EndNote-kurs for PC-brukere Helene N. Andreassen Universitetsbiblioteket i Tromsø Oppdatert 18. oktober 2012 EndNote som referansehåndteringsverktøy Program som lagrer og organiserer alle referansene dine i én og samme database. Kan brukes sammen med tekstbehandlingsprogrammer Microsoft Word OpenOffice (UiT har ikke support på EndNote brukt opp mot dette programmet) 2 1
Kursets målsettinger Lage en EndNote-database og registrere referanser. Importere referanser fra eksterne databaser. Søke på og sortere referanser i EndNote-databasen. Hente referanser fra EndNote-databasen og sette dem inn i et Word-dokument. Redigere referansene i et Word-dokument 3 Laste ned EndNote til egen maskin UB har inngått avtale om bruk av EndNote for studenter og ansatte ved UiT. Dette gjelder også for hjemmemaskiner. Programmet lastes ned via LANDesk Desktop Manager (stasjonær PC) eller fra LiReg: uit.no For studenter/ansatte IT-brukerstøtte Lireg alle avtaler Om du allerede har EndNote på maskinen din, oppgrader til nyeste versjon (EndNote X6). Om tekniske problemer ved installasjon, kontakt Orakelet www.uit.no/orakel orakel@uit.no 4 2
Lage en EndNote-database (Library) Åpne EndNote: Start Skriv «EndNote» i Search programs and files Velg EndNote Program Lage en ny database: Create a New Library ELLER File New Navngi databasen: OlaNordmann.enl OlaNordmann.Data 5 Tips Hold oversikten ved å ha én enkelt database Ta back-up av databasen.enl.data 6 3
Velge en stil i rullegardinmenyen Hvert fagområde og hvert tidsskrift stiller egne krav til presentasjon av referanser i tekst og referanseliste (for masteroppgave/phd-avhandling: spør veileder!). Små eller store bokstaver, rekkefølge, kursiv, understreking, hermetegn osv. EndNote inneholder en rekke forhåndsdefinerte stiler (Output Styles). Den aktive stilen vises i stilboksen på verktøylinja. Preview viser hvordan en referanse ser ut i den aktive stilen. Stil kan skiftes i rullegardinmenyen i stilboksen. Om du ikke finner den ønskede stilen i rullegardinmenyen, velg Select Another Style og plukk en annen stil fra listen. Aktuelle stiler innenfor et fagfelt: Find by Humanities, Medicine 7 Skrive inn referanser manuelt Gå til References New Reference Velg Reference type Bok (Book) Tidsskriftartikkel (Journal Article) Bokkapittel (Book Section) Ulik informasjon må legges inn i EndNote alt avhengig av referansetype. Bok WOLFE, M. 1993. The Conversion of Henry IV, Cambridge, Mass., Harvard University Press. Tidsskriftartikkel STEMSHAUG, O. 2008. Bilnamn nordafjells. Namn og nemne, 25, 93-117. Bokkapittel BARTON, M. E. & TOMASELLO, M. 1994. The rest of the family: the role of fathers and siblings in early language development. In: GALLAWAY, C. & RICHARDS, B. J. (eds.) Input and interaction in language acquisition. Cambridge: Cambridge University Press. (Stil: Harvard) 8 4
Felter i EndNote som må/bør fylles ut: - eksempel på et bokkapittel (Book Section) Forfatter (Author): Carlomagno, Sergio ; Iavarone, Alessandro (!EN PER LINJE) År (Year): 1995 Tittel (Title): Writing rehabilitation in aphasic patients Redaktør (Editor): Code, Chris ; Müller, Dave (!EN PER LINJE) Boktittel (Book Title): Treatment of aphasia Utgiversted (Place Published): London Utgiver (Publisher): Whurr Sidetall (Pages): 201-222 ISBN: 1870332334 Oppstilling (Call Number): 616.855 Tre Nøkkelord (Keywords): Afasi, Behandling, Skriving (!ETT PER LINJE) 9 Oppgave 1a: Legge inn referanser manuelt For å lagre: File Save eller Ctrl + s Lag referanse ved hjelp av følgende opplysninger: Reference type: Book Forfatter (Author): Wolfe, Michael År (Year): 1993 Tittel (Title): The Conversion of Henry IV Utgiversted (Place Published): Cambridge, Mass. Utgiver (Publisher): Harvard University Press Oppstilling (Call Number): UBT/KS, 944.031 Wol Nøkkelord (Keywords): Konger, Henrik IV, Frankrike, 1500- tallet (NB! Kun ett nøkkelord per linje) 10 5
Oppgave 1b: Legge inn referanser manuelt Lag referanse ved hjelp av følgende opplysninger: Reference type: Journal Article Forfatter (Author): Sabir, Munawar År (Year): 2011 Tittel (Title): Political Puzzles and Prospect of Media in Pakistan Tidsskrift (Journal): Journal of Political Studies Årgang (Volume): 18 Nummer (Issue): 1 Sider (Pages): 109-123 Oppstilling (Call Number): e-tidskrift 11 Oppgave 2a: Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Referanser kan importeres til EndNote fra BIBSYS og fra andre eksterne databaser (uit.no/ub). Fremgangsmåten varierer fra database til database. Følg anvisninger. Fra BIBSYS (uit.no/ub) CHRISTIE, H. 2007. Fenalår: historien om en norsk delikatesse og spesialitet, Oslo, Kolofon. (Stil: Harvard) 1. Sjekk at du søker i hele Bibliotekbasen Du kan måtte fjerne avkrysning for Universitetsbiblioteket i Tromsø 2. Let frem referansen og huk av i boksen foran tittelen. 3. Klikk Send til Endnote OK Open. 4. Referansen er nå lagt inn i EndNote. 5. Kontroller ved å dobbeltklikke på referansen at alle poster er korrekt utfylte. Rediger om nødvendig. 12 6
Oppgave 2b: Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Fra database (uit.no/ub) Reid, Richard. "Past and Presentism: The 'Precolonial' and the Foreshortening of African History." The Journal of African History 52, no. 02 (2011): 135-55. (Stil: Chicago 16th B) 1. Søk på tidsskrifttittelen (Journal of African History) i BIBSYS. Velg den elektroniske versjonen. Du kan også søke på artikkeltittelen i PRIMO, søkeportal for e-ressurser. 2. Åpne Fulltekst via Cambridge University Press Current Complete. 3. Let frem riktig artikkel og last den ned. 4. Huk av boksen foran artikkelen og klikk Export Citation. 5. Du kan måtte krysse av for at eksporten skal skje til EndNote. 6. Klikk Export. 7. Om du blir bedt om å åpne eller lagre, velg åpne. 8. Åpne referansen i EndNote, endre store bokstaver til små. 9. Klikk på bindersikonet, hent den nedlastede pdf-filen og lagre. 10. Pdf-filen er nå en del av databasen og kan leses direkte/redigeres fra PDF & Quick Edit. 13 Importere referanser via en forbindelse fra EndNote til en database 1. Velg database under Online Search, f.eks. Library of Congress. 2. EndNote vil automatisk koble seg til databasen (Connecting to Host). 3. Klikk på fanen Online Search Library Catalog at Library of Congress. 4. Spesifiser søket, f.eks. i. Author contains Chomsky ii. Subject contains linguistics 5. Klikk på Search. 6. For å laste ned alle treffene, klikk Ok. 7. Gå igjennom trefflisten og slett (Move to Trash) de referansene du ikke vil ha. 8. For andre databaser: more ELLER Tools Online Search Velg database Connect. Om problemer med å koble seg til databaser, sjekk Tilkoblingsfiler på UB s EndNotesider. 14 7
Sortere og søke referanser Man sorterer på forfatter, år, tittel etc. ved å klikke på de ulike feltoverskriftene i referansevinduet (Author, Year, Title). Group: Egendefinerte grupper med referanser Group Create Group Navngi gruppen (f.eks. «Avhandling») Klikk Enter. Marker referanser i referanselisten og trekk dem over til gruppen (eventuelt høyreklikk på de markerte referansene Add References To Velg gruppe). Slette en referanse fra gruppen: Marker referansen, klikk Groups Remove References from Group. 15 Sortere og søke referanser Smart Group: Egendefinerte grupper som automatisk oppdateres når nye referanser legges til i databasen (hendig å ha om man jobber med ett og samme tema over flere måneder/år). Grupper kan spesifiseres på forfatter, tittel, nøkkelord etc. Eksempel med nøkkelord Smart Group Afasi: «Keywords contains Afasi» Or «Keywords contains Aphasia»» Om ny referanse med Afasi eller Aphasia som nøkkelord legges til i basen, vil denne automatisk legges til i Smart Group Afasi. Quick Search vs. Search: enkle vs. avanserte søk i databasen. 16 8
Oppgave 3: Lage Smart Group Følg oppskriften under og lag en Smart Group for referanser som handler om konger: 1. Gå via Groups Create Smart Group. 2. I boksen Smart Group Name, skriv «Konger». 3. Spesifiser deretter innholdet som skal være i gruppen: Velg Keywords + Contains + Skriv inn «Konger». 4. Klikk på Create. 5. Smart Group «Konger» skal nå inneholde 1 referanse (Wolfe, 1993). 6. Importer deretter følgende referanse fra BIBSYS: LINDQVIST, H. & ERIKSEN, H. 2011. Solkongen: historien om Ludvig 14, Oslo, Schibsted. 7. Smart Group «Konger» skal nå ha blitt utvidet til 2 referanser. 17 Se EndNotemeny i Worddokumentet. Legge inn referanser i Word Insert Citations: Sette inn referanser i teksten. Find Citation(s): Åpner for søk i EndNote-programmet mens du fortsatt er i Word. Skriv inn et søkeord eller del av søkeord i søkefeltet (f.eks. fenalår eller Christie). Velg referanse og klikk på Insert. Insert Selected Citation(s): Setter inn referansen(e) som er markert i EndNote-programmet. Style: Endre stil i rullegardinmeny. I EndNote lages det en midlertidig gruppe som samler de referansene brukt i det aktuelle Word-dokumentet. Gruppen har samme navn som Word-dokumentet. 18 9
Redigere referanser i Word Se EndNotemeny i Worddokumentet. Edit Library Reference(s): Redigere referansen i EndNote. Update Citations and Bibliography: Oppdatere bibliografi i Word-dokumentet med hensyn til endringer gjort i EndNote. Edit and Manage Citation(s): Redigere referanser i teksten. Nyttig snarvei: Høyreklikk på referansen og gå til Edit Citation(s)! Display as: Author (Year) setter navnet utenfor parentesen. Exclude Author: Fjerner forfatternavn fra referansen. Prefix: Sette inn for eksempel «se også». Suffix: Sette inn for eksempel henvisning til sidetall. 19 Oppgave 4 Sette inn og redigere referanser i Word 1. Åpne dokumentet Sette inn referanser.docx (eller kopier teksten fra slide 30). 2. I Word, velg stilen Harvard Om Harvard ikke ligger i lista, aktiver stilen ved å gå til EndNote Select another style Harvard Choose. 3. I Word, sett inn referanser (det spiller ingen rolle hvilke) i stedet for de grønne tallene som står i teksten. i. Sett inn én referanse der tallet 1 står. ii. Sett inn flere referanser der tallet 2 står. iii. Sett inn én referanse der tallet 3 står og bruk den samme referansen på tallet 4. iv. Sett inn flere referanser der tallet 5 står. v. Slett én referanse fra 2 og en referanse fra 5. For å slette en referanse Edit&Manage Citation Edit reference Remove citation Bla om! 20 10
Oppgave 4 (forts.) Sette inn og redigere referanser i Word 4. Sett inn referanser i stedet for de røde tallene som står i teksten. Sett inn én referanse der tallet 1 står og velg «Display as: Author (Year)». Gjør det samme der tallet 2 står. 5. Sett inn sidetall på begge referansene. 6. Endre Output Style (stilboks i EndNote-meny) til MLA. Om MLA ikke ligger i lista, aktiver stilen ved å gå til EndNote Select another style Harvard Choose. 7. Endre layout på litteraturlista (Bibliography Layout). i. Velg linjeavstand 1,5 (Line spacing). ii. Velg avstand 1 mellom referansene (Space after). 21 Slå sammen to (eller flere) Worddokumenter med hver sin referanseliste I hvert Word-dokument (A og B): Klikk Convert Citations and Bibliography Convert to Unformatted Citations. Referansene i teksten skal stå som {krølleparentes #EndNote-nummer}, og referanselisten skal være usynlig. Kopier teksten fra et Word-dokument B over i Worddokument A (evt. Insert Object Text from file), og klikk på Update Citations and Bibliography Referansene i teksten ser nå normale ut, og listene fra de respektive dokumentene er slått sammen til ei ordnet liste. 22 11
Oppgave 5: Flette Word-dokumenter 1. Bruk dokumentet Sette inn referanser.docx (se oppgave 4) 2. Klikk på Convert Citations and Bibliography Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 3. Åpne dokumentet Flette dokumenter.docx (eller kopier teksten fra slide 31). 4. Sett inn følgende referanse etter «Reid» (slett REF A ): Reid, Richard. 2011. "Past and presentism: the 'precolonial' and the foreshortening of African history." The Journal of African History no. 52 (02):135-155. 5. Sett inn to andre referanser i stedet for REF B og C. 6. Klikk Convert Citations and Bibliography Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 7. Hent teksten fra Flette dokumenter.docx og sett inn etter teksten i Sette inn referanser.docx. 8. I dokumentet som nå inneholder begge tekstene, klikk Update Citations & Bibliography. 9. Referansene i teksten skal nå se normale ut, og det skal være ei alfabetisk ordnet referanseliste på slutten av dokumentet. 23 Om du skulle ha noen spørsmål Sjekk support på EndNotes hjemmesider: http://endnote.com/support/faqs Sjekk UBs EndNote-sider: uit.no/ub skrive og referere EndNote (RefMan) Send e-post til endnote@ub.uit.no Møt oss i veiledningsskranken: Helene N. Andreassen (KS) Tirsdager 12-15 Grete Overvåg (NH) Torsdager 12-15.30 Torstein Låg (PJ) Tirsdager 14-16.30 24 12
Hjemmelekse Om du kommer til oss for å be om hjelp vil vi forvente at du kan det vi har gått igjennom i dag (se slide 3). Av erfaring vet vi at kursdeltakerne glemmer det meste de har lært om de ikke bruker EndNote aktivt rett etter kurset. Derfor, i løpet av den neste uken, lær deg følgende: Skrive inn referanser manuelt. Importere referanser fra databaser (f.eks. Bibsys). Sette inn referanser i Word. Redigere referanser i Word. 25 Se ekstraoppgave 2d Hvordan søke på et emne og eksportere flere referanser samtidig til EndNote 1. Gå til uit.no/ub og søk på databasen Scopus 2. Åpne Scopus og legg inn søkeord (evt. Add search field). 3. Begrens tidsrom. 4. (Videre spesifisering av søket). 5. Huk av boksen All under Document results. 6. Klikk på Export. i. Under Export format, velg RIS format (Reference Manager, ProCite, EndNote). ii. Under Output, velg Abstract format. iii. Klikk Export. 26 13
Finne en stil via Style Manager Edit Output Styles Open Style Manager Style Info/Preview: Viser referanser i de ulike stilene. Andre stiler kan lastes ned fra EndNote s hjemmeside: Gå via Open Style Manager Get More on the Web eller http://endnote.com/downloads/styles 27 Redigere en stil i Style Manager En stil kan redigeres og dermed tilpasses ens eget behov. Edit Output Styles Open Style Manager, marker en stil Edit. Lagre den redigerte stilen: File Save As Style name: Harvard copy Noe av det som kan redigeres: Referansestil i tekst (Citations) Referansestil i referanseliste (Bibliography) Referansestil i fotnote (Footnotes) Footnotes Templates Same as citations Save 28 14
Omgjøre Word-dokumentet til ren tekst Noen tidsskrifter kan ha helt spesielle krav til referanselisten som krever manuell redigering. Det anbefales å konvertere dokumentet til ren tekst før man sender det fra seg. Convert Citations and Bibliography Convert to Plain Text. Det lages automatisk en kopi hvor det ikke er noen lenke mellom EndNote og Word. Denne kopien er tilgjengelig for redigering og lagring. Originaldokumentet består. 29 Tekst til oppgave 4 On the insert tab, the galleries include items that are designed to coordinate with the overall look of your document 1. You can use these galleries to insert tables, headers, footers, lists, cover pages, and other documents building blocks. When you create pictures, charts or diagrams, they also coordinate with your current document look. [Forfatternavn] 1 can easily change the formatting of selected text in the document text by choosing a look for the selected text from the Quick Styles gallery on the Home tab. You can also format text directly by using the other controls on the Home tab 2. Most controls offer a choice of using the look from the current theme or using a format that you specify directly 3. To change the overall looks available in in the Quick Styles gallery, choose new Theme elements on the Page Layout tab 4. To change the looks available in the Quick Style gallery, use the Change Current Quick Style Set command. Both the Themes gallery and the Quick Styles gallery provide reset commands so that [Forfatternavn] 2 can always restore the look of your document to the original contained in your current template. On the Insert tab, the galleries include items that are designed to coordinate with the overall look of your document 5. 30 15
Tekst til oppgave 5 Det er gjort mye forskning på området. Reid REF A fokuserer på X, mens andre REF B og C legger mer vekt på Y. 31 16