Saksbehandler, innvalgstelefon Hilde Ordemann, 55 57 22 12 Vår dato 24.04.2013 Dykkar dato Vår referanse 2013/221 Dykkar referanse Rapport fra tilsyn med Bergen senter for minoritetsungdom 2013 Adressen til virksomheten: Welhavensgate 58-60, 5006 Bergen Tidsrom for tilsynet: 20. mars 2013 Kontaktperson i virksomheten: Sissel Nesse epostadresse: Sissel.Nesse@bergen.kommune.no 1. Sammendrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 20. mars 2013 tilsyn med Bergen senter for minoritetsungdom. Denne rapporten gjør greie for avvik som ble påpekt under tilsynet. Tilsynet omfatter institusjonen sin ivaretakelse av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for beboerne. Det følger av rettighetsforskriften 8 og internkontrollforskriften 7 at institusjonen skal sørge for at beboerne får medisinsk tilsyn og behandling. Institusjonen plikter å ha skriftlige rutiner som ivaretar dette ansvaret. Beboerne skal få nødvendig medisinsk behandling for både rus, somatisk og psykisk sykdom. Det ble gitt to avvik under tilsynet: Ansvar for legemiddelhåndteringen er ikke fullt ut avklart. Ledelsen sin gjennomgang av legemiddelhåndteringen har ikke avdekket om legemiddelhåndteringen fungerer som forutsatt. Det er ikke vurdert om gjeldende praksis medfører at virksomheten har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta legemiddelhandtering på en forsvarlig måte. Avvikene omfatter mangelfull styring av legemiddelhåndteringen. Fylkesmannen har ikke funnet at det har skjedd feil ved håndtering av legemiddel i institusjonen. Dato: 24. april 2013 Hilde Ordemann tilsynsleder Ivar Skjolden revisor Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 1
Innhold 1. Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Omtale av virksomheten... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 3 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten... 4 7. Regelverk... 5 8. Dokumentunderlag... 5 9. Deltakere ved tilsynet... 5
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bergen senter for minoritetsungdom 20. mars 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen sin planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter barnevernloven 2-3 fjerde ledd, jf. 2-3b. Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivningen gjennom internkontrollen sin. Tilsynet omfatter institusjonen sin ivaretakelse av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for beboerne. Det følger av rettighetsforskriften 8 og internkontrollforskriften 7 at institusjonen skal sørge for at beboerne får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen plikter å ha skriftlige rutiner som ivaretar dette ansvaret. Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkelser. Rapporten handler om avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene som tilsynet omfattet. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylte. 2. Omtale av virksomheten Bergen senter for minoritetsungdom er ledet fra Bergenhus Barneverntjeneste. Institusjonen har en leder og tre avdelingsledere med ansvar for til sammen fire avdelinger. Ved hver av avdelingene bor det enslige mindreårige plassert etter bvl 4-4, 5. ledd. Avdelingene ligger spredt i sentrale deler av Bergen. Ansvar for heletjenester til beboerne er plassert hos leder. 3. Gjennomføring Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Melding om tilsyn ble sendt ut 6. februar 2013. Oversikt over dokumenter som virksomheten har sendt over i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ble seks personer intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble tilsynsdagen gjennomført intervjuer, åpnings- og sluttmøte. 4. Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfatter institusjonen sin ivaretakelse av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for beboerne. Det følger av rettighetsforskriften 8 og internkontrollforskriften 7 at institusjonen skal sørge for at beboerne får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen plikter å ha skriftlige rutiner som ivaretar dette ansvaret. Dette innebærer blant annet at institusjonen skal sørge for at helsen til nye beboerne blir kartlagt. Endringer i helsetilstand må fanges opp under oppholdet, og institusjonen plikter å sørge for at beboerne får nødvendig
medisinsk behandling for både rus, somatisk og psykisk sykdom. Dersom beboere går på faste medisiner, skal institusjonen ha rutiner som sikrer at håndtering av medisiner er forsvarlig. 5. Funn Avvik 1: Ansvar for legemiddelhåndteringen er ikke fullt ut avklart. Avvik fra: Internkontrollforskriften 7 og 12 a) og rettighetsforskriften 8. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ansvarsplassering i de skriftlige rutinene for legemiddelhåndtering i virksomheten samsvarer ikke med ansvarsforholdene i praksis. Det er uklart for flere ansatte hvilket ansvar de har når det gjelder legemiddelhåndteringen og hva ansvaret nærmere innebærer. Det overordnete ansvaret for legemiddelhåndteringen er ikke tydelig plassert hos institusjonsleder. Avvik 2: Ledelsen sin gjennomgang av legemiddelhåndteringen har ikke avdekket om legemiddelhåndteringen fungerer som forutsatt. Det er ikke vurdert om gjeldende praksis medfører at virksomheten har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta legemiddelhandtering på en forsvarlig måte. Avvik fra: Internkontrollforskriften 7 og 12 h) og rettighetsforskriften 8. Avviket bygger på følgende observasjoner: Avdelingsledere har ansvar for å gjennomgå legemiddelhåndtering med nyansatte. Gjennomgang av eksisterende rutine og praksis for legemiddelhåndtering har ikke medført endringer. Gjennomgangen av institusjonens praksis og rutiner for legemiddelhandtering har ikke medført at ledelsen har vurdert om det er behov for, og om en skal ha krav til at ansatt helsepersonell systematisk skal brukes ved håndtering av legemidler. 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten Krav til styring ved institusjonen går frem av kvalitetsforskriften 12, jf. barnevernloven 2-3 og 5-7. Dette innebærer blant annet at det skal gå klart fram hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Innenfor temaet for tilsynet er ansvarsforhold ved institusjonen klarlagt med unntak av legemiddelhåndteringen. Det er viktig at ansvar går tydelig frem innenfor legemiddelhåndteringen. Feil innenfor dette temaet kan få alvorlige følger. Ledelsen skal sørge for personell med tilstrekkelig kompetanse og nødvendig opplæring. Institusjonen har tilsett psykolog, sykepleier, vernepleier og barnevernfaglig personell. Det er ikke et krav om at institusjonen skal ha ansatt helsepersonell, men flere gir i intervju uttrykk for at denne kompetansen er ønskelig i legemiddelhåndteringen. Selv om det ikke er et krav, tilrår vi at legemiddelhåndteringsforskriften blir lagt til grunn. Institusjonen har oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt. Det er gjort implisitte risikovurderinger innenfor tema for tilsynet. Institusjonen kan vurdere å ha større bevissthet rundt det som gjelder vurdering og håndtering av risiko for svikt.
Ledelsen har ikke sørget for en systematisk gjennomgang av styringen (internkontrollen) når det gjelder vurdering og justering av egen praksis knyttet til legemiddelhåndteringen. Det er blant annet ikke vurdert å bruke helsepersonell i legemiddelhåndteringen for å sikre at den er forsvarlig. Fylkesmannen har ikke funnet at det har skjedd feil ved legemiddelhåndteringen på institusjonen. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon av 20. november 1989 Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevernsinstitusjoner (kvalitetsforskriften) Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barnevernsinstitusjon (rettighetsforskriften) 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble send over ved forberedelse av tilsynet: Organisasjonskart Håndbok for klientrettet arbeid: Prosedyre nr 1, Forvern Håndbok for klientrettet arbeid: Prosedyre nr 4, Første ansvarsgruppemøte Håndbok for klientrettet arbeid: Prosedyre nr 6, Samarbeid med barneverntjenesten Håndbok for klientrettet arbeid: Prosedyre nr 19, Medisinsk tilsyn Håndbok for klientrettet arbeid: Prosedyre nr 20, Medisinhåndtering og utlevering av medisin Dokumentasjon som ble gjennomgått: Medisinskjema 9. Deltakere ved tilsynet Tabellen under gir en oversikt over deltakerne på åpnings- og sluttmøte, og over hvem som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Sissel Nesse Leder BSMU X X X Lillian Kollstrøm Avdelingsleder X X X Vera B. Tuft Miljøterapeut X X X Bonita Hanson Avdelingsleder X Marianne Rivelsrud Miljøterapeut X Svanhild Alver Barnevernleder X X Fra Fylkesmannen deltok: Ivar Skjolden og Hilde Ordemann, tilsynsleder