1
DEL 1 Datafangst, dokumentasjon og bakgrunn 1 Innledning Hva er DBH? Database for statistikk om høgre utdanning er et oppdrag NSD utfører på vegne av Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet benytter databasen som et planleggingsverktøy i budsjettarbeidet. NSD1 har fått i oppdrag å utvikle og drive den. Departementet bestemmer hva vi skal rapportere og rapporteringskravene blir fremsatt på hovedsiden til DBH. Her er også inngangsporten til de ulike rapportene i DBH. Dataen er bygget opp rundt konkrete rapporteringskrav fra Kunnskapsdepartementet og bruk av data og analysene er bygget opp rundt dette. For å forstå dataene må man bruke dokumentasjonen aktivt. Hva er det som måles? Inngangsport til de vanligste statistikkrapportene. Det lages statistikk, analyser og oversikter over: 1 Studentdata Forskerutdanningsdata Økonomidata Personaldata Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste 2
Arealdata Vitenskapelige publiseringer publikasjonspoeng Selskapsdata 2 Finansieringssystemet Både Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen stiller krav til rapporteringen. KD i forhold til hva vi skal rapportere om, og Riksrevisjonen om hvordan vi skal kvalitetssikre. De har særlig fokus på de rapportene som inngår i finansieringsmodellen og data som har budsjettmessig betydning. Finansieringsmodellen kan oppsummeres i tre komponenter; 1) Basiskomponent 2) Undervisningskomponent 3) Forskningskomponent Fra statsbudsjettet: Undervisningskomponenten Hva får vi penger for? Utvekslingsstudenter: Vi får 6300,- kroner per utvekslingsstudent som er på opphold mer enn tre måneder, og som ikke er på en individbasert avtale. 3
Studiepoengproduksjon: Departementet plasserer studieprogrammene i ulike finansieringskategorier A-F. Kategori F har en total pris på 67.000, - (Basis på kroner xx og kostnadskategori på 30000), og denne summen reduseres etter finansieringsform. Dersom et studieprogram med ekstern finansiering får inn 25.000 i eksterne midler trekkes dette fra grunnbeløpet. Fastsetting av finansieringsprosenten har institusjonene selv ansvar for. Data på studieprogrammet er veldig viktig grunnlagsdata siden det får direkte innvirkning på studentrapportene.. 4
Forskningskomponenten Rapporten som viser RBO-fordelingen 5
Kort gjennomgang av de ulike dataene: Studentdata Her ser vi bildet av en rapport om studenter. Rapporten viser en oversikt over alle studenter i høyere utdanning i Norge. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Rapporten viser automatisk (default) en beregning om egenfinansierte studenter i kategorien studenter. Ulike beregninger kan brukes i ulike sammenhenger, og for å finne ut mer om hva som måles, kan man bruke dokumentasjonen til denne rapporten. 6
I dokumentasjonen finnes en konkret avgrensing av hva som i denne sammenhengen menes med registrerte studenter. Begrepet egenfinansierte studenter betyr studenter som finansieres over institusjonenes grunnbudsjett, og omfatter for eksempel ikke privatister. Eksempel på studentdata: I rapporten Ferdige kandidater 7
Alle statistikkrapportene som er tilgjengelige på DBHs nettsider omfatter også utfyllende dokumentasjon: Her kan man finne informasjon om variablene som inngår og en del sentrale definisjoner. Dokumentasjonen gjør at man kan forsikre seg om at den rapporten man planlegger å hente ut faktisk gir svar på det man ønsker å tallfeste. Alle databasetabellene i DBH; definisjoner, filformater etc. er grundig dokumentert. Videre gis det dokumentasjon og format på tabeller som rapporteres som dokumenter (Excel/Word/PDF) til DBH. Forskerutdanningsdata 8
Ved å klikke på feltet organisering og velge inngangsporten studium, vises data for hele sektoren på den institusjonen. Her er resultatet av studium, og rapporten viser en oversikt over alle personer som er i forskerutdanningen sortert på fagområdet - her kalt studium. 9
Økonomidata: Økonomidataene er bygget opp noe annerledes enn de øvrige. Dataene leveres som dokumenter og disse vises enten i Excel-format eller som PDF. Man må gå inn på hver enkelt institusjon for å hente dataene. Her ligger også rene dokumenter som rapporteres inn. 10
Et eksempel med rapporten økonomi 1. Bevilgninger: Tilsatte: Den mest sentrale rapporten her er rapporten nr 6. tilsatte, som omfatter årsverk for alle tilsatte som institusjonen har arbeidsgiveransvar for. Litt om de ulike valgboksene: Kolonner: Her kan kolonnene endres fra en tidsserie (årstall) til en annen dimensjon. Da kommer kun data for det årstallet man har valgt: Institusjonstype : Fordeler årsverkene på de 5 institusjonskategoriene som benyttes. Finans : Fordeler årsverkene på de 4 finansieringstypene data rapporteres på. Stillingsgruppe : Fordeler årsverkene på de 5 hovedtypene stillinger som DBH benytter. Ansettelse: Fra og med 2002 ble data rapportert på hhv fast tilsatte og midlertidig tilsatte. Velges for eksempel data for tidligere år er ikke dette mulig (derfor valget Uspesifisert ansettelsestype, som altså kun vil være et aktuelt valg for data for 2001 og tidligere). Kjønn: Viser ulike varianter av fordeling på kjønn. Stillingskode: Dette er det laveste nivået data rapporteres på. Poenget her er at man kan velge en bestemt stillingskode (stilling) og kun få ut data på disse. Finans. Valg av finansieringskilde. Alle eksternfinansierte er summen av NFR, Arbeidsmarkedstiltak og Andre finansieringskilder. Data på disse tre kildene ble rapportert fra 11
2002. Tidligere ble data kun rapportert på Eget grunnbudsjett og Oppdragsfinansiert. Sistnevnte ble altså fra 2002 splittet opp i tre eksterne finansieringskilder, og man må helt tilbake til 2001 for å få frem data på kategorien Oppdragsfinansiert. Her viser rapporten alle ansatte uansett stillingskode i en tidsserie fra 2005-2009 fordelt på totalt og prosentandel kvinner. Rapporten viser her fordelingen på midlertidige ansatte og kvinneandel prosentvis. Det er viktig å tenke seg at her defineres hierarkiet man ønsker at data skal presenteres i. Stillingsgruppe: Den overordnede størrelse i forhold til klassifisering av tilsatte. Det er 5 stillingsgrupper: Undervisnings- forsknings- og formidlingsstillinger, Administrative stillinger, Drifts- og vedlikeholdsstillinger, Støttestillinger og Andre stillinger 12
Stillingskategori: Hver enkelt stillingsgruppe er oppdelt i et sett undergrupper, her kalt stillingskategorier. Relevant hierarki som viser denne strukturen: Institusjon - stillingsgruppe stillingskategori - stillingskode. Denne rapporten viser gjennomsnittsalder for alle ansatte, her er det valgt et snitt for beregning av kjønn. Selskapsdatabasen: Selskapsdatabasen er et register over selskaper departementet har eierinteresser i. Databasen danner grunnlag for departementets vurdering av forvaltningen av delegerte fullmakter og skal bidra til at viktig informasjon til enhver tid er offentlig tilgjengelig. Departementet vil følge opp institusjonens rapportering. Mangelfull rapportering kan medføre at institusjonen mister sine fullmakter til å erverve aksjer. Institusjonen skal sørge for at følgende er rapportert til Selskapsdatabasen: Innkallinger til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Årsrapport, årsregnskap og revisors beretning. Protokoller fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Aksje- og eierinteresser til statsregnskapet. Vedtekter, stiftelsesdokumenter, eventuelle avtaler mellom institusjon og selskap og eventuell tredjepart. Informasjon om styret, herunder om medlemmene er valgt av de ansatte og hvor lenge de har innehatt styrevervet og når dette utløper. Nøkkeltall. 13
Gå ut på hovedsiden til DBH og finn Selskapsdatabasen i høyremargen, ved å klikke kommer du rett inn i Selskapsdatabasen. 14
15
Her får vi ut en rapport med informasjon om eiere, nøkkeltall aksjebeholdning, resultatregnskap med mer. 16
Andre dokumenter Andre dokumenter finner du ved å gå inn på hovedsiden under statistikk, siste punktet. Her finner du litt annen type informasjon som rapporteres inn fra institusjonen i form av dokumenter. Her er et eksempel med dokumentet rapport og planer som er rapportert inn fra Norges Handelshøyskole. Spørsmål: Hva er DBH? Hvilken rolle har studentdata i finansieringssystemet? Finn ut hvor mange personer uten studierett det er på din institusjon? Undersøk hvilket fakultet/avdeling det er registrert flest personer uten studierett (privatister)? Hvor mange studenter går på farmasi i Norge? Hvor finner du Riksrevisjonens revisjonsbrev og Ledelseskommentarer? 17
Litt om analysemuligheter I hovedsak er det fire ulike typer datakilder. Dette er; 1. Faste rapporter som vi har vist i del 1. 2. Nøkkeltall 3. Egne analyser 4. Nedlasting av egne datasett Nøkkeltall og egne analyser bygger på et OLAP-kube-system. Dette er enkelt forklart en datastruktur som effektiviserer analyseringen av store mengder data. Blant annet er det mulig å: Sette sammen en tabell ved å velge dimensjoner (uavhengige variabler) og indikatorer (avhengige variabler) fra en forhåndsdefinert liste. Finne fram til ønskede tall ved å navigere (drille ned) i data fra aggregerte størrelser til verdier for hver enkelt enhet. Velge ut hvilke data som skal vises i tabellen ved hjelp av filtre. Bestemme tabellens sortering. Framstille tallene grafisk. Lagre rapportene i PDF- eller Excel-format. Hos DBH er systemet organisert rundt flere datasett, kuber, dimensjoner og indikatorer. Nøkkeltall 18
Rapporten viser en samling av sentrale studentdata og viser en samlet oversikt over status på de ulike fagfeltene basert på Nuskoder2. Egne analyser Egne analyser er et verktøy for å lage egne rapporter online. 2 Nuskoder er SSBs inndeling av fagområder. 19
Steg I Steg II Steg III 20
Steg IV 21
Resultatet er en egendefinert rapport med oversikt over publikasjonspoeng innenfor fagområdet pedagogikk og utdanning fordelt på nivå 1 og nivå 2 i perioden 2004-2008 og sortert på institusjonstype. 22
Del II Rapportering 1 Innledning Denne delen starter innledningsvis med formålet med rapporteringen og i hvilke direkte sammenhenger rapporteringsdata brukes i. I tildelingsbrevet til alle institusjonene i U&H sektoren er det spesifisert virksomhetsmål for de overordnede målene for styring og kvalitet i sektoren. I tildelingsbrevet står rapporteringskravene og tidsfrister omtalt. Tildelingsbrevet; På bakgrunn av sektor- og virksomhetsmål utarbeides det egne måltall ved institusjonen. De kvantitative indikatorene omtales som styringsparameterne og brukes sammen med andre indikatorer i Kunnskapsdepartementets etatsstyringsdialog med institusjonene. Det er utviklet en egen KD-portal som tilrettelegger visning av virksomhetsmålene: 23
I Inngangsporten til KD-portalen på hovedsiden til DBH II Du leser rapporten ved å velge ønsket institusjon fra nedtrekksmenyen. Poenget er at man lett kan få en sammenligning av egen institusjon opp mot snittet i hele sektoren og snittet til institusjonstype høyskole eller universitet. 24
III Under menyen grafisk fremstilling kan du hente frem institusjon og styringsparameter, og få en oversikt som viser en tidsserie tilbake i tid for valgte institusjon opp mot snittet for alle og opp mot snittet for aktuelle institusjonstype. Her kan man også velge ulike avvik for å sammenligne med flere institusjoner. 25
Dokumentasjonen Det er viktig å bruke dokumentasjon for å kontrollerer hva det er som måles i utarbeiding av egne måltall og ambisjonsnivå. For eksempel kan det være er ulike datagrunnlag for forholdstallene som inngår styringsparametrene, noe som er tilfelle med stillingskatagorier. Spørsmål: Gå til KD-portalen og finn rapporten virksomhetsmål Velg en institusjon og sammenlign data for styringsparameter Nye studiepoeng per egenfinansiert per år. Finn det tilhørende virksomhets- og sektormålet til styringsparametere. Finn samme parameter i en tidsserie tilbake til 2006 og en grafisk fremstilling av tilbake til 2001. Bruk dokumentasjonen; hvilke stillingskategorier inngår i deletall til publikasjonspoeng per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling. 26
2 Datalevering og oversikt over rapporteringsfrister Gå inn i menyen under Rapportering Kunnskapsdepartementets rapporteringskrav 27
Her finner man en oversikt over alt som skal rapporteres, maler, frister og dokumentasjon. Velg egen institusjon over årstall. Det kan være litt endringer i rapporteringskravene fra år til år. På denne siden er det en oversikt over ferdige leveringer og hvor mange som mangler. På denne siden kan alle (ikke bare de rapporteringsansvarlige) følge med. Datalevering i DIMP På hovedsiden under Rapportering finner du datalevering til DIMP. 28
Innlogging En del av funksjonene på rapporteringsnettstedet er bare tilgjengelig for påloggede brukere. Brukerkonto tildeles normal av lokal Brukeradministrator ved den aktuelle institusjon. Systemet med rapporteringsansvarlig Det er opprettet en rapporteringsansvarlig ved alle institusjonene i universitets- og høyskolesektoren for rapportering til DBH. Det er lagt opp til en rapporteringsansvarlig per emne; studentdata, økonomi, personal, publiseringsdata og selskapsdata. I tillegg er det en rolle for ledelse. Oversikt over hvilke personer som har rolle som rapporteringsansvarlig eller 29
ledelse er tilgjengelig i DIMP under vis brukere på hovedsiden. Det er viktig at disse rollene vedlikeholdes siden de blir brukt i oppfølging avfrister og innrapportering via e-post. Hovedmenyen i DIMP 30
Slik fremstår hovedmenyen i DIMP. Menyen er delt inn i fem deler: Datalevering og de tre forskjellige leveringstypene DBH-data, DBH-reg og selskapsdata.. Videre finner man inngang til kommentarer til studieprogrammer med 20 % endring, innplassering av nye studieprogrammer, kvalitetssikring og oversikter. Gå til levere DBH-data 31
Her er får du opp en oversikt over alle emner med tilhørende frist som skal leveres for din institusjon. For å sikre automatisk validering og innlegging av data, stiller DBH strenge krav til filformat og datakvalitet for alle datafiler som leveres fra institusjonene. Krav til filformat Filene skal være rene tekstfiler kodet med med kodesettet UTF-8 Felt skal separeres med semikolon (;) Alle tekstfelt (dvs. med datatypene CHAR eller VARCHAR) skal kvalifiseres med doble hermetegn (") Hermetegn inne i tekstfelt skal ikke forekomme Krav til data Kolonnene i filen skal komme i samme rekkefølge som de er beskrevet i tabelldokumentasjonen for den enkelte tabell. Verdiene for de enkelte felt må være i samsvar med definisjonen i tabelldokumentasjonen med henhold på datatype og lengde. Tomme felt vil ikke tillates. For eksempel vil manglende verdier for felt som institusjonskode (instkode), avdelingskode (avdkode), studieprogramkode (progkode), emnekode eller kandidatkode (kandkode) føre til at hele filen forkastes og må sendes inn på nytt. 1) Ved levering av data til DBH blir filen automatisk validert når den er lastet opp. Statusfeltet endres automatisk til Levert og behandlet når filen er ferdig levert og lagt inn i DBH. Ved feil i filen legges den ikke inn i DBH og status endres til Levert med feil. Feilene i filen må rettes og filen leveres på nytt. Når en trykker på statusfeltet vises en oversikt over meldinger eller feil under valideringen 32
Ved å klikke på Levert og behandlet får man opp meldingsside med informasjon om valideringen. Da vises denne siden(bildet nedenfor) med informasjon til rapporteringsansvarlige om hva som er feil eller mangler eller endret. Ved å klikke på endringsmeldinger får man en ny oversikt. Her viser den endringer i emnets tilknytning til studieprogram fra forrige rapportering. 33
Dersom det er feil i filen vil rapporteringsansvarlig, istedenfor Validering OK, få opp Levert med feil. Feilmeldingene vil ha følgende form alt etter hvilket problem som er identifisert: FATAL er en type feil som må rettes før filen kan levers på nytt. For eksempel om tilhørende emne ikke finnes i emnedata. ADVARSEL er en feil som innleggingsprogrammet har endret automatisk til gyldig verdi. For eksempel at ugyldig nuskode 123400 er endret til 123499. Slike feil bør oppdateres i systemet lokalt. INFO omfatter feil som innleggingsprogrammet godkjenner. For eksempel vdersom avdelingen en leverer data for er nedlagt. Dette bør oppdateres i systemet lokalt. KopiMelding gjelder for bakgrunnsdata som emner, programmer og kandidatbenevnelse. Hvis det ikke finnes gyldige verdier i disse tabellene, leter innleggingsprogrammet etter bakgrunnsdata fra tidligere år. Finner den slike data, genereres det en melding om hvilke data som er kopiert over til denne rapporteringen. Kommentarer til studieprogrammer med 20% endring Studieprogrammer med over 20% endring i studiepoengproduksjon (60-studiepoengseheter, egenfinansierte studenter med studierett) i forhold til fjoråret skal kommenteres spesielt i DIMP. Kommentarfunksjonen gjelder programmer med en produksjon på mer enn 20 til 60studiepoengsenheter for det gjeldende hele år. Kommentarer til hvert program legges inn ved først å klikke på lenken som er navnet på studieprogrammet. Listen vil fremstå som tom dersom det ikke finnes programmer som tilfredsstiller kriteriene. Registrerte studenter er gjennomsnittet av vår- og høstsemester. Studiepoengproduksjonen fordeles på studieprogrammet der studenten er aktiv ved eksamenstidspunktet. Dette tilsvarer faste rapporten Studiepoengproduksjon, aktivitet under studentdata. 34
Oversikt over hvilke studieprogram som skal kommenteres på grunn av endring på mer enn 20 % fra forrige rapportering. Rapporten sammenligner her med data fra hele 2008 med halvveis rapportering for 2009. Først etter rapporteringsfristen 2009 får man opp de endelige sammenligningstallene. Ved å klikke på studieprogramnavnet får man opp kommentarfelt som skal brukes til å forklare endringen. 35
Innplassering av nye studieprogrammer Innplassering av nye studieprogrammer gjøres også via DIMP og funksjonen er tilgjengelig når man har logget seg inn som bruker. Innplasseringen blir foretatt av Kunnskapsdepartementet. Konkret skal man i denne funksjonen skrive inn den respektive institusjons forslag til finansieringskategori i kolonnen merket Inst for de aktuelle studieprogrammene under. Navigering i skjemaet gjøres ved tabulering eller 'pil opp'/'pil ned. Det ligger i tillegg en link til Kunnskapsdepartementets finansieringskategorier. 36
For hvert enkelt nytt program kan man legge inn en begrunnelse for forslaget. Denne funksjonen tilgjengeliggjøres ved å klikke på merknad: 37
Endringsrapporter kan blant annet være knyttet til studieprogram- og emnenivå. Endringsrapportene gir informasjon om hvilke endringer som er gjort fra år til år på et gitt emne studieprogram eller emne. Ved å gå inn i menyen på kvalitetssikring, under punktet Endring i verdier fra høst til vår på studieprogram, emner og kandidatbenevnelser, får man frem en rapport: 3 Det nye kvalitetssikringsopplegget for rapportering (en demo) DBH jobbe med et forbedret kvalitetssikringsopplegg. Hensikten er at man ved institusjonene kan laste opp ulike versjoner av filene som skal leveres inn og sammenligne disse før godkjenning. Institusjonene vil av den grunn oppnå bedre kvalitetssikring av egne data før de blir publisert i DBH. 38
Bakgrunnsdata må leveres først. Det vil alltid være siste opplastede versjon som er gjeldende for visningen av rapportene. Når filen er levert og behandlet må man godkjenne dataene ved å trykke på knappen for godkjenning. Da kommer det opp et nytt bilde med oversikt over datarapporten slik den ville sett ut i DBH. 39
Her vil man få mulighet til å laste opp forskjellige versjoner av filene og se hvordan dette gir seg utlag i rapporteringen før man foretar den endelige rapporteringen. Det gjør man ved å godkjenne ønsket/endelig versjon. Først når man har godkjent får man opp ny statusmelding godkjent og publisert i DBH Tallene er nå offentlige! 40