EIENDOMS- OG BYFORNYELSESETATEN Vedlegg 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon/oppdragsbeskrivelse
Innhold 1. Innledning... 2 2. Nærmere om EBYs eiendomsportefølje og oppgaver... 2 3. Teknisk rådgivning, tilstandsanalyser og byggeledelse 3.1 Oppdragene... 3 4. Krav til gjennomføring av oppdrag... 4 5. Fremdrift... 5 5.1. Responstid ved avrop/ bestilling... 5 6. Leveranser og betaling... 6 6.1. Honorar... 6 7. Tildeling av oppdrag (avrop)... 6 7.1. Tildeling av oppdrag... 6 8. Kontrakt... 7 8.1. Kontrakt... 7 9 Konfidensialitet... 7 9.1. Konfidensialitet... 7 10. Overdragelse... 7 10.1. Overdragelse... 7 11. Bruk av underleverandør... 7 11.1. Bruk av underleverandør... 7 1
1. Innledning Eiendoms- og byfornyelsesetaten er kommunens grunneier og en aktiv pa driver for utvikling av byen. Oslo er i endring, ba de sjøsiden og flere andre omra der skal i de kommende a rene utvikles. Vi arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved a : Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige forma l Innga utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak Kjøpe og selge eiendom Forvalte og leie ut eiendommer Arbeide for universell utforming Bidra til et attraktivt bysentrum EBY har behov for a knytte til seg leverandører som kan foreta teknisk bistand i forbindelse med prosjektering, utredninger, anbudsbeskrivelser, tilstandsvurderinger og kvalitetskontroll. For vedlikeholds- og rehabiliteringstiltak har etaten behov for bistand til byggeledelse. Rammeavtale er en kontraktstype som gir oppdragsgiver frihet til å gjøre bestillinger innenfor rammen av avtalen, men oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe en bestemt mengde. Avtaleforholdet er løpende, og oppdragsgiver vil gjøre bestillinger hos rammeavtaleleverandørene, i stedet for å gjennomføre konkurranseutsetting av hvert enkelt kjøp. På denne måten dekker denne kontraktstypen vårt behov for løpende å foreta raske innkjøp av ytelser av samme art. Rammeavtalen gjelder følgende tjenester: Teknisk bistand ifm. prosjektering, utredninger, anbudsbeskrivelser og kvalitetskontroll Tilstandsvurderinger Byggeledelse ifm. vedlikeholds- og rehabiliteringstiltak Annen ra dgivning knyttet til ovennevnte tjenesteomra der Oppdragsgiver har til hensikt å inngår ny avtale på dette fagfeltet, og vil inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører - forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Oppdragsgivers samlede behov antas a være cirka 50-70 avrop per a r. Anslaget er kun retningsgivende og vil kunne variere. 2. Nærmere om EBYs eiendomsportefølje og oppgaver Eiendoms- og byfornyelsesetaten forvalter en bygningsmasse på ca. 140 000 m² BTA. Bygningene er av svært variert karakter, blant annet kontorer, kafeer, gårdsbruk, lager, hangarer, bygårder, boligblokker, bolighus, grendehus, museer, kulturhus, barnehager osv. Bygningsmassen leies i hovedsak ut til private på korte kontrakter. 2
Eiendommene ligger hovedsakelig innenfor Oslo kommunes eiendomsgrenser, men en del av eiendommer ligger ogsa i de nærliggende kommunene. Etatens kjerneoppgaver er forvaltning, utvikling og salg av kommunal grunn, samt kjøp av grunn til kommunale formål. Gjennom eiendomsreformen er eier- og forvalterrollen til mesteparten av kommunens bebygde eiendommer overført til kommunale eiendomsforetak. Etaten ivaretar eierrollen for den delen av kommunens eiendomsmasse som ikke er lagt til eiendomsforetakene, Bymiljøetaten og Kulturetaten. Etatens rolle som strategisk eier er styrket gjennom ansvar for kommunens strategiske eiendomskjøp og som koordinerende virksomhet for ledigstilt kommunal eiendom. Etaten har ansvaret for å følge opp arbeidet med tilrettelegging for boligutvikling av kommunens eiendommer gjennom eiendomsutvikling og salg, samt fremforhandling av utbyggingsavtaler i utpekte områder. Etatens tilrettelegging for bygging av nye boliger er konsentrert om områder hvor kommunen eier grunn. Arbeidet omfatter markedsanalyse, kartlegging av behov for infrastruktur, vurdering av gjennomføringsmodeller, utarbeidelse av reguleringsforslag, teknisk klargjøring av arealer, utbyggingsavtaler og eventuelt salg. Etaten er også gitt ansvaret for flere krevende eiendomsutviklingsoppgaver. Dette gjelder både kommunal eiendom og utvikling av privat eiendom gjennom bruk av utbyggingsavtaler. 3. Teknisk rådgivning, tilstandsanalyser og byggeledelse 3.1 Oppdragene Oppdragene omfatter følgende tjenesteområder: Teknisk rådgivning/prosjektering: Aktuelle fagområder for prosjektering, utredninger, kvalitetskontroll og anbudsbeskrivelser er byggeteknikk, elektro, brann og VVS, akustikk og geoteknikk. Avtalen for gjennomføring av det enkelte prosjekt vil bygge på Norsk Standard og kommunens egne retningslinjer. Oppdragstaker må ha sentral godkjenning som ansvarlig prosjekterende i tiltaksklasse 2, eller ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppnå tilsvarende lokal godkjenning. Dersom tilbyder mangler kompetanse på et eller flere av de nevnte fagområdene, forutsettes det at tilbyder knytter til seg underleverandør som har denne kompetansen (se pkt. 11.1). Leveringsfrist for mindre oppdrag (under 50 timer) settes til 2-3 uker med mindre annet er avtalt. For større oppdrag avtales leveringstiden. Ved eventuelle plutselige, alvorlige og uforutsette hendelser må oppdragsgiver kunne påkalle oppdragstaker med en frist på 2-4 timer. 3
Tilstandsanalyser Etaten har behov for utarbeidelse av tilstandsanalyser av bygg. Det kan både være tale om generelle tilstandsanalyser (alle fag) og om branntekniske tilstandsanalyser. Det forutsettes at oppdragstaker kan utføre begge typer analyser. Generelle tilstandsanalyser utføres etter Norsk Standard. Etaten benytter systemet «IK-BYGG» for internkontroll. Oppdragstaker må kunne legge inn resultater fra en tilstandskontroll i dette systemet. Oppdragstaker må dokumentere kompetanse i både branntekniske tilstandsanalyser og generelle tilstandsanalyser. Oppdrag honoreres etter medgått tid med en øvre timeramme som avtales forut for det enkelte oppdrag. Leveringsfrist for mindre oppdrag (under 25 timer) settes til 2 uker med mindre annet er avtalt. For større oppdrag avtales leveringstiden. Byggeledelse Byggeleders oppgaver vil være å følge opp byggeprosjekter med hensyn på SHA (herunder sosial dumping), økonomi, fremdrift og kvalitet. Avtalen for gjennomføring av det enkelte prosjekt bygger på Norsk Standard og kommunens egne retningslinjer. Oppdrag honoreres etter medgått tid med en øvre timeramme som avtales forut for det enkelte oppdrag. Når et oppdrag er igangsatt tillates ikke skifte av byggeleder med mindre personen blir utilgjengelig for byggelederfirmaet. For hvert oppdrag skal det også opplyses en vikar som kan ivareta byggeleders oppgaver ved sykdom, ferier osv. Det forutsettes at vikaren til enhver tid er så oppdatert på prosjektet at vedkommende kan tre inn prosessen uten problemer. Det forutsettes at byggeleder kan starte oppdraget 2-3 uker etter avrop. 4. Krav til gjennomføring av oppdrag Teknisk rådgivning, tilstandsanalyser og byggeledelse skal gjennomføres i samsvar med kravene i denne kontrakten og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Ytterligere krav fra EBY skal fremgå av oppdragsbeskrivelsen for det enkelte oppdrag. Leverandøren skal stille til rådighet det personell og den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene på en tilfredsstillende måte og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer. 4
Leverandøren skal ikke påta seg andre oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til enkeltoppdrag, med mindre EBY har gitt skriftlig samtykke. Leverandøren skal utføre en faglig intern kvalitetssikring av tjenestene som levers til oppdragsgiver. Leverandøren skal på skriftlig forespørsel gi oppdragsgiver en klar oversikt over status i aktuelle, ikke avsluttede saker, på den måten og med den hyppighet som oppdragsgiver etterspør. Dersom oppdragsgiver finner grunn til det, skal det avholdes et møte. All kontakt med media som måtte forekomme i forbindelse med oppdragene skal håndteres av oppdragsgiver. 5. Fremdrift 5.1. Responstid ved avrop/ bestilling Forespørsel om oppdrag skal besvares innen 5 virkedager fra forespørsel er avsendt fra oppdragsgiver. Oppdrag skal utføres innenfor de tidsfrister som gjelder for det enkelte avrop, jf pkt 5.1 eller som blir avtalt for det enkelte oppdrag. Overholdes ikke leveringsfristen påløper det dagmulkt. På oppdragsgivers anmodning skal Leverandøren utarbeide og fremlegge en fremdriftsplan i forbindelse med det enkelte oppdrag. Planene skal vise hvordan tidsfristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle tidsforlengelser eller forseringer. Leverandøren skal være tilgjengelig for oppdragsgivers representant innenfor ordinær arbeidstid (kl. 08-16), og kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Konsulent må kunne delta på møter og befaringer innen rimelig tid, godt forberedt, og ha nødvendig kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov for bistand for de oppdrag leverandøren tildeles. For større oppdrag forbeholder oppdragsgiver seg retten til å utlyse oppdrag utenfor rammeavtalen. 5
6. Leveranser og betaling 6.1. Honorar Oppdragene honoreres pr. time etter medgått tid. Timeprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport,, reisetid, service, leverings- og fakturaomkostninger mv. Timeprisen regnes for effektiv arbeidstid. Reisetid kan ikke faktureres, bortsett fra ved eventuelle utenbysoppdrag der reisetid vil bli honorert. Honorarbudsjett: Oppdrag utføres og belastes etter medgått tid innenfor det partene har avtalt for hvert oppdrag. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalte timer ikke overskrides, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at timene ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler som skyldes leverandørens tidligere arbeider skal skje uten kostnader for EBY. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges faktura. 7. Tildeling av oppdrag (avrop) 7.1. Tildeling av oppdrag Det vil bli gjort bestilling fra rammeavtalen for hvert oppdrag. Tildeling av oppdrag skal gjøres ved skriftlig bestilling som skal identifisere oppdraget, beskrive rammene for det og angi oppdragsgivers kontaktpersoner. Oppdraget skal i tillegg angi avtalt timebruk. Leverandøren skal levere tilstrekkelige ytelser for å dekke EBY sine behov for de avtalte tjenester. Dersom det ikke kan tilbys ønsket tjeneste eller innfri ønsket frist, skal det innen 5 virkedager gis en skriftlig begrunnelse. Oppdraget kan i så fall gå til en annen leverandør. Ved det enkelte avrop avtales hvilken eller hvilke navngitte personer som skal utføre oppdraget. Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Oppdrag vil tilstrebes fordelt likt mellom alle rammeavtalepartene i løpet av avtaleperioden. 6
8. Kontrakt 8.1. Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid - NS 8402:2010. Tilbudsinnbydelsen er en del av kontrakten. Tilbudsinnbydelsen og tilbudet til tilbyder som blir tildelt kontrakten vil bli innarbeidet i avtalen. Kontraktsperioden er to år fra signering av kontrakt med forventet oppstart i 1. oktober, 2014. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen ytterlig 1+ 1 år på uendrede vilkår. 9 Konfidensialitet 9.1. Konfidensialitet Partene forplikter seg til, både under Kontraktens varighet og senere, ikke å avsløre informasjon for utenforstående om partenes forretningsmessige forhold og andre opplysninger om den annen part som mottas i forbindelse med gjennomføringen av Kontrakten, samt å iverksette rimelige tiltak for å forhindre at slike opplysninger avsløres for utenforstående av ansatte, aksjonærer eller andre personer med tilknytning til parten eller aksjonærene. Det samme gjelder for eventuell informasjon om noens personlige forhold. Leverandøren har ikke adgang til å oppbevare, benytte seg av eller behandle slike opplysninger utover det som er nødvendig for utførelsen av Oppdraget. Leverandøren skal også til enhver tid følge Oppdragsivres instrukser for behandling av slike opplysninger, herunder personvernlovgivningens regler mv. 10. Overdragelse 10.1. Overdragelse Leverandøren har ikke rett til å overdra sine rettigheter og forpliktelser etter Kontrakten til tredjemann. 11. Bruk av underleverandør 11.1. Bruk av underleverandør Leverandøren har ikke rett til å la deler av Oppdraget bli utført av underleverandør, uten at Oppdragsgiver på forhånd har gitt skriftlig godkjennelse. Leverandøren har ansvar for at en underleverandør tilfredsstiller alle krav som er stilt til leverandøren iht. kontrakten. Leverandør er ansvarlig for Kontraktens oppfyllelse, selv om Oppdragsgiver har godkjent at Leverandøren kan benytte underleverandør. 7