STYREMØTE. Helse Vest IKT AS 16.09.2015

STYREMØTE Helse Vest IKT AS 16.09.2015

INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Videokonferanse intern video ring; 997097 eksterne video bruk adressa; 997097@nhn.no telefon ring; 77602100, tast 997097# Møtetidspunkt: Onsdag 16.09.2015, kl. 08.30 11.30 Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: OPNE SAKER Sak 52/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 53/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.06.2015 Vedlagt Sak 54/15 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 55/15 B Rapportering frå verksemda per august 2015 Vedlagt Sak 56/15 O Gevinstrealisering bidrag frå Helse Vest IKT Vedlagt Sak 57/15 O Status budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt Sak 58/15 B Status internkontroll Vedlagt Sak 59/15 O Status etablering av driftssenter Vedlagt Sak 60/15 B Rapportering av risiko per 2. tertial 2015 Vedlagt Sak 61/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Vedlagt Sak 62/15 B Innovasjon og kommersialisering revidert sak Vedlagt Sak 63/15 B Direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Vedlagt Sak 64/15 B Utkast til møteplan for 2016 Vedlagt LUKKA SAKER Sak 65/15 D Krav om erstatning KULE ELK Vedlagt Sak 66/15 O Konsekvensar av bortfall av datahallar og kjernenett Vedlagt Bergen 09.09.2015 Helse Vest IKT AS EVENTUELT Skriv og meldingar Herlof Nilssen Styreleiar

Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Fredag 19.06.2015, kl. 08:30 13:00 Møtestad: Clarion Airport hotell ved Flesland Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Forfall: Anne Kristin Kleiven Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Deltakarar frå administrasjonen: Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Øyvind Sjøthun Røen, kommunikasjonsansvarleg Sakliste: OPNE SAKER Sak 35/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 36/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 23.04.2015 Sak 37/15 O Administrerande direktør si orientering Sak 38/15 B Rapportering frå verksemda per mai 2015 Sak 39/15 B Langtidsbudsjett for Helse Vest IKT for 2016 2020 Sak 40/15 B Innkalling til ordinær generalforsamling Sak 41/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Sak 42/15 O Status for verksemdprosessar (ITIL) i Helse Vest IKT Sak 43/15 B Rapportering av risiko per 1. tertial 2015 Sak 44/15 O Resultat frå kartlegging av medarbeidartilfredsheit. Sak 45/15 B Innovasjon og kommersialisering Sak 46/15 O Status KULE Kurve og legemiddelhandtering Sak 47/15 O Status DMA Digitalt Media Arkiv Vedlagt LUKKA SAKER Sak 48/15 O Status utfasing av Windows XP og Windows 2003 Server Sak 49/15 O Oppfølging av klage KULE elektroniske legemiddelkabinett Sak 50/15 B Datahall i Stavanger Sak 51/15 D Vidare oppfølging av temaet «sourcing» EVENTUELT

OPNE SAKER Sak 35/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Innkalling og dagsorden gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. Sak 36/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 23.04.2015 Oppsummering: Protokoll frå styremøte 23.04.2015 gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente protokoll frå styremøtet 23.04.2015 Sak 37/15 O Administrerande direktør si orientering 1. Status ekstern meldingsplattform Administrerande direktør informerte om at administrasjonen har lagt fram argumentasjon for ei naudsynt utviding av tid og kost for prosjekt «Plattform for eksterne meldingsutveksling». Helse Vest IKT har avdekka manglar i løysinga til Sykehuspartner, noko som aukar omfanget av prosjektet betydeleg. Administrasjonen har avklart med prosjektdirektør Johnny Heggestad at det vert fremma ei sak for porteføljestyret 22.06, med tilråding om at tilleggsfinansiering vert godkjent. 2. DIPS-prisen 2015 til medarbeidarar i Helse Vest IKT To av Helse Vest IKT sine arbeidarar frå Førde fekk DIPS-prisen tidligare i år. Administrerande direktør uttalte at prisen var vel fortent og at det var snakk om to flinke og entusiastiske medarbeidarar. 3. Endring av dato for styremøte i desember Det er avtalt at styremøtet i desember vert flytta. Nye datoer er fylgjande; Tirsdag 15. desember 2015, middag for styret kl. 19.30, Bergen Onsdag 16. desember 2015, styremøte, 08.30-14.00, Bergen 4. Orientering om omfattande episodar med beredskap * ingen episodar i perioden 5. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 6. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok meldingane til orientering. Styret vedtok endring av dato for styremøtet i desember.

Sak 38/15 B Rapportering frå verksemda per mai 2015 Oppsummering: Administrasjonen presenterte rapport om verksemda for mai. Utviklinga er positiv for servicegrad og svartid for Kundesenteret. Kundesenteret har vore godt bemanna i perioden, ettersom dei held på å lære opp tre nye medarbeidarar. Innan økonomi kunne administrasjonen melde om store utfordringar. Helse Vest IKT er framleis i minus, noko som sender eit varsel om at det kan bli nødvendig å justere prognosen i tredje kvartal. Styret gav tilbakemelding om at det er viktig at dei økonomiske rammene vert haldne. Administrasjonen informerte også om at konsulentbruken er redusert med fem millionar kroner det siste året. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til etterretning. Styret understreka at den økonomiske utviklinga må fylgjast nøye. Styret ba om synliggjering av konsekvensar av tiltak som kan gjennomførast, før dei vert sett i verk. Sak 39/15 B Langtidsbudsjett for Helse Vest IKT for 2016 2020 Oppsummering: Administrasjonen informerte om at dei har sett på investeringsnivået, slik dei blei oppfordra til under førre styremøte. Det er lagt til grunn same investeringsnivå som for inneværande år. Derfor flater lønskostnadane ut i langtidsbudsjettet. Administrasjonen ynskjer ein samla diskusjon om korleis selskapet er rigga for å drive leveransar og prosjekt framover. Administrerande direktør understreka at det er veksande aktivitet innan IKT. Talet på PCar, mobilar, etc. veks og utgjer ei underliggjande vekst for Helse Vest IKT. Sjølv om ein vel å flate ut investeringsnivået, vil det framleis komme inn nye løysningar. Styret drøfta ein brei «kostnadsgjennomgang», for å sikre god kosteffektivitet i alle ledd. Vedtak: 1. Styre godkjenner forslag til langtidsbudsjettet for Helse Vest IKT for 2016-2020. 2. Styret ber om at administrerande direktør synliggjer korleis Helse Vest IKT kan bidra til å betre gevinstrealiseringa i føretaksgruppa. 3. Styret ber om at det blir synliggjort konsekvensar av fem prosent reduksjon på driftskostnadene i Helse Vest IKT. Sak 40/15 B Innkalling til ordinær generalforsamling Oppsummering: Innkalling og saksdokument gjennomgått. Styre bad om at administrasjonen tek med eit avsnitt i sak om val, der styremedlemer valt av og mellom tilsette vert tekne med. Vedtak (samrøystes): 1. Styret kallar inn til ordinær generalforsamling i Helse Vest IKT AS i tråd med innkalling og vedlegg.

Sak 41/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Oppsummering: Administrerande direktør informerte om at administrasjonen har delteke i dialogen med helseføretaka for å avklare rammene for etablering av tilgang på tvers i tråd med politiske intensjonar og ny lov om pasientjournal. Det er viktig at arbeidet vert vidareført for å kunne gjere bruk av ny lov. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 42/15 O Status for verksemdprosessar (ITIL) i Helse Vest IKT Oppsummering: Administrerande direktør informerte om Helse Vest IKT har 10 ITIL-prosessar i produksjon. Kvar prosess er gjennomgått og det i saka gitt ein status for kvar prosess. Innførte, planlagde og ikkje innførte prosessar i Helse Vest IKT er blitt målt opp mot ISO 20000 standarden. Adm. dir. gjekk gjennom framgangen ved bruk av ITIL i selskapet og understreka at alle ser verdien av å ha så tydelege prosessar. Helse Vest IKT arbeider gjennom LEAN med å forbetre prosessane. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 43/15 B Rapportering av risiko per 1. tertial 2015 Oppsummering: Viser til «Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest» versjon 4.0 for 2012 som blei behandla og godkjent Helse Vest RHF styresak 033/12 «Gjennomføring av risikostyring i føretaksgruppa i helse Vest, revidering av retningslinjer». Etter 2013 skal ikkje risikovurderinga rapporterast til Helse Vest RHF, men som tidlegare år følgjast opp av styra. Rapportering på risiko i Helse Vest IKT følgjer vedtekne retningslinjer. Administrerande direktør informerte om at det vart lagt fram ein forenkla oversikt der tekst for alle delmål og risikoelement er inkludert. Styret var nøgd med risikobiletet, og ba administrasjonen fylgje opp for å redusere risiko. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tar rapportering av risiko for Helse Vest IKT per 1. tertial 2015 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT. Sak 44/15 O Resultat frå kartlegging av medarbeidartilfredsheit. Oppsummering: Administrerande direktør informerte om gjennomført medarbeidartilfredsheitsundersøking. For Helse Vest IKT sin del er (for) mange av spørsmåla retta i for stor grad mot helsepersonell. Dette er naturleg for ei kartlegging i føretaksgruppa Helse Vest RHF. Dermed har administrasjonen funne det vanskeleg å bruke desse resultata til å få ei god oversikt over medarbeidartilfredsheita internt i Helse Vest IKT, og særleg utviklinga av denne samanlikna med tilsvarande bedrifter. Administrerande direktør meiner ein må sjå på om en skal halde fram i dette sporet, eller gå tilbake til slik ein gjorde det før. Styret ba administrasjonen fyrst avklare vidare arbeid med kartlegging i nasjonal og regional regi, og basert på dette gjere ein endelig vurdering. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering

Sak 45/15 B Innovasjon og kommersialisering Oppsummering: Administrasjonen har i denne saka lagt fram ei kort orientering om gjeldande praksis knytt til innovasjon og kommersialisering innanfor Helse Vest IKT. Administrerande direktør understreka at saka kan trenge ei runde til for å vere betre koordinert med helseføretaka sin praksis. Vedtak (samrøystes): 1. Styret ba administrerande direktør gå igjennom saka på nytt med sikte på harmonisering med helseføretaka sine retningslinjer, og kome tilbake til styret med ei revidert sak. Sak 46/15 O Status KULE Kurve og legemiddelhandtering Oppsummering: Helse Vest IKT starta opp ved Lungeavdelinga, som første piloteining i Helse Vest. Prosjektet har arbeidd intenst med førebuingar til pilot sidan etableringa i august 2014 Administrerande direktør informerte om at tilbakemeldingane går på at systemet er intuitivt og lett å bruke. Lungeavdelinga skal ha mykje honnør for deira store entusiasme og samarbeidsvilje. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering Sak 47/15 O Status DMA Digitalt Media Arkiv Vedlagt Oppsummering: Helse Vest IKT har starta opp med pilot på planlagde avdelingar i Helse Bergen HF og Helse Førde HF i samsvar med planane. Det er stor interesse for løysinga i føretaka og blant klinikarar. Utfordringa er å avgrense talet på avdelingar i første fase av utrulling til eit handterbart omfang. Styret ba administrasjonen legge til rett for ein demonstrasjon for styret av klinisk bruk av KULE, DMA og DIPS Arena. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. LUKKA SAKER Sak 48/15 O Status utfasing av Windows XP og Windows 2003 Server Oppsummering: Microsoft Windows XP har gått ut av support og Microsoft Windows 2003 går ut av support 15.07.2015. Helse Vest IKT har lagt ned mykje arbeid for å få fasa ut/oppgradere dei systema som er avhengige av desse operativsystema. Dette for å handtere sikkerheit, drift og for å redusere kostnader med tilleggsavtaler om support. Administrerande direktør informerte om at Helse Vest IKT ser ut til å komme i mål med oppgraderinga. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering.

Sak 49/15 O Oppfølging av klage KULE elektroniske legemiddelkabinett Oppsummering: Adm. dir. informerte om status i saka om tildeling av kontrakt til Kurve- og legemiddelprogrammet (KULE). Forsøk på å finne fram til ei minneleg ordning med den part som har klaga i saka har ikkje ført fram. Administrasjonen har difor konkludert med at den einaste vegen ut av denne situasjonen er å avvise begge tilbod, og avlyse konkurransen pga. manglande konkurranse om prosjektet. Det er sendt brev til både vinnar og tapar, der det er informert om at tilbodet er avvist, og at konkurransen er avlyst. Adm. dir. uttrykte håp om at motparten i tvisten vil sjå på framtidige moglegheiter, heller enn å forfylgje denne saka vidare. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 50/15 B Datahall i Stavanger Oppsummering: Administrasjonen la i saka lagt fram eit kostnadsoverslag og ein framdriftsplan i samband med datahallar i Stavanger. Administrasjonen har teke utgangspunkt i premiss gitt i sak 033/15 i styremøtet 23.04.2015; «Vi må ha to datahallar i Stavanger, men dei må ligge rimelig nær kvarandre. Altså ikkje ein på Våland (dagens sjukehusområde) og ein på Rennesøy.» Administrerande direktør informerte om ein har hatt møte med Green Mountain der Helse Vest IKT har lagt fram krav til datahallar og fått eit pristilbod basert på framsette krav. Administrasjonen vil og vurdere å fylgje opp andre alternativ til Green Mountain, for å sjå om konkurranse om pris kan gje eit redusert kostnadsbilete. Styret ba om meir informasjon om risikobiletet knytt til gjeldande struktur for datahallar i Helse Vest IKT. Styret vil særleg har overordna informasjon om kva konsekvensar som vil oppstå for det einskilde helseføretak ved bortfall av ein eller fleire av datahallane som er i bruk. Vedtak (samrøystes): 1. Styret ber administrasjonen ta med seg innspela frå styret, også rundt risiko og sårbarheit i samband med etablering av datahall i Stavanger. 2. Administrasjonen får fullmakt til å inngå leigeavtale om datahallar i Stavanger. 3. Styret ber om å få ei sak der sikkerheita og konsekvensar av bortfall vert drøfta. Sak 51/15 D Vidare oppfølging av temaet «sourcing» Oppsummering: På styreseminaret torsdag 18.06.2015 var «Strategiar for god «sourcing» av IKT» tema. Administrasjonen ynskte å kunne ha ein dialog med styret om korleis dette temaet skal følgjast opp vidare i lys av innlegg og diskusjon frå styreseminaret. Styret var nøgde med at styreseminaret gav ei brei presentasjon av problemstillinga, og at andre sine erfaringar vart delte. Styret ba administrasjonen starte med ei analyse av dei ulike områda i Helse Vest IKT for å synleggjere eit eventuelt potensiale for endring i «sourcing». Styret er opptatt av at dette arbeidet må gjerast med fokus på ein god prosess både internt og overfor eigar og helseføretak.

Vedtak (samrøystes): 1. Styret ber om administrerande direktør komme tilbake til styret med forslag om korleis Helse Vest IKT skal arbeide vidare med utforming av ein gjennomtenkt strategi for «sourcing». EVENTUELT Ingen saker. Ref. Øyvind Sjøthun Røen / Leif Nordland / Erik M. Hansen 22.06.2015 Herlof Nilssen Styreleiar Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleven (sett) Bodil Lekve Ørjan Midttun Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen

Open del Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 09.09.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 054/15 O Styremøte 16.09.2015 1. Revisjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS * notat vedlagt 2. Oppfølging av datahall i Stavanger * notat vedlagt 3. Orientering om omfattande episodar med beredskap * notat vedlagt 4. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 5. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 6. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 07.09.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Revisjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS Styresak 054/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte 16.09.2015 Revisjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS Forretningsplanen for Helse Vest IKT vart fyrste gong vedteken i styremøtet 14.01.2005 (versjon 1.0). Versjon 2.3 vart vedteken i styremøtet 07.11.2013 (jfr. sak 055/13). Adm. dir. vil i eit av dei to siste styremøte i 2015 legge fram ein revidert versjon av Forretningsplanen til godkjenning. Administrasjonen har i arbeidet med denne revisjonen av Forretningsplanen vektlagt (1) å oppsummere status for tiltak som vart godkjent ved førre revisjon, (2) å innarbeide hovudelement frå omorganisering gjennomført per april 2015 og (3) å gjere ei samla vurdering av framtidige tiltak i lys av gjeldande strategiar nasjonalt og regionalt. Administrasjonen vil drøfte den reviderte versjonen av Forretningsplanen med Strategisk IKTforum i Helse Vest før den vert lagt fram for styret for godkjenning.

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 07.09.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Oppfølging av datahall i Stavanger Styresak 054/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte 16.09.2015 Oppfølging av datahall i Stavanger Viser til sak 033/15 og sak 050/15 vedrørande datahall i Stavanger. I sak 050/15 vedtok styret fylgjande; «Sak 50/15 B Datahall i Stavanger Vedtak (samrøystes): 1. Styret ber administrasjonen ta med seg innspela frå styret, også rundt risiko og sårbarheit i samband med etablering av datahall i Stavanger. 2. Administrasjonen får fullmakt til å inngå leigeavtale om datahallar i Stavanger. 3. Styret ber om å få ei sak der sikkerheita og konsekvensar av bortfall vert drøfta.» Administrasjonen er ikkje i mål med leigeavtale om datahall i Stavanger. I etterkant av styremøtet i juni er det arbeid med forhandlingar både med Green Mountain på Rennesøy og med andre tilbydarar i området.

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 08.09.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Orientering om omfattande episodar med beredskap Styresak 054/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 3 Styremøte 16.09.2015 Orientering om omfattande episodar med beredskap Som ein fast del av administrerande direktør sin orientering, vil styret få orienteringar om omfattande episodar der det er utløyst beredskap i Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, ikkje hatt omfattande episodar der beredskap er utløyst. Adm. dir. finn det likevel naturleg å melde om fylgjande episode som førte til utløyst beredskap i Helse Bergen HF. Dato, tid Beskrivelse 08.07, Alle datasamband til Voss Sjukehus gikk ned samtidig rundt kl 01:00. Årsaken 01:00 - viste seg å være arbeid på linje som ikkje var godt nok varsla frå Telenor si 04:00 side.

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 09.09.2015 Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per august 2015 Arkivsak Styresak 055/15 B Styremøte 16.09.2015 Oppsummering Viser til Rapport om verksemda per august 2015 som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Figuren nedanfor viser målekortet for august 2015. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per august 2015 til etterretning.

VEDLEGG 1 til SAK 055/15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per august 2015 Versjon: 1.0 Dato: 08.09.2015 Side 1 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Servicegraden for august, og gjennomsnittleg svartid, på Kundesenteret held fram med eit resultat på 90 %. Forklaringa er at vi har gjennomført innfasing og opplæring av personell som inngår i 24/7 driftssenter frå 01.09.2015. Fyrste veka etter 01.09.2015 har gitt ein servicegrad rett under 80%. Løyst på timen held fram i gul sone, dvs. over 60 %. Det er bra. Talet opne episodar mandag morgon og talet opne leveransar fall mykje gjennom sommaren. Det gav eit veldig godt utgangspunkt for hausten. Tala ved utgangen av august viser veks i begge desse måltala. Prosent brotne saker er godt innanfor henholdsvis gult og grønt område. Ny rapportering innan sikkerhet er ikkje innarbeid. I denne rapporten er det vist eit forenkla oppsett for tal applikasjonar. Den overordna statusen for Program og prosjekt viser ein svak reduksjon i prosjekt som har avvik på tid, kost og kvalitet, medan det er mindre endringar knytt til risiko og personell. For hausten 2015 er det viktig at DIPS leverer versjon 7.3.12 av DIPS Classic og versjon 15.2 av DIPS Arena. DIPS ASA skal leveres desse 18.09.2015. Dersom desse vert levert på tid, planlegg Helse Vest IKT å sette desse i produksjon 10.11.2015. Det er fleire program/prosjekt som ventar på å få ein versjon av DIPS Arena i produksjon, av desse kan nemnast Pakkeforløp kreft, Alle møter, Klinisk IKT, m. fl. Det økonomiske resultatet per utgangen av august viser framleis utfordringar med økonomien. Vi held fast ved at situasjonen vil kunne leie til eit negativt årsresultat i intervallet mellom 0 og 5 mill. kr. Administrasjonen har klart fokus på å handtere denne utfordringa, primært ved kostnadsreduksjon, men og ved oppfylging av inntekstsida. Utfordringa er presentert for alle leiarane gjennom møter, og for alle medarbeidarar gjennom oppslag på vårt Intranett. Side 2 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT 14000 12000 11605 11241 10415 10000 9874 10005 10447 10268 8000 7866 9093 8273 8310 8804 6000 4000 2000 0 3979 5406 5517 4865 4259 6004 5205 5559 4530 4900 5768 6255 4189 2642 2724 2311 2095 3143 2573 1853 2155 2221 1985 1722 1699 1314 1542 234 387 409 344 330 443 379 412 353 264 316 249 284 Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar. Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn. Kommentar til utviklinga: Endringsfrys og ferieavvikling i august gir færre henvendelser i august, auke i talet henvendelsar via kundeweb. Side 3 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.1.1 Detaljert telefonstatistikk 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 11605 11241 9874 10005 10447 10415 10268 10714 9093 8273 9889 8834 7866 9732 9730 8310 9548 8697 8513 6255 7503 7507 6437 5496 1012 1987 2420 2328 500 1123 766 1869 1171 883 1345 1168 360 896 876 969 587 720 759 709 577 683 241 548 8804 8142 834 662 Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: God informasjon til føretaka ut om å bruke Samlepunktet gav ein positiv effekt, som gjorde at tapte telefonar holdt seg på eit normalt nivå. 1.1.2 Servicegrad % mengd svart innan SLA-krav 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 88 81 76 72 93 88 89 91 91 92 89 Servicegrad 95 90 Definisjonar: Telefon: Krav i SLA2012 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. Side 4 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på sk Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Kommentar til utviklinga: Framleis gode tal grunna noko overbemanning i vente på opning av Driftssenteret fråp 01.09.2015. 1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0,5 0,6 0,8 0,9 0,3 Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til Kundesenteret. 0,5 0,4 0,4 0,4 0,4 0 August SeptemberOktober NovemberDesember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August 0,5 0,3 0,5 1.2 Behandling av sakene. 1.2.1 Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene. 1.2.1.1 Mengd episodar logga: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Aukar i takt med aktivitet i føretaka, samtidig som nivået over tid vert redusert noko. Side 5 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: Ein god periode i sommar, men ein klar auke i talet opne episodar frå august av. Helse Vest IKT vil følgje nøye med på denne utviklinga. 1.2.1.3 Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. Kommentar til utviklinga: Fokus på oppfølging av eldre episodar gjennom sommaren, har ført til lavere nivå for «løst på timen». Side 6 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord. NB: Ein stor andel av passord og tilgangssakar er ikkje med i denne rapporten grunna manglande integrasjon mellom Samlepunktet og assyst. Grafane for Samlepunktet ligg i den interne rapporten. 1.2.2 Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA Side 7 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.2.1 Mengd leveransar logga Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Auka aktivitet etter sommeren, men færre leveransar enn for august 2014. 1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker Side 8 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. 1.3 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjon installasjonar totalt i regionen: Installasjonstatus Hovedgrupper Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan Systemer i produksjon Systemforvaltning 1333 1318 1321 1320 1331 1337 1336 Desktop 116 115 116 118 114 112 112 Understøttende (Interne Helse Vest IKT) 150 151 154 156 160 160 162 Systemer - Test/Kurs/Utvikling/ Annet Systemforvaltning 196 197 199 198 199 202 204 Desktop 4 4 4 4 5 5 5 Understøttende (Interne Helse Vest IKT) 29 29 29 30 31 31 31 Kommentar : Denne tabellen som viser totale antall applikasjoner fordelt på produksjon og kurs/test/utvikling/annet er endret noe fra forrige måned, for å gi et bedre, mer nøyaktig og mer forståelig bilde. For historiske data, sjekk januar rapporten. Side 9 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.4 Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2-95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom 5 40. Sjå tabell ovanfor. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad 2015 (45 grupper) Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ephorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon N/A N/A N/A Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Side 10 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Tele og Signal - Audio/Video Tele og Signal - Signal Tele og Signal - Telefoni Tele og Signal - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A SMSYS - Små N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kommentar til brot (røde markeringar) på avtalt oppetid for applikasjonsgruppe: Integrasjon er en veldig flytende og komplisert gruppe å måle. Inntil vi har fått på plass gode nok rutiner for å måle denne gruppen, har vi valgt ikkje å vise resultat for denne applikasjonsgruppa. Røntgen Teleradiologi : Infobroker fikk ikkje kontakt med server for å hente bilder derfra. Konsekvensen var at eksterne bilder ikkje kunne sendes via Infobroker til foretakene. Sendingen av bilder internt (sjukehus til sjukehus) var ikke berørt. Teknisk info: Sectra utførte en oppgradering av sitt pacs-system noe som medførte at noen ugyldige tegn kom med i meldingene som ble sendt til Infobroker. Infobroker mottok da ikke bildene fra Sectra sin server. Når Sectra fikk rettet feilen på sin side gikk trafikken som normalt igjen. 1.5 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Side 11 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til grafen: ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Helse Vest IKT har ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. Grunnet en liten forbedring i rutinene for import av sakene for overvåking vil tall i pkt. 1.6 fra tidligere utgaver av rapporten avvike noen promille fra tallene i denne rapporten. 2 Program- og prosjektstatus Program- og prosjektstatus vert oppdatert annakvar månad. Det er nedanfor vist status for program og prosjekt slik denne er rapportert per august 2015. Side 12 av 27

PROGRAM Klinisk IKT P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell PROGRAM Klinisk IKT HVE Personell er fortsatt rød grunnet manglende tilgang på ressurser primært i prosjekt Overgang til DIPS Arena. Trenden er derimot nå mer positiv. Risiko i program er nå redusert ift mai. Dette skyldes god fremdrift i prosjektene, bedre dialog med 795424 foretakene og god regional forankring. EPJ Konsolidering HVE Prosjektet er avsluttet og formelt godkjent i styringsgruppe og programstyre i mai 2015. 795484 Regionalt Kliniske integrasjoner HVE Forsinkelser grunnet manglende tilgang til ressurser, blant annet med konsolideringen som underliggende årsak. De totale forsinkelsene gir nå en rød risikotrend da prosjektet 795432 Regionalt står i fare for ikke å bli ferdig i tide. 795 522 795 534 795 544 795 543 795 551 Overgang til DIPS Arena Regionalt BRO-prosjektet Regionalt Regional innføring av Checkware Regionalt Multimonitorer i ambulansetjenesten Regionalt Brukeradministrasjon Regionalt PROGRAM Støtte til samhandling HVE HVE Side 13 av 27 Risiko og personell er fortsatt rød grunnet manglende tilgang på interne ressurser. Dette vil også kunne føre til redusert forankring samt forsinkelser av leveranser. Etter at dette ble eskalert vurderes trenden som mer positiv og dermed gul. Iht. vedtak i programstyret 27.05.15 er BRO-prosjektet avviklet som overbygning. Tidligere delprosjekt, Felles revirentregister og org. kodeverk ferdigstilte forprosjektrapport den 05.07.2015. Prosjekt Brukeradministrasjon etableres som selvstendig prosjekt og gevinstrealisering (som tidligere delprosjekt) omorganiseres. Prosjektdirektiv forventes å legges frem from programstyret 14.09.2015. Pilot på bruk av Corpuls 3 i ambulansene for Helse Fonna og Helse Bergen startet i henhold til plan 15.06.2015. God erfaring fra pilotering. Re-etableres fra å være delprosjekt under BRO. I etableringsfasen. Prosjektdirektiv forventes og ferdigstilles i september 2015. P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitet Risik Perso Nytte Kommentar -tak o nell 795440 PROGRAM Støtte til samhandling HVE Prosjektene i programmet leverer godt, mye er overført forvaltning, Basismeldinger har fått store økninger i kostnadene på leveranser fra integrasjonssenteret. 795444 Adressering HVE Venter på leveranser fra foretaket sine leverandører - forsinket. Regionalt 795495 IHR innføring HVE Forsinkelser i leveransene fra DIPS. Regionalt 795540 Innføring av Nasjonal kjernejournal i Helse Vest Regionalt Prosjektet er avsluttet, sluttrapport levert og løsningen er overlevert til forvaltning

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell 795526 Pilot Dialogmeldinger Kobler opp Haraldsplass i pilot. Regionalt 795449 Basismeldinger HVE Aktivt arbeid med RIS løsninger. Forbereder kommuner. Utfordringer med Labløsninger og adressering mot kommuner. Budsjett må revideres. Regionalt Basismeldinger HBE Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Helse Bergen Basismeldinger HST Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Helse Stavanger Basismeldinger HFO Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Helse Fonna Basismeldinger HFD Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Helse Førde Basismeldinger Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Haraldsplass DS 795446 Pleie og omsorgsmeldinger HVE Fokus på psykiatri og adressering på tvers. Oppstart av DPI prosjekter. Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger HBE Holder på med psyk sammen med DPI i Bergen. Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger HST I produksjon. Helse Stavanger Pleie og omsorgsmeldinger HFO I produksjon. Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger HFD Holder på med planleggingsarbeid for psyk. Helse Førde Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus Avsluttet. Ferdig med PLO somatikk. Har ikke PLO psyk. Side 14 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM LIBRA P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell 795 Program LIBRA HVE En stor del av ressursene i programledelsen er prioritert inn mot anskaffelsesprosjektet, noe som gjør at det er liten kapasitet til å sette i gang nye 520 aktiviteter. 795 537 LIBRA - Felles registre Regionalt 795 542 LIBRA Anskaffelse Regionalt HVE Videre arbeid foreslått utsatt til RAK har levert prinsipper og retningslinjer for informasjonsarkitektur. HVE Tiden kan bli knapp fram til konkurransegrunnlaget må være klart, særlig for teknisk gruppe og test-innføring som kom sent i gang. Utfordrende med mange nye i prosjektet fra Helse vest IKT. PROGRAM Alle Møter P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell PROGRAM Alle Møter HVE Kartlegging og avklaringer pågår for Fritt behandlingssted, Mobilapplikasjon (APP) og Selvbooking av timer. Det jobbes med avklaringer rundt hva Alle møter vil prioritere, 795496 og med en overordnet tidslinje for prosjekter, samt budsjett for 2016. 502 Ringetjeneste - SMS HVE 504 Vestlandspasienten HVE Jobber med tilgang på ressurser for å holde tidsplanen. Innkommende telefoni Helse Vest Tid for beslutning om oppgradering av telefoniplattform er en risiko som kan påvirke 546 HVE prosjektet Oppdrag: Vestlandspasienten mobilapplikasjon Kan lanseres samtidig som Bank-ID på mobil. 350 Oppdrag: Selvbooking Arbeider med personell til oppdraget 361 349 Oppdrag: Pilot av Inntaksplanlegging i DIPS Arena Under planlegging. Krever oppgradering av DIPS Classic Side 15 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar nell Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS HVE Pilot ferdigstilles i oktober. Fortsatt utfordringer med migrering. 795465 konsolidering) Autorisasjonstjenesten vil bli innført i oktober. Follow me print HVI Alt nærmer seg klart for idriftssettelse i HST. 795 480 795 483 795 485 795 491 Test og innføring i Helse Vest (TINN) Prosjektet har fått godkjent testpolicy i versjon 1.0. Tid: Prosjektet i rute, noen forsinkelser pga. prioritering av andre operative prosjekter i porteføljen. (BKM) Utfasing av POLK fase 2 Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE 795 489 PoPP HVE Prosjektet har levert sluttrapport. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kval Risiko Perso Nytte Kommentar i-tet nell 795506 Anskaffelse nytt LMS HVE Testet og planlagt for ferdigstilling. 795 508 Transportadministrasjon Regionalt HVE Fase 2 BKM: Lagt på is i STG møte den 19.03.15, inntil det foreligger en regional løsning for RIS. Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: Tid: Prosjektet når ikke tentative frister grunnet sviktende forutsetninger i tentativ plan. Kvalitet: Ferdigstilling av kodeverk kan stoppe opp grunnet slitasje på medlemmer i nasjonale faggrupper. Tekniske løsninger begynner å komme på plass i test. Personell: Noen Helse Vest medlemmer i nasjonale faggrupper vurderer å melde seg ut. Opplever å ikke bli hørt av Helsedirektoratet. I ferd med å få gjennomført alle nødvendige integrasjoner. Startet med test i februar. Tid: Forsinkelse ift test pga det tar tid å oppdatere informasjon i Contiki. Foreventes prosduksjonssatt i mai/juni. Kontrakt signert. Økte kostnader pga behov for ekstern innleie. edag Agresso Tid: Ihht til revidert plan. Sluttrapport skal utarbeides og avslutning godkjennes hos styringsgruppen. 795513 Utfordring for foretakene å rapporterer endringer i arbeidsforhold tilbake i tid. Det jobbes for å finne løsning. 795523 Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi Personell: Ikke avklart teknisk personell som skal bistå Stavanger under test og implementering av utstyr. 795 524 SEBRA I løpet av september vil ny DIPS bestillingsløsning være i produksjon for alle foretakene. Alle fagsystemtilganger vil automatisk avsluttes når brukerkonto stenges. Produksjonsettes i August. Personell: Det vil muligens skje et bytte av Side 16 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 795 525 Anskaffelse / innføring sporingssystem biobank Helse Vest 795 531 Samhandling AMK i Helse Vest utviklingsressurs som prosjektet er svært avhengig av. Mai: Prosjektet går etter planen. I perioden har prosjektet jobbet med utarbeidelse av Case / brukerhistorier for presentasjon i dialogmøter med tilbyderne. Tilbudsforespørsel ble sendt de tre tilbyderne 9. mai 2015, med svarfrist 04.06.15. Ingen større aktiviteter i prosjektet siden førre rapportering. Derfor same status som v mai. Viktig for prosjektet at arbeidsressurser får frigitt tid til prosjektet. 795 536 KULE Innføring HVE Tid: Vellykket oppstart av pilot ved Lungeavd., Haukeland iht. Plan 5. mai. Kvalitet: Få alvorlige feil oppdaget. Risiko: ROS-analyse har avdekket noen områder som krever tiltak som håndteres av prosjektet. Personell: Behov for mer ressurser til arbeidet med kliniske arbeidsprosesser framover samt innføringsløpet etter pilotering. 795 541 Helhetlig logistikk og sporing Styringsgruppen har gitt prosjektet utsatt frist for levering til 26/8-2015. Utfordrende å finne tid til felles møter ressurser har mange planlagte oppgaver i andre prosjekt. Utarbeidelse av rapport blir fokusområde kommende periode. 795 545 Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest HVE Viktigste utfordringer: Tilgang på integrasjonsressurser fra Helse Vest IKT Utarbeidelse av testcase og testdata i arbeidsgruppene (tidkrevende arbeid) Konsekvens: start arbeidet med design og utvikling av integrasjoner kan ikke gjøres før ultimo september/primo oktober 2015. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar 795530 Prehospital EPJ i Helse Vest Status per førre månad. 795531 Samhandling AMK i Helse Vest Prosjektdirektivet med tilhørende endringsmelding budsjett ble godkjent i SGmøte den 9.3.15. Innhentet dokumentasjon om organisering, retningslinjer, opplæring og lokale arbeidsoppgaver i hvert HF som var til diskusjon i prosjektmøte 11.3.2015. 795536 KULE Innføring HVE Tid: God framdrift i løsningsarbeidet i siste periode, men det gjenstår fortsatt områder som kan kreve umiddelbare tiltak pga. begrenset gjenstående tid før pilot oppstart. Kost: Nokre områder av løsningen vil kreve tilpasninger og forbetringer i løpet av pilotperioden for å oppnå ønsket kvalitet i forhold til krav. Risiko: Begrensa tid til utforming av gjenståande kritisk funksjonalitet før pilot Begrensa kapasitet hos leverandør til å implementere gjenståande funksjonalitet og feilrettinger før pilot. 795541 Helhetlig logistikk og sporing Prosjektet klarer ikke å levere til avtalt frist 20/4-2015. Prosjektet har i samarbeid med oppdragsgiver redefinert omfanget av prosjektet, og ny plan skal utarbeides i april. 795 545 Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest HVE Prosjektet er nylig startet opp. Viktigste hendelser: Etablering av teknisk miljø (servere, databaser, m.m.) for programvaren (Incit Xpand) Etablering av arbeidsgrupper og møteplan for de ulike gruppene frem til utgangen av august måned Oppstartsmøter i arbeidsgruppene Side 17 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kval i-tet 795547 KAPP Forprosjekt Risiko Perso nell Nytte Kommentar Prosjektet har ferdigstilt sine leveranser. Sluttrapport godkjent av prosjekteier Per Karlsen. Siste møte avholdt med økonomi. Siste statusrapport levert. Prosjektet er formelt avsluttet 03.07.2015. 795 548 RIS Anskaffelse Prosjektdirektiv, inkl. overordnet fremdriftsplan godkjent i SG-møte 05.06.2015 Ressurser allokert alle HF representert Program/prosjekt Program Klinisk IKT Program Støtte til Samhandling Andre medisinsk-faglege system Administrative system (HR/økon/komm.) IKT/ teknisk/ infrastruktur Side 18 av 27

3 Økonomisk resultat per utgangen av august 3.1 Oversikt Rapporten syner eit drifts- og månadsresultat under budsjett, resultat hittil i år er og under budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er noko over budsjett, det skuldast i hovudsak varesal, prosjektinntekter og auke i lisensar. Prognose på eit overskot på 1 mill for 2015 vert endra til prognose på 0, men det er større usikkerhet i prognosen nå enn ved førre rapportering. Usikkerhet er i hovudsak knytta til aktivitet i DIPS Arena, utrulling KULE og tilsetting av nye medarbeidarar hausten 2015. Usikkerheten er i størrelsesorden 0 5 mill. 3.2 Resultat Resultatrapport per 31.08.2015 Resultatrapport per august 2015 Denne perioden Hittil Hele året Faktisk Budsjett Avvik Avvik Faktisk Budsjett budsjett budsjett Prognose Budsjett Salsinntekter - Tenester HF 67792 136 61406 170 6385966 502654 626 483 581656 19072 970 756934 221 733434 221 Salsinntekter - Tenester Øvrige 2588792 2634312-45520 23458 855 20917 225 2541630 33587 367 31587 367 Salsinntekter - Varer 4205115 625000 3580115 17880 029 5000000 12880 029 22500 000 7500 000 Salsinntekter - Anna 86641 1800000-1713359 15547 567 11100 000 4447567 23000 000 18300 000 Sum Salsinntekter 74 672 685 66 465 482 8 207 203 559 541 077 520 598 881 38 942 196 836 021 589 790 821 589 Driftskostnader - Varer 5016753 625000 4391753 17247 973 5000000 12247 973 22500 000 7500 000 Driftskostnader - Personal 20674 236 16913 771 3760464 160617 866 134 338199 26279 667 240726 126 211240 818 Driftskostnader - Avskrivingar 16379 329 18065 443-1686113 130120 004 134 244485-4124481 202006 870 207006 870 Driftskostnader - Eksterne tenester 7164699 7153599 11100 56147 197 61080 735-4933537 93539 803 96539 803 Driftskostnader - Lisensar 18995 988 16450 959 2545029 137406 906 131 607667 5799240 205911 502 197411 502 Driftskostnader - Reise 86045 449001-362956 4485661 3592006 893655 5388006 5388 006 Driftskostnader - Linjeleie 2830017 2899076-69059 20248 712 23192 608-2943896 31788 912 34788 912 Driftskostnader - Anna 2319827 1864746 455081 26433 019 14408 281 12024 737 31145 677 21145 677 Sum Driftskostnader 73 466 894 64 421 595 9 045 299 552 707 338 507 463 981 45 243 357 833 006 897 781 021 589 Driftsresultat 1 205 791 2 043 888-838 096 6 833 739 13 134 900-6 301 161 3 014 692 9 800 000 Inntekt - Finans 98929 100000-1071 1012030 800000 212030 1200000 1200 000 Kostnad - Finans 798469 833333-34864 6247062 6666664-419602 10000 000 10000 000 Sum Finans -699 540-733 333 33 793-5 235 032-5 866 664 631 632-8 800 000-8 800 000 Resultat 506 251 1 310 555-804 303 1 598 707 7 268 236-5 669 529-5 785 308 1 000 000 Korrigering pensjonskostnader 482009-482009 3856072-3856072 5785308 - Korrigert resultat 988 260 1 310 555-322 294 5 454 779 7 268 236-1 813 457 0 1 000 000 Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 19,1 mill. over budsjett så langt i år. Avviket skuldast i hovudsak høgare prosjektinntekter, meldingsflyt, TrueUp Microsoft og auke i lisenskostnad i fleire tenestegrupper, og er jamt fordelt mellom føretaka. Inntekt frå drift og forvaltning av meldingstenester er med for januar mai i rekneskapen. Forvaltning er lagt til i prognosen for 2015. Saka vart avklart i AD-møtet 04.05.2015. Føretak (tal i 1 000) Regnskap Budsjett Avvik Varesal Prosjekt Tele/signal Øvrig Helse Stavanger 124051 119189-4862 -1806-2869 854-1041 Helse Fonna 71699 70945-754 -40-692 160-182 Helse Bergen 224613 213961-10652 -5893-273 1948-6434 Helse Førde 60407 56665-3742 -2355-870 -55-462 Sjukehusapoteka 9337 8915-422 3 417 - -841 Helse Vest RHF 25687 17154-8533 -2567-7607 - 1641 Sum kunder Helse Vest 515 794 486 830-28 964-12 658-11 895 2 907-7 319 Salsinntekter tenester øvrige ligg noko over budsjett så langt i år. Side 19 av 27

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre og inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013 og statsbudsjett 2014. Personalkostnader ligg 26,3 mill over budsjett. Avviket ligg i all hovudsak på «meirkostnad» pensjon med 3,9 mill, nedtrekk leveranse prosjekttimar til prosjekt med 14,7 mill (her er timer til meldingsteneste inkludert), og overforbruk fast og midlertidig løn med 7,7 mill (underbudsjettert tal på nytilsatte haust 2014, auka ressursbruk forberedelse driftssenter og tilsetting for å erstatte eksterne konsulentar). Vi vil i løpet av året få et aukande avvik på denne posten, og har foreløpig auka prognosen med det som gjeld drift/forvaltning meldingsteneste med 8,0 mill, auka pensjonskostnad med 5,7 mill, auka prosjektinnsats med 7,0 mill, og overforbruk med 8,7 mill. Avskrivingar ligg 4,1 mill under budsjett. Verdi på overtatte anlegg frå føretaka på Tele/signal og delaktivering av konsolidert EPJ for det som gjelder Fonna vart noko høgare enn venta, mens lengre nedskrivingstid på RIS/PACS-løysingar gir lågare avskrivinger enn venta. Investeringsnivået har så langt i år vore noko lågare enn budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi held budsjettet resten av året. Eksterne tenester ligg 4,9 mill under budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn noko høgare aktivitet i haust, men har redusert prognose med 3,0 mill. Bruk av konsulenter er samla sett (drift og investering) redusert med 13,8 mill (100,6 til 86,8) frå 2014 til 2015, mens innleige frå føretaka er auka med 0,4 mill (3,2 til 3,6). Lisenskostnadar ligg 5,8 mill over budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke på 3,5 mill som følgje av ny avtale med Microsoft og 5,0 mill som følgje av auke i andre tenestegrupper (t.d. kurveløysning og idebank). Linjeleige ligg 2,9 mill under budsjett. Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi held budsjettet i resten av året, innsparing 3,0 mill. Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal fordelast på øvrige grupper. Her ligger også nedtrekk prosjekttimar andel driftskostnadar med eit avvik på 3,0 mill. Vi har i prognosen lagt inn eit avvik på 10,0 mill, men det vil ved årsslutt fordelast på øvrige grupper. Netto finanskostnad ligg 0,5 mill under budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg. 3.3 Tiltak for å halde budsjettet For å kunne halde budsjettet dei neste månadene må Helse Vest IKT sjå på moglege områder for innsparinger. Vi vil i tillegg til dei tradisjonelle virkemidlane som innsparing på kjøp av utstyr, redusert reisevirksomhet, redusert overtidsbruk og utsetting av nytilsettingar fokusere spesielt på uttak av ferie og opptent avspasering for å redusere tal på overførte dagar/timar. Verdien på overført ferie/avspasering frå 2014 2015 var 5,5 mill, og vi har som målsetting å minst halvere dette for 2015 2016. Dette inneber at alle tilsette er oppfordra til å planlegge Side 20 av 27