Regnskapsrapport pr 31.08.2016 Innherred Samkommune Verdal, 10. november 2016
Innhold: Administrasjonssjefens kommentar 3 Status økonomisk drift 3 Økonomisk situasjon pr 31.08.16 3 Budsjettjustering 6 Organisasjonen 7 Sykefravær 7 Årsverk 8 Tiltaksrapportering 9 2 av 11
Administrasjonssjefens kommentar Samkommunen har levert svært gode økonomiske resultater de aller fleste årene. I 2016 kan det gå mot et merforbruk hos brann og redning og IKT. Dette skyldes betydelig kostnadsøkning på grunn av pålagt ny deltakelse i redningssentral, og økte krav til kvalitet hos IKT. Målet er likevel at besparelser på de andre enhetene skal dekke opp dette merforbruket. Det er en mindre nedgang i sykefraværet i 2. tertial 2016 sammenlignet med tilsvarende periode i 2015. Mye av arbeidet i samkommunen de siste månedene er påvirket av kommunereformen og spørsmål om sammenslåing eller ikke av deltakerkommunene. Dette er nå avklart og arbeidet med avvikling av samkommunen har startet opp. Status økonomisk drift Enhet Økonomisk situasjon pr 31.08.16 Regnskap 31.08.16 Regnskap 31.08.15 Endring 2015-2016 Justert budsjett Forbruk i % Regnskap 2015 Prognose 2016 Avvik just. budsj og prognose Politiske organer 176 155 21 346 51,0 263 346 0 Felleskostnader 6 566 3 949 2 617 8 352 78,6 6 919 8 802-450 Økonomienheten 3 878 4 441-563 7 523 51,5 6 726 7 023 500 Ikt 20 182 14 128 6 055 16 370 123,3 16 858 17 220-850 Personal og organisasjon 4 583 4 493 90 7 354 62,3 6 376 7 004 350 Kemner 2 620 2 583 36 4 844 54,1 4 039 4 444 400 Samfunnsutvikling 3 652-2 906 6 559 10 175 35,9 8 809 10 175 0 Servicekontor 4 506 4 480 26 8 152 55,3 7 431 7 452 700 Dokumentsenter 4 372 3 647 725 6 193 70,6 5 851 6 193 0 Brann og redning 14 144 11 344 2 800 20 098 70,4 19 422 21 598-1 500 Overført fra morkommuner -58 882-56 659-2 223-89 406 65,9-82 694-89 406 0 Sum 5 797-10 345 16 142 0 0 850-850 Enhetene har stram økonomistyring, og flere melder om mindreforbruk eller balanse pr. 31.12.16. Mindreforbrukene skyldes i hovedsak vakanser i stillinger og langtidsfravær hvor det ikke er satt inn vikar. Det anslåtte merforbruket hos IKT skyldes hovedsakelig påkrevde nettverksendringer for bedre trådløs nettverkskvalitet, innleie av ferievikar til klargjøring av elev-pcer og økt bruk av overtid. Brann og redning har hatt langt større utgifter knyttet til nødnett, kommunikasjonsutstyr og 110- sentral enn forutsatt i budsjettet, og i tillegg utgifter i forbindelse med oljelekkasje i 3 av 11
Levangersundet. På området felleskostnader skyldes merforbruket i hovedsak høyere utgifter til bedriftshelsetjeneste enn budsjettert. Politiske organer har lavt forbruk ved 2. tertial. Dette skyldes at det ikke har vært utbetalinger til folkevalgte ennå. Det forventes ikke vesentlige avvik ved årsslutt. Felleskostnader har et merforbruk ved 2. tertial, og det forventes likedan ved årets slutt. Det skyldes i hovedsak høyere utgifter til bedriftshelsetjeneste enn budsjettert. Økonomienheten leverer i all hovedsak tjenester i samsvar med vedtatte mål og planer. Inneværende år har til dels vært noe preget av langvarig sykefravær og nyrekruttering i enkelte stillinger, noe som har medført at enkelte oppgaver har blitt skjøvet litt ut i tid. Enheten vil på bakgrunn av tidvis vakanse i stillinger og sykefravær uten bruk av vikar levere et regnskap i 2016 med et mindreforbruk på rundt 500.000 kroner inneværende år. IKT-enheten skal sørge for velfungerende og tilgjengelige IKT-løsninger. Enheten skal bidra til å optimalisere bruken av IKT som et arbeidsverktøy for å fjerne tidstyver, forenkle og forbedre arbeidsprosesser til det beste for innbyggere og ansatte i deltakerkommunene. IKT opplever fortsatt økende vekst i antall henvender, både fra ansatte i kommunene, men også fra eksterne aktører som enheten yter tjenester til. Volumet er betydelig og enheten sliter med å yte god service og akseptabel saksbehandlingstid. Arbeidsmengden på enheten er fortsatt slik at det blir mest «brannslukking». Det blir lite tid til utvikling og å være pådriver og rådgiver for andre kommunale enheter i arbeidet med bedre utnyttelse av IKT-systemer. Enheten opplever at det er forventninger om at IKT skal ha en vaktordning på kveld, natt og helg, men med dagens økonomiske rammer er dette ikke mulig. Den store saksmengden og det høye arbeidspresset med å drive «brannslukking», opprettholder sannsynligheten for arbeidsrelatert sykemelding. Ved første tertial ble det estimert med 5-7% budsjettoverskridelse på grunn av påkrevde nettverksforbedringer som følge av utbredelse av flere elev-pcer. I sommer var det nødvendig med innleie av ferievikarer for å ha elev-pcer klare til nytt skoleår. For å håndtere den store saksmengden har enheten hatt mer bruk av overtid enn forutsatt i budsjettet. Merforbruket forventes å bli omtrent 850.000 kroner. De pågående aktivitetene er helt nødvendig for å sikre stabile og gode løsninger. Eventuelle innsparingstiltak vil ramme andre enheter i morkommunene, som er helt avhengig av de tjenestene IKT leverer. 4 av 11
Personal- og organisasjonsenheten leverer tjenester innen støtte til ledere og ansatte ift. ansettelser, det interne arbeidsmarked, pensjonsspørsmål, lønn, opplæring, organisasjonsendringer ol. Enheten deltar på møter hos andre enheter for informasjon og oppdatering, gjennomfører kurs for ledere innen HMS, IA-skole og har sekretærfunksjon for arbeidsmiljøutvalg i de tre kommunene. Lønnsutgiftene har vært lavere enn budsjettert, og enheten forventer et mindreforbruk på ca 350.000 kroner. Kemneren har ansvar for skatteregnskap med tilhørende innfordring for Levanger og Verdal kommuner. I tillegg skal kemneren kontrollere at arbeidsgiverne i Levanger og Verdal etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven og forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene (arbeidsgiverkontrollen). Enheten har ingen vesentlige avvik i forhold til regnskapstallene for samme periode i 2015. Det ligger an til å bli et mindreforbruk på omtrent 400 000 kroner på enheten. Dette skyldes i hovedsak vakanse i stillinger. Samfunnsutvikling har ansvar for å levere tjenester innenfor landbruksforvaltning, miljøforvaltning inkl. tilsyn, arealplan, byggesaksbehandling, oppmåling og beregning av eiendomsskatt. Matrikkelføringer, kartproduksjon, stedsutvikling, utarbeiding og behandling av overordnede fysiske planer og meglersaker inngår også som en integrert del av tjenesteporteføljen. Enheten har i perioder hatt utfordringer på kapasitet. Dette skyldes i hovedsak vakante stillinger og økt oppdragsmengde. Det forventes ikke vesentlige avvik ved årsslutt. Servicekontoret skal gi publikum god informasjon og veiledning om alle kommunale tjenester, enten de henvender seg pr. telefon, e-post eller ved personlig oppmøte, dette er enhetens hovedoppgave. Enheten opplever at det er endringer i tjenesteleveransen i form av at mange av tjenestene har blitt digitalisert. Noen tjenester fungerer godt og innbyggerne trenger lite veiledning, mens enkelte elektroniske skjema er for kompliserte, og servicekontoret må bistå. Det er flest innvandrere og eldre som ber om hjelp. For å ta del i den digitale samfunnsutviklingen og kunne tilby innbyggerne bistand/veiledning, bør Verdalskontoret oppgraderes. Her mangler publikums-pc og egnede lokaler. Aktiviteten i servicekontoret avhenger av hva kommunen tilbyr sine innbyggere med tanke på tjenester og frister til enhver tid. Servicekontoret må derfor være dynamisk da etterspørsel varierer gjennom et år. Sykefravær i enheten utfordrer til tider servicekontoret på tilgjengelighet og kvalitet på tjenestene som blir gitt. 5 av 11
Enheten forventer et mindreforbruk på 700.000 kroner ved årets slutt, skyldes i hovedsak sykefravær uten bruk av vikar. Dokumentsenteret har hovedansvaret for kommunenes hjemmesider og arkivsystemer, og er i en hektisk periode med å få på plass flere digitale tjenester og integrering mot fagsystemer. Tjenestene digitaliseres i stadig større grad, og enheten må forholde seg til de endringer dette medfører i blant annet organisering, samhandling, kommunikasjon og kompetansebehov. Enheten forventer ikke vesentlige avvik ved årsslutt. Brann og redning sine ansvarsområder er å verne om liv, helse, miljø og materielle verdier. Arbeidsoppgavene fordeler seg hovedsakelig på forebygging og beredskap. Enheten har også ansvar for drift av trygghetsalarmene i regionen, og selger tjenester i form av ledelse og brannforebygging til Frosta kommune. Enheten har et høyt forbruk som skyldes langt større utgifter knyttet til nødnett og 110-sentral enn forutsatt i budsjettet, og i tillegg utgifter i forbindelse med oljelekkasje i Levangersundet. Enheten har et høyt forbruk, som i stor grad skyldes langt større driftsutgifter enn forutsatt i budsjettet. Merutgifter til 110-sentralen utgjør ca. 700.000 kroner, og merutgifter til nødnett ca. 300.000 kroner. Det har vært nødvendig med utskifting av kommunikasjonsutstyr i en del av bilene for å ha kontakt med 110-sentralen under aksjoner, og merutgifter tilknyttet dette er ca 300.000 kroner. Oljeforurensningen i Levangersundet anslås til 250.000 kroner. Foreløpige prognoser tilsier et merforbruk på ca. 1,5 mill kroner. Budsjettjustering Utgiftene til nødnett og 110-sentral blir for 2016 ca 1 mill kroner høyere enn budsjettert. Dette er ikke engangsutgifter, derfor foreslår rådmannen at budsjettet til Brann og redning styrkes med 1 mill. kroner. Overføring fra deltakerkommunene økes tilsvarende. 6 av 11
Organisasjonen Sykefravær 2. tertial 3. tertial 1. tertial ENHET 2. tertial 2016 2015 2015 2016 Alle tall i prosent Totalt Totalt Totalt Totalt 1-16 dager >= 17 dager Felleskostn (utvikl.staben) 2,2 1,6 4,8 6,2 0,0 6,2 Økonomienheten 6,3 3,9 6,2 8,1 1,4 6,7 IKT 1,5 3,8 7,1 0,8 0,8 0,0 Personal og org.enheten 8,1 7,7 5,9 0,7 0,2 0,5 Kemner 0,7 3,3 6,3 0,3 0,3 0,0 Samfunnsutvikling 1,0 2,2 2,1 2,7 0,8 1,9 Servicekontor 12,1 11,1 16,3 18,8 0,9 17,9 Dokumentsenter 1,8 5,5 9,1 7,5 0,9 6,6 Brann og redning 3,8 5,2 1,8 3,1 1,4 1,7 Pr. tertial 4,1 4,8 5,9 5,6 0,9 4,7 I Innherred samkommune (ISK) rapporteres fraværet for hvert tertial. Sykefravær varierer med årstiden. Det går naturlig opp senhøstes og på vinterstid, og så ned mot sommeren. Sykefraværet for 2. tertial 2016 sammenlignes derfor med 2. tertial i tidligere år. ISK har et totalt sykefravær på 5,6 % i 2. tertial. Trenden er at korttidsfraværet er stabilt, men at langtidsfraværet går svakt oppover. Sammenlignet med Levanger og Verdal kommune, for 2. tertial, så har samkommunen et sykefravær som nærmer seg deltakerkommunene sitt fravær. 7 av 11
Grafer viser korttids-, langtids- og totalt fravær. Det har i perioden 2008 og fram til i dag vært et korttidsfravær som har ligget litt i overkant av 1%, med en liten økning mot 2016. Langtidsfraværet for samme periode viser en økning fra midten av perioden og fram mot 2016. I og med at det er små enheter i samkommunen vil fravær fra en til to ansatte få store utslag. Årsverk Resultatenheter Pr. 30.04.15 Pr. 30.08.15 Pr. 31.12.15 Pr. 30.04.16 Pr. 30.08.16 Felleskostn (utvikl.staben) 7,6 8,5 8,1 8,4 9,6 Økonomienheten 15,1 15,1 14,1 14,1 16,6 IKT 8,0 8,0 9,6 9,6 8,6 Personal og org.enheten 11,0 9,3 9,5 9,5 8,5 Kemner 7,2 7,0 7,0 7,4 6,4 Samfunnsutvikling 25,0 23,2 24,2 24,6 23,9 Servicekontor 11,5 12,9 12,8 13,0 13,1 Dokumentsenter 9,8 12,0 12,0 11,9 11,9 Brann/redning (eks deltid) 14,0 15,0 15,0 16,0 16,0 Totalt 109,2 111,0 112,3 114,4 114,5 Antall årsverk i samkommunen ligger på et stabilt nivå. Det er kun mindre endringer som skyldes at stillinger i korte perioder er vakante. 8 av 11
Tiltaksrapportering Tiltakene er beskrevet i Økonomiplanen 2016-2019. Tiltak Prioriterte tiltak Utvikling og aktivitetsendring Samkommunens rolle i kommunereformen Forbedring av arbeidsprosesser i ISK IKT-arkitektur og IKT-strategi Utarbeide en felles arbeidsgiverstrategi 2016 (mill. kr) lagt i ramma Status pr. 2. tertial Alle samkommuneenhetene har bidratt til å beregne konsekvensene av opphør av samkommuneordningen fra senest 1.1.2020. Utviklingsstaben har bidratt relativt tungt i utredningsarbeid og i sekretariat for forhandlinger om intensjonsavtale. Det er tatt i bruk nye elektroniske verktøy for å unngå manuelt arbeid særlig innen personalfeltet, men også i forbindelse med styring av tilganger til ulike verktøy har en kommet betydelig lengre. IKT-Strategi Må sees i sammenheng med digitaliseringsstrategien til deltakerkommunene. IKT arkitektur Det er startet et arbeid med å gå gjennom de forskjellige systemene deltakerkommunene har for å se på forbedringer ihht dagens krav og forventninger til informasjonssikkerheten og de tre dimensjonene tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet. Dog henger arkitekturen sammen med strategien, og det er helt nødvendig å løfte IT strategien opp i deltakerkommunenes strategiarbeid. Tiltaket går over tre år. Med bakgrunn i det som skjer rundt kommunereformen avventes oppstart.
Kommunereformen og oppløsning av ISK; ledelse, håndtering av omorganisering, informasjon, involvering og kompetanseplanlegging Planoppgaver i henhold til Planstrategien Kommuneplanens arealdel: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning. Både administrasjonssjef, enhetsledere, utviklingsstaben og tillitsvalgte har brukt mye ressurser på kommunereformen i 2. tertial. Etter at det ble klart at kommunene ikke slår seg sammen i denne omgangen har arbeidet dreid seg om å forberede avviklingen av ISK. Det vises til egne saker i kommunene om dette. Det er lagt opp til så god informasjon som mulig til ansatte i samkommunen, med bla egne nyhetsbrev. Det er også foregått et kartlegging av den enkelte ansattes foreløpige ønsker for framtiden. Arbeidet starter når Kommundelplan sentrum er avsluttet i Levanger og Verdal. Tentativt medio 2017 Arbeidet avsluttes primo 2017 Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø. Arbeidet har ikke kommet i gang Kommunedelplan Verdal sentrum Lagt frem til sluttbehandling den 22.11.2016 Kommunedelplan Levanger sentrum Legges ut til høring i januar 2017. Nye digitale løsninger Digital innbyggerdialog Interne digitale skjema Oppslag folkeregister for alle skjema fra Sem&Stenersen er nå på plass. Nye dialoger/skjemaer kommer på plass i samarbeid med fagenhetene kontinuerlig. Det er søkt om skjønnsmidler til videreføring av arbeidet. Svar ikke mottatt. SvarUt og SvarInn for sikker digital postsending er igangsatt. edialog sikker digital enkelt skjemamelding er igangsatt. Det jobbes med å få på plass løsninger som skal håndtere ansattes tilgang til digitale systemer. Digitale reiseregninger for ISK er på plass. Uttesting av digital personalmelding, og egenerklæring sykemelding pågår. 10 av 11
Øvrige tiltak Bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og Styrket bemanning på arbeidsgiverkontrollen hos Kemner med 0,4 årsverk. 0,3 svart økonomi. Gjennomført i 1. tertial 2016. Det er etablert et sikkerhetsutvalg for å ta tak i funn fra Datatilsynets besøk og Gjennomgang og revisjon av systematikk for sørge for bedre styringssystem for informasjonssikkerhet. Strategisk informasjons- og datasikkerhet sikkerhetsplan 1.0 er utarbeidet. Ros-analyser utarbeides ved alle enheter høsten 2016. Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» Prosjektet er i rute. Utarbeide tilsynsplan for byggesaker Dette er en del av prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging», og blir ivaretatt. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann Kompetanseplan for kommende år er utarbeidet. Søknader om kurs til 0,25 og beredskap brannskolen blir sendt før 1.10.2016 som er søknadsfrist for kurs i 2017. Utrede videre organisering av brann- og redningstjenesten Utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse innenfor Brann og redning IKT Arealplanlegging Det ble lagt fram sak for Samkommunestyret for godkjenning av videre utredning den 2.6.2016. Arbeidet pågår. Brann og redning: Igangsatt og under arbeid i forbindelse med utredning av videre organisering av brann- og redningstjenesten. IKT: I første del av 2016 er det gjort store systemendringer både på teknologi, funksjonalitet og arkitektur. En overordnet ROS-analyse for IKT er derfor planlagt gjennomført senhøst 2016. Arealplanlegging: ROS er en del av arealplanleggingen, og blir ivaretatt. 11 av 11