Risør kommune Kontrollutvalget Årsmelding for 2015 1
1. Kontrollutvalget i Risør kommune Kontrollutvalget har i 2015 hatt følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av bystyret: T.o.m. 15.10.2015: Medlemmer: Per Arnt Tellefsdal (H), leder Lars Erik Follo (Ap), nestleder Marianne Gundersen (KrF), medlem Petter Emil Gundersen (H), medlem Nina Høst (Ap), medlem Varamedlemmer FrP/H/KrF/V Anlaug Stenersen (V) Harald Rø (KrF) Grethe Hellerud (FrP) Varamedlemmer Ap/R/Sp Roar Bakke (Ap) Elsa-Lill Karlsen (R) Guttorm Søndeled (Sp) Else Gerd Håkedal (Ap) F.o.m. 16.10.2015: Medlemmer: Per Anders Østerholt (H), leder Rune Hansen (Mdg), nestleder Anlaug Stenersen (V), medlem Randi Gunsteinsen (Ap), medlem Per Søderlind (H), medlem Varamedlemmer Ap/KrF/Mdg/Sp Varamedlemmer H/Frp Varamedlemmer V 1. Kjell Skarheim (Ap) 1. Nina Th. Christensen (H) 1. Dag Jørgen Hveem (V) 2. Morten Sivertsen (Ap) 2. Kristian Willy Thorsen (Frp) 2. Solveig Vereide (V) 3. Kittel Røysland jr. (Sp) 3. Wenche Monrad (h) 4. Vanja Egeland (Ap) Sammen om Porsgrunn 2
GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kontrollutvalget er åpent for alle innspill 2. Oppgaver Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunen skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med bystyret/kommunestyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. 3. Bystyret Kontrollutvalget er bystyret sitt verktøy, og det er bystyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Bystyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for bystyret, må bystyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og bystyret. Dette er noe av det som skal sikres gjennom at minst ett medlem i kontrollutvalget skal være medlem i bystyret. Risør hadde inntil høsten 2015 lokalt vedtak om at 3 av medlemmene i kontrollutvalget skulle være medlemmer i bystyret. Denne regelen er nå fjernet, men lovens krav om minst ett gjennomgående medlem er fremdeles oppfylt. I tillegg er det viktig at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt. 3
4. Opplæring Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (f.eks. Vår- og Høstkonferansen i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til den landsomfattende kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Leder av kontrollutvalget deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i februar 2015. Leder og to medlemmer deltok på Vårkonferansen 2015 i regi av Temark. Hele kontrollutvalget og to første-varamedlemmer deltok i fellesopplæring for nye kontrollutvalg i november 2015. 5. Sekretariat Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget med faglig rådgivning og praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Fra 1.7.2014 har kontrollutvalget fått sin sekretærbistand fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Med oppdrag for 34 kommuner og fylkeskommuner i Aust-Agder, Vest-Agder og Telemark er Temark landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har seks ansatte og fast sekretær for kontrollutvalget i Risør kommune er rådgiver Benedikte Vonen. 6. Revisjon Kommunen er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Selskapet har frem til og med 31.12.2015 levert revisjonstjenester til 10 kommuner i Aust-Agder. Fra 1.1.2016 er selskapet utvidet med revisjonsoppdraget for Aust- Agder fylkeskommune, og navnet er fra samme tidspunkt endret til Aust-Agder Revisjon IKS. Selskapet utfører hovedsakelig regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Oppdragsansvarlig revisor innen regnskapsrevisjon er Ketil Raknes. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor var t.o.m. 30.6.2015 revisjonssjef Steinar Johansen. F.o.m. 1.7.2015 har oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vært daglig leder Kristian Fjellheim Bakke. Hovedrevisor for Risør kommune er registrert revisor Bente Tobiassen. Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som hovedregel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte, og revisor er alltid til stede på møtene. 4
Forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll er større oppgaver som blir bestilt av bystyret ut fra overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. De blir behandlet som egne saker i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til bystyret. De aktuelle undersøkelsene er tatt med i egne avsnitt for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årsmeldingen. 7. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte, har kontrollutvalget lagt vekt på å be bystyret om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Regnskapstallene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen fremkommer av kommunens samlede årsregnskap. Det er sum for kontroll, tilsyn og revisjon som er vedtatt av bystyret. I denne posten ligger det kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester (løpende revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll m.v.). Budsjett og regnskap for 2015 viser følgende: Beskrivelse Budsjett 2015 Regnskap 2015 Sum kontroll, tilsyn og revisjon 1 120 000 1 077 189 Kommentar: Kontroll, tilsyn og revisjon i Risør kommune har hatt et mindreforbruk på kr 42 811 i 2015. Kontrollutvalget ser at det fortsatt er en manglende sammenheng mellom budsjettet som er vedtatt av bystyret etter innstillingen fra kontrollutvalget, og hva som er lagt inn i kommunens budsjett (1 032 000). I forhold til kontrollutvalgets vedtatte budsjett, skyldes et mindreforbruk på kr 30 000 at det kun ble gjennomført en selskapskontroll, som ble gjennomført felles for flere kommuner (kostnadene ble fordelt), og det ble færre som hadde anledning til å reise på opplæring enn det som var lagt inn i budsjettet. I motsatt retning trekker at innskuddet i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS på kr 10 000 ble kostnadsført i årets regnskap, uten at dette var budsjettert som en kostnad. 8. Saker som er behandlet i 2015 Kontrollutvalget hadde i 2015 3 møter og behandlet 24 saker. Det var egentlig satt opp 6 møter, men 2 ble avlyst pga. at det var for få medlemmer som kunne møte, og ett ble byttet ut med fellesopplæring for nye kontrollutvalg i november 2015. Kontrollutvalget inviterer ledere og andre nøkkelpersoner i organisasjonen for å holde kontakten og bli gjensidig oppdatert og orientert om det enkelte tjenesteområdet og kontrollutvalgets rolle, eller til orienteringer i konkrete saker. Kontrollutvalget opplever at de får gode og opplysende presentasjoner. Følgende personer har møtt i kontrollutvalget i 2015 (utover medlemmer, sekretariat og revisjon): - Ordfører Per Kristian Lunden 5
- Rådmann Trond Aslaksen - Økonomisjef Halvor Halvorsen - Kommunalsjef Nils Martin Andersen Saker som har vært behandlet i løpet av året 2015 (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er trukket ut som egne kapitler): a. Årsregnskapet Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskap 2014 for Risør kommune. Utvalget hadde ingen bemerkninger til årsregnskapet og sluttet seg til revisors beretning. b. Andre saker. - Folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter - Årsmelding 2014 fra kontrollutvalget i Risør kommune - Revisors egenvurdering av sin uavhengighet 2015 - Årsrapport for kemneren i Risør 2014 - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2015 Risør - Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Risør - Bestilling av analyse og plan for selskapskontroll 2016-2019 Risør - Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Nytt kontrollutvalg 2015-2019 Risør kommune - Orientering om 2. tertial 2015 Risør - Orientering om budsjett 2016 Risør - Reglement for kommunale byggeprosjekter - Møte- og arbeidsplan 2016 for Risør kontrollutvalg - Andre orienteringer - Referat- og drøftingssaker 9. Forvaltningsrevisjonsprosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har fått i oppdrag gjennom kommuneloven 77 nr. 4 å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forskrift for kontrollutvalg kap. 5 utdyper dette nærmere. Kontrollutvalget har lagt vekt på bl.a. følgende: - Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. - Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i bystyret enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som sitter i bystyret, eller revisor. Behandlingen i kontrollutvalget og forslaget til vedtak i bystyret bør presenteres av utvalgets leder (ev. nestleder) i bystyret. - Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak. For dette formålet bør kontrollutvalget inkludere tidsfrister for tilbakemeldinger og/eller gjennomføring av tiltak i innstillingen til vedtak som oversendes bystyret. 6
Kontrollutvalget i Risør behandlet i 2015 forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning». Prosjektet ble basert på følgende problemstillinger: Er saksbehandlingen i kommunen knyttet til saker om spesialundervisning tilstrekkelig i henhold til opplæringslovens og forvaltningslovens krav? Hvilken modell ligger til grunn når Risør kommune tildeler ressurser til- og innholdet i spesialundervisning? Hvilke rutiner har Risør kommune for å følge opp at elever med spesialundervisning har tilstrekkelig utbytte av spesialundervisningen? Revisjonens hovedfunn pekte på følgende: - De sakkyndige vurderingene og enkeltvedtakene er i all hovedsak i tråd med kravene i opplæringsloven og forvaltningslovens bestemmelser. Enkelte av vedtakene kunne med fordel ha gitt noe mer utfyllende informasjon om organiseringen av spesialundervisningen. - Risør kommune har fokus på gode rutiner og evaluering av spesialundervisning. Det er påpekt enkelte svakheter i årsrapportene og i sammenhengen mellom individuelle opplæringsplaner og årsrapporter. - PPT og skolene samarbeider godt, og det er et økt fokus på bruk av tilpasset opplæring. Revisjonen anbefalte at kommunen har følgende fokusområde i nærmeste fremtid: - Risør kommune bør fortsette å rette fokus på kvaliteten på enkeltvedtak, individuelle opplæringsplaner og årsrapporter. De individuelle opplæringsplanene og årsrapportene er viktige dokumenter for å evaluere effekten av spesialundervisningen, og er et viktig beslutningsgrunnlag for nye sakkyndige vurderinger og enkeltvedtak. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget oversender rapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» til orientering og ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten. Senest i løpet av 1. kvartal 2016 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan anbefalingene er blitt fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Rapporten oversendes også til komiteen for barnehage, skole og voksenopplæring til orientering. Bystyret behandlet rapporten i sitt møte 24.9.2015 sak 126/15 og fattet vedtak i tråd med kontrollutvalgets anbefaling. 10. Selskapskontroller Kontrollutvalget bør følge med på bystyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll- og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Av kommunelovens 77 nr. 5 fremgår følgende om selskapskontroll: 7
«Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm.» Forskrift for kontrollutvalg kap. 6 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. - Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. - Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. - Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til bystyret. For perioden 2013-2015 er selskapskontroll prioritert for følgende selskap: Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap AS (RTA AS), Returkraft AS. I sitt møte 10.9.2015 sak 11/15 behandlet kontrollutvalget selskapskontroll av Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap AS (RTA AS). Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak basert på revisjonens anbefalinger i rapporten: Kontrollutvalget stiller seg bak vurderingene i rapporten Selskapskontroll i Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapporten Selskapskontroll i Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS tas til orientering. Bystyret sier seg fornøyd med hvordan anbefalingene fra selskapskontroll utført i 2009 er fulgt opp. Bystyret ber om at det iverksettes egen opplæring av eierrepresentanter i starten av ny bystyreperiode og senest i løpet av våren 2016. Kommunen utarbeider en eierskapsmelding i tråd med anbefalinger fra KS med styringsregler for hvordan eierskapet skal ivaretas i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Eierskapsmelding skal legges frem for behandling i bystyret senest i løpet av våren 2016. Bystyret behandlet rapporten i sitt møte 29.10.2015 sak 152/15 og fattet vedtak i tråd med innstillingen fra kontrollutvalget. 11. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 legges med dette frem for bystyret til orientering. Årsmeldingen gir bystyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med bystyrets vedtak. Risør 16.2.2015 Per Anders Østerholt Leder Benedikte Vonen Sekretær 8