erer 1 a Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Dato 22.05.2014 Referanse Møtereferat, utvidet ledergruppe INM Tilstede: Forfall: Om: Lars Jacob Stovner, instituttleder, instituttgruppeleder nevrovitenskap Jorunn L. Helbostad, nestleder forskning, instituttgruppeleder bevegelse/slag/geriatri Jon Olav Drogset, instituttgruppeleder ortopedi/revmatologi Gunnar Morken, instituttgruppeleder Voksenpsykiatri Dordi Austeng, instituttgruppeleder ØNH/kjeve/øye Arild Faxvaag, instituttgruppeleder Helseinformatikk Wenche Moe Thorstensen, nestleder undervisning Toril Skandsen, instituttgruppeleder Fysikalsk medisin Einar Vedul-Kjelsås, repr. midlertidig tilsatt vitenskapelig stilling Eugen Gravningen Sørmo, repr. teknisk/administrativt ansatte Torill Naavik, kontorsjef Menno Witter, programråd master Linda White, programråd ph.d. Pål Sandvik, avdelingssjef Østmarka, ekstern representant Klinikksjef Mette Bratt, klinikksjef ØNH/kjeve/øye, ekstern representant Beatrix Vereijken, repr. fast vitenskapelig tilsatte Studentrepresentantene Instituttledermøte INM Møtetid: 22.05.2014, kl. 14.00-16.00 Møtested: Møterom 3. etg Nevro øst Sak Tema 1. Studentrepresentantens kvarter Ingen saker 2. Informasjonsaker fra instituttet Instituttleder startet med en presentasjon og konstituering av utvidet ledergruppe ved INM. Kort oppsummering fra beredskapsøvelsen 25/4 Erfaringer fra beredskapsøvelsen ble diskutert. Instituttets oppsummering og punkter for videre oppfølging fremgår av vedlegg til saken. Instituttets beredskapsplaner vil bli revidert og oppdatert i løpet av sommer 2014. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Medisinsk teknisk E-post: Edvard Griegs gate 8 + 47 72 57 58 88 Torill Naavik forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no Nevro Øst, 3 etg Telefaks 7489 Trondheim http://www.ntnu.no/inm + 47 73 59 87 95 Tlf: + 47 95910637 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 22.05.2014 Referanse 2 av 4 Kjernefasilitet ved INM Orientering om kjernefasilitetens organisering, bruk og kostnader/betalingssystem ble gitt av faglig leder Jorunn Helbostad. Kjernefasiliteten åpnet 1. mars, og forventes å være i full drift fra høst 2014. da er også laboratoriearealene i Granåsen inkludert, og ombyggingen av laboratoriearealene i Bevegelsessenteret (3. et) og Nevro Øst (2. et) gjennomført. Betaling av timeplanfestet studentundervisning er et instituttansvar. For masterstudenter dekkes kostnader opptil 120t pr prosjekt, og for hovedoppgavestudenter 60 timer pr. prosjekt, utover det må det betales for bruk. Ph.d. betraktes som andre ansatte. Dette er bestemmelser som gjelder for alle fakultetets kjernefasiliteter. Instituttsamling 2014 Dato for årets samling er 4. desember, hele dagen settes av i kalenderen allerede nå! Faglig innhold er under planlegging over følgende mulige og aktuelle tema: revisjon av instituttets forskningsstrategi hvordan jobbe frem gode EU prosjekt hvordan skaffe kraft til forskningsmiljøenes prosjekter utvikling av forskningsprosjekter Instituttet tar gjerne imot andre tema fagmiljøene er opptatt av å sette fokus på! 3. Strategiske målområder for INM Innledningsvis ble det gitt en rapportering fra administrasjonen til ledergruppen som oppsummerer dialogmøtene med instituttets fagmiljøer i vår, arbeidet med strategisk stillingsplan og budsjettdisponeringer. Virksomhetsstyringen begynner å gi oss en god oversikt over «rikets tilstand», og hvilke utfordringer og muligheter vi som organisasjon har. Tilbakemeldingen konsentrerte seg om tre punkt: Spesielle utfordringer som krever lederfokus Ressursmessige konsekvenser av forventet utvikling Rammebetingelser mht økonomi og personell Se vedlegg til sak. Dette dannet så grunnlag for diskusjon i ledergruppa på to av være kjerneområder, forskning og utdanning, ledet av hhv nestleder Helbostad og Thorstensen. Forskning, stikkord fra diskusjonen: Instituttet mangler drivere for forskning, det er behov for å gjøre en jobb ute i de enkelte fagmiljø/grupper. Det er kanskje behov for å tegne kartet på nytt, men hvordan skal man motivere miljøene til å ta fatt på denne oppgaven? Noen drivere kan være BOA aktiviteten som skal styrkes og økes. For å oppnå det vi må legge planer for det vi skal drive med. Det kommer en ny forskningsevaluering i løpet av 5 år, denne må vi forberede
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 22.05.2014 Referanse 3 av 4 oss på. En utfordring til oss selv: Har alle en plan og en prioritering for forskningen sin? Skal vi forvente det? Denne diskusjonen vil fortsette. Et krav fra fagmiljøene for at dette skal bli en suksess er at fakultetets samlede administrasjon sørger for at prosessene rundt forskningsmiljøene glir smertefritt. Det er også behov for styrking av støttefunksjoner for å gjennomføre forskningen, som forskningsassistenter eller forskningssykepleiere. Undervisning, stikkord fra diskusjonen: Innspill på implementeringsprosessen av KVASS: det oppleves fremdeles noe uklart for enkelte hvilken myndighet/roller man har. Dette bør tydeliggjøres i prosessen. Vi er nå utfordret på å vise at vi jobber med kvalitetssikring, og at vi kan dokumentere det. Alle med en rolle i undervisningsarbeidet må ha fokus på det. Fakultetet har varslet en gjennomgang av instituttenes undervisningsomfang. I forbindelse med revisjon av medisinstudiet kan dette medføre en smertefull reduksjon for enkelte, noe vi må være forberedt på. Prosjektgruppen, som går igjennom revisjon av medisinstudiet, kommer med forslag om å opprette en pedagogisk enhet som skal bistå i organisasjonen med hjelp til tilrettelegging av undervisning, og som skal ha forskningskompetanse og aktivitet rettet mot undervisningspedagogikk. Nestleder undervisning ønsker etter hvert å innføre dialogmøter med undervisningsenhetslederne som en del av kvalitetssikringsarbeidet ved INM. Det understrekes at undervisningslederne har en viktig lederfunksjon ved instituttet. Videre ønsker nestleder å delta på evalueringsmøter sammen med undervisningsenhetene, og for øvrig ha et nært samarbeid med semesterkoordinatorene IIA Anne Vik og IIC John Christian Fløvig. Nestleder minnet om forventninger rundt kvalitet og leveranser på MCQ oppgaver, og varsler at det blir et MCQ kurs i løpet av høst 2014 i regi av INM. Til slutt ble det en kort orientering om Kvalitetsmeldingen 2013 og arbeidet som har pågått. Rapporter og handlingsplaner for DMF og INM følger som vedlegg. 4. Eventuelt HEVET helse, velferd og teknologi er en satsning for hele NTNU DMF ønsker en søker til stillingen fra DMF. Utlysningstekst sendes ut til faggruppelederne som oppfordres til å spille inn aktuell kandidat fra eget miljø. Studieprogramledere for bachelor og master i Bevegelsesvitenskap vil også kalles inn som observatører til fremtidige møter. Møtedatoer i 2014 er 25. september og 27. november
INM Utvidet ledermøte 22.05.14
Sak Tema 1. Saker fra studentene 2. Informasjonsaker fra instituttet - Kort oppsummering fra beredskapsøvelsen 25/4 - Kjernefasilitet ved INM - Instituttsamling 2014: 4. desember 3. Strategiske målområder for INM - Virksomhetsstyring 4. Eventuelt - Forskning - Utdanning
Ledelsesmodell ved DMF Ansatte instituttledere Medvirkningsmodell (desember 2013) Fakultetsstyret og LOSAM ved DMF vedtar at medvirkning ved DMFs institutter gjennomføres via modellen med «utvidet ledergruppe»
Instituttledelsen INM «Arbeidsutvalg» Instituttleder Prof. Lars Jacob Stovner Kontorsjef Torill Naavik 2 nestledere Forskning Prof. Jorunn Helbostad Undervisning Univ. lektor Wenche Moe Thorstensen
Instituttledelsen INM Instituttgrupper ØNH/Kjeve/Øye Post.doc. Dordi Austeng Nevro (Nevrologi, nevrokirurgi, klinisk nevrofysiologi, Bilde, lab.) Prof. Lars Jacob Stovner Fysikalsk medisin og rehabilitering Post. Doc. Torill Skansen Ortopedi og revmatologi 1.Aman Jon Olav Drogset Bevegelse, slag og geriatri Prof. Jorunn Helbostad Voksenpsykiatri Prof. Gunnar Morken Norsk Senter for elektronisk pasientjournal 1. Aman. Arild Faxvaag Tilsvarer klinikker ved St. Olav
Andre Instituttledelsen INM Representant for studentene velges Representant for teknisk ansatte Velges Representanter for midlertidig ansatte Velges Møterett Programrådsleder mastergrad Prof. Menno Witter Ph.d-programrådsleder Prof Linda White Programrådsledere bevegelse Prof. Karin Roeleweld Førsteam. Mireille van Beekvelt
Tilråding om utvidet ledergruppe Utvidet ledergruppe består av instituttets ledergruppe (instituttleder, kontorsjef, nestledere, gruppeledere) supplert minst med: 2 valgte representanter for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Prof. Beatrix Vereijken + Univ. Lektor Adalstein Odinsson 1 valgt representant for midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Førsteam. Einar Vedul-Kjelsås 1 valgt representant for teknisk-administrativt tilsatte Eugen Gravningen Sørmo (vara: Torill foss Lundgren) 2 valgte studentrepresentanter Evt. 2 eksterne medlemmer tilsatt ved et annet institutt ved NTNU eller utenfor NTNU (ekstra ift Styringsreglement) Klinikksjef Mette Bratt og Avdelingssjef Pål Sandvik
De interne medlemmene velges i henhold til NTNUs valgreglement. Funksjonsperiode for valgte representanter: Fast tilsatte: 4 år, Studentrepresentanter og midlertidig tilsatte: 1 år.
Tilråding (forts.) Utvidet ledergruppe skal kalles sammen minst 2 ganger i semesteret og ellers ved behov. Møtene skal legges til tidspunkt som sikrer medvirkning fra ansatte og studenter. Det lages innkalling og referat fra møtene som gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. I tillegg skal hvert institutt ha følgende medvirkningsorganer: Personalmøte som omfatter alle tilsatte ved instituttet. Møtet skal særlig gi råd ved utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner Forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstilling. Forumet skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger, emneportefølje og studieprogram Disse fora møtes minst én gang i semesteret og kommer med tilrådning før behandling i utvidet ledergruppe.
Møtestruktur Instituttledermøter- ca hver måned Rapportering fra instituttgruppene Løpende saker Utvidet ledergruppe: 1-2 ganger per semester: Møte i arbeidsutvalg- ca hver måned Forberede saker til instituttledermøtet Allmøte- 2 ganger per år (januar og august) Fungerer som personalmøte og forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger Instituttsamling- hver høst
Beredskapsøvelse Erfaringer INM Vi må aksjonere og sette beredskap med en gang «ryktene» går på sosiale medier, ikke vente på formelle beskjeder Vi må revidere beredskapsplanen Vi bør trene på beredskap, snakke om det, også på enhetene Lage rollekort? Utvide ringeliste slik at flere kan kontaktes Formidle i fagmiljøene at ved «hendelse» er det også en arbeidsgiver som leter etter deg meld at du er i sikkerhet/i live
Core Facility Neurophysiology, Exercise training and Movement
Kjernefasilitet En kjernefasilitet skal: bidra til å gjøre tilgjengelig avansert vitenskapelig teknologi/utstyr, prøveog datasamlinger og metoder for forskere regionalt og nasjonalt. drive med forskning og utvikling innen egne fagfelt. ha en servicefunksjon med høyt kvalifisert personell med spesialkompetanse for betjening, vedlikehold og/eller opplæring av brukere.
NeXtMove Klinisk nevrofysiologi Bevegelse, Øya Bevegelse, Sentif, Granåsen Trening (ISB) Coordinator Core Facilities Scientific leader Jorunn Helbostad Daily manager Arnt E. Tjønna
NeXt Move PRISER: Alle priser er utarbeidet på totalkostprinsippet Alle priser er eksklusiv personell til testing Timespris for bruk av personell til testing er 506 kr De totale kostnadene for et instrument inkluderer: Avskrivingskostander på instrumentet Husleie Standard forbruksvarer driftskostnader (inkludert tid som personalet bruker på å holde utstyret driftsklart) Serviceavtaler Prisen er beregnet i forhold til kapasiteten på instrumentet
Status per mai 2014 Kjernefasiliteten åpnet 1. mars. Klinisk nevrofysiologi, bevegelse (delvis), trening Registrering og opplæring i bruk av bookingsystem (I-lab) Tilvenning av brukere av labbene Planlegging av inkludering av resterende del av kjernefasiliteten fra august 2014 Resten av bevegelse Ombygning av bevegelseslabber 2. et. Nevro Øst, 3. et. Bevegelsessenteret
Virksomhetsstyring INM Ledermøte 22. mai 2014
Strategiske mål INM Spesielle utfordringer som krever lederfokus Ressursmessige konsekvenser av forventet utvikling Rammebetingelser mht økonomi og personell
Utfordringer som krever lederfokus Forskning: - Opprettholde og forsterke INM sin BOA aktivitet - Utnytte potensialet hos Samarbeidsorganet bedre - Større/mer tilpassede søknader til Forskningsrådet - Flere EU prosjekter - Økt innovasjonsaktivitet - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Forskningsstrategier mangler
Utfordringer som krever lederfokus, forts. Undervisning: - Innføring av nytt system for kvalitetssikring av utdanning - Innføring av årlig framdriftsrapportering for ph.d studenter og veiledere - Definere rollen som nestleder undervisning/oppgaver - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Dialog med undervisningsenhetene
Utfordringer som krever lederfokus, forts. Driftsoppgaver: - Samarbeidsavtaler - Manglende strategier - Ressursinnsats på undervisning - Ikke god nok oversikt over pågående forskningsaktivitet - Tekniske ressurser - Mange løpende HR saker samtidig - Innføring av TDI modell - Arealforvaltning - Kvalitetssikring - på alle områder
Ressurser og forventet utvikling Rapportering 1. tertial: RD og lønn i forhold til prognose BOA-portefølje: 1. tertial 2012 2013 2014 Regnskap Regnskap Regnskap Andre 21 703 EU 7 944-168 279 392 531 Fond 1 030 743 1 062 687 974 036 HMN (Andre) 6 287 514 7 817 665 10 852 364 NFR 914 439 970 323 799 141 Offentlig 2 241 865 1 736 691 1 916 904 Utland 115 151 30 215 77 859 Totalsum 10 619 360 11 449 302 15 012 834 Årsresultat 2012 2013 2014 Regnskap Regnskap Prognose Andre 194 388 EU 28 839 681 467 1 079 462 Fond 2 249 649 2 694 601 2 678 599 HMN (Andre) 18 688 567 23 241 069 29 844 000 NFR 3 482 878 3 629 289 2 197 637 Offentlig 5 205 373 5 726 980 5 271 486 Private 17 745 - Utland 337 315 190 741 214 111 Totalsum 30 204 754 36 164 148 41 285 294
Prosjektkategorisering BOA-porteføljen Aktive prosjekt Kjente søknader vår 2014 Antall av Stort prosjekt >7,5 mill Antall av Middels 1-4,5 mill Antall av Stillingspro sjekt Antall av småmidler<1 mill Eu Stort Middels Stilling småmidler totalt Radetiketter Summer av totalt Antall av EU BEV - bevegelse 14 7 2 5 2 2 1 5 BEV - ISG 18 4 1 10 3 1 1 2 BEV - SenTIF 2 2 1 1 Fys.med 6 1 4 1 1 1 Helseinfo 6 1 3 2 1 1 NBH - Bilde 8 5 3 1 1 NBH - Hodepine 19 1 2 11 5 1 1 1 3 NBH - Nevro 23 6 13 4 1 1 Orto/Revma 6 5 1 0 VOP 13 3 9 1 1 2 1 4 ØNH-Øye-Kjeve 3 3 1 1 Totalsum 118 7 8 15 68 20 4 7 2 7 0 20 Fordelt på bidragsytere Andre 1 1 EU 4 4 Fond 0 HMN (Andre) 4 6 10 NFR 3 2 5 Offentlig 0 Utland 0 Totalsum 4 7 2 7 0 20
Rammebetingelser mht økonomi og personell Rapportering 1. tertial og årsbudsjett: RD og lønn i forhold til prognose Ledige lønnsmidler på etterskudd
Virksomhetsstyring Studie (ph.d.)
Virksomhetsstyring Studie (MED)
Virksomhetsstyring HR og INF
Virksomhetsstyring Forskning
Utfordringer som krever lederfokus Forskning: - Opprettholde og forsterke INM sin BOA aktivitet - Utnytte potensialet hos Samarbeidsorganet bedre - Større/mer tilpassede søknader til Forskningsrådet - Flere EU prosjekter - Økt innovasjonsaktivitet - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Forskningsstrategier mangler
Utfordringer som krever lederfokus, forts. Undervisning: - Innføring av nytt system for kvalitetssikring av utdanning (KVASS) - Innføring av årlig framdriftsrapportering for ph.d studenter og veiledere - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Dialog med undervisningsenhetene - Nestleder undervisning på plass
Eksamen: Utfordringer som krever lederfokus, forts. Eksamenskommisjon Redusert kvalitet på MCQ de siste årene MCQ lages av en minoritet av undervisererepresentativ for undervisningen? Tiltak: høst 2014 kurs MCQ
Kvalitetsmelding 2013 Institutt og programråd leverer årlig kvalitetsmelding til DMF- rektor Tidsfrist 3.mars Infrastruktur Studieadministrative verktøy og tjenester Inntakskvalitet Pedagogisk kompetanse og personalressurser Utvikling av undervisnings- og læringskvalitet Frafall, gjennomstrømning og strykprosent Implementere KVASS og oppfølging av dette Bevegelsesvitenskap skal gjøres relevant for DMF