Unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven 13 1. ledd nr.2 Samspillsavtale 16/1831 mellom Lørenskog kommune (Byggherre) og (Totalentreprenør) inngått i forbindelse med : Bygging av Bårliskogen Borettslag botilbud for unge funksjonshemmede med opsjon på samspillsfase TEKNISK Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
1. AVTALENS INTENSJON OG OMFANG 1.1. SAMSPILL- OG TOTALENTREPRISE Prosjektet skal gjennomføres som en totalentreprise, med en 2-3 ukers samspillsfase i forkant av oppstart gjennomføring. Byggherre og Totalentreprenør forplikter seg med dette til åpent, ærlig og tillitsfullt samarbeid. 1.2. AVTALENS FASER Totalentrepriseavtalen omfatter utarbeidelse av endelig arbeidstegninger, alle type planer, organsiering og gjennomføring inklusiv HMS og kvalitetsarbeid. Fase 1 Samspillsfasen igangsettes og forventes avsluttet. Fase 2 Gjennomføringsfasen forventes igangsatt 01.08.2016. 1.3. PROSJEKTETS BESKRIVELSE Det skal leveres et nytt bygg bestående av:.. 2. HOLDNINGER OG MÅLSETNINGER 2.1 PROSESS Det er partenes felles målsetning å: Gjennomføre en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål etterleves. Følge opp de mål, rammer og spilleregler for samarbeidet som er fastlagt i felleskap. Bidra aktivt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte parter. Sikre optimal integrasjon mellom prosjektering og utførelse i alle faser. Gjennomføre løpende evalueringer og erfaringsoverføringer til bruk for en stadig forbedring av prosess og produkt. Gjennomføre prosjektet med fokus på HMS slik at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og ikke utsettes for arbeidsulykker. 2.2 PRODUKT Det er partenes målsetting at: Realisere et prosjekt som oppfyller Byggherrens behov. Gjennomføre prosjektet til avtalt tid, med avtalt kvalitet. Side 2 av 7
3. AVTALEGRUNNLAG 3.1 GENERELT For denne avtale gjelder avtalegrunnlaget som er angitt nedenfor. Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge fremgår av NS 8407 som gjelder mellom Byggherre og Totalentreprenør. Denne samspillsentrepriseavtale for Fase 1 avtaledokument med byggherrens kontraktsbestemmelser for Fase 2. NS 8407 og andre nevnte dokumenter 3.2 FORELIGGENDE GRUNNLAG (PÅ TIDSPUNKT FOR INNGÅELSE AV DENNE AVTALE) Kunngjort konkurransegrunnlag Totalentreprenørens tilbud fra datert. Ved eventuell overgang til Fase 2 skal gyldighetsrekkefølgen i Avtaledokument for totalentreprise gjelde. 3.3 GRUNNLAG SOM UTARBEIDES I FASE 1 Signert avtale for Fase 2 Prosjektbeskrivelse. Arbeidstegninger. Tekniske rapporter. Tidsplan med avtalte delmilepeler og ferdigstillelsesdato. Betalingsplan. 4. ORGANISASJON OG SAMARBEIDSFORM 4.1 INNLEDNING Avtalens parter forplikter seg til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale. Det er avgjørende for gjennomføringen av samspillsprosjektet at partenes samarbeid bygger på ærlighet, respekt, tillit og full åpenhet. 4.2 STYRINGSGRUPPE For prosjektet er det etablert en styringsgruppe fra Lørenskog kommune. 4.3 PROSJEKTLEDELSE Det er prosjektledelsens ansvar at det gjennom hele prosjektet gjennomføres en målrettet og effektiv prosess. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for at styringsgruppen er i besittelse av tilstrekkelig informasjon for å ivareta sine oppgaver. Prosjektledelsen for prosjektet består av: (ref. organisasjonskart). Prosjektansvarlig Byggherre Arne Surén Prosjektleder Byggherre Side 3 av 7
Hos totalentreprenøren vil følgende ressurspersoner ha det overordnede ansvaret:.. Prosjektleder totalentreprenør.. Prosjekteringsleder totalentreprenør For hver deltaker i prosjektledelsen utarbeides en jobb- og ansvarsbeskrivelse, og det skal utpekes en stedfortreder. Utskifting av personer i prosjektledelsen kan ikke nektes uten saklig grunn, men skal kun skje med styringsgruppens godkjennelse. 4.4 MØTER Det avholdes følgende møter med på forhånd avtalte møtetidspunkter og deltakere: Samspillmøter (minimum hver uke) - fase 1 Byggherremøter (minimum hver 2. uke ) - fase 2 Prosjekteringsmøter (minimum hver 2. uke) - fase 1 og 2 Byggemøter (minimum hver 2. uke) - fase 2 Fremdriftsmøter(minimum hver 2. uke) - fase 2 Fagmøter / oppstartsmøter - fase 2 Vernerunder/HMS-møter - fase 2 Ved behov avholdes andre typer møter. 5. PARTENES YTELSER/ARBEIDSOPPGAVER 5.1 GNERELT Den overordnede ytelses- og ansvarsfordeling er som følger av konkurransegrunnlaget. 5.2 VED GJENNOMFØRING AV FASE 1 Byggherre: Utøve eierrollen. Prosjektledelse/prosjektstyring overordnet. Fastlegge arealer og godkjenne entreprisekostnad. Levere informasjon til byggeprosjekt, herunder krav til særinstallasjoner, inventar m.m. til ferdig prosjekt. Delta i planleggingsmøter og godkjenne prosjektforutsetninger / byggeprosjekt. Godkjenne de endelig prosjektforutsetninger for en god gjennomføring. Bidra til nødvendige tillatelser. Undersøke myndighetsforhold. Totalentreprenør: Prosjektledelse for egne, rådgivere og UE ressurser i fase 1. Prosjekteringsledelse bearbeide tilbudsgrunnlaget for en korrekt forståelse, omfang/innhold Tidsplanlegging, inklusiv byggerrebesltuninger, dokument/tegningsleveringsplan, produksjonerplaner etc. Gjennomføre supplerende grunnundersøkelser på byggeplass. Prosjektoptimalisering. Kvalitetssikre prosjekteringsmateriale inkludert funksjonskrav og beskrivelse, inklusiv eventuelle nødvendige korrigereringer med hensyn til forbedringer mht. både funksjon og kostndaer. Arbeidstegninger i samråd med rådgiver-gruppen. Side 4 av 7
5.3 OVERGANG FRA FASE 1 TIL FASE 2 Ved avslutningen av fase 1 skal da hele prosjektetunderlaget være kvalitetsikret, nødvendige styringsplaner utarbeidet inklusiv delfrister/sluttfrist, kvalitetssikringsrutiner, HMS-/SHAplaner etc. og en eventuelt korrigert totalsum. Dette som grunnlag for en NS 8407-kontrakt for Fase 2. Byggherre: Lede prosjektet gjennom eier-rollen og prosjektleder. Gjennomføre byggherremøter. Løpende godkjenne evt. oppdatering av entreprisekostnad, fremdriftsplan og prosjekt. Foreta løpende utbetalinger i henhold til godkjent betalingsplan. Følge opp entreprenørens bygge- og anleggsledelse. Treffe beslutninger som er nødvendige i tide slik at prosjektets fremdrift ikke hindres. Påse av SHA (KU-funksjon) blir vel ivaretatt og fulgt opp i tråd med SHA-plan. Ansvarlig for rapportering. Ivareta kommunikasjon/informasjon fra prosjektet. Totalentreprenør: Bygge- anleggsledelse og styring av den samlede utførelse. Gjennomføre bygge- og fremdriftsmøter og ev. særmøter. Ha funksjon som ansvarlig søker (SØK). Ansvarlig for oppfølging og rapportering av SHA og samordning (SHA-plan). Sikre oppfølgning av kvalitet, entreprisekostnad og tidsplan. Følge opp myndighetsforhold og bistå byggherren i søknadsprosesser. Prosjektere i overensstemmelse med de tekniske, økonomiske og tidsmessige rammer for prosjektet inklusiv nødvendige prosjekteringsmøter. Utføre kvalitetssikring av eget arbeid. Rapportere fremdrift, økonomi, kvalitet, avvik og SHA - minimum hver måned Begge: Sikre et godt arbeidsmiljø. Risikostyring og risikominimering. Sikre at holdninger og mlørenskogsettinger etterleves. Sikre framdrift, kvalitet og økonomi. Avholde møter og utpeke referent. 5.4 ØVRIGE RÅDGIVERE OG FAGENTREPRENØRER 5.4.1 GENERELT Totalentreprenør oppgir hvilke UE/ressurspersoner som er valgt/kontrahert for samspills- og gjennomføringsfasen. Fagentreprenører/ressurser som kan bidra til prosjektoptimalisering både hva angår kvalitet og besparelser inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. 5.4.2 FAGENTREPRENØRER Listes opp her.. Side 5 av 7
5.4.3 RÅDGIVERE ARK: RIB: RIE: RIV: RIBR: RIAK: LARK: 6. ØKONOMIEN I PROSJEKTET 6.1 MÅLSETNING Det er partenes målsetning at: Fase 1: Oppnå bedre lønnsomhet gjennom optimalisering av prosjektering og utførelse. Sikre at prosjektet realiseres på en måte som gir alle parter et godt økonomisk resultat. 6.2 KONTRAKTSSUM Tilbudspris for prosjektet utgjør kr ekskl. mva. i henhold til tilbudsbrev 6.3 VEDERLAG Det utarbeides forslag til vederlag for fase 1 som vedlegg til denne avtalen. 6.4 FRIGJØRINGSKLAUSUL Under fase 1 kan Byggherren frigjøre seg fra denne avtalen, som i så fall opphører å eksistere. I så fall må Byggherren utbetale vederlag (dokumenterte utgifter) til de øvrige parter for utført arbeid i fase 1. Avregning vil i dette tilfelle skje basert på påløpte kostnader oppad begrenset til budsjett for samspillsfasen jf. punkt 6.2 ( ) ekskl. mva. i henhold til spesifisert delbudsjett for fase 1. Avtalen gir ikke Totalentreprenøren erstatningskrav utover dette. Velger Byggherren å benytte det utarbeidede materialet i kontrakt med annen entreprenør, overtar Byggherren risikoen for eventuelle feil eller mangler i materialet. Rettighetene til prosjektmaterialet følger reglene i NS 8401 punkt. 6.1. 7. TIDSPLAN Gjeldende framdriftsplan Igangsettingstillatelse forventes den ( ) Oppstart av fase 2 forventes den ( ) Prosjektet antas overlevert den ( ) I henhold til omforent hovedfremdriftsplan, forslag vedlagt i tilbudsinnbydelsen. Side 6 av 7
8. ANSVAR OG FORPLIKTELSER Ansvars- og risikofordelingen mellom partene skal være i samsvar med systemet i NS 8407. Partene har dermed et selvstendig ansvar for forhold innenfor sine respektive beskrevne ansvars- og arbeidsområder. 9. FORSIKRING/SIKKERHETSSTILLELSE Totalentreprenøren stiller sikkerhet i byggetiden og i reklamasjonstiden i tråd med NS 8407. Likeså skal partene holde kontraktarbeidene forsikret i henhold til NS 8407. 10. KONFLIKTLØSNING Samspillsentrepriseavtalen baserer seg på en alternativ konfliktløsningsmodell der målet er å løse uoverensstemmelser hurtig på lavest mulig nivå i organisasjonene. Om partene ikke kommer til enighet innen 1 uke heves diskusjonen opp ett trinn, dvs. til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfrist. Om saken heller ikke lar seg løse i dette forumet, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen en uke. Dersom styringsgruppen ikke kommer frem til en minnelig ordning innen fristen, bringes saken inn for megling. Partene skal i så fall enes om en ekstern meglingsmann innen to uker. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette gjelder reglene i NS 8407. 11. VEDLEGG Bestillingsbrev datert ( ) Kommunestyrets vedtak ( ) Tilbud datert ( ) med vedlegg. Konkurransegrunnlag datert ( ) med vedlegg. 12. SIGNERING Denne avtale er signert i to eksemplarer hvorav partene beholder hver sin. Lørenskog kommune, den 2016 Lørenskog kommune (byggherre) (totalentreprenør) Side 7 av 7