Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn og revisjon ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 850 timer i Trysil 2016: TJENESTE FORSLAG Revisjon av årsregnskapet Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning/bistand Bestilte mindre undersøkelser Møter i kontrollutvalg og k-styre 50 SUM 850 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot Revisjon av årsregnskapet Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning og bistand Bestilte tjenester Møter i kontrollutvalg og k-styre Totalt Med selvkostpris på kr 850,- skal dette gi følgende revisjonshonorar: Kommune 2016 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot

9 OPPDRAGSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET I TRYSIL KOMMUNE OG 2016

10 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 1 GENERELT Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget jf. pkt. 4. Hedmark Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglig utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. 2 KONTRAKTSPERIODEN Oppdragsavtalen inngås for perioden Oppdragsavtale for 2017 forhandles høsten ØKONOMI BETALING FOR TJENESTER Nedenfor følger oversikt over aktuelle tjenester med tilhørende stipulert tidsbruk og budsjett: Avtalen forutsetter kr 850 i timesats for 2016 med forbehold om godkjennelse i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 2

11 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Tjeneste Timer Timepris Kroner Regnskapsrevisjon 1 Revisjon av kommunens årsregnskap Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning/bistand SUM Bestilte revisjonstjenester 5 Bestilte mindre undersøkelser Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll SUM Annet 8 Møter i kontrollutvalg og k-styre SUM TOTALT Kommentarer: Tjenestene på linje 1-4 og 8 gjennomføres uten nærmere avtale. Tjenestene på linje 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Kontrollutvalget kan bestemme at arbeidet skal gjennomføres av andre, men da tillegges ansvaret for prosjektstyring, tilrettelegging for anbud med mer hos Hedmark Revisjon IKS. Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal. Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år. Det er knyttet forutsetninger til stipulert tid innenfor revisjon av tjeneste 1 (revisjon av årsregnskapet) og tjeneste 2 (attestasjoner/revisjonsuttalelser): o Revisjon av årsregnskapet: Det forutsettes at årsregnskapet avlegges innen 15/2 og årsberetningen innen 31/3 i samsvar med bokføringsloven, kommuneloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Sammen med årsregnskapet skal det framlegges underbyggende dokumentasjon som bekrefter kommunens balansetall samt avstemminger av balansen og de sammenhenger som ellers forventes å være i regnskapet. Videre skal skjema for Lønn og pensjonskostnader foreligge avstemt mot regnskapet. o Attestasjoner/revisjonsuttalelser vedr. kommunens momskompensasjonskrav, spillemiddelregnskaper m.m. forutsettes framlagt for revisor minimum 14 dager før innsendingsfristen. Det skal legges fram nødvendig dokumentasjon i form av talloppsett, regnskapsmateriale og eksempelvis Kontrollutvalget Side 3

12 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS tilsagn, ferdigattester etc. for at revisor skal kunne utføre jobben på en effektiv måte. 4 Dialog mellom revisjonen og kontrollutvalget Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innenfor regnskapsrevisjonen skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget får en god forståelse av revisjonsmandatet, planlagte og gjennomførte revisjonshandlinger. Innenfor bestilte revisjonstjenester skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget og revisjonen har en lik forventninger til tjenesten, herunder lik forståelse av formålet med, rammene for og forventet nytte av bestillingen. Forvaltningsrevisjonsprosjektene skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon med tilhørende veileder. Revisjonen skal informere om vesentlige endringer i premissene for bestillingene. Kontrollutvalget utferdiger skriftlige bestillinger til bestilte revisjonstjenester. 5 RAPPORTERING 5.1 Formålet med rapporteringen Revisjonens rapportering til kontrollutvalget skal sikre at kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon for å kunne påse at; Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) 5.2 Rapportering av revisjonsordningen Oppdragsansvarlig revisor skal årlig rapportere at han/hun oppfylle krav til uavhengighet. Hedmark Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget at Nye oppdragsansvarlige revisorer oppfyller kravet til utdanning og praksis, samt vandel 5.3 Rapportering av regnskapsrevisjonen Formålet med rapporteringen er å gi kontrollutvalget en løpende orientering om revisjonsarbeidet som gir dem et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere at regnskapet blir revidert på en betryggende måte. Oppdragsansvarlig revisor for kommunens årsregnskap rapporterer sitt arbeid årlig til kontrollutvalget slik (minimumskrav): Kontrollutvalget Side 4

13 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Plan/revisjonsstrategi (høst) Statusrapport (vinter) Årsavslutning (vår) Krav og forventninger til innholdet i rapporteringen av regnskapsrevisjonen er utdypet i vedlegg Rapportering av bestilte tjenester Formålet med rapportering av tilleggstjenester, forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller er å sikre at kontrollutvalget: Får levert de prosjektene som er bestilt Prosjektene er i henhold til bestilling Gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablert og anerkjente standarder på området Rapportering gjøres hovedsakelig muntlig etter behov i revisjonsprosessen og med skriftlig sluttrapportering med muntlig orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres og rapporteres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. 6 ANDRE FORHOLD Kommunen skal stille hensiktsmessig kontorplass og utstyr til revisors disposisjon når denne er på revisjonsbesøk. Revisor skal gis de nødvendige tilganger til regnskapssystemer og arkiver. Hedmark Revisjon IKS skal være medlem av NKRF og er derfor underlagt forbundsbasert kvalitetskontroll. Hedmark Revisjon IKS skal orientere kontrollutvalget om resultatene av kvalitetskontrollene. Kontrollutvalget og sekretær skal ta eventuell kritikk av revisor eller revisjonen opp med Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 5

14 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 7 VEDLEGG TIL AVTALEN Avtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Regnskapsrevisjon: Tjenesteleveranser - forventninger og krav Trysil, den 16. september 2015 Tom Rusten Østli kontrollutvalgsleder Trysil kommune Morten Alm Birkelid daglig leder Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget Side 6

15 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 20551/2015 Arkiv: 151 Vår saksbehandler: Kristin Moe Budsjett for tilsyn og kontroll 2016 Saksnr Utvalg Møtedato 15/20 Kontrollutvalget i Trysil Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Regnskap pr. august Budsjett 2016 Sekretærens innstilling: Vedlagte budsjett med ramme på kr ,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Trysil kommune Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres gjennom budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

16 Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni , skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering Politisk virksomhet Det er lagt inn en økning på til sammen kr ,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Trysil kommune anslått til å ligge på 850 som gir et revisjonshonorar på kr ,-. Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 550 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 125 Revisjon av beboerregnskap 50 Veiledning/bistand 25 Bestilte mindre undersøkelser 50 Møter i kontrollutvalg og k-styre 50 Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn kr ,- til forvaltningsrevisjon, 250 timer, samme timeantall som i fjor. Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er lagt inn kr ,- til selskapskontroll, samme timeantall som forrige år. Sekretariat for kontrollutvalget Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Engerdal, Stor-Elvdal og Åmot kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Trysil kommunes andel er på kr ,- mot kr ,- i Driftsutgiftene fordeles mellom deltagerkommunene slik at 40 % fordeles likt, og de øvrige 60 % fordeles etter aktivitet. Det er antall møter i 2013 og 2014 som legges til grunn nå. Konklusjon Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Trysil kommune for 2016: Politisk virksomhet kr ,- Regnskapsrevisjon kr ,- Selskapskontroll kr ,- Forvaltningsrevisjon kr ,- Bestilte mindre undersøkelser kr ,- Møter i kontrollutvalg og k-styre kr ,- Sekretariat for kontrollutvalg kr ,-

17 Konto Regnskap august 2015 Ansvar Tjeneste Beløp Opprinnelig budsje Tapt arbeidsfortjeneste når politikere tar , , Godtgjørelse til folkevalgte (fast) , , Møtegodtgjørelse (variabel) , , Arbeidsgiveravgift , , Arbeidsgiveravgift av lønnsarter ( , , Forbruksmateriell (kontor) , , Abonnement til aviser og fagtidsskrifter , , Beverting ved møter/utvalg/organisasjon , , Kursavgifter , , Seminar/konferanser , , Kjøregodtgjørelse , , Internkjøp , , Andre interkommunale tiltak , , Hedmark Revisjon IKS , , Internsalg , , , , Abonnement til aviser og fagtidsskrifter ,00 0, Beverting ved møter/utvalg/organisasjon ,00 0, Hedmark Revisjon IKS ,00 0, ,00 0,00 Til sammen , ,00

18 Til disposisjon 5 000, , , , , , , ,00-400, , , , , , , , ,00-900, , , ,00

19 Trysil - tilsyn og kontroll Regnskap 2014 Budsjett Tapt arb.fortjeneste 0, , Godtgjørelse til folkevalgte , , Møtegodtgjørelse , , Arbeidsavgift , , Arbeidsgiveravgift av lønnsarter 0, , Forbruksmateriell 0, , Abonnementer 3 750, , Bevertning ved møter/utvalg 1 320, , Bevertning 0,00 0, Seminar/konferanser 0, , Hotell- og oppholdsutgifter 0,00 0, kurs og opplæring , , skyss- og kostg.gj , , Internkjøp 0, ,00 sum pol virksomhet , ,00 Revisjon regnskap , ,00 Bestilte mindre undersøkelser ,00 Forvaltningsrevisjon ,00 Selskapskontroll ,00 Annet (møter KU og KS) ,00 Sekretariat , ,00 SUM , ,00

20 Budsjett , , , , , , , ,00 0, ,00 0, , , , , , , , , , , ,00

21 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 20648/2015 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato 15/21 Kontrollutvalget i Trysil Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Rapport - foreløpig plan for forvaltningsrevisjon Sekretærens innstilling: 1. Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon forelegges nytt kontrollutvalg som grunnlag for deres arbeid med å rullere plan for forvaltningsrevisjon i neste 4-årsperiode. 2. Kontrollutvalget har mulighet til å gjøre endring i foreløpig plan for forvaltningsrevisjon i løpet av planperioden. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

22 Bakgrunn Kontrollutvalget skal etter kommunelovens 77 nr. 4 se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det er dette som forstås som forvaltningsrevisjon. Det følger av kap i kommuneloven at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal lages minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret står også fritt til å bestemme at slike planer skal utarbeides oftere. For at planen skal være effektive og inneha nødvendige kvaliteter, kan det være hensiktsmessig at disse utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Planen for forvaltningsrevisjon vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget vedtar hvilke revisjoner som skal gjennomføres med utgangspunkt i denne planen. Kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen beror på hvilke rammer kommunestyret har satt. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Målet i denne analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter sett i forhold til lover, forskrifter, og kommunestyret vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget i Trysil behandlet i møte den overordnet analyse som var utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS. På bakgrunn av den, valgte kontrollutvalget en rekke prosjekter som kan være relevante i en plan for forvaltningsrevisjon. De valgte prosjekter blir presentert i vedlagte rapport (foreløpig plan for forvaltningsrevisjon), det skal gi et grunnlag for at kontrollutvalget kan fatte vedtak om en endelig plan for forvaltningsrevisjon som også inkluderer en prioritert liste over prosjektene. Vurdering Mange undersøkelser på et tjenesteområde kan medføre en stor belastning for den aktuelle administrasjon. Om det ikke er et særskilt behov, bør det tilstrebes at undersøkelsene ikke berører områder hvor det nylig er gjennomført andre særskilte bestillinger eller forvaltningsrevisjoner. Følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter har blitt gjennomført i Trysil kommune (bestillingsår i parentes) o Ny revisjon av spesialundervisning i Trysil kommune (2012) o Samordning av tjenester i pleie og omsorg (2012) o Selskapskontroll Trysil Fjernvarme AS (2013) Særskilt bestilling o Hjelpevergeregnskap (2013) Særskilt bestilling o Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser (2014) o Kommunenes praksis/systemer rehabilitering/avlastning (2014) Særskilt bestilling Kontrollutvalget har også bestilt et notat med forslag til to nye særskilte bestillinger som omhandler 1) postjournal og offentlighetsbestemmelser (samt journalføring og arkivering av e-post) og 2) historiske arkivmateriell. Forslag til prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon o Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)» o Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» o Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» o Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» o Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» o Nr. 21 «Mobbing og trivsel»

23 o Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» o Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» (Numrene henviser til «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon») Konklusjon Den foreløpige plan overleveres til nytt kontrollutvalg som grunnlag for deres arbeid med å rullere planen i neste valgperiode.

24 Særskilt bestilling 2015 Forvaltningsrevisjon 2014 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget på oppdrag fra kontrollutvalget i Trysil kommune X - kommune Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune Forslag til kontrollutvalget høsten 2015 Postadresse: Postboks 84, 2341 Løten Telefon: Hjemmeside: E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: MVA

25 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Innhold 1 Bestilling Plan for forvaltningsrevisjon hva er det? Plan for forvaltningsrevisjon i Trysil kommune Hensynet til øvrige bestillinger Forslag til prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)»... 6 Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren»... 8 Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» Nr. 21 «Mobbing og trivsel» Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» Referanseliste Side 2

26 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten Bestilling Dette dokumentet er utarbeidet på bakgrunn av bestilling fra kontrollutvalget i møte den , hvor det ble fattet følgende vedtak: KU- 15/ Vedtak (kulepunkt 1): Kontrollutvalget ønsker å ha følgende prosjekter med i sin «foreløpig Plan for forvaltningsrevisjon»: Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)» Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» Nr. 21 «Mobbing og trivsel» Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» Numrene henviser til «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Trysil kommune ( ) Listene er uprioriterte. I dette dokumentet legger Hedmark Revisjon IKS frem forslag til prosjekter innenfor de 8 nevnte tematikker. Vi fastholder de prosjektnumre som fremgår ovenfor i dette notatet, slik at linjen tilbake til den overordnede analyse fortsatt er tydelig. Dokumentet vil kunne gi det nåværende og kommende kontrollutvalg, som konstitueres høsten 2015, et grunnlag for å fatte vedtak om en endelig plan for forvaltningsrevisjon, som også inkluderer en prioritering av prosjektene (hvilken rekkefølge de skal gjennomføres i). I tillegg bør det tas stilling til om kontrollutvalget ønsker å ha mulighet for å gjøre endringer i planen i planperioden. I så fall bør dette spørsmålet legges frem for kommunestyret enten ved å ta det inn i selve planen eller som en innstilling i saken som legges fram for kommunestyret. Dokumentet viser våre forslag til problemstillinger, hvor vi har tatt utgangspunkt i en vesentlighetsog risikovurdering. Det anbefales at kontrollutvalget tar stilling til om dette dokumentet beskriver det som er det er relevant og ønskelig at prosjektene undersøker, og gir informasjon og innspill til eventuelle forbedringspunkter som bidrar til at undersøkelsene er i overensstemmelse med kontrollutvalgets ønsker og blir til nytte for så vel kommunens administrasjon som de innbyggere som benytter de kommunale tilbudene. Løten, den 10. august 2015 Laila Irene Stenseth Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Inger Stensgaard Sørensen Utøvende forvaltningsrevisor Side 3

27 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten Plan for forvaltningsrevisjon hva er det? Kontrollutvalget skal etter kommunelovens 77 nr. 4 se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det er dette som forstås som forvaltningsrevisjon. 1 Det følger av Kap 5 10 i kommuneloven at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal lages minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret står også fritt til å bestemme at slike planer skal utarbeides oftere. For at planene skal være effektive og inneha nødvendige kvaliteter, kan det være hensiktsmessig at disse utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planleggingen av forvaltningsrevisjon med planleggingen av selskapskontrollen etter 13. Planen for forvaltningsrevisjon vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget vedtar hvilke revisjoner som skal gjennomføres med utgangspunkt i denne planen. Kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen vil bero på hvilke rammer kommunestyret har satt. Eksempelvis kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Ofte vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Målet i denne analyse er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Målsettinger og risikovurderinger henger nøye sammen, da risikovurderingen består i å identifisere relevante trusler for oppnåelse av kommunens målsettinger. Risiko kan skyldes både interne og eksterne forhold. Eksempel på eksterne forhold kan være lovgivning, endring i kommunens økonomi etc. Interne faktorer kan være organisatoriske endringer, rekrutteringsproblemer etc. I oversiktsform blir forløpet frem mot en plan for forvaltningsrevisjon som følger: Plan for forvaltningsrevisjon og overordnet analyse vil som utgangspunkt være offentlig tilgjengelig for allmennheten, jf. offentlighetsloven 2 første ledd. 1 I tillegg til forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget gjøre «særskilte bestillinger». Særskilte bestillinger adskiller seg fra forvaltningsrevisjon ved at prosjektene ikke følger den standarden, RSK001, som forvaltningsrevisjon følger. De særskilte bestillinger blir videre ikke underlagt kvalitetskontroll fra Norges Kommunerevisorforbund. Særskilte bestillinger vil typisk være mindre av omfang og ha et mer innsnevret fokusområde enn i en forvaltningsrevisjon. Side 4

28 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten Plan for forvaltningsrevisjon i Trysil kommune Kontrollutvalget i Trysil fikk fremlagt en overordnet analyse i møte den Analysen er utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS og baserer seg på Kommuneplan og Økonomiplan , Årsmelding 2013, forespørsel og samtale med rådmannen og ansatte hos Hedmark Revisjon IKS og diverse statistikk fra KOSTRA, Hedmark Fylkeskommune 2013, folkehelseprofilen, Kommunebarometeret mv. På bakgrunn av den overordnede analysen har kontrollutvalget nå valgt en rekke tematikker, som kan være relevante i en plan for forvaltningsrevisjon. I dette dokumenter presenterer vi de valgte prosjekter nærmere. Det skal gi et grunnlag for at kontrollutvalget kan fatte vedtak om en endelig plan for forvaltningsrevisjon som også inkluderer en prioritering av prosjektene (hvilken rekkefølge de skal gjennomføres i). Under hvert enkelt prosjekt i denne planen er det gitt forslag til problemstillinger. Det tas forbehold for at det kan være behov for å justere problemstillingene underveis i et prosjekt. Prosjektene bør ved eventuell bestilling også oppdateres til de forhold som gjør seg gjeldende på tidspunktet for gjennomføring. I denne planen har vi brukt data (KOSTRA-tall, årsmelding mv.) fra Ved gjennomføring av et prosjekt i 2016 bør disse data oppdateres. Dette vil kunne bli avklart i en prosjektplan. I tillegg må prosjektene avgrenses i henhold til tids- og ressursrammen for den enkelte bestilling. 4 Hensynet til øvrige bestillinger Mange undersøkelser på et tjenesteområde kan medføre en stor belastning for den aktuelle administrasjon. Med mindre det er et særskilt behov, bør det derfor tilstrebes at undersøkelsene ikke berører områder, hvor det nylig er gjennomført andre særskilte bestillinger eller forvaltningsrevisjoner. Følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter har blitt gjennomført (bestillingsår i parentes) i Trysil kommune: Ny revisjon av spesialundervisning i Trysil kommune (2012) Samordning av tjenester i pleie og omsorg (2012) Selskapskontroll Trysil Fjernvarme AS (2013) Særskilt bestilling Hjelpevergeregnskap (2013) Særskilt bestilling Systemgjennomgang av plan- og byggesaksprosesser (2014) Kommunens praksis/systemer rehabilitering/avlasting (2014) Særskilt bestilling I tillegg har kontrollutvalget bestilt et notat med forslag til to nye særskilte bestillinger 2, som omhandler 1) postjournal og offentlighetsbestemmelser (samt journalføring og arkivering av e- post) og 2) historiske arkivmateriell. 2 Denne bestilling skjedde i møte den , sak 15/11, dvs. samtidig som denne foreløpige plan for forvaltningsrevisjon ble bestilt. Planen med forslag til særskilte bestillinger fremlegges i møte sammen med denne foreløpige plan for forvaltningsrevisjon.. Side 5

29 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten Forslag til prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon 5.1 Nr. 5 «Internkontroll (kommunens egenkontroll)» Kommunelovens 23 nr. 2 stiller krav til rådmannens (administrasjonssjefens) internkontroll. I lovbestemmelsen fremgår følgende: «Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Internkontrollbestemmelsen i kommuneloven er generell for kommunens drift og nært knyttet opp mot virksomhetsstyring, kvalitetssikring og overvåkning av prosesser og rutiner. Men hva er internkontroll? Internkontroll defineres i det anerkjente rammeverk COSO slik: «Intern kontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser.» 3 Internkontroll er en prosess igangsatt og gjennomført av virksomhetens (kommunens) ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppfyllelse innen følgende områder: 1. Målrettet og kostnadseffektiv drift 2. Pålitelig ekstern regnskapsrapportering 3. Overholdelse av gjeldende lover og regler. 4 Selv om dette er en definisjon som i utgangspunktet er utarbeidet for å beskrive økonomisk internkontroll vil prinsippene som legges til grunn kunne anvendes generelt. I henhold til COSO kan disse målsettingene sikres gjennom samspill mellom fem komponenter: 1. Et godt kontrollmiljø 2. Bruk av løpende risikoanalyser i virksomheten 3. Konkrete kontrollaktiviteter 4. God kommunikasjon og informasjon på alle nivåer 5. Aktiv overvåking fra ledelsens side. I 2009 kom daværende Kommunal- og regionaldepartementet med en vurdering av kommunenes egenkontroll 5, hvor det sies at en viktig del av kommunens egenkontroll er administrasjonssjefens ansvar for god intern kontroll. Det heter i rapporten at administrasjonssjefens internkontrollansvar innebærer at denne skal etablere systemer for å sikre betryggende kontroll og teste at disse systemene fungerer. Rapporten gir tre sentrale råd når det gjelder intern kontroll. Disse er at: Risikoanalyser må danne grunnlaget for intern kontroll Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig å formalisere mye av den internkontrollen som allerede gjøres 3 COSO er det mest utbredte rammeverket for vurdering og utvikling av internkontroll. Rammeverket er beskrevet i norsk oversettelse i Intern kontroll et integrert rammeverk fra Kilde: COSO og Norges interne revisor forbund. 5 Rapport: «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» Side 6

30 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Det fremheves at kommunene i større grad bør benytte risikovurderinger i styring av virksomheten, og særlig når de skal definere innretningen og omfanget av kontrollaktiviteter. Kommunene oppfordres til å basere seg mindre på uformell kontroll. En formalisering av internkontrollen gjør kommunene mindre sårbare for skifte av personell, endring i omgivelsene og habiliteringskritikk. Økt formalisering vil øke det organisatoriske minnet. Et av rådene som gis er at kommunene i forbindelse med formalisering av internkontrollen også gjør en innsats for økt grad av dokumentasjon på området. En rapport fra KPMG fra konkluderer med at det gjennomføres mye godt arbeid med intern kontroll i kommunene, men at arbeidet er usystematisk og fragmentert. Denne undersøkelsen viser også at oppfølgingen av at ulike kontrolltiltak reelt sett gjennomføres og virker, men at det ikke har hatt en tilstrekkelig prioritet i kommunene. Det slås fast at selve prosessen for å etablere intern kontroll er vesentlig da det er denne som gir grobunn for bevissthet og forankring hos medarbeiderne. Det vil derfor være viktig å ha en viss oversikt over hvordan tiltak integreres i organisasjonen. KS sitt effektiviseringsnettverk startet i 2012 et pilotnettverk innenfor intern kontroll. Det er utarbeidet et arbeidshefte til arbeidet i nettverket. 7 Det heter her at en formalisert, dokumentert og risikoorientert intern kontroll vil redusere krav om sterkere statlig tilsyn og kontroll. Slik sett vil god intern kontroll bidra til å styrke det kommunale selvstyre og lokaldemokratiet. Men enda viktigere er at dette vil bidra til effektiv drift og gode tjenester, noe som igjen øker/bedrer legitimitet og omdømme for kommunesektoren. En sterk internkontroll er vesentlig for å vurdere og håndtere risikomomenter i driften og manglende måloppnåelse. Ved mangelfull internkontroll er det risiko for avvik fra lovverk og lite kontroll med virksomhetenes måloppnåelse. Mangelfull internkontroll kan følgelig ha konsekvenser for hele kommunens drift. En forvaltningsrevisjon om internkontroll vil kunne gjennomføres med følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har Trysil kommune et helhetlig system for intern kontroll? 2. I hvilken grad er dette i tilfelle integrert i kommunens organisasjon? 3. I hvilket omfang har kommunen etablert rutiner for å sikre en god intern kontroll i de enkelte virksomheter og hvordan fungerer de i praksis? Formålet med prosjektet vil være å vurdere mulige svakheter i Trysil kommunes internkontroll. 6 Rapport fra KPMG 2011 Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering 7 Kommunenes Sentralforbund: Rådmannens internkontroll Orden i eget hus! Side 7

31 HEDMARK REVISJON IKS 5.2 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» Pleie- og omsorg 8 utgjør, sammen med oppvekstsektoren, en vesentlig del av Trysil kommunes drift. Sektoren står for over 50 % av kommunes budsjett. Samtidig øker tjenesteytingen både grunnet kompleksitet i behandlingsbildet og økt populasjon i de store brukergrupper (over 67 år). I samtale med rådmannen kom det frem at en forvaltningsrevisjon som så på styring av ressursbruk på området kunne være av nytte for kommunen. Driftsutgiftene til pleie- og omsorg er høye i Trysil, og det har vært en større økning i driftsutgifter i Trysil enn i sammenlignbare kommuner (se Figur 1): Driftsutgifter pr. mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester Trysil Kostragruppe 10/11 Hedmark Landet Korrigerte brutto driftsutgifter pr. mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester Figur 1. Kilde KOSTRA. Bemerk: Trysil var i Kostragruppe 10 frem til 2012 og i kostragruppe 11 fra og med Trysil kommune har selv registrert at lønnsutgiftene til pleie- og omsorgspersonalet ligger over nivået for sammenlignbare kommuner. Lønn utgjør rundt 75 % av driftsutgiftene innenfor pleie- og omsorgsektoren, og har derfor vesentlig betydning for det samlede kostnadsnivå i pleie- og omsorg. KOSTRA-tall bekrefter at Trysil har ligget over nivået for lønnsutgifter i sammenlignbare kommuner. Nye KOSTRA-tall fra 2014 viser imidlertid et markant fall i disse utgiftene i 2014 (se Figur 2). 8 I Trysil benevnes denne sektor for helse-, omsorg og sosial. I dette prosjektet fokuseres det kun på omsorgs- og helsesjefens ansvarsområder. Side 8

32 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Lønnsutgifter, pleie- og omsorg Trysil Kostragruppe 10/11 Hedmark Landet Lønnsutgifter pr kommunalt årsverk ekskl. fravær, pleie og omsorg Figur 2. Kilde: KOSTRA. Bemerk: Trysil var i Kostragruppe 10 frem til 2012 og i kostragruppe 11 fra og med Fallet i lønnsutgifter i 2014 kan ha sammenheng med omorganiseringer i sektoren, blant annet ble stillingssammensetningen ved Trysil sykehjem endret f.o.m. september Prosjekt uønsket deltid, som ble avsluttet våren 2014, som et samarbeid mellom pleie- og omsorg og personalavdelingen, kan også være en forklaring. 9 Samtidig bemerkes at kompetansenivået blant de ansatte i sektoren er lavere i Trysil kommune enn i andre kommuner. Det burde tilsi at lønnsnivået også er lavere (se Figur 3). Kompetansenivå i pleie- og omsorg 2014 Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning fra høyskole/universitet Trysil Kostragruppe 11 Hedmark Landet uten Oslo Landet Figur 3. Kilde: KOSTRA. 9 Kilde: Årsmelding for Trysil kommune 2014, side 43f. Side 9

33 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 I 2012 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon av samordningen av tjenester innenfor pleie og omsorg i kommunen. I dette prosjektet ble det undersøkt om tildelingstjenesten sikrer en god styring av kommunens bruk av ressurser på rammeområdet. Det ble funnet at tildelerenheten ikke hadde tilgang til eller selv utarbeidet noen form for styringsinformasjon, som ga et bevisst forhold til ressursbruken ved tildeling av tjenester. Tildelerenheten hadde ikke budsjettansvar, og dermed ikke ansvar for ressursbruk ved tildeling av tjenester. Tildelerenheten gjennomførte ikke detaljerte vurderinger av hva som ville være den mest økonomiske løsningen for den enkelte bruker, og vedtak for den enkelte bruker ble ikke prissatt. Revisor fant samtidig indikasjoner på at tjenestenivået innenfor hjemmetjenesten var høyt. 10 Revisor undersøkte også i hvilken grad pleien som ble utført av hjemmetjenesten i Trysil kommune var i samsvar med vedtakene for hver enkelt bruker. En kontroll viste avvik mellom utført tjeneste og brukerens vedtak i tre av fem tilfeller. Som oftest skyldes uoverensstemmelse, at vedtaket ikke er oppdatert i forhold til brukerens meldte behov, men det skjedde også at brukere fikk flere tjenester enn det som sto i vedtaket og/eller det som de hadde krav på i følge standard for praktisk bistand. Et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på ressursbruken innenfor pleie- og omsorg synes fortsatt aktuelt, siden dette fortsatt er en kostnadstung sektor for kommunen. På bakgrunn av det forrige prosjektet i 2012, foreslås et kommende prosjekt imidlertid gjennomført med en annen vinkling. Kommunen fremhever selv lønnsutgiftene som høye, og vi har her sett at kompetansenivået likevel er lavt. Det foreslås derfor at forvaltningsrevisjonsprosjektet fokuserer på forklaringer av lønnsutgiftene i sektoren. Prosjektet vil kunne bli gjennomført med følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad er lønnsutgiftene i pleie- og omsorg i Trysil kommune på et forventet og ønskelig nivå? Prosjektet vil kunne omfatte en rekke forhold, herunder prosessen fra rekruttering av ansatte, lønnsfastsettelse, lønnsregulering etc. (jf. bestemmelser i AML, tariffavtaler mv.), sykefravær og vikarutgifter mv. samt bruk av heltid-/deltidsstillinger. En alternativ mulighet er å lage et oppfølgningsprosjekt av forvaltningsrevisjonen fra 2012, som fokuserer på tildeling av tjenester og overensstemmelse mellom vedtak og utført tjeneste. Hvis kontrollutvalget ønsker dette, bør det i en prosjektplan kunne avklares, hvordan en slik oppfølgning kan foregå. Uansett om kontrollutvalget ønsker fokus på lønningsutgiftene eller en oppfølgning av det forrige prosjektet fra 2012, må prosjektet avgrenses i henhold til tids- og ressursrammen for bestillingen. 10 Det bemerkes at tildelerenheten ble opprettet på bakgrunn av tilsyn fra fylkesmannen, slik at enhetens primære fokus har vært å ivareta innbyggeres rettigheter og sikre god kvalitet i saksbehandlingen. Side 10

34 HEDMARK REVISJON IKS 5.3 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Nr. 15 «Ledelse og koordinering av tjenester ved NAV Trysil» NAV består av en statlig og en kommunal del som har hver sine ansvarsområder. Den statlige NAVdelen har ansvar for trygd og arbeidsformidling. Den kommunale delen har ansvar for sosialtjenestene. Det er risiko for at det kan forekomme svakheter i koordineringen mellom statlige- og kommunale tjenester. Videre må tjenestene ved NAV koordineres med andre enheter i kommunen som rusområdet, psykiatriområdet og barnevernsområdet. Det er derfor også viktig at NAV kan koordinere sine tjeneste med øvrige tjenesteenheter i kommunen. Et redskap for koordinering av tjenester internt i NAV og mellom NAV og øvrige virksomheter i kommunen er de lovpålagte individuelle planene (IP). Alle som har behov for langvarige og koordinerte tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, spesialisthelsetjenesteloven og psykisk helsevernloven har rett til å få utarbeidet en IP. En IP skal alltid ta utgangspunkt i brukerens egen oppfatning av problemene og hva han eller hun trenger for å kunne mestre utfordringene bedre. Planen skal bidra til at brukeren får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud, og er en viktig premiss når det fattes vedtak om tjenester. 11 Kommunen skal også tilby koordinator. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient eller bruker. Koordinator skal også sikre samordning av tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan. Kommunen har plikt til å tilby koordinator for pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester, uavhengig av om de ønsker å få utarbeidet individuell plan 12. Virksomhetsledelsen skal sørge for at koordinatoren har gode rammebetingelser for å kunne ivareta rollen 13. Helse- og omsorgspersonell, ansatte på NAVkontoret og andre kan være koordinator. Individuell plan og koordinator er redskaper for å sikre et koordinert tilbud, og både NAV og øvrige virksomheter i kommunen bør derfor ha gode prosedyrer for opprettelse av IP er og tilbud om koordinator. Revisor vurderer at det særlig er risiko for at spesielt brukere med sammensatte og langvarige behov kan «falle mellom to stoler» i kommunens tjenestetilbud. Det er risiko for at det ikke blir oppnevnt koordinator og at ingen parter i kommunen tar ansvar for å utarbeide den individuelle planen og å følge opp den enkelte brukeren. I en forvaltningsrevisjon foreslår vi å ta utgangspunkt i NAV Trysil og deres bidrag til ledelse og koordinering av tjenester til brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Prosjektet foreslåes gjennomført med følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad bidrar NAV Trysil til at tjenester til brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester ledes og koordineres... a)...internt i NAV mellom den kommunale og statlige del av NAV b)... med andre tjenesteområder i kommunen? c)...med andre offentlige instanser 11 Når en person har behov for langvarige og koordinerte tjenester fra både kommunen og spesialisthelsetjenesten, er det kommunen som har hovedansvaret for at det blir utarbeidet en IP. Dette er tydeliggjort i ny og revidert lovgivning i samhandlingsreformen. Spesialisthelsetjenesten har imidlertid plikt til å medvirke. 12 Forskrift av om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Helse- og omsorgsdepartementet. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). Prop 91 L ( ). Side 11

35 HEDMARK REVISJON IKS 5.4 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» I Trysil kommunes årsmelding 2014 blir flyktningsituasjonen og en vellykket integrering fremhevet som en utfordring i kommunen. Det ble i 2014 bosatt 10 flyktninger i Trysil kommune. Kommunen hadde dermed totalt 51 flyktninger pr som var registret som stønadsmottakere ved sosialtjenesten i NAV. 28 av de registrerte søkere i 2014, har bodd i kommunene i over 5 år, og kommunen mottar derfor ikke lenger integreringstilskudd for denne gruppen. En stor andel av brukerne ved sosialtjenesten er flyktninger, og disse kan ofte være mere omkostningstunge enn øvrige brukerne. 14 En forutsetning for å få flyktninger integrert i arbeidslivet, vil ofte være norskkunnskaper. Kommunens resultater fra språkprøver for fremmedspråkligere viser at færre enn ønsket presterer på det målsatte nivå. Kommunen har to ulike, men relaterte forpliktelser, for å styrke flyktningers mulighet for å komme ut av sosialstønad og over i arbeidslivet. Det er ene er grunnskoleopplæring og det andre er tilbud om introduksjonsprogram. Fra og med 1. september 2004 ble norske kommuner pålagt å tilby nyankomne flyktninger, mellom 18 og 55 år, et introduksjonsprogram. Formålet med programmet er å styrke nyankomne flyktningers mulighet for deltagelse i yrkes- og samfunnslivet, og deres økonomiske selvstendighet. 15 Programmet skal være på fulltid og kan vare i inntil to år, og det skal utarbeides en individuell plan med bakgrunn i den enkeltes opplæringsbehov. Det å delta i programmet gir samtidig flyktningen en rett til introduksjonsstønad, for den tid som personen deltar i programmet. 16 I Trysil kommune har voksenopplæringen ansvar for introduksjonsordningen. Kommunene har også ansvaret for grunnskoleopplæringen for voksne 17. En av de voksne befolkningsgrupper som er aktuelle for grunnskoleopplæring er flyktninger. Voksne med rett til opplæring skal også få hjelp til å kartlegge sine behov for å kvalifisere seg til videreutdanning eller yrkesliv. 14 Kilde: Trysil kommunens årsmelding 2014, s. 46 og Kommunen kan også tilby dette til øvrige utlendinger (innvandrere) i kommunen, men plikter alene å tilby det til personer med asylstatus, overføringsflyktninger med innreisetillatelse, personer med opphold på humanitært grunnlag, etter søknad om asyl, personer med kollektiv beskyttelse, personer som blir familiegjenforent med en person som er omfattet av en av de fire gruppene ovenfor eller personer som har fått selvstendig oppholdstillatelse på bakgrunn av mishandling, tvangsekteskap eller urimelige vanskeligheter ved retur til hjemlandet. 16 Disse krav og rettigheter følger av Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven). 17 Dette følger av opplæringslovens 13-1, jf. 4A-4 første ledd. Ansvaret for grunnskoleopplæring for voksne er forøvrig regulert i opplæringsloven 4A-4. Grunnskoleopplæringen for voksne skal være gratis, jf. 4A 1 annet ledd. Dette innebærer at kommunene ikke kan kreve skolepenger fra voksne som har rett til grunnskoleopplæring. Retten til gratis opplæring innebærer også at voksne har rett til gratis læremidler. Utdanningsdirektoratet har videre understreket at den voksne har en individuell rett til grunnskoleopplæring etter 4A-1, og at ansvaret til kommunen inntrer uavhengig av antall voksne som søker om grunnskoleopplæring. Kommunen kan altså ikke kreve at det melder seg et minimumsantall personer for at det skal tilbys opplæring. Kommunen kan imidlertid samarbeide med andre kommuner om å tilby grunnskoleopplæring for voksne etter kapittel 4A dersom dette er forsvarlig. Kommunen kan ikke kreve at søkeren må ha kompetanse i norsk på et gitt nivå for å ha rett til grunnskoleopplæring etter 4A-1. Grunnskoleopplæringen kan inneholde opplæring i norsk, herunder særskilt språkopplæring i faget norsk, dersom dette er nødvendig for at den voksne skal få et forsvarlig utbytte av opplæringen. For å ha rett til grunnskoleopplæring etter 4A-1 må den voksne ha lovlig opphold i Norge, jf. utlendingsloven 4. Kilde: Runnskriv fra Utdanningsdirektoratet , side 1 f. Side 12

36 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Retten til grunnskoleopplæring etter opplæringsloven må ikke blandes sammen med rett og plikt til introduksjonsprogram etter introduksjonsloven. Dette er separate ordninger som eksisterer uavhengig av hverandre og retten til det ene utelukker ikke at den voksne også kan ha rett etter den andre ordningen. Personer som har tatt ut retten etter introduksjonsloven kan fortsatt ha rett til grunnskoleopplæring etter opplæringsloven. 18 Et tema for forvaltningsrevisjon er derfor om flyktninger/innvandrere mottar tilbud om deltakelse i et introduksjonsprogram og om dette bidrar til at disse personer kommer ut i arbeid etter å ha avsluttet introduksjonsprogrammet (som er en del av formålet med programmet). Det er risiko for at det kan forekomme manglende samsvar mellom introduksjonsprogrammets integreringsintensjon og den faktiske måloppnåelsen. I tillegg kan det undersøkes om kommunen etterlever sin forpliktelse til grunnskoleopplæring for voksne flyktninger (blant annet for de som har gjennomført introduksjonsprogrammet). På bakgrunn av at kommunen selv vurderer denne tematikken som en utfordring, og at flyktningene på sosialstønad kan være vesentlig utgift for kommunen, forslår vi at et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan ta utgangspunkt i følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad imøtekommer Trysil kommune sin forpliktelser overfor flyktninger og innvandrere i forhold til... a....ansvaret for tilbud og gjennomføring av grunnskoleopplæring for voksne b....ansvaret for tilbud og gjennomføring av introduksjonsprogram 2. I hvilket omfang bidrar kommunens integreringsinnsats til... a....egne lokale målsetninger på integreringsområdet b....statlige målsetninger og forventninger på integreringsområdet Problemstilling 2 kan bli avgrenset til alene å se på integreringsinnsatsen i relasjon til introduksjonsprogrammet, og herunder blant annet fokusere på i hvilken grad kommunen lykkes med å få denne befolkningsgruppe inkludert i arbeidslivet. 5.5 Nr. 19 «Implementering av samhandlingsreformen» Samhandlingsreformen utgjør en av de største helsereformer i nyere tid. Reformen trådte i kraft fra 1. januar 2012, men reformen er ennå ikke fullt implementert. En hovedhensikt med samhandlingsreformen er å løse tre utfordringer 19 : 1. Pasientenes behov for mer koordinerte tjenester. 2. At tjenestene preges av for liten innsats for å begrense og forebygge sykdom. 3. At samfunnets økonomiske bæreevne utfordres av den demografiske utviklingen og endringer i sykdomsbildet. Flere helseoppgaver skal løses av kommunene og sykehusene skal avlastes. 18 Kilde: Runnskriv fra Utdanningsdirektoratet , side jf. stortingsmelding nr Side 13

37 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Samhandlingsreformen bygger på et tettere samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten og kommunene vil, som følge av samhandlingsreformen, motta pasienter som krever økt kompetanse og en styrket fagutvikling. Dette er en følge av både tidligere sykehusutskrivning for pasienter, og mottak av pasienter med mer kompliserte diagnoser. Innen 2016 har staten videre pålagt kommunene å etablere et døgntilbud for pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp innenfor definerte tjenesteområder. For de fleste kommuner vil denne oppgaven bli løst på interkommunal basis. På nasjonalt nivå skjer utskrivning av pasienter fra sykehus i et raskere tempo enn før samhandlingsreformen 20, hvilket krever økt kapasitet innen kommunale helse-, pleie- og omsorgstilbud. Dersom kommunen ikke har anledning til å motta en pasient som er utskrivningsklar fra sykehuset, må kommunen som følge av samhandlingsreformen betale for pasienten fra dag én. Den enkelte kommune må betale kr pr. døgn for utskrivningsklare pasienter (2015-satser), mot kr fra tiende dag før samhandlingsreformen. Trysil kommune har deltatt i prosjektet «fem kommuner i samhandling». Hensikten med prosjektet har vært å forberede de fem kommunene (Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot og Elverum) på konsekvensene av samhandlingsreformen og klargjøre de mulighetene som den enkelte kommune kan løse på egenhånd og hvilke oppgaver som krever interkommunalt samarbeid. Etter prosjektet har Trysil kommune takket nei til å delta i et interkommunalt samarbeid med å etablere døgnplasser for øyeblikkelig hjelp med de øvrige kommunene. I Trysil kommune merker man at samhandlingsreformen betyr flere utskrivningsklare pasienter, også med mer komplekse behov og mange diagnoser. Kommunen har ennå ikke på plass en fullt utbygget omsorgstrapp. Dette har ført til økt press på hjemmetjenesten og kjøp av plasser ved Sykehuset Innlandet og i Åmot kommune. De fleste kjøp av døgnopphold i sykehus er knyttet til at Trysil kommune ikke har hatt kapasitet til å ta i mot pasientene på det tidspunkt de er utskrivningsklare. Utfordringene omhandler mangel på korttidsplasser, noe som trolig skulle være bedret med omlegging av institusjonsplasser ved Trysil sykehjem, november Revisor foreslår at et forvaltningsrevisjonsprosjekt primært avgrenses til å omhandle tilbudet til utskrivningsklare pasienter, for med dette å undersøke om kommunen nå har gjort de nødvendig tilpasninger i tjenestetilbudet, som er en forutsetning for at kommunen kan ta i mot disse pasienter til rett tid og med rette fagkompetanse. Bakgrunnen for dette er at tilbudet til utskrivningsklare pasienter antas å utgjøre den største og mest konkrete risiko knyttet til implementeringen av samhandlingsreformen. Revisor foreslår følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonsprosjektet: 1. I hvilken grad har Trysil kommune etterlevd intensjonene i samhandlingsreformen med hensyn til det forventede behovet for økt kapasitet og kompetanse knyttet til utskrivningsklare pasienter? 20 Helsedirektoratet (2015): Samhandlingsstatistikk , side 6f. 21 Kilde: Årsmelding for Trysil kommune 2014, side 43f. Side 14

38 HEDMARK REVISJON IKS 5.6 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Nr. 21 «Mobbing og trivsel» Høsten 2015 Trysil kommune har en målsetting om å ha en fremtidsrettet grunnskole med fokus på et godt læringsmiljø. 22 En indikator for læringsmiljøet er elevundersøkelsen, som gjennomføres årlig på 7. og 10. trinn i alle landets skoler. Undersøkelsen for skoleåret 2014/15 viser at Trysil ligger under nivået på landsplan og for Hedmark fylke for de fleste indikatorene. Det betyr at elevene rapporterer om litt dårligere trivsel, motivasjon, læringskultur mv. På mobbing er Trysil lik nivået på landsplan. Den eneste indikator som Trysil elevene har bedre skår på en landsgjennomsnittet, er faglig utfordring. Det gjør seg gjeldende på både 7. og 10. trinn. (se Figur 4 og Figur 5). Sees det på utviklingen i resultater fra skoleåret 2013/14 til 2014/15, fremgår en liten negativ utvikling for indikatorene trivsel og støtte fra lærene, mens det en tilsvarende liten positiv utvikling i støtten hjemmefra. Det øvrige indikatorer er uendrede (se Figur 6). Resultater fra Elevundersøkelsen ( ), 7. trinn Trysil kommune Nasjonalt Hedmark fylke Mobbing på skolen Felles regler Elevdemokrati og medvirkning Motivasjon Mestring Læringskultur Vurdering for læring Faglig utfordring Støtte hjemmefra Støtte fra lærerne Trivsel 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Figur 4. Kilde: Skoleporten.no. Skala 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbing på skolen hvor lav verdi er positivt. 22 Denne målsetting fremgår i Handlingsdelen av kommune- og økonomiplan for Trysil kommune, s. 8. Side 15

39 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Resultater fra Elevundersøkelsen ( ), 10. trinn Trysil kommune Nasjonalt Hedmark fylke Mobbing på skolen Felles regler Elevdemokrati og medvirkning Motivasjon Mestring Læringskultur Vurdering for læring Faglig utfordring Støtte hjemmefra Støtte fra lærerne Trivsel 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Figur 5. Kilde: Skoleporten.no. Skala 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbing på skolen hvor lav verdi er positivt. Utvikling i utvalgte resultater av elevundersøkelsen fra skoleåret 2013/14 til 2014/ ,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, trinn 10. trinn 7. trinn 10. trinn 7. trinn 10. trinn 7. trinn 10. trinn 7. trinn 10. trinn 7. trinn 10. trinn Trivsel Støtte fra lærerne Støtte hjemmefra Elevdemokrati og medvirkning Felles regler Mobbing på skolen Figur 6. Kilde: Skoleporten. Skala 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbing på skolen hvor lav verdi er positivt Side 16

40 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Resultatene fra elevundersøkelsen gjør at man kan stille spørsmål ved om Trysilskolen gjør nok for å sikre grunnskoleelevenes trivsel og for å forebygge og håndtere mobbing. Tilstandsrapport for grunnskolen 2014, som ble behandlet av Hovedutvalg for oppvekst og kultur den , sier svært lite om tiltak i forhold til mobbing. Tilstandsrapporten, herunder den pedagogiske årsmelding 2015, har få beskrivelser av elevenes psykososiale miljø og tiltak i forhold til dette. 23 Samlet sett indikerer dette en risiko for at områdene prioriteres for lavt i Trysil kommune. Elevene kan i skoletiden ikke i samme grad som voksne velge sitt miljø. Det følger av opplæringsloven 9a 1 at alle elever i grunnskoler har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. At elevene har en rett innebærer at skoleeierens økonomi ikke er relevant for hvorvidt retten skal oppfylles eller ikke. Skolen plikter å arbeide systematisk for å oppfylle elevenes rett til et godt psykososialt miljø, jf. 9a-3 første ledd og 9a-4. Det er et krav om internkontroll hos skolen. Internkontroll innebærer å omsette kravene i lov og forskrift til konkrete mål for skolemiljøet, kartlegge utfordringene og planlegge og iverksette tiltak for å nå målene. Arbeidet må omfatte hele skolemiljøet fysisk og psykososialt, innendørs og utendørs. Virksomheten må dokumentere at dette er etablert, og at det faktisk blir fulgt opp. Opplæringsloven 9a 5 første ledd slår videre fast at elevene på alle klassetrinn skal engasjeres i det systematiske arbeidet med skolemiljøet, og få oppgaver etter hva som naturlig kan forventes på de enkelte klassetrinn. Elevene skal være med på å drøfte tiltak for et godt skolemiljø, slik som for eksempel tiltak for å forebygge mobbing. I tillegg pålegger Opplæringsloven 9a 6 første ledd skolen å holde samarbeidsutvalget, skoleutvalget, elevrådet og foreldrerådet løpende underrettet om alle forhold som har vesentlig betydning for skolemiljøet. Dette vil blant annet gjelde problemer i miljøet, slik som for eksempel alvorlige voldsepisoder eller vedvarende dårlige psykososiale forhold. Skoleeier plikter også å ha et forsvarlig system for å vurdere om kravene i opplæringsloven er oppfylte og for å følge opp resultatene fra disse vurderingene ( annet ledd). I tillegg til det systematiske arbeid har skoleeier, skolen, rektor og alle ansatte en plikt til å sikre elevens individuelle rett etter 9a-1 og 9a-3 gjennom individrettet arbeid. Det individrettede arbeidet omfatter blant annet skolens handlingsplikt ( 9a-3 annet ledd) 24 og skolens plikt til å behandle henstillinger fra elever/foreldre om det psykososiale miljøet som enkeltvedtak ( 9a-3 tredje ledd). Sagt kortfattet må det altså forventes at skoleeier og skolene i Trysil både jobber systemrettet (dvs. har internkontroll og system for å evaluere egen innsats) og individrettet (dvs. foretar nødvendige tiltak for å sikre enkeltelevers individuelle rett (f.eks. ved konkrete mobbesaker) 25 Et redskap for å oppfylle elevens rett til et godt psykososialt miljø er skolens ordensreglement og vurdering i orden og i oppførsel. Dette kan ha en funksjon både i det individrettede arbeidet og i det systematiske 23 Trysil kommune (2015): Tilstandsrapport for grunnskolen Behandlet i Hovedutvalg for oppvekst og kultur den Saksnr. 15/9. 24 Paragraf 9a-3 annet ledd regulerer skolens handlingsplikt dersom en ansatt ved skolen får kunnskap om eller mistenker at en elev utsettes for krenkende ord eller handlinger. Alle som er ansatt ved skolen har en handlingsplikt som består av en plikt til å gjøre undersøkelser, en plikt til å varsle rektor og en plikt til å gripe inn. Det må vurderes konkret i den enkelte saken hvilke av disse pliktene som utløses og i hvilken rekkefølge pliktene inntrer. Dette vil kunne variere i ulike tilfeller og må vurderes konkret og skjønnsmessig av den ansatte. 25 Opplæringslovens bestemmelser gjelder både situasjoner der krenkende ord eller handlinger kommer fra medelever og der de kommer fra personalet. Side 17

41 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 arbeidet til skolen. 26 I tillegg må det som sagt etableres internkontroll, innsatsen må evalueres, relevante parter må inkluderes og informeres i arbeidet og det må gjøres nødvendig tiltak i enkeltsaker. Man vil derfor kunne stille følgende spørsmål i en forvaltningsrevisjon: 1. I hvilken grad har Trysil kommune og kommunens grunnskoler... a....etablert et systematisk arbeid for å oppfylle elevenes rett til et godt psykososialt miljø? b....sikret elevers individuelle rett til et godt psykososialt miljø gjennom individrettet arbeid? 5.7 Nr. 25 «Vertskommune i IKT-samarbeidet» Kommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal (SÅTE) har siden samarbeidet om ITløsninger i kommunene. Samarbeidet har vokst fra å omfatte drift av felles IT-løsninger og felles systemløsninger som Agresso, Ephorte og Eport, til å omfatte praktisk talt alle fagsystemer og all itdrift. Trysil kommune er vertskommune for IKT-samarbeidet fra og med Samarbeidet er organisert formelt i henhold til kommunelovens 28-1 b administrativt vertskommunesamarbeid. Det innebærer at Trysil kommune har ansvar for IKT i kommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal. Målet et at SÅTE IKT innen tre år skal levere tjenester basert på internasjonale standarder og prosjekter basert på beste praksis for kommunal virksomhet og i henhold til tjenestenivåavtalen. I tillegg er målet at det skal brukes identisk programvare for samme fagområde i størst mulig grad i alle kommuner. For å oppnå disse målene er det blitt satt av ekstra prosjektmidler i treårsperioden. IKT er en vesentlig forutsetning for effektiv og sikker drift av alle virksomhetsområder i kommunen. I en forvaltningsrevisjon kan det derfor være relevant å undersøke om SÅTE IKT, med Trysil som vertskommune, har oppnådd de målsettingene som er satt for samarbeidet. Det kan derfor være relevant å lage en undersøkelse av følgende forhold: 1. Om de lokale målsettinger med samarbeidet er oppnådd i løpet av en treårsperiode, herunder Skoleeier skal i følge opplæringsloven 2-9 og 3-7 fastsette en forskrift om et ordensreglementet, som har til formål å regulere elevenes oppførsel på skolen og på den måten sikre et godt psykososialt miljø for alle. For at ordensreglementet skal være et nyttig redskap i arbeidet med det psykososiale miljøet, er det viktig at ordensreglementet er klart og tydelig med hensyn til hva som er akseptabel oppførsel i skolesamfunnet. Ordensreglementet skal, jf. opplæringsloven 2-9 og 3-7, inneholde regler om rettighetene og pliktene til elevene dersom disse ikke fremgår av annet lovverk, regler om oppførsel, regler om tiltak dersom eleven opptrer i strid med ordensreglementet og regler om prosedyrer når saker om brudd på ordensreglementet skal behandles. I tillegg til dette skal ordensreglementet inneholde en regulering av hva som er god orden og god oppførsel slik at ordensreglementet kan brukes som grunnlag for vurdering i orden og i oppførsel, jf. forskrift til opplæringsloven 3-5 første ledd. Ordensreglementet kan dermed også være et grunnlag for å gi elevene vurdering i orden og i oppførsel, jf. forskrift til opplæringsloven Det er her understreket at formålet med denne er å bidra i elevens sosialiseringsprosess, sikre elevens rett til et godt psykososialt miljø og gi informasjon om elevens orden og oppførsel. Det er viktig at vurdering i orden og oppførsel brukes som et redskap for å sikre elevers rett til et godt psykososialt miljø, ved at eleven får tilbakemelding om hvordan hans/hennes oppførsel virker inn på andre elever. Side 18

42 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 a....om det i størst mulig grad benyttes identisk programvare for samme fagområde i alle kommuner b....om Trysil kommune lever opp til tjenesteavtalen med de øvrige kommuner og egne virksomheter i kommunen 2. Om IKT-driften er i henhold til lov, forskrift og anerkjente standarder, spesielt i henhold til a. IKT-sikkerhet (dvs. beskyttelse mot hacking, fysisk sikring av serverrom og essensielt utstyr og sikring mot systemsammenbrudd) I tillegg til å fokusere på de lokale målsettinger, foreslår vi et fokus på IKT-sikkerhet da dette er en vesentlig forpliktelse for SÅTE IKT, både overfor Trysil kommune, men også overfor de øvrige kommuner i samarbeidet. Svak IKT-sikkerhet kan få alvorlige følger både for kommunen som organisasjon, men også overfor enkeltpersoner (i tilfeller hvor IKT-systemet inneholder personsensitive opplysninger, som uvedkommende ikke bør få tilgang til). Videre kan det være avgjørende med IKT-driftssikkerhet, både i den daglig driften og ved krisesituasjoner eller katastrofer, hvor kommunen kan være avhengig av et velfungerende IT-system. Plikten til å ivareta IKT-sikkerheten følger av 2-14 i forskrift til personopplysningsloven, hvor det står at virksomheten må hindre uautorisert bruk av informasjonssystemet og gjøre det mulig å oppdage forsøk på slik bruk. Forsøk på uautorisert bruk av informasjonssystemet skal registreres. I Datatilsynets kommentar til denne paragrafen 27 står at bestemmelsen understreker at sikkerhetstiltak skal etableres både med formål å hindre sikkerhetsbrudd, og for å avdekke hendelser som kan forårsake sikkerhetsbrudd. Videre skal det treffes tiltak mot ødeleggende programvare (forskrift til personopplysningsloven ledd). Enhver virksomhet er i henhold til sikkerhetsloven 5 også pliktig til å utøve forbyggende sikkerhetstjeneste. Vi foreslår derfor et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad er lokale målsetninger med SÅTE IKT oppnådd? 2. I hvilken grad er IKT-sikkerheten i henhold lov, forskrift og anerkjente standarder? Prosjektet vil kunne gjennomføres med begge problemstillinger eller med enten problemstilling 1 eller 2. Et prosjekt med problemstilling 1 anbefales gjennomført i slutten av planperioden, slik at SÅTE IKT har hatt tid til å etablere seg med Trysil som vertskommune. Hvis det kun ønskes å fokuseres på problemstilling 2, vil prosjektet også kunne gjennomføres i starten av planperioden, da IKT-sikkerheten bør være på plass, uavhengig av organisasjonsform og tidspunkt for etablering. 27 Datatilsynet (2010): SV-100:2000. Sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsforskriften med kommentarer. Side 19

43 HEDMARK REVISJON IKS 5.9 Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Nr. 27 «Eiendomsforvaltning» Høsten 2015 Drift av kommunale eiendommer er dyrt. Det er anslått at kommunene bruker et sted mellom 6-16 % av det kommunale driftsbudsjettet til dette formål. 28 Norske kommuner og fylkeskommuner er betydelige eiere av bygg og eiendommer. Graden av oversikt kommunene har over eiendommene varierer stort. Det er også en stor forskjell mellom kommunene på hvor bevisste de er på sitt eierskap og hvor godt strukturert de utøver dette eierskapet. Per september 2008 eide og forvaltet norske kommuner og fylkeskommuner ca. 32millioner m 2, fordelt på omtrent bygninger. Av denne bygningsmassen er omlag en tredjedel i en god/tilfredsstillende stand, en tredjedel er i delvis utilfredsstillende stand og trenger korrigerende tiltak og en tredjedel er i utilfredsstillende stand der det trengs store tekniske oppgraderinger. 29 Vedlikeholdsetterslepet i kommunal sektor er beregnet til å koste 142 mrd. hvis alle bygg skal opp på en gjennomgående god eller akseptabel standard. Hvis man tar sikte på at noen bygg kan ha en noe lavere standard på enkeltkomponenter, blir kostnaden på 94 mrd. Årsakene til det oppståtte vedlikeholdsetterslep er blant annet at kommunal eiendomsforvaltning er komplisert. Der private aktører kun tenker på best mulig eiendomsforvaltning for å ivareta eiendomskapitalen, så må kommunene vekte utgifter til vedlikehold opp mot andre kommunale oppgaver som midler til skole og helsevesen. En annen mulig årsak er at kommunene holder igjen på vedlikeholdsmidler fordi det kan være rasjonelt. Det kan for eksempel komme statlige handlingsplaner som tilfører ekstra midler, eller teknologiske utviklinger kan sørge for at en oppgradering hurtig vil bli utdatert. Også forhold innad i kommunen kan være en mulig årsaksforklaring på hvorfor det har blitt et vedlikeholdsetterslep i kommunal sektor. Dette er forhold som manglende tradisjon i kommunene for å utvikle en eiendomsstrategi, dårlige rutiner og systemer for å samle inn og anvende data om tilstanden til bygningsmassen og mangelfull kapasitet hos nøkkelpersoner i de forskjellige ledd av vedlikeholdsfunksjonen. Dette fører i sum til at kommunens vedlikehold i for stor grad blir preget av kortsiktige ad hoc løsninger og ikke langsiktige planer. NOU 2004:22 omtaler godt verdibevarende vedlikehold på denne måten: «Godt, verdibevarende vedlikehold har mange ulike faglige aspekter. Planlegging og gjennomføring av vedlikeholdet må ha et bygningsfaglig hovedfokus slik at tiltak som bidrar til å redusere risikoen for akutte skader og reparasjonsbehov, blir prioritert på en riktig måte» 30 Videre blir verdibevarende vedlikehold knyttet opp mot viktigheten av å ha gode planer for vedlikehold: 28 Statens bygningstekniske etat (2011): God kommunal eiendomsforvaltning, side Multiconsult og PWC (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde, side NOU 2004:22 s 108 Side 20

44 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 «Planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Utsettelse av vedlikehold for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp» 31. Dette poenget tas også opp i KS veilederen «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold» som skriver: «Det som kjennetegner kommunene som får til et godt verdibevarende vedlikehold er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren» 32 og i rapporten «Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde» som skriver «For å møte utfordringene [.]blir det viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i kommunens/fylkeskommunes overordnete styringsdokumenter» 33 Vedlikeholdsplaner kan være et slik arbeidsverktøy for langsiktig vedlikeholdsplanlegging og for å bringe vedlikeholdet på et nivå som hindrer forfall. Tall fra KOSTRA viser at Trysil i sammenlikning med andre kommuner har et lavt utgiftsnivå til vedlikehold av kommunal eiendom (se Figur 7). Utgifter til vedlikehold av kommunal eiendom per kvadratmeter Trysil Kostragruppe 10/11 Hedmark Landet Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern 0 Figur 7. Kilde KOSTRA. Bemerk: Trysil var i Kostragruppe 10 frem til 2012 og i kostragruppe 11 fra og med Ser man til gjengjeld på investerings- og driftsutgiftene til kommunens eiendomsforvaltning, fremgår det at Trysil har litt lavere driftsutgifter og markant høyere investeringsutgifter enn sammenliknbare kommuner (se Figur 8) NOU 2004:22 s27f 32 KS (Ukjent:4) 33 Muliconcult og PriceWaterhouseCoopers (2008:7) Vedlikehold I kommunesektoren 34 Investeringsutgifter kan lånefinansieres, det kan ikke driftsutgifter (dvs. vedlikehold). Side 21

45 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Drifts- og investeringsutgifter til eiendomsforvaltning 2014 Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, konsern Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, konsern Trysil Kostragruppe 11 Hedmark Landet uten Oslo Landet Figur 8. Kilde KOSTRA. Dersom det kun sees på kommunens utgifter til administrativ forvaltning av eiendommene 35, er Trysil på et markant lavere nivå enn sammenliknbare kommuner (se Figur 9) Netto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per innbygger, konsern Trysil Kostragruppe 11 Hedmark Landet uten Oslo Landet Figur 9. Kilde KOSTRA. En indikator på manglende vedlikehold og dårlig bygningsmasse er energiforbruket. Her ser vi at Trysil har et høyt energiforbruk i administrasjons- og førskolelokaler, et lavt forbruk på skolelokaler og et gjennomsnittlig forbruk på kulturbygg. 35 Dette omfatter aktiviteter i eiendomsforvaltningen knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er forbruksuavhengig av om bygg er i drift eller ikke. Side 22

46 HEDMARK REVISJON IKS Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Netto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per innbygger, konsern Trysil Kostragruppe 11 Hedmark Landet uten Oslo Landet Administrasjonslokaler Førskolelokaler Skolelokaler Kulturbygg 68 Figur 10. Kilde KOSTRA. Tallene fra KOSTRA viser at Trysil kommune på noen områder skiller seg ut fra øvrige kommuner i eiendomsforvaltningen. Dette gjelder spesielt i forhold til driftsutgifter til vedlikehold og administrativ eiendomsforvaltning. Det indikerer en risiko for mangelfull eller uhensiktsmessig eiendomsforvaltning i kommunen, og begrunner en forvaltningsrevisjon. Et vedlikeholdsetterslep vil kunne påføre kommunen store merkostnader. Formålet med prosjektet vil være å kartlegge systemene og rutinene til eiendomsforvaltningen i Trysil kommune. Denne typen kartlegging kan avdekke om kommunen har et verdibevarende vedlikehold og om de økonomiske rammene til eiendomsforvaltningen er tilpasset det langsiktige behovet. Endelig kan det også undersøkes om kommunestyrepolitikerne har et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag, blant annet på bakgrunn av et velfundert planverk for eiendomsforvaltningen. Det er herunder aktuelt å undersøke om kommunen har innført tilstandsrapporter for alle boliger. Prosjekt vil kunne bli gjennomført som et prosjekt med to tematikker med følgende problemstillinger: Tema 1) Planverk og planlegging: 1. I hvilken grad har Trysil kommune overordnede politiske mål for eiendomsforvaltningen? 2. I hvilken grad har politikerne tilstrekkelig beslutningsgrunnlag i tilknytning til eiendomsforvaltningen? 3. I hvilken grad har kommunen et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Tema 2) Økonomi og vedlikehold: 4. I hvilken grad har kommunen et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger? 5. I hvilken grad er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter? For å begrense prosjektets omfang vil det også være en mulighet å velge enten tema 1 eller 2. Side 23

47 HEDMARK REVISJON IKS 6 Referanseliste Foreløpig plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Notat til kontrollutvalget. Høsten 2015 Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet: Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven). LOV COSO (2013): Internal Controll Intergrated Framework. Datatilsynet (2010): SV-100:2000. Sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsforskriften med kommentarer. Forsvarsdepartementet: Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) (LOV ). Hedmark Revisjon IKS ( ): Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune. Hedmark Revisjon IKS (2015): Forslag til særskilte bestilling. Notat til kontrollutvalget høsten Helsedirektoratet (2015): Samhandlingsstatistikk Helse- og omsorgsdepartementet: Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. Ikrafttredelse Helse- og omsorgsdepartementet: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). LOV nr 30. Helse- og omsorgsdepartementet ( ): Stortingsmelding nr 47: Samhandlingsreformen. Rett behandling på rett sted til rett tid. Justis- og beredskapsdepartementet: Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) (LOV ). Kommunal- og regionaldepartementet (2009): 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) (FOR ). Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) (LOV ). KPMG (2011): Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering. Kommunenes Sentralforbund ( ): Rådmannens internkontroll Orden i eget hus! Kunnskapsdepartementet: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). LOV Kunnskapsdepartementet (2010): Retten til et godt psykososialt miljø. Udir Kunnskapsdepartementet (2006): Veileder til opplæringsloven kapitel 9a - elevenes skolemiljø. KS (Ukjent) Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn Multiconsult og PWC (2008): Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. NOU (2004:22): Velholdte bygninger gir mer til alle. Statens bygningstekniske etat (2011): God kommunal eiendomsforvaltning. Trysil kommune ( ): Handlingsdel av kommuneplan og Økonomiplan. Forvaltning, drift og investering. Trysil kommune (2015): Tilstandsrapport for grunnskolen Behandlet i Hovedutvalg for oppvekst og kultur den Saksnr. 15/9. Trysil kommune (2014): Årsmelding. Utdanningsdirektoratet (2012): Udir Voksnes rett til grunnskoleopplæring etter opplæringsloven kapittel 4A. Nettsteder Skoleporten: SSB, KOSTRA: Trysil kommune: Forsidebilde: Image courtesy of jannoon028 at FreeDigitalPhotos.net Side 24

48 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 20978/2015 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Forslag til særskilte bestillinger - høsten 2015 Saksnr Utvalg Møtedato 15/22 Kontrollutvalget i Trysil Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Rapport Sekretærens innstilling: Plan for særskilte bestillinger forelegges nytt kontrollutvalg som grunnlag for deres arbeid i neste periode. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)

49 Bakgrunn Kontrollutvalget behandlet i møte den «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon i Trysil kommune». På bakgrunn av den behandlingen er det nå utarbeidet en foreløpig plan for forvaltningsrevisjon og forslag til særskilte bestillinger. Dette notatet er et forslag for særskilte bestillinger og vil kunne gi det nåværende og kommende kontrollutvalg, som konstitueres høsten 2015 et grunnlag for å bestille en eller begge forslag. Kontrollutvalget ønsket å ha følgende prosjekter med i en foreløpig plan for særskilte bestillinger: Nr. 6 «Postjournal og offentlighetsbestemmelser», ses i sammenheng med nr. 7 «Journalføring og arkivering av e-post» Nr. 23 «Historisk arkivmateriell» Numrene henviser til «Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune ( ) Vurdering Notatet viser revisors forslag til problemstillinger, hvor det er tatt utgangspunkt i en vesentlighets- og risikovurdering. Det anbefales at kontrollutvalget tar stilling til om notatet beskriver det som er relevant og ønskelig at prosjektene undersøker, og gir informasjon og innspill til eventuelle forbedringspunkter som bidrar til at undersøkelsene er i overensstemmelse med kontrollutvalgets ønsker. Ut i fra oppdragsavtalen for 2015 og timer til rådighet til særskilte bestillinger, betyr det at kontrollutvalget først kan bestille prosjektene i dette notatet neste år. Konklusjon Forslag for særskilte bestillinger foreslås overlevert nytt kontrollutvalg som grunnlag for deres arbeid i neste valgperiode.

50 Særskilt bestilling 2015 Forvaltningsrevisjon 2014 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i på oppdrag fra kontrollutvalget i Trysil kommune X - kommune Forslag til særskilte bestillinger Notat til kontrollutvalget Høsten 2015 Postadresse: Postboks 84, 2341 Løten Telefon: Hjemmeside: E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: MVA