PROSJEKTPLAN UTREDNING AV FELLES BRANN- OG REDNINGSVESEN HALD-regionen Nov 2016
Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn og mål 1.1. Bakgrunn 1.2. Mål 2. Omfang og avgrensing 2.1. Mandat 2.2. Lovgrunnlag 2.3. Viktige prinsipper i prosessen og endelig forslag 2.4. Prosjektfaser 3. Organisering 4. Framdriftsplan og milepeler 5. Kritiske suksessfaktorer 5.1. Samarbeidsvilje 5.2. Geografi 5.3. Robust og kompetent fagmiljø 5.4. Økonomi 5.5. Organisering 6. Organisasjonsmodell 7. Økonomi 8. Avtaler 1
1. BAKGRUNN OG MÅL. 1.1 Bakgrunn Brann- og redningsberedskap og brannmyndighet er et offentlig ansvar med kommunene som sentrale aktører. For å innfri myndighetenes krav gitt i lover og forskrifter må alle kommuner kunne dokumentere god kompetanse og god kvalitet innen fagfeltet. I brannlovens 9 angis kravene til det enkelte brannvesen, mens det i 15 stilles krav om at kommuner skal samarbeide med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressursene. Dette er viktige elementer for å oppnå en god brann- og redningsberedskap. Det har vært avholdt et møte mellom kommunene Herøy, Alstahaug og Dønna. Det ble da vedtatt å utarbeide en prosjektplan med sikte på å utvide vertskommunesamarbeidet mellom Alstahaug og Leirfjord kommune til også å omfatte Herøy kommune og Dønna kommune. 1.2 Mål Det ligger store utfordringer i å utrede et brann- og redningssamarbeid for hele HALD som skal tilfredsstille sentrale myndigheter, kommunene, innbyggerne og de ansatte. Det foreslås å sammenfatte samarbeidsprosjektets mål slik: 1.2.1 Innfri sentrale myndigheters krav til kompetanse og kvalitet innen alle deler av brann- og redning. Ledelse på heltid, både når det gjelder brannsjef og lederfunksjoner innen forebygging og beredskap. 1.2.2 Oppnå et tjenestenivå innen brann- og redning som gir alle innbyggere i HALD en større trygghet. 1.2.3 Yte en tjeneste som skal gi kommunene en effektiv og forutsigbar økonomisk ramme. 1.2.4 Etablere en brann- og redningsberedskap og brannmyndighet med engasjerte, kunnskapsrike og motiverte ansatte som skal arbeide innenfor et godt arbeidsmiljø. 2. OMFANG OG AVGRENSING Hovedutredningen skal gjennomføres slik: - Prosjektplan skal danne grunnlaget for hovedutredningen og beslutningsgrunnlag for kommunene om de skal være med på utredningsarbeidet. - Hovedutredningen skal danne grunnlaget for beslutning om det skal etableres felles brann- og redningsvesen i HALD. 2.1 Mandat 2
I møte 27.10.2016 på kommunehuset i Dønna der følgende deltok: Tor Henning Jørgensen, Jan Erik Pedersen, Dagfinn Ness Andreassen, Morten Sandbakken, Stig Gøran Olsen, Bjørn Frammarsvik og Nils-Johan Nilsen ble det gjort følgende vedtak: Alstahaug kommune skal utarbeide en prosjektplan med sikte på å utvide vertskommunesamarbeidet mellom Alstahaug og Leirfjord kommune til også å omfatte Herøy kommune og Dønna kommune. Det nedsettes en styringsgruppe bestående av: Administrasjonssjef/rådmann, Herøy kommune Administrasjonssjef/rådmann, Alstahaug kommune Administrasjonssjef/rådmann, Leirfjord kommune Administrasjonssjef/rådmann, Dønna kommune Styringsgruppen utpeker representanter for sin kommune til en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal forberede en sak om utredning av felles brann- og redningsvesen og vurdere organiseringen. Alstahaug kommune er sekretariat. Arbeidsgruppen legger fram sitt arbeid for styringsgruppen 2.2 Lovgrunnlag Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) regulerer bl.a. kommunenes plikter på dette tjenesteområdet. 9. Etablering og drift av brannvesen Kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. Leder av brannvesenet og øvrig personell skal ha de kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne ivareta brannvesenets oppgaver på en forsvarlig måte. To eller flere kommuner kan avtale å ha felles brannvesen eller felles ledelse av brannvesenet. Kommunen kan gjennom avtale overlate brannvesenets oppgaver og ledelse helt eller delvis til en annen kommune, virksomhet e.l. Kommunen må i slike tilfeller etablere ordninger som sikrer at all myndighetsutøvelse etter loven skjer under kommunens formelle ansvar. Departementet kan gi forskrifter om etablering og drift av brannvesenet, og om krav til personellets kvalifikasjoner. 3
Fra «Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen»: 1-1 «Forskriften skal sikre at enhver kommune har et brannvesen som er organisert, utrustet og bemannet, slik at oppgaver pålagt i lov og forskrifter blir utført tilfredsstillende. Videre skal forskriften sikre at brannvesenet er organisert og dimensjonert på bakgrunn av den risiko og sårbarhet som foreligger.» 2-4 «Kommunen skal kunne dokumentere at denne forskrifts krav til organisering, utrustning og bemanning oppfylles alene eller i samarbeid med annen kommune. Dokumentasjonen skal omfatte og baseres på en risiko- og sårbarhetsanalyse, som skal være koordinert med kommunens analyser på andre områder. Kommunen skal dokumentere brannvesenets dimensjonering. Kommunen skal angi hvilke myndigheter som fatter vedtak etter denne forskrift, hvilke vedtak om delegering som er fattet og hvordan forskriftens krav til samarbeid er ivaretatt. Avtaler om samarbeid skal følge dokumentasjonen. Dersom kommunen etter kartlegging av risiko og sårbarhet, avdekker forhold som ikke kan ivaretas gjennom forskriftens minstekrav, særskilte forebyggende tiltak og samarbeidsavtaler m.v., skal brannvesenet tilføres ytterligere ressurser. Kommunen skal innarbeide brannvesenets virksomhet i sine planer for forebyggende virksomhet og skadebegrensende innsats for øvrig. Dokumentasjonen skal oversendes Direktoratet for brann- og elsikkerhet.» 2.3 Arbeidsgruppen vil legge vekt på flere viktige prinsipper som får betydning for prosessen og endelig forslag: Lov og forskriftskrav Forslag som arbeidsgruppen utreder og foreslår skal være minimum i samsvar med de lovkrav som stilles til tjenestene. Om det foreslås tiltak/løsninger som er ut over lovkrav skal dette begrunnes. Brukerperspektivet Regionale og lokale behov Kvalitet, nivå og omfang på tjenester skal være tilpasset lokale og regionale behov og være etterspurte. På sikt utarbeides regional ROS-analyse som grunnlag for best mulig beslutningsgrunnlag for målsettinger, prioriteringer og tilpasning av tjenestene i samarbeidsregionen Framtidige utfordringer Både i Stortingsmeldinger og NOU-er signaliseres økte krav og forventninger til tjenesteinnhold og kompetanse innenfor fagfeltet brann- og redning. Primærkommunene ved brann- og redningsvesenene er tillagt rollen som den viktigste tekniske redningsressursen. Forebyggende arbeid skal i tillegg styrkes. Dette er styringssignaler arbeidsgruppen vil vektlegge i sitt arbeid. Effektiv organisering og drift 4
Ansatte Gjennom samarbeid forventes det mer for pengene og at stordriftsfordeler gir mulighet til effektiviseringer som flere små enheter ikke klarer hver for seg. Det søkes gode løsninger og arbeidsprosesser internt i driftsorganisasjonen for hele virksomhetsområdet som bør representere en framtidig merverdi for deltagende kommuner. Oppgaver som i dag ikke løses på en god nok måte/ikke utføres- skal også ivaretas, herunder feiing og tilsyn med ildsteder. I prosessen skal ansatte ha god informasjon om og sikres medvirkning i prosessen. Utredningen skal gi tydelige anbefalinger og forutsigbarhet i ft. hvordan nytt samarbeidsorgan og deltagende kommuner skal ivareta berørte ansattes rettigheter, interesser og plikter. 2.4 Prosjektfaser: Arbeidet foreslås inndelt i Faser: Fase I: I politisk behandling i den enkelte kommune tas det stilling til om kommunen skal delta i og omfattes av utredningsprosessen eller ikke. Fase II: Styringsgruppen og arbeidsgruppen tar arbeidet videre og med evt innleie av ekstern konsulent til å bistå i prosessen og skrive detaljutredningen. Arbeidsgruppens forslag til oppdragsbeskrivelse for evt innleid konsulent skal godkjennes av styringsgruppen før utlysning av konkurranse om oppdraget. Fase III: Detaljutredning. Denne skal bl.a. inneholde kapitler om: - Beskrivelser av dagens situasjon og enkel regional ROS-analyse. Faktaopplysninger (nøkkeltall og statistikk) om de ulike kommunene som omfattes av utredningen. - Krav til kommunene og virksomheten. - Belyse beredskapsmessig status, utfordringer og foreslå løsninger og tiltak. - Belyse brannforebyggende status, utfordringer og foreslå løsninger og tiltak. Herunder feiing og tilsyn med ildsteder. - Kartlegge og belyse personalforhold, vaktordninger, kompetanse og rekruttering. - Ledelse. - Mulige organisasjonsmodeller for samarbeid. Herunder skisse til samarbeidsavtale/vedtekter. 5
- Økonomi. Budsjettoversikter for kommunene, drifts- og investeringsbudsjett for samarbeidet, balanse. Konsekvenser for kommunene. - Faglige og økonomiske fordeler ved samarbeid. - Oppsummeringer og anbefalinger. - Plan for oppstart og gjennomføring. - Vedlegg og kildehenvisninger. Fase IV: Arbeidsgruppen overleverer sin rapport med anbefalinger til styringsgruppen. Styringsgruppen vedtar forslag til samarbeid som sendes kommunene til politisk behandling. Kommunene behandler forslag til samarbeid om brann- og redningstjenesten i HALD. Styringsgruppen initierer oppfølging av kommunenes politiske behandling. Fase V: Oppstart av samarbeid for de kommuner som har vedtatt deltagelse. Detaljplan for oppstart og gjennomføring. Tilrettelegging for driftsfase. 3. ORGANISERING 4. FREMDRIFTSPLAN OG MILEPELER (Tentativ) Aktivitet nr. År Måned Dato FASE I: 2017 Januar 1 Konstituering av arbeidsgruppe (AG) med tillitsvalgt 2 Forslag til prosjektplan 3 Styringsgruppe (S) behandler/godkjenner og fremlegger prosjektplan til politisk behandling i kommunene 4 Kommunene tar stilling om deltakelse i utredningsprosessen FASE II 2017 Februar 5 6 S beslutter om det er grunnlag for utredning basert på kommunenes vedtak og eventuelt å revidere mandat for det videre arbeid S gir ut fra kommunene sin beslutning AG mandat til å foreta evt. innleie av konsulent og søker eksterne midler til 6
utredningen AG utarbeider oppdragsbeskrivelse som skal godkjennes av 7 S før konkurranseutsettelse 8 AG antar konsulent FASE III: 2017 Mai 9 Detaljutredning FASE IV: 2017 Juni 10 AG gir anbefalinger til S 11 S fremlegger sin anbefaling til politisk behandling 12 Kommunestyret behandler forslaget fra S 13 AU initierer oppfølging av kommunestyrets behandling FASE V: 2017 August 14 Innfasing av samarbeidende kommuner 5. KRITISKE SUKSESSFAKTORER Kritiske suksessfaktorer for å nå målet om et felles brannvesen i HALD: 5.1 Samarbeidsvilje Alle kommunene i HALD samarbeider allerede i dag innenfor følgende områder hva gjelder brann og redningsvesen: - Beredskap mot akutt forurensning, som ivaretas av IUA Helgeland.( IUA - Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensning). Brønnøy kommune er vertskommune og ivaretar sekretariatet og brannsjefen i Brønnøy kommune er leder. - Kommunene i Nordland eier og drifter 110-sentral. Sentralen har lokaler i den nye brannstasjon i Bodø. DSB mener - At det må skapes større fagmiljøer - At det må bli større og mer ressurssterke brannvesen - At det er potensial for og nødvendig å utvikle regionens brann- og redningstjeneste 7
5.2 Geografi Kommunene i HALD grenser geografisk med hverandre og henger i dag naturlig sammen ved felles kommunikasjonssystem. Alstahaug som et strategisk knutepunkt i denne regionen. 5.3 Robust og kompetent fagmiljø Et stort og robust fagmiljø vil bidra til kvalitetsheving og utvikling innenfor beredskap og forebyggende brannvern. Hele stillinger i alle ledd vil sikre bedre kompetanse og økt profesjonalisering. Tilgangen og utnyttelsen av ressursene vil bli riktigere og bedre. Bedre rustet til å møte framtidige krav til brann- og redningstjenesten, samt mer attraktiv i forbindelse med rekruttering. Et stort og robust brannvesen vil være en betydelig ressurs for en kommunal kriseledelse hvor det kan bli behov for å iverksette nødvendig hjelp til kriserammede eller iverksette sikringstiltak eller tiltak for å begrense skader mm. Regionen har i dag nesten 13.000 innbyggere. Kommunene har relativt få innbyggere hver for seg med unntak av Alstahaug. Det gir føringer for at de fleste må gi sin tilslutning til prosjektet for å oppnå ønsket målsetting, men er ikke kritisk for å gjennomføre utredningen. 5.4 Økonomi Løsning av oppgaver i fellesskap vil medføre at driften av tjenesten blir mer effektiv. Om tjenesten nødvendigvis av den grunn blir rimeligere/dyrere vil bero på hvordan den enkelte kommune per i dag har organisert tjenesten for å ivareta lovpålagte oppgaver mm. Likeså hvilke investeringer som er gjennomført og hva som eventuelt står for tur. Realismen i samarbeidet vil kunne bero på at en har forutsigbarhet for den økonomiske rammen. 5.5 Organisering Brannloven sier at kommunene innen en region har en plikt til å samarbeide om løsningen av brannvesenets oppgaver med sikte på økt slagkraft og en best mulig utnyttelse av kompetanse og ressurser. Loven forutsetter at kommunene selv finner frem til de beste måtene for slikt samarbeid. 8
6. ORGANISASJONSMODELL Det anbefales at vertskommunesamarbeidet mellom Alstahaug kommune og Leirfjord kommune utredes til å omfatte alle kommunene i HALD. Vertskommunemodellen I kommunelovens 28 (a-k) omtales vertskommunemodellen. Her heter det blant annet: " En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28 b og 28 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen." Vertskommunemodellen innebærer at samarbeidskommunene delegerer faktiske oppgaver og beslutningsmyndighet til vertskommunen ved administrasjonssjefen innenfor den delegasjonen som ligger innenfor administrasjonssjefens myndighet. Samarbeidet må styres av en avtale mellom partene der det også er mulig å legge inn et styringsorgan. Modellen gir vertskommunen større innflytelse, men loven gir samarbeidskommunene mulighet til å utøve innflytelse i form av instrukser mv. Det vil være klare linjer mellom administrasjonssjefen og den daglige ledelsen av brannsamarbeidet. 7. ØKONOMI 8. AVTALER Kommunene i HALD forskutterer kostnader med utredningskompetanse og kapasitet til fase I, II, III og IV. Om det ikke oppnås eksterne økonomiske tilskudd til arbeidet, dekker de fire kommunene sine kostnader hver for seg. 9