HMS GRUPPEN AS for helse, miljø og sikkerhet HMS tips for kontor Brosjyren er en hjelp til selvhjelp med særlig de fysiske forhold. Mange andre forhold virker sterkt inn på helse og arbeidsevne. Vi har begrenset innholdet til følgende overskrifter: s. 2: Stol, bord, PC, skjerm, tastatur og s. 5: Helseplager & lur kroppskultur s. 6: En praktisk innredning s. 7: Syn og briller Mange opplever å ha nytte av en målrettet kartlegging og mer grundig rådgiving i forhold til sin kontorarbeidsplass og helse. Ved innkjøp og /eller flytting anbefaler vi å jamføre vår sjekkliste.
Stol, bord, PC, skjerm, tastatur og Mye utstyr finnes på kontoret. Alt skal oppfylle Arbeidstilsynets anvisninger. Det er billigere å kjøpe rett første gang. Jf. eventuell vår sjekkliste for innkjøp og flytting ved kontor. Ingen arbeidsstilling kan garantere fravær av plager. Kodeordet er variasjon! også i innstilling av stol og evt. bord. Det beste er om mye av jobben kan utføres stående, når man føler for det. Som utgangspunkt anbefaler vi for: Stolen: Innstilles før bordet, Bruksanvisning skal følge med. - Innstill høyden. Den beste fotstøtte er gulvet. - Setedybde bør være så kort, at du unngår press i knehasen når du plasserer føttene under setet samtidig med at du får god ryggstøtte. Setet kan evt. vinkles nedover. - Ryggstøtten: Bør føles komfortabel og støtte akkurat der, hvor du føler du trenger det. Sett deg godt inn på stolsetet. - Innstill så eventuelle armlen (er de i veien, overvei å fjerne dem). - Noen stoler har hode / nakkestøtte. Det betyr ikke at du trenger å bruke den hele tiden kanskje noen minutter hver dag. Husk at det er med hensikt stolen bør være lett å innstille. Varier! Bordet: Bør passe / kunne innstilles i høyden. Er dere flere som skiftes til å bruke bordet bør det kunne innstilles enkelt, dvs. enten med sveiv eller elektrisk. Skal dere kjøpe nytt bord anbefales elektrisk regulerbar stå sittebord. - Sitter /står du oppreist med løse skuldrer og albuer bøyd ca. 90 o, bør underarmer (ikke albuen) kunne hvile på pulten. - Sitt tett på bordet, men slik at du har plass til å puste. - Kanskje bordet må trekkes tilbake for å få plass til både skjerm, tastatur og hvile for underarmer.
- Noen opplever å jobbe mer avslappet når de bruker en påsatt / løs underarmsstøtte. En slik hever bordet med 1-2 cm, slik at håndledd kommer i nivå med tastatur og gir underarmsstøtte med armen hengende naturlig ned langs siden. Damen her sitter fint, men Vi har forskjellige kropper og behov. Noen vil foretrekke skjermen litt høyere eller lavere. Noen liker å la beina skråne mer ned (vinkle setet), og kanskje ha føttene inn under seg noe av tiden. Begge deler stimulerer til oppreist sittestilling. Og kanskje du ville foretrukket å ha ryggstøtten i en litt annen høyde. Ingen sittestilling er rett hvis man sitter i den for lenge. Variasjon er viktigere. Skjerm, tastatur og PC-mus skal stå på samme nivå. - Unntak; hvis mulig, kan skjermen gjerne plasseres lavere. - Sett musen tett ved siden av tastaturet, evt. foran. Prøv å bytte side. - Skjermen bør kunne innstilles individuelt i forhold til oppløsning, høyde, avstand og vinkling. Vet du hvordan? Telefonen: Vurdere bruk av headset, evt. trådløst, - hvis du har mange eller lange samtaler over telefonen - hvis du bruker PC eller gjør andre ting samtidig. Lysforhold: Trenger du endringer? Taklys, skjerming av dagslys, punktlys; blending og reflekser, særlige lysstoffrør? Manusholder: Ved behov. Finnes i forskjellige typer og størrelser. Plasseres tett på og ikke høyere enn skjermen, helst mellom skjerm og tastatur.
Programvare: Alle har krav på opplæring (og støtte etterpå). Brukermanualer eller Hjelp meny skal finnes og være forståelig. Tastaturet skal kunne brukes til mest mulig frem for PC-musen. Bruk tastaturet fremfor PC-musen. For eksempel: - Åpne programmer via: Tasten med Windows ikon. - Veksle mellom åpne programmer: Tast Alt + (tabulator). - Få frem rullemeny: Alt + bokstavtast med _ under. Ønsket kommando: Tast bokstavtast med _ under. - Lukke, maksimere mm.: Alt + mellomromstast. - Høyre musetast : I 1. rekke av tastene. Ligner på. Andre snarveier finner du i rullemeny, i skriv om effektivisering av PC-bruk og forebygging av plager fra bruk av PC-mus, eller i Hjelp. Bruk alle 10 fingrer på tastaturet. Kurs via CD finnes. Vær bevisst PC-musens muligheter. F.eks. scroll, å innstille til raskest mulig bevegelse /peker hastighet (via Kontrollpanel og Mus), Ctrl + scroll gjør bildet større/ mindre i Word, Excel og PowerPoint. Det finnes ulike typer PC-mus. Velg den rette for deg. Inneklimaet, støy og støv: Legg til rette for enkelt renhold. - Få utstyr og permer som du ikke bruker ut av kontoret, få ledninger opp fra gulvet, lukk hyller og skap og rydd opp. - Plasser harddisken under bordet, ikke på gulvet. - Ha helst kopimaskin og skriver på eget rom med avtrekk. - Luft ut jevnlig. Ikke ha det for varmt - 20-21 o C er nok. - Trives du med grønne planter? Det er gunstig for inneklimaet!
Helseplager & lur kroppskultur Vi er ikke skapt til ensidig gjentatt bevegelser og / eller statisk muskelarbeid, dvs. med kroppen i ro. Dette kjennetegner ellers ofte det konsentrasjons- og synskrevende arbeidet på kontor med PC, lesing, møter og annet fortrinnsvis sittende tenkearbeid. Vi er skapt til helt andre ting enn kontoret Genene våre har kun endret seg ca. 0,01 promille siden steinalderen. (Noen damer påstår at dette kun gjelder for menn.) Undersøkelser dokumenterer sammenhenger mellom utvikling av plager i muskler og ledd og arbeid ved dataskjerm over tid. De vanligste helseplager kjennes i nakke, skuldre, øvre rygg, hode, inkl. rundt øyner, i over- og underarm, albue, håndledd og/eller huden. Har du opplevd noe av dette? Kroppen er skapt for varierte bevegelser! Uten bevegelse forfaller kroppen. Mye stillesitting belaster i seg selv. Derfor sørg for variasjon! For eksempel: Gjør noe annet som uansett må gjøres; eksempelvis rydde, ta en telefon stående, gå og snakk med kollegaen i stedet for å sende e-post, stå og les ved hylle i passende høyde.
Legg inn (også mikro)pauser, hvor du strekker deg, kanskje gjesper og gjør andre bevegelser. Bare skyld på denne brosjyren. Pauser og fritid bør brukes til variert bevegelse. Har dere bedriftsidrettslag? Ønsker dere tips til pausegymnastikk, fysisk aktivitet, bruk av treningsrom? Ta kontakt via leder. En praktisk innreding For å få til variasjon i hverdagen er det svært viktig hvordan du og arbeidsgiver tilrettelegger din arbeidsplass. Overvei bl.a.: Lokaler: Hvilke funksjoner skal utføres og av hvor mange /hvem? - Diverse PC, telefoner, post, arkiv, regnskap, kundemottak? - Er lokalene egnet og med plass til gode og varierte arbeidsstillinger? (minimum er 6m 2 pr. arbeidstaker) - Er strøm, telefon og IT uttak plassert hensiktsmessig? - Er belysning, skjerming av dagslys og utlufting i orden? - Er det tilrettelagt for god orden og enkelt renhold? Utstyr: Er hensiktsmessig og oppdatert utstyr på plass og fungerer? Vil evt. innkjøp kunne endre på arbeidsmiljøet? Jamfør evt. vår HMS sjekkliste for kontor ved flytting og innkjøp. Hvordan dere organiserer jobben er minst like viktig for å få til variasjon, trivsel og god helse; f.eks. innflytelse på innhold, prioritering og rekkefølge av oppgaver, kommunikasjon og støtte. Skjerm kan plasseres på tvers av vinduet for å unngå reflekser eller blending. Bord kan trekkes ut fra veggen for å få plass til skjerm, tastatur og hvile for underarmer.
Syn og briller Arbeid ved skjerm stiller store krav til øynene pga. fast (kort) synsavstand. Anbefalt synsavstand er 45-70 cm - for personer over 50 år maksimum 60 cm. Ved skjermarbeid anbefales blikkretning nedover. Uansett, hvis det ikke gis muligheter for variasjon og hvile, kan dette føre til tørre og sviende øyne og/eller sløret syn. Spenninger i nakke /skuldre og hodepine kan stamme fra belastning av øyemuskulaturen. For mye eller for lite lys samt støv kan også føre til eller forverre slike plager. Skjermkvaliteten er viktig. Det er en god idé å få sjekket synet. Kanskje du trenger briller? Behovet for lys øker kraftig med alderen. Selve arbeidsplassen må tilrettelegges etter Arbeidstilsynets anvisninger, jf. brosjyren. De fleste klarer seg fint når disse forhold er brakt i orden. Men har du fortsatt plager som synes å stamme fra øyne, da trenger du kanskje databrille ved skjermarbeid. Arbeidsgiver skal da dekke utgifter til undersøkelse og eventuelle briller. For variasjon og hvile av øyenmuskulaturen kan du for eksempel: - Gjøre andre arbeidsoppgaver. - Se ut av vinduet i blant eller på kollegene... - Gni øynene. Hvile dem ved å dekke dem med håndflatene. - Trimme øyemuskulaturen ved å se rundt i sirkel. Blir du svimmel eller kjenner ømhet kan det nettopp tyde på behov for variasjon og økt blodsirkulasjon. Hvis vi sitter mye eller lenge av gangen foran skjermen, skrivet eller boken, da blir dette like mye ensidig gjentatt arbeid for øynene, som det blir for nakke og arm å bruke for mye PC-mus.
Hva kan forebygge helseplager? Da årsaksforholdene oftest er sammensatte kan ingen tiltak garantere fravær av plager. Men arbeidsgiver og den enkelte ansatte har mange muligheter for og plikt til å minske risikoen for utvikling eller økning av helseplager. Avveksling og små pauser ved behov kan være med å forebygge plager og øke arbeidskapasiteten! Kjenn kroppens signaler - og ta dem på alvor. Også når du har behov for å bevege deg! Ønsker du ytterligere råd eller bistand kan du kontakte: leder, IT støtte eller verneombud, evt. oss i HMS GRUPPEN AS for helse, miljø og sikkerhet Hovedtelefon 55 21 29 10 Lege / sekretær 55 21 29 00 www.hmsgruppen.no Brosjyren er utarbeidet juni 2002, revidert sist i okt. 2005 Det er tatt utgangspunkt i Arbeidsmiljøloven med forskrifter; særlig Arbeidstilsynets forskrift og veiledning om arbeid ved dataskjerm.