UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet Arkivkode: Styresak: 10/ Saksnr.: Møte: 29.april Tiltaksplan for helse, miljø og sikkerhet -2015 for Universitetsmuseet i Bergen Saksdokument vedlagt: Handlingsplan for Universitetsmuseet i Bergen 2013-2015 Handlingsplan for Universitetet i Bergen 2013-2015 Bakgrunn Viser til Handlingsplan for HMS Universitetsmuseet 2013-2015 (vedtatt i styret 25.mai 2013) og ny handlingsplan for Universitetet i Bergen 2013-2015, vedtatt i Universitetsstyret d. 25.10.2012. Disse fastslår at virksomheten skal fastsette og dokumentere skriftlige mål for helse, miljø og sikkerhet. Museets vedtatte HMS-mål og handlingsplaner skal realiseres gjennom enhetenes mål og handlingsplaner. Målene realiseres gjennom tydelige virkemidler og konkrete tiltak, med definert ansvarsfordeling. Dette ble etterspurt i styremøte 25.mai 202013 Tiltaksplan for helse, miljø og sikkerhet -2015 Direktør har utarbeidet et forslag til tiltaksplan for helse-, miljø- og sikkerhet (HMS) for Universitetsmuseet for perioden -2015. Tiltaksplanen er basert på kommentarer fra ledergruppen og HVO, samt drøftelser i Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU) i forkant av museets styremøte 9.april 2013. I tillegg vil den foreslåtte tiltaksplanen drøftes i IDU og med HVO mandag 28.april. Kommentarene fra disse tas med i den videre drøftingen før vedtaket fattes. Tiltaksplanen bygger på følgende 5 satsningsområder i UiBs HMS handlingsplan for 2013-2015: 1) Gode arbeidsfellesskap 2) Trygge og funksjonelle arbeidsplasser 3) Kontinuerlig oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø 4) God håndtering av HMS-avvik 5) Ansvar for det ytre miljø 1
Museet vil vie alle satsningsområdene oppmerksomhet i kommende periode. Det presiseres imidlertid at museet ønsker å ha et særlig blikk på 3 av områdene: Gode arbeidsfellesskap, Trygge og funksjonelle arbeidsplasser og Risikofylt arbeidsmiljø. Det er viktige momenter for å sikre museets viktigste ressurs: menneskene som arbeider her, da museet har en utstrakt laboratorie-, felt- og toktarbeid. Alle disse tre momentene kan ved uønskede hendelser true helse, og i verste fall liv, både for involverte, utenforstående og miljøet. Forslag til vedtak: Styret vedtar det fremlagte forslaget til tiltaksplan for helse, miljø og sikkerhet ved Universitetsmuseet i Bergen -2015. Styret ber om å få status på oppfølging av planen gjennom de årlige HMS-årsrapportene fra enhetene. 24.4.14/Kristin Miskov Nodland 2
3 Handlingsplan for Helse, miljø og sikkerhet 2013-2015: Forslag til tiltaksplan for Universitetsmuseet -2015 Tiltakslisten blir evaluert årlig i forbindelse med den årlige HMS-status rapporteringen til Universitetsmuseets styre, og blir revidert ved behov. Hovedansvar er museets direktør, men det operative ansvaret er delegert ned til ledere på enhetene: Enhet De naturhistoriske samlinger De kulturhistoriske samlinger Publikumsseksjonen Arboretet og botanisk hage Seksjon for ytre kulturminnevern Fellestjenester Leder Kari Loe Hjelle Knut Mikjel Rio Kari Klæboe-Winther Kristoffersen Siri Skretting Jansen Asle Bruen Olsen Kristin Miskov Nodland Satsingsområder er som følger: 1) Gode arbeidsfellesskap 2) Trygge og funksjonelle arbeidsplasser 3) Risikofylt arbeidsmiljø 4) God håndtering HMS-avvik 5) Ansvar for det ytre miljø 3
4 HMS - tiltaksplan -2015 Universitetsmuseet i Bergen VO-verneombud HVO-hovedverneombud Satsingsområder Ansvar* Medansvar Frist Status 1 Gode arbeidsfellesskap Arbeide for å følge opp UiBs resultatmål innen godt Direktør, ledere ved enhetene VO, HMS-kontaktperson og Kontinuerlig arbeidsfellesskap alle ansatte Alle ansatte skal få tilbud om medarbeidersamtale Ledere ved enhetene VO og alle ansatte Innen Gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse ved museet, knyttet til Direktør/administrasjonssjef og psykososiale forhold (HMS-møte) ledere ved enhetene - Kartlegging (felles) - Tiltak og gjennomføring (enhetene) - Evaluering (enhetene) VO/HVO I løpet av høsten Kartlegging utført. Tiltak/oppfølging gjenstår Utarbeide forslag til seniorpolitikk (Sikre at ansatte ivaretas i ulike livsfaser og innen spesielle områder ved museet) Direktør/administrasjonssjef Ledere ved enhetene Innen utgangen av HMS-seminar; for ledere/vo/hms-kontakter Direktør/Administrasjonssjef HVO Årlig, høst Møteplasser for museets ansatte Direktør/administrasjonssjef Ledere ved enhetene Innen Årlig HMS-tur for alle ansatte Direktør HVO Årlig innen september Under planlegging Årlig tildeling av HMS-pris ved museet Direktør HVO Årlig innen Museumsnytt - Informasjonsskriv internt Direktør Ledere ved enhetene Innen juli Stimulere arbeidstakere til fysisk aktivitet Ledere ved enhetene VO og alle ansatte Kontinuerlig 2 Trygge og funksjonelle arbeidsplasser Sikkerhetstiltak for å ivareta trygghet og sikkerhet på arbeidsplassen og området rundt Utarbeide ytterligere tiltak ved utfordringer knyttet til inneklima på arbeidsplassen og miljøgifter i samlingene Arbeide for tydelige rolle- og ansvarsforhold på HMS-området mellom huseier (EIA) og leietaker Gjennomføre kartlegging og prioritering av fysiske tiltak på arbeidsplassen, samt gjennomføre disse Direktør, ledere ved enhetene VO og alle ansatte Kontinuerligd Ledere ved enhetene VO Kontinuerlig Kartlegging av miljøgifter avsluttet Ledere ved enhetene, Innen utgangen av VO/HVO Direktør, ledere ved enhetene, VO/HVO Kontinuerlig/årlig administrasjonssjef *Direktør har overordnet ansvar for HMS ved museet, men har her delegert operasjonelt ansvar 4
5 Satsingsområder Ansvar* Medansvar Frist Status 3 Risikofylt arbeidsmiljø Gjennomføre risikovurderinger i alle risikofylte arbeidsmiljø og gjennomføre noen prioriterte tiltak. Ledere ved enhetene Ansatte som er involvert i felt/tokt og VO/HVO - Laboratorier - Feltarbeid - Tokt Gjennomføre risikovurderinger av bygg og infrastruktur og gjennomføre noen prioriterte tiltak - Musehagen - Håkon Sheteligsplass 10 (HS10) Styrke museets samlede kompetanse og kapasitet i hht forskriftsmessig håndtering og oppbevaring av kjemikalier - Gjennomføre kurs I samarbeid med brannvernleder, påse at årlige møter for alle plassansvarlige og stedfortredere ved de ulike byggene museet er lokalisert gjennomføres Ledere ved enhetene Ledere ved enhetene og ansatte Kjemikalieansvarlig og andre som håndterer kjemikalier, VO Ledere ved enhetene, plassansvarlig og stedfortreder Innen utgangen av 2015 Laboratorier alle risikovurdert Innen Musehagen 1.5.14 HS10 utgangen av Innen Årlig innen utgangen av oktober Musehagen mangler kun rapport 4 God håndtering HMS-avvik Alle HMS-avvik ved museet skal rapporteres skriftlig for forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljø., ledere ved enhetene Alle ansatte og VO/HVO Kontinuerlig I påvente av nytt system for rapportering av avvik, sendes kopi av avviksrapportene fra enhetene inn til UM sentralt. 5 Ansvar for det ytre miljø Arbeide for å følge opp UiBs resultatmål innen ytre miljø og miljøledelse ved våre enheter Styrke samarbeidet mellom enheter og nivåer; kartlegge og lage forslag til hvordan styrke samarbeid Ledere ved enhetene og ansatte Ledere ved enhetene og ansatte Kontinuerlig Kartlegging: innen *Direktør har overordnet ansvar for HMS ved museet, men har her delegert operasjonelt ansvar 5
6 Universitetsmuseet skal i planperioden gjennomføre følgende øvrige HMS-tiltak: Ansvar Medansvar Frist Status Sikre vedlikeholdt og oppdatert HMS-informasjon på museets Administrasjonssjef HVO Kontinuerlig hjemmeside 1 Bistå enhetene ved behov Administrasjonssjef Kontinuerlig Avholde jevnlige møter mellom linjeledelsen og vernetjenesten på alle nivå Administrasjonssjef og ledere ved enhetene HVO og VO Minimum to ganger pr semester Sette av midler til delvis frikjøp av fakultetets HVO Museets styre Direktøren Årlig ved budsjettbehandlingen Avsette midler til arbeidsmiljø og sikkerhetstiltak Museets styre Direktør og ledere ved Årlig enhetene Lyse ut midler til arbeidsmiljø- og sikkerhetstiltak Direktør Årlig Ta HVO/VO med på råd ved planlegging og gjennomføring av alle tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde Administrasjonssjef/Ledere ved enhetene VO/HVO Kontinuerlig Utført Utført 1 http://www.uib.no/universitetsmuseet/helse-miljo-og-sikkerhet-hms 6