Brukerveiledning Madison Møbler Administrasjonsside 1
1. Forord 1.1 Produktet Produktet blir konstruert som et nytt produkt da kunde/bruker ikke har noe eksisterende løsning, derfor er dette den nåværende eneste brukerveiledning som tar for seg dette produktet. Produktet i denne veiledningen er en administrasjonsdel som skal lar bruker styre innholdet og presentasjon som vises i nettbutikken www.madison-møbler.no. Bruker kan også i dette programmet styre administrative ting som salg, varebeholdning, oppdatere varer eller legge til varer. I tillegg til å løse disse oppgavene så har produktet et formål om å være brukervennlig nok til at bruker skal kunne smertefritt navigere seg gjennom og nå de mål bruker måtte ha i systemet. 1.2 Brukeren 1.2.1 Forkunnskaper Brukeren er den som skal styre og oppdatere nettbutikken. Brukeren av dette systemet kan være en person uten store data og IT kunnskaper da produktet skal være selvforklarende og enkelt. Produktet er skreddersydd for å kunne brukes uten store forkunnskaper, men det vil være positivt med noe kunnskap til generelt bruk av data, i tillegg til å gjøre seg kjent med funksjoner og undersider. 1.2.2 Opplæring Selv om programmet ikke krever forkunnskaper i stor grad så anbefales noe opplæring for å kunne jobbe effektivt med programmet. For å få en effektiv og optimal bruk av produktet så er det anbefalt med en gjennomgang/opplæring i systemets funksjoner. Om dette er en gjennomgang fra en av programmets utviklere eller lese og teste i samarbeid med denne brukermanualen. 1.3 Generelt om brukermanualen 1.3.1 Om brukermanualen Brukermanualen er til brukeren av systemet slik at det etter implementert produkt kan slås opp i dokumentasjonen for å finne svar på problemer eller spørsmål som måtte oppstå. Denne skal også fungere som en «guide» til hvordan bruker skal gå frem for å nå sitt mål. 1.3.2 Hva brukermanualen brukes til Brukermanualen viser steg for steg, funksjoner i systemet. Dette gjør det mulig å følge en stegvis prosess for at bruker av systemet skal kunne utføre en valgt oppgave. 2
Innholdsfortegnelse 1. FORORD... 2 1.1 PRODUKTET... 2 1.2 BRUKEREN... 2 1.2.1 Forkunnskaper... 2 1.2.2 OPPLÆRING... 2 1.3 GENERELT OM BRUKERMANUALEN... 2 1.3.1 Om brukermanualen... 2 1.3.2 Hva brukermanualen brukes til... 2 3. INNLEDNING... 4 3.1 HVA LØSER DETTE PROGRAMMET/HVA ER HENSIKTEN?... 4 3.2 HVA GJØR PROGRAMMET?... 4 4. VEILEDNING TIL BRUK AV PROGRAMMET... 5 4.1 PROSEDYRESTRUKTUR... 5 4.1.1 Åpne og aksessere administrasjonssiden... 5 4.1.1.2 Glemt passord... 6 4.1.2 Legge til kategori... 7 4.1.2.1 Legge til hovedkategori... 7 4.1.2.2 Legge til underkategori.... 7 4.1.3 Endre en kategori... 8 4.1.4 Fjerne en kategori... 9 4.1.5 Legge til produkt...10 4.1.6 Endre et produkt...12 4.1.7 Fjerne et produkt/oppdatere lager/liste produkter...13 4.1.7.1 Endre varebeholdning... 14 4.1.8 Administrere bruker...14 4.1.8.1 Slette en bruker... 15 4.1.9 Liste ordre...15 4.1.10 Starte behandlingen av en ordre...16 4.1.10.1 Faktura... 16 4.1.10.2 Paypal... 16 4.1.11 Endre status på en ordre....16 3
3. Innledning Programmet er en administrasjonsside som styrer innhold og lignende i nettbutikken madisonmobler.no. Det vil si at denne siden er en brukervennlig CMS løsning som lar bruker administrere nettbutikken uten å bruke programmeringskode, men ved å navigere seg med knapper o.l. Administrasjonssiden er også nettbasert og kan kun åpnes i nettlesere. 3.1 Hva løser dette programmet/hva er hensikten? Da dette er en løsning for en kunde uten web-programmerings kunnskaper så ville en ren programmert basert side ikke holde. Denne siden lar brukeren få administrere nettbutikken sin uten å i det heletatt se datakode. Alt skal styres ved navigasjon. Denne løsningen gjør det totale produktet brukbart for kunden da det ikke finnes noe utvikling eller drift avdelinger som styrer nettsiden. 3.2 Hva gjør programmet? Programmet tar for seg flere funksjoner. Det skal hovedsakelig fungere som en bakende-løsning for nettsiden slik at man uten programmering kan publisere nytt innhold eller fjerne eksisterende. Da nettsiden er en nettbutikk så er varebeholdning og salg viktig. Bruker kan oppdatere varebeholdning på forskjellige varer, registrere salg og se salg/ordre. Alt gjøres ved enkel navigering, utfylling av skjemaer og listede tabeller. 4
4. Veiledning til bruk av programmet 4.1 Prosedyrestruktur 4.1.1 Åpne og aksessere administrasjonssiden Denne rutinen tar deg gjennom det første man vil gjøre, nemlig å finne frem til nettstedet og logge inn. 1. Gå til nettadressen FYLL INN ADRESSE TIL ADMIN SIDE 2. Du vil da få opp et innloggingsfelt likt bilde under. Logg inn med brukernavn og passord. Har du glemt brukernavn eller passord? (se neste veil.) FIGUR 1. Denne viser innloggingsvinduet som er det første du møter på administrasjonssiden 3. Etter å ha tastet inn korrekt brukernavn og passord så trykker du logg inn og du skal ha fått tilgang på administrasjonssiden. NB! Feil brukernavn og/eller passord vil medføre i at du ikke får tilgang før korrekt informasjon er tastet inn! 5
4.1.1.2 Glemt passord Dette er en rutine om du har glemt ditt passord. Det er anbefalt og bruke et passord man husker slik at man slipper å bruke denne metoden. 1. I innloggingsfeltet man kommer til etter å ha skrevet inn riktig nettadresse, så velger man klikk her under glemt passord overskrift (se bilde). FIGUR 2. Denne figuren viser hvor man skal klikke dersom man har glemt passord. 2. Da man har trykket på denne linken så vil en ny side dukke opp (se bilde under). På denne siden så fyller man inn epostadressen som er LAGRET på din brukerkonto. 3. Etter man har gjort dette så klikker man send og nytt passord vil bli sendt til din epostkonto. NB! Skriver du feil epost så vil ingen epost bli sendt og feilmelding kommer opp! 6
FIGUR 3. Denne figuren viser glemt passord vinduet hvor man fyller inn epost og får tilsendt passord. 4.1.2 Legge til kategori Kategoriene lagres i hovedkategori og underkategori. Hovedkategori er gjerne produktområdet, for eksempel Arbeidsplassen. Underkategori for denne kan være produkttyper som for eksempel skrivebord. Denne veiledningen lar deg legge til nye kategorier. 4.1.2.1 Legge til hovedkategori 1. I menyen så velger man kategorier og under denne så velger man Legg til kategori. Denne siden gir deg mulighet til å legge til hoved- eller underkategori og gir oversikt over alle hoved- og underkategorier på høyre side. FIGUR 4. Denne viser hvor 2. Her må man velge om man skal legge til hoved- eller underkategori. Hovedkategori er satt som standard og her kan man bare skrive inn navnet på hovedkategorien du vil opprette og klikke lagre (se figur 4) FIGUR 5. Figuren viser feltet hvor man oppretter hovedkategori. Skrives inn navn i tekstfeltet og klikker Lagre knappen 4.1.2.2 Legge til underkategori. 7
1. For underkategori så velger man underkategori i fanen øverst i venstre (figur 5). 2. Her må man først velge hvilket hovedkategori underkategorien skal ligge under. Det gjøres ved å klikke på feltet og en rullgardinsmeny kommer ned med alle hovedkategoriene (figur 6) FIGUR 6. Denne vise menyen med alle hovedkategorier. 3. Da man har valgt riktig hovedkategori så skriver man inn navnet på underkategorien og trykker Lagre. (figur 7) FIGUR 7. Figuren viser hvordan man skal fylle ut før man trykker Lagre. 4. Da man har trykket lagre knappen så kan man se at denne kategorien dukker opp under valgt hovedkategori. FIGUR 8. Figuren viser hvordan den nye kategorien legger seg under riktig hovedkategori. 4.1.3 Endre en kategori 8
Kategoriene lagres i hovedkategori og underkategori. Hovedkategori er gjerne produktområdet, for eksempel Arbeidsplassen. Underkategori for denne kan være produkttyper som for eksempel skrivebord. Denne veiledningen lar deg enkelt endre navn på disse kategoriene. Dette oppdaterer databasen som igjen oppdaterer nettbutikken. 1. I menyen så velger man kategorier og under denne så velger man Oversikt Endre. Denne siden gir oversikt over alle hoved- og underkategorier samt. at de lar seg endres. FIGUR 9. Denne viser hvor man skal trykke for å komme til kategori oversikt og endring av kategorier. 2. På denne siden finner du liste over alle kategorier. Du blar nederst i høyre for å finne frem til den kategorien du skal endre. 3. Da du har funnet kategorien så velger du endre hovedkategori eller endre underkategori. Dette ettersom hva den kategorien du skal endre er. FIGUR 10. Denne figuren viser oversikten av kategorier. Under feltet endre så klikker man for å endre tilhørende kategori. 4. Da man har valgt endre så åpner feltet Hovedkategori navn seg for hovedkategori eller underkategori for underkategori. Her skrives det nye navnet på din kategori inn. FIGUR 11. Denne viser at det er endret fra Arbeidsplassen til Kontor som navn på hovedkategorien. 5. Da dette er gjort så kan man klikke Lagre hovedkategori/underkategori (se figur 11) som fullfører endringen av kategorien. 4.1.4 Fjerne en kategori Hvis det er unødvendige kategorier som ikke trengs så er det greit å fjerne disse. Dette er ingen vanskelig oppgave, men følg retningslinjer under. 1. Følg steg 1 og 2 i punkt 5.1.6. 2. Da du finner den kategorien du vil slette fra kategorilisten så klikker du slett bak denne. (se figur 11) 3. Da vil du få meldingen vist i figur 12 9
FIGUR 12. Denne figuren viser meldingen når du vil slette en kategori. 4. Hvis du klikker OK på denne meldingen så vil denne kategorien slettes. NB! Dette gjør den borte for alltid og er ikke anbefalt med kategorier som har varer lagret under seg. 5. Dette fullfører slettingen og en ny melding vil dukke opp om at kategorien er slettet. 4.1.5 Legge til produkt Legge til en vare vil si at man kan legge til en ny vare i nettbutikken. Dette vil si at den varen som legges ut er en vare som ikke finnes i databasen/nettbutikken allerede. Da man har gjort denne rutinen så vil systemet legge varen med den informasjon du legger til ut på nettsiden madisonmobler.no. NB! Krever at steg 5.1.1 er fullført! 1. Først i menyen så klikker man på produkter. 2. Under produkter så velger man legg til produkt. FIGUR 13. Denne figuren viser hvor man skal navigere seg for å legge til produkt 3. På den siden man nå har havnet på så ligger et skjema for utfylling av informasjon. Denne informasjonen er det som legges ut på nettbutikken under valgt vare. Fyll ut denne informasjonen med korrekt informasjon. NB! Kategori velges. Denne må være korrekt så det holder seg ryddig. Om det ikke finnes en tilfredsstillende kategori så kan en ny legges til eller en annen endres (se punkt 5.1.5 og 5.1.6) 10
FIGUR 13. Denne viser skjemaet og hvor man skal fylle inn informasjon 4. Man må også ha bilder om et produkt. Dette gjøres under fanen Bilder øverst i venstre (se figur 13). Klikk her for å legge til bilder. 5. Bilde opplasting gjøres enkelt ved å velge bilde fra fil. Klikk på Bla gjennom for å finne ditt lagrede bilde. Det vil da dukke opp en utforsker hvor du kan bla igjennom dine filer. FIGUR 14. Figuren viser bildeopplastningssiden. 6. Da du har funnet dette og klikket Åpne så kan bilde legges til. Dette gjøres ved å klikke last opp bilde. 7. Da du har gjort dette så kommer du inn på en side hvor du markerer(crop) bilde ditt. Det vil si at det du markerer blir vist i en standard størrelse (600x600) (Se figur 15). FIGUR 15. Bilde viser siden hvor du markerer det som skal vises. 8. Bildet lastes så opp og legges til. 11
9. Da kommer du tilbake til forrige bildet der ditt skalerte bilde har lagt seg. Under punktet hovedbilde har du mulighet til å huke av for at bilde skal være hovedbilde. Dette er relevant om du har flere bilder (figur 16) FIGUR 16. Viser hvordan dine behandlede bilder havner på rad. Og du kan velge hvilket som skal være hovedbilde. 10. For å legge til flere bilder så repeteres punkt 5, 6 og 7. 11. Da du er ferdig å laste opp bilder så går du tilbake til produktskjemaet der du skrev inn info om produktet ved å klikke på fanen Produkt øverst i venstre hjørnet av siden (se figur 14). 12. Her må du gå nederst å velge å huke av at du er ferdig å laste opp bildene dine (se figur 17). FIGUR 15. Figuren viser hvor man skal huke av at alle bilder er lastet opp 13. Da dette er gjort så kan man fullføre prosessen ved å klikke på lagre og opprett produkt (se figur 18). Dette vil opprette produktet og legge det ut på nettbutikken. FIGUR 16. Figuren vise knappen man skal klikke på for å fullføre prosessen Legg til Produkt 4.1.6 Endre et produkt Denne rutinen er for å endre informasjon om en vare som allerede er lagt til. Hvis det skal endres pris, tekst osv. Dette anbefales i stedet for å slette og legge til ny da varen beholder sitt varenr. 1. Først velger man Endre produkt under Produkter i menyen. 12
FIGUR 17. Figuren viser menyen slik man skal navigere seg 2. Endre produkt siden inneholder et skjema. For å finne den varen du skal endre i dette skjemaet så må du søke opp varenummer ved å skrive det inn i tekstboken og klikke Søk. FIGUR 18. Figuren viser at da et søk er gjort så blir riktig informasjon fylt inn i tekstboksene og er klare for eventuell endring. 3. Den teksten som skal endres fjernes i boksene og ny tekst legges inn. Det samme med pris og kategorier endres om dette skal endres. 4. Produktbildene kan også endres. Hvis dette skal gjøres så kan steg 4-13 i kapittel 4.1.5. 5. Da man har endret det som skal endres så klikker man på Lagre og endre produkt øverst i høyre hjørne på siden. 4.1.7 Fjerne et produkt/oppdatere lager/liste produkter Om en vare ikke lenger skal være til salgs eller at den ikke lengre er mulig å oppdrive så gir denne rutinen deg mulighet til å slette en vare. Da vil den ikke lengre være synlig for brukere av nettbutikken eller deg som administrator. 1. Første steg er å klikke på Oversikt Beholdning under Produkter. 2. Produkter vil listet i en tabell på denne siden. 3. På hver produktlinje så finner du 3 funksjoner. Endre varebeholdning, endre produkt eller slette en vare (se figur 19) 13
FIGUR 19. Denne figuren viser produkt oversikt med 3 valg som lar deg gjøre endringer. 4. For å slette en vare så velger man enkelt og greit slett helt til høyre, på linjen til produktet du vil slette. 4.1.7.1 Endre varebeholdning 1. Steg 1 er utført fra 4.1.7 2. På hver produktlinje i beholdningsoversikten så finner du et valg som heter Endre. 3. Klikker du på denne så åpner du feltet under beholdning til det produktet du valgte. Endrer du denne verdien så vil beholdningsmengden være endret. 4.1.8 Administrere bruker Dette er en funksjon som lar deg som bruker endre informasjon for brukere som er registrert. Dette er PERSONLIG informasjon og bør av sikkerhetsmessige årsaker IKKE deles med andre og ikke endre andre brukeres informasjon uten samtykke. I denne veiledningen vil Administrere administrator-, privat og bedriftskunder gjelde. Dette er 3 valg i menyen, men fremgangsmåten er lik. NB! Det kan ikke byttes passord på bedrift og privatbrukere. Dette må brukere gjøre selv på Min Side. 1. Først gjelder det å finne frem i menyen. Under Brukere velger du enten: - Administrator - Denne lar deg administrere brukere med tilgang til admin siden. - Kunde Bedrift- Denne lar deg administrere bedriftskunder. - Kunde Privat - Denne lar deg administrere privatkunder. FIGUR 20. Figuren viser menyen der man kan finne frem til brukeradministrasjon. 2. Da man har kommet inn kan så må man finne frem til bruker som skal endres. Her kan man bla seg frem til riktige. Og så velger man endre. 3. Da man har valgt endre så åpner tekstbokser seg med mulighet til å endre feltene. Her endrer man det man vil endre og så trykker Lagre for å fullføre. 14
FIGUR 21. Denne figuren viser at feltene åpner seg for redigering og lagre knappen er til høyre i bildet i blå tekst. 4.1.8.1 Slette en bruker 1. Følg steg 1 i punkt 5.1.12. 2. Her velger man slett ved siden av den brukeren du vil slette. FIGUR 22. Figuren viser Endre og Slett valg ved siden av brukernes navn. Dette klikkes på for å endre eller slette bruker. Både en instruksjonsdel med prosedyrestruktur og en referansedel med oppslagsstruktur 4.1.9 Liste ordre Denne rutinen er kun mulig etter rutine 5.1.1(logge inn) er utført. Denne lar deg som bruker, se om det er gjort ordre. Du kan da vise ordren, behandle denne og oppdatere status. Om den ikke er betalt så kan man sende faktura (NB! dette er ikke en funksjon i systemet og gjøres på firmaets egen måte). 1. Først velger du Nye bestillinger under Ordre. FIGUR 23. Figuren viser menyen under Ordre 2. Da du er inne i denne funksjonen så kan du se alle nye ordre i liste. 3. Til høyre i hver vare rad står det Slett. Klikk på denne ved valg ordre for å slette. 4. En valgboks kommer da opp hvor du blir spurt om du er sikker på at du vil slette. Om du vil dette så trykker du OK om du ikke vil gjøre dette så trykker du Avbryt. 15
4.1.10 Starte behandlingen av en ordre Denne funksjonen lar bruker endre nye ordres status til Faktura behandlet. Dette gjøres gjerne da kunden er fakturert og ordren ikke lenger er ny. 4.1.10.1 Faktura 1. Følg steg 1 og 2 i kapittel 4.1.9 2. Under status så klikker du på endre status knappen. Dette sender automatisk ordren til faktura siden da betalingsmetode er faktura og er endret. 3. For å se denne ordren går du på Faktura- behandlet valget som er under Ordre. Se figur 23. 4. Her listes alle ordre med denne statusen. 4.1.10.2 Paypal 1. Følg steg 1 og 2 i kapittel 4.1.10.1 2. Ordren sendes da til paypal ordre-siden da betalingsmetoden er paypal. 3. Ordre som har paypal som betalingsmetode ligger da i denne listen. 4.1.11 Endre status på en ordre. 1. Velg Ordre- Faktura eller Ordre- Paypal sidene som er nevnt i kapittel 4.1.10. 2. Under disse sidene ligger en liste med ordre som trenger behandling og oppdatering av status. 3. På hver ordrelinje kan du trykke på Se bestilling for å se detaljer rundt din bestilling, eller du kan klikke på et rullgardin vindu for å endre status. 4. Velg den status ordre skal ha i rullgardinvinduet. FIGUR 24. Denne viser statusfelten hvor du velger ny status. 5. Da du har valgt status så klikker du på Sett ny status knappen ved siden av og med det har du oppdatert status på denne orderen. 16