Brukerveiledning mal for masteroppgaver ved Høgskolen i Hedmark 1. Kontakt spørsmål og svar Dette er en generell veiledning for oppgaveskriving for de som bruker Microsoft Word. Veiledningen er særlig rettet mot masterstudenter ved Høgskolen i Hedmark. Har du noen spørsmål eller problemer, kan du ta kontakt med Høgskolen brukerstøtte (tlf. 30 499). Du kan også sende en e-post til brukerstotte@hihm.no. 2. Før du begynner Det er utarbeidet en mal som anbefales brukt av alle som skal skrive og levere mastergradsoppgave ved Høgskolen i Hedmark. Malen er et "tomt" Word-dokument med definerte stiler for tittelblad, innholdsfortegnelse, punkt- og nummererte lister, overskrifter på alle nivåer, fotnoter m.m. Stilene bygger på standard stiler i Word, men har innebygd skrifttype og skriftstørrelse som sørger for at typografiske krav blir innfridd. Konsekvent bruk av malen sikrer feilfri konvertering til PDF-format (Adobe Acrobat). Vi anbefaler at du ikke bruker andre stiler og gjør færrest mulig endringer i malen, med mindre du er godt kjent med bruk av maler og stiler. Ta kontakt med din veileder dersom du mener det er et klart behov for en eventuell tilleggsstil. 2.1 Malen vil holde orden på: overskrifter for kapitler og overskrifter på lavere nivå - underkapitler og andre overskrifter fotnoter hyperlinker i dokumentet lister tekst innholdsfortegnelse kildeliste sidenummerering 2.2 Unngå (uansett om du bruker stiler eller ikke): bruk av Enter-tasten (linjeskift) på slutten av linjen. Skriv til markøren hopper til neste linje selv. Det gjelder både vanlig tekst som løper fra marg til marg og alt annet som for eksempel teksten i lister som den du leser nå. Bruk Enter når du skal ha et nytt avsnitt, eller et nytt punkt på listen. bruk av Space-tasten (mellomrom) for å legge inn ekstra mellomrom. Denne tasten brukes bare for å skille enkeltord fra hverandre! Har du behov for å holde teksten i spalter, lag en tabell. bruk av tabulator, den skaper lett krøll ved konvertering til andre formater. bruk av Enter flere ganger etter hverandre for å komme til en ny side. Bruk tastene Ctrl + Enter sammen - da får du en ny side på en riktig måte. Du kan også sette inn sideskift ved hjelp av Sett inn, Skift, Sideskift. bruk av henvisninger av typen se side som refererer til sider i oppgaven. Sidenummereringen forandrer seg fortløpende under skriving og formatering av oppgaven.
Vær ellers oppmerksom på at din versjon av Microsoft Word ikke nødvendigvis stemmer nøyaktig med den beskrivelse og de skjermbilder vi bruker her. Kontakt brukerstøtte dersom du får problemer. Har du engelsk versjon av Windows og Word, skal menyene og navnene på stilene i din Word-versjon stort sett stemme overens med skjermbildene i denne veiledningen. Skulle du likevel oppleve andre navn på stilene enn de vi bruker i våre eksempler, er det imidlertid ingen grunn til å fortvile. Dette påvirker ikke stilenes funksjonalitet. Følger du veiledningen spiller det ingen rolle om stilen for eksempel heter Overskrift 1 eller Heading 1. 2.3 Hent og lagre malen Malen som brukes ligger på Studentsiden under Oppgaveskriving, men vi anbefaler at du leser veiledningen før du begynner å laste den ned. Du åpner malen ved å klikke på lenken ovenfor. Bruker du en av Høgskolens pc er til oppgaveskrivingen, bør du laste malen ned hjemmeområdet ditt. Malen åpnes automatisk i den nettleseren du bruker, eller du får opp et vindu på skjermen hvor du kan åpne ( Open ), eller lagre ( Save ) filen. I vårt eksempel har vi brukt Internet Explorer 7.0. 2.3.1 Hvorfor lagre på hjemmeområdet? Høgskolens IT-avdeling tar regelmessig sikkerhetskopi av hjemmeområdene. Det betyr at hvis du ved en feil ødelegger filen, enkelt kan hente tilbake en tidligere kopi. Husk å lagre ofte når du skriver. Da er du sikker på at du ikke mister mye arbeid dersom du av en eller annen grunn skulle få problemer med Word, eller pc en generelt. Det kan også være en god idé å lagre dokumentet i flere versjoner, for eksempel ved at du endrer navnet på filen hver gang du gjør en større endring. Dette kan du gjøre ved å bruke Lagre som (Save as) fra filmenyen. Du kan for eksempel bruke versjonsnummer ( masteroppgave v1.0.doc, masteroppgave v1.1.doc ), eller dato ( masteroppgave 0105-2007.doc, masteroppgave 0205-2007.doc ) etter hvert som du lager nye versjoner av dokumentet. Dersom du ikke har tilgang til hjemmeområdet fra den maskinen hvor du jobber, bør du uansett sørge for sikkerhetskopiering av arbeidet ditt. Du kan kopiere filen til en annen enhet (harddisk, minnepinne, CD/DVD, diskett), sende den til deg selv på e-post, eller laste den opp i Mine filer i Fronter (dersom du har internett-tilgang). Kontakt brukerstøtte dersom du er usikker på hvordan du gjør dette. I eksempelet har vi laget en mappe på hjemmeområdet som heter Master hvor vi ønsker å lagre malen. Når du klikker på lenken for å laste ned malen, skal du normalt få opp en boks på skjermen hvor du blir du spurt om å Open, eller Save filen. Dersom du ikke får opp en slik boks, kan du forsøke å høyreklikke på lenken og deretter velge Save link as fra menyen. Sett inn Master-mappevinduet Nå er "startdokumentet" for oppgaven din klar til bruk. Når du arbeider med oppgaven bruker du alltid dette dokumentet. Det beste er å ha hele oppgaven i ett dokument. I mappen Master bør du også samle alle illustrasjoner (bilder, grafikk) som eventuelt skal inn i oppgaven.
3. Klargjøring av malen 3.1 Se stiler i et Word-dokument For å kunne se stiler som kan brukes i dokumentet, kan du bruke Utskriftsoppsett i Word. Gå til Vis på verktøylinjen, og velg Utskriftsoppsett. Deretter klikker du Format, Stiler og formatering. 4. Å skrive oppgaven 4.1 Fyll ut opplysninger i filinformasjonen I hvert Word-dokument lagres det en del "usynlig informasjon". Du kan se hva som ligger lagret av slik informasjon i din fil ved å velge Fil og Egenskaper på verktøylinjen. Sjekk om det ligger informasjon om forfatter og organisasjon der. Rett opp opplysningene i disse feltene dersom de ikke er riktige, dvs. ditt navn i forfatterfeltet og Høgskolen i Hedmark som organisasjon. Skriv også inn tittelen på oppgaven dersom du har bestemt hva den skal hete. Du kan forandre disse opplysningene senere dersom ønskelig. Opplysningene herfra vil følge filen når dokumentet konverteres til PDF. Når man søker via web vil denne informasjonen bli vektlagt av programmet som søker (for eksempel av Google). Det er derfor viktig at du står som forfatter av dokumentet. Det du minimum bør fylle ut er tittel på dokumentet, forfatter og organisasjon (Høgskolen i Hedmark). Du kan fylle ut de andre feltene dersom du ønsker det. 4.2 Oppgaveteksten først - vent med resten! Nå kan du begynne å skrive oppgaven. Du ser stilnavnene til høyre for oppgaveteksten. Hopp over tittelbladet, innholdsfortegnelsen, etc., helt til overskriften for første kapittel. Her kan du begynne å skrive. Når oppgaven er ferdigskrevet, lager du innholdsfortegnelsen, utformer tittelblad, legger inn sammendrag, etc. Vent med å sette inn bilder, tabeller og diagrammer til du er ferdig med å skrive! 4.3 Struktur Hver kapitteloverskrift er av type Overskrift 1 - i vårt eksempel nedenfor heter første kapittel Innledning. Stilen Normal brukes når du skal skrive vanlig tekst. For å bytte stil til Normal etter Overskrift 1 plasserer du markøren på slutten av teksten du har skrevet som Overskrift og trykker Enter. Da får neste linje automatisk stilen Normal. På denne måten skal du bruke malen. Se eksempelet nedenfor for overskrifter på forskjellige nivåer og vanlig tekst i avsnitt. Nummerering skjer automatisk, så ikke skriv inn tallene! Det er vanlig å strukturere kapitler på flere nivåer. Vær derfor konsekvent i bruk av overskriftsnivåer Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3, for de forskjellige nivåene. De danner grunnlaget for automatisk generering av innholdsfortegnelsen. Du står helt fritt når det gjelder hvilken del/kapittel du vil skrive først. Du kan for eksempel begynne med kapittel 2. Når du etterpå vil skrive kapittel 1, setter du markøren foran overskriften for kapittel 2 og velger Overskrift 1. Da kan du skrive overskriften for kapittel 1 og nummereringen oppdateres automatisk. Det som opprinnelig var kapittel 1 skyves
nedover og blir til kapittel 2. Du kan benytte stilmenyen til høyre for raskt å veksle mellom de forskjellige stilene ved behov. 4.4 Avsnitt For å lage flere avsnitt, skriv med Normal og trykk Enter for hvert nytt avsnitt. På første linje i det nye avsnittet ser du stilen står som Normal i stilmenyen. Skal du skrive annet enn avsnitt, trykk Enter for nytt avsnitt og velg en annen stil. 4.5 Bruk av bilder og illustrasjoner Det er viktig at bilder og illustrasjoner i oppgaven din lagres som egne dokumenter/filer og i samme mappe på hjemmeområdet som oppgaven. Bildene må legges inn i Word-dokumentet som referanser. Det vil si at du bruker menyvalget Sett inn, Bilde, Fra fil, for å sette inn et bilde. Ikke kopier bildet rett inn i dokumentet! 4.6 Bruk av tabeller til formatering av kolonner Hvis du trenger å presentere data i spalter, bruk tabeller. Det er enkelt å lage tabeller i Word, og de konverteres greit både til HTML og PDF. Ikke legg inn blanke tegn for å holde teksten i tabellen på plass. Blanke tegn forsvinner ved konvertering og du får problemer med formatering av tabellen i Word hvis du gjør større endringer i teksten. Det er mulig å lage tabeller med usynlig ramme slik at teksten ser mer elegant ut. 4.7 Import fra Excel Det finnes mange måter å integrere data fra Microsoft Excel i Word, men ikke alle er egnet dersom du skal konvertere Word-dokumentet til andre filformater senere. Metoden som beskrives nedenfor er én av de sikre metodene. 4.7.1 Tabeller Når du arbeider med data i Excel bør du gjøre ferdig alle tabeller og diagrammer, for så å sette disse inn i Word-dokumentet til slutt. For ikke å glemme at du skal ha med en tabell i dokumentet, kan du legge en linje i teksten der hvor tabellen skal være. For eksempel [sett inn tabell her]. Når du er ferdig med tabellen i Excel, merker du den og kopierer den til Word via Kopier og Lim inn under Rediger på verktøylinjen. Eventuell videre formatering av tabellen kan gjøres i Word. 4.7.2 Justering av teksten i tabellen For å justere teksten både i tabellen og på siden, bruk justeringsverktøyet i Word. Merk tabellen, kolonnen, eller teksten i kolonnen som skal justeres og velg et av alternativene fra verktøylinjen. 4.7.3 Diagrammer Diagrammer bør lages ferdig i Excel og kopieres inn i et tegneprogram (for eksempel Paint Shop Pro ). Der kan du lagre filen som gif, jpg, eller et annet format som støttes av Word. Dette gjør du først når dataene som danner grunnlaget for diagrammene i Excel er ferdigbehandlet. For å sette inn diagrammet bruker du som for andre bilder menyvalget Sett inn, Bilde, Fra fil. Merk at du ikke kan forandre verdiene i diagrammet i Word senere. Det diagrammet du har i
Word er et statisk bilde og er ikke lenger koblet til verdiene i grunnlagstabellen i Excel. Du har heller ikke tilgang til formatering av diagrammet med Word/Excel verktøyet. Du kan imidlertid erstatte bildet med en ny versjon tatt fra Excel dersom det er nødvendig. Juster plassering av diagrammer på siden med. 4.8 Import av tekst fra et annet dokument Du kan importere tekst fra et annet dokument. For at teksten ikke skal "arve" stiler fra "importdokumentet", gjør du følgende: marker teksten du vil kopiere og velg Rediger, Kopier på menylinjen, evt. tastekombinasjon Ctrl+C. gå inn i oppgaven din og sett skrivemerket på stedet hvor teksten skal limes inn velg Rediger og Lim inn utvalg velg Uformatert tekst i vinduet som dukker opp. Sett inn Uformaterte-vindu. Når teksten er på plass må du gå gjennom den og formatere den på nytt med stilene i din mal/oppgave. 4.9 Det første sist 4.9.1 Tittelblad Opplysninger om tittel, etc., skal komme på tittelbladet. Feltene er allerede forhåndsdefinert i ditt "startdokument". Dette er den aller første siden i oppgaven. Gå dit og fyll inn informasjon i de enkelte feltene: 4.9.2 Forord, sammendrag, dedikasjon, m.m. (alt som ikke er en del av selve oppgaveteksten) Etter at du er ferdig med det siste feltet på tittelbladet (vanligvis dato) setter du markøren foran bokstaven I i Innhold. Her kan du begynne med forordet til oppgaven. Bruk Enter for å lage sideskift - du får da opp en ny side med stilen Overskrift 1 unummerert. Skal du legge inn forordet, skriver du "Forord" og trykker Enter for avsnitt. Stilen Normal kommer automatisk opp i stilfeltet. Trenger du tilsvarende for sammendrag, dedikasjon, eller lignende, setter du igjen markøren foran Innhold og gjentar oppskriften over. 4.9.3 Litteraturliste I ditt startdokument ligger stiler for litteraturlisten helt bakerst. Her er noen eksempler på bruk av stiler til litteraturlisten: Eksempler: Husk at litteraturlisten skal sorteres alfabetisk! Bruker du referansehåndteringsprogrammet EndNote, vil litteraturliste bli laget automatisk etter hvert som du setter inn litteraturhenvisningene i dokumentet ditt. Litteraturlista blir satt bakerst i dokumentet ditt. Tekst om formatering av litteraturlista i EndNote. 4.10 Sjekk før du lager innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelsen blir generert automatisk ut fra hvilke stiler som er brukt i overskriftene. Derfor er det viktig at overskriftene i dokumentet har riktig hierarki. Kontroller dokumentet og sjekk at:
alt er med - sammendrag, vedlegg, kildeliste etc. tabeller, diagrammer og bilder ligger på riktig plass i oppgaven og ser bra ut sjekk at stilene du ser i stilfeltet stemmer, og at ingen ekstra linjer, ekstrastiler, etc., har kommet inn - rett evt. feil i stilene sjekk at sideskift er der du vil ha de, bruk Ctrl + Enter for å legge inn sideskift der hvor det eventuelt er nødvendig gå gjennom dokumentet i forhåndsvisning velg Fil og Utskriftsoppsett på verktøylinjen 4.11 Lage innholdsfortegnelse Du kan lage innholdsfortegnelsen på et tidlig tidspunkt dersom du synes det er nyttig i skriveprosessen, men siste versjon må lages helt til slutt! For å lage innholdsfortegnelsen går du til stedet i dokumentet ditt hvor det står Innhold. Der skal innholdsfortegnelse settes inn. Sett skrivemerket på første linje etter Innhold. Velg Sett inn, Referanse og Stikkordregister og tabeller på verktøylinjen. Når du trykker OK blir innholdsfortegnelsen generert. Dersom du gjør endringer i dokumentet på et senere tidspunkt, må du oppdatere innholdsfortegnelsen med Shift + F9. Fungerer ikke dette kan du slette innholdsfortegnelsen og lage en ny. Glem ikke å sjekke at alle de siste forandringene som kan påvirke sidenummerering er tatt med. 4.12 Sjekk før du konverterer til PDF Er informasjon i Fil og "Egenskaper" riktig (tittel, forfatter, organisasjon)? Bla gjennom oppgaven side for side og sjekk at det ikke ligger feilaktige eller unødvendige stiler i stilfeltet. Skift visning til utskriftoppsett med Vis, Utskriftsoppsett fra verktøylinjen sjekk layouten for hver side. Kontroller at alle bildene, etc., er med, og at oppsettet for hver side er riktig. 4.13 Konvertering til PDF Når du har sjekket dokumentet grundig, er det klart for konvertering til PDF. Har du ikke tilgang til programvare for å konvertere det til PDF, kan du sende oppgaven som e-post vedlegg til avdelingsbiblioteket ved din avdeling. Da vil avdelingsbiblioteket sørge for å konvertere dokumentet for deg og returnere PDF-fila så raskt som mulig.