Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for innleie av gravemaskiner med og uten fører
1. Innledning generell informasjon 4 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform 4 1.2. Administrasjon av konkurransen 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen kravspesifikasjon, omfang m.m. 4 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes 4 2.2. Flytting av gravemaskin 5 2.3. Innleie av traktorgraver med og uten fører. 5 2.4. Masseleveranse og transporttjenester 5 2.5. Anskaffelsens omfang 5 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelsre 6 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 30.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS 6 5. Lønns- og arbeidsvilkår 6 6. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen 7 6.1. Anskaffelsesprosedyre 7 6.2. Konkurransedokumentene 7 6.3. Avtalens varighet 7 6.4. Det kan gis tilbud på deler av oppdraget 7 6.5. Alternative tilbud 7 6.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen 7 6.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget 8 6.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 8 6.9. Innlevering av tilbud 8 6.10. Tilbudsfrist 9 6.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger 9 6.12. Vedståelsesfrist 9 6.13. Tilbudsåpning 10 6.14. Språkkrav 10 6.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget 10 7. Krav til tilbyders kvalifikasjoner 10 7.1. Generelt 10 7.2. Attest for skatt og merverdiavgift 10
7.3. Firmaattest 11 7.4. HMS-egenerklæring 11 7.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 11 7.5.1. Kompetanse og leveringssikkerhet 11 7.5.2. Tidligere leveranser 11 7.5.3. Utstyr 11 7.6. Finansiell og økonomisk stilling 11 8. Tildelingskriterier 11 8.1. Innledning 11 9. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse 12 10. Tilbudets innhold disponering 12 Vedlegg: Vedlegg 1 HMS egenerklæring Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Avtaledokument
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Bardu kommune ønsker tilbud på innleie av gravemaskiner med fører, traktorgraver med og uten fører, hjullaster med fører samt masseleveranse og transporttjenester, ser mer nedenfor. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se nedenfor. 1.2. Administrasjon av konkurransen Denne konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen skal rettes til e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M. 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes Bardu kommune ønsker å leie inn gravemaskiner med fører, traktorgraver med og uten fører, hjullaster med fører samt masseleveranse og transporttjenester. Maskinene skal i hovedsak følge Bardu kommunes arbeidstider. 07.00 14.30. Arbeidene består i hovedsak av grøftegraving i forbindelse med rehabiliteringer og/eller nylegging av vann-, avløps og overvannsledninger samt noe veg opprusting. Store deler av året innenfor vanlig arbeidstid må Bardu kommune kunne disponere 2 beltegravemaskiner. Det vil unntaksvis også være behov for maskinene utenfor normal arbeidstid og/eller mindre/ større gravemaskiner. Det vil ikke bli utbetalt noen form for overtidsgodtgjørelse. Ved nye prosjekt som ikke innbefatter vedlikeholdsarbeider vil Bardu kommune vurdere i hvert enkelt tilfelle om det skal gjennomføres egen konkurranse eller om man vil benytte rammeavtalen.
2.2. Flytting av gravemaskin Gjelder all flytting fra anlegg til anlegg innenfor kommunegrensen. Det må påregnes flytting flere ganger i løpet av året for hver maskin. Flyttingen skal prises i henhold til vedlegg 2 prisskjema. 2.3. Innleie av traktorgraver med og uten fører. Ved innleie av traktorgraver uten fører vil Bardu kommune benytte egne ansatte til førerjobben. Hvor mye maskinen vil bli innleid i året kan ikke fastsettes da dette er avhengig av de årlige budsjettrammer som Bardu kommunestyre til enhver tid fastsetter. Bardu kommune holder drivstoff for leie av maskin uten fører. Maskinutleier holder olje, smørefett og normalt vedlikehold. Bardu kommune vil i utleieperioden foreta daglig vedlikehold/ ettersyn etter nærmere avtale med utleier. Alle førere som blir satt i maskinen har gyldig maskinførerbevis, evt. fagbrev og/eller kjørebok for gjeldende maskin. Normal rengjøring, mindre vedlikeholdsarbeider etc. vil etter avtale bli utført av kommunal fører. 2.4. Masseleveranse og transporttjenester Bardu kommune vil ha behov for leveranse av grus og steinmasser, og div. fraksjoner av knuste masser. Bardu kommune vil også ha behov for innleie av transporttjenester for drifts og vedlikeholdsoppgaver innenfor tjenesteområdet veg, vann og avløp. Pris på masser inkluderer opplasting på lastebil. Prisen skal oppgis i prisskjemaet. 2.5. Anskaffelsens omfang Det antas at rammeavtalen har følgende årlig verdi: Antatt ca verdi Innleie av gravemaskin med og uten fører 750.000.- Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr 750.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr. 3.000.000.- for rammeavtalens varighet.
3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSRE Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 30.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr. 30.000 eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vilbli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen.
6. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 6.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tileggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 6.3. Avtalens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 4 år fra 15.september 2014. 6.4. Det kan gis tilbud på deler av oppdraget Det kan gis tilbud på en, flere eller alle maskiner. 6.5. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 6.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: rolf.berg@innkjpopsservice.no
Henvendelsene skal merkes med Konkurranse innleie av gravemaskin med og uten fører. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 6.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 6.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 6.9. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske
Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud innleie av gravemaskin med og uten fører Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbudet skal også legges med på cd eller minnebrikke og sladdet for evt. bedriftshemmeligheter slik at tilbudet kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 6.10. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 20. august 2014 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 6.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 6.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse.
6.13. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 6.14. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 6.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 7. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 7.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 7.2. Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen.
7.3. Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest. 7.4. HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg 1. 7.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 7.5.1.Kompetanse og leveringssikkerhet Alle føreres sertifikater og godkjenninger skal vedlegges tilbudet for å gi tilbud med fører. Ved tilbud på leie av maskin uten fører gjelder ikke kravet. 7.5.2. Tidligere leveranser Det bes opplyst om tilbyders viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert verdi, tidspunkt og mottaker. Tilbyder bes oppgi minimum 1 referanse med navn og telefonnr som oppdragsgiver kan kontakt. For nyetablerte firmaer som ikke har erfaring frafalles kravet. 7.5.3. Utstyr Ved kontraktsinngåelse skal ingen av maskinene være eldre en 8 år. Tilbyder skal vedlegge egenerklæring på at maskinene ikke er eldre en 8 år. 7.6. Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal leveres regnskapet med årsberetning og noter for 2013. For nyetablerte firmaer skal åpningsbalansen og stiftelsesdokumentet vedlegges tilbudet. 8. TILDELINGSKRITERIER 8.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har den laveste prisen utfra vedlegg 2 prisskjema. I vedlegg 2 prisskjema skal det også settes inn priser for masser og tilkjøring, disse prisene legges ikke til grunn i evalueringen av pris.
9. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne minst 10 dager før kontrakt inngås. 10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene.