MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 08/1167-1 Møtested: Møterom St. Olav Eiendom, Elgeseter gt. 10 Møtedato: 08.02.2008, kl 13.00-15.00 Sak SAKSLISTE 5/08 Godkjenning av møteprotokoll Sameiestyret St. Olavs Hospital NTNU 6/08 Kvartalsrapporter til sameiet Ikt 2008 7/08 Årsmelding fra parkeringsutvalget 2007 8/08 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen - 1 -
Sak 5/08 Sak 5/08 Godkjenning av møteprotokoll Sameiestyret St. Olavs Hospital NTNU Saksbehandler: Anne-Grethe Opdahl Arkivsaksnr.: 08/1143-1 Arkiv: 012 Innstilling Protokoll fra sameiestyrets møte den 09.01.08 godkjennes. Side 2 av 11
Sak 5/08 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen. Utrykte vedlegg til saken: Ingen. Side 3 av 11
Sak 6/08 Sak 6/08 Kvartalsrapporter til sameiet Ikt 2008 Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 08/1139-1 Arkiv: 045 Innstilling Kvartalsrapporten for 4. kvartal 2007 tas til etterettning. Side 4 av 11
Sak 6/08 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Vedlegg 1: Kvartalsrapporten for 4. kvartal 2007. Ettersendes. Utrykte vedlegg til saken: Ingen. Side 5 av 11
Sak 7/08 Sak 7/08 Årsmelding fra parkeringsutvalget 2007 Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 08/1142-1 Arkiv: 030.32 Innstilling Styret tar årsmeldingen fra parkeringsutvalget 2007 til etteretning. Side 6 av 11
Sak 7/08 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen. Utrykte vedlegg til saken: Ingen. Utvalgets sammensetning Årsmelding 2007 fra Parkeringsutvalget Leder Tone Merete Follum NTNU/DMF, fra ledelsen Nestleder Bjarne Vejle St. Olavs Hospital, fra ledelsen Medlem Hilde Christin Larssen NTNU/DMF, Tillitsvalgt Medlem Randulf Søberg St. Olavs Hospital, Tillitsvalgt Medlem Bjørn P. Bratvik Brukerrepresentant for pasienter, pårørende og besøkende ved St. Olavs Hospital, POFF Varamedlem Kari Håland NTNU/DMF, fra ledelsen Varamedlem Olaug Stjern St. Olavs Hospital, fra ledelsen Varamedlem Finn B. Olsen NTNU/DMF, Tillitsvalgt Varamedlem Marit O. Røe St. Olavs Hospital, Tillitsvalgt Mona Sundnes Brukerrepresentant for pasienter, pårørende og besøkende ved St. Olavs Hospital Sekretær, uten stemmerett Nils A. Nesjan St. Olavs Hospital, Transport og sikkerhet Observatør, uten stemmerett Bjørn Remen Helsebygg Midt- Norge Observatør, uten stemmerett Frode Erlien St. Olavs Hospital, Driftservice Utvalget har hatt 3 møter i 2007 og behandlet 26 saker. I henhold til reglement/mandat for Parkeringsutvalget skulle St. Olavs Hospital ta over ledervervet i 2007/2008. Etter vedtak i Parkeringsutvalget ble det enighet om at NTNU s representant Tone Merete Follum som har vært leder i perioden 2005/2006, fortsetter som leder også i perioden 2007/2008. Utvalgets leder og sekretær har fått utvidete fullmakter når det gjelder praktiske gjennomføringer etter at de prinsipielle vedtak i utvalget var fattet. Eksempel som kan nevnes er plassering og tildeling av K-1 plasser. Dette har ført til en smidig og rask gjennomføring av tiltakene. Parkeringsutvalget er tilfreds med å ha fått etablert gode rutiner i forbindelse med søknadsprosessen, som har ført til færre klager i søknadsrunden for tildeling av parkeringsplasser for 2008 enn tidligere. Det er utarbeidet gode kart over områdene med informasjon som er gjort tilgjengelig for alle søkere. Utvalget har også utarbeidet gode rutiner for møter, referater og saksgang. Side 7 av 11
Sak 7/08 Parkeringsutvalget vil fokusere på den vanskelige parkeringssituasjonen på Øya, både for ansatte og pårørende. På grunn av byggevirksomhet i forbindelse med byggefase 2 er det foretatt vesentlig reduksjon av antall parkeringsplasser på de indre områder på Øya. Utvalget registrerer at det for eksempel er over 40 færre parkeringsplasser på indre områder i 2007. Men det er samtidig utvidet betraktelig med parkeringsplasser RiT C på henholdsvis Marienborg med 30 plasser og Lerkendal med 16 plasser. Holtermannsveien 1 ble opprettholdt gjennom hele 2007 med de 68 plasser som vi fikk i slutten av 2006, som RiT C. Parkeringsutvalget vil påpeke at besøksplasser for pårørende er opprettet med 7 plasser på Marienborg og 5 plasser i Holtermannsveien1. For pasienter med langtidsbehandling for kreft er det opprettet 4 plasser i P-Hus. Utvalget ser samtidig positivt på de tiltak som er gjennomført i 2007, for eksempel med opprettelsen av gratisbuss Plussen fra Marienborg til sykehusområdet i tidsrommet mandag til fredag, mellom kl 0630 til 1630. Parkeringsutvalget har vært godt orientert om arbeidet med den framtidige parkeringsløsningen for universitetssykehuset av Bjørn Remen ved Helsebygg Midt-Norge. Utvalget ser positivt på det arbeidet som er nedlagt for å få til bedre fremtidige parkeringsløsninger hvor blant annet et av de foreslåtte prosjektene er parkeringsanlegg under Finalebanen med ca 240 plasser. Videre vil det bli tilført 100 besøksplasser i underetasjen på Øya Sykehjem som er planlagt å taes i bruk høsten 2008. Antall parkeringsplasser og tildelte oblat i de ulike kategorier: (parantes betyr antall plasser /oblat gjennom hele 2006) Kategori Antall parkeringsplasser Tildelte oblat gjennom hele året med varierende varighet RIT A nærområdet på Øya 197 (240) Ligger på mellom 390 og 430 pr måned (490 totalt i 2006) NTNU A Fischebygget, Klostergt 54 (46) Ligger på mellom 52 og 55 pr måned (51 total i 2006) 46/48 og Edvard Griegsgt Tekno 1 25 inntil 1/8 (25) Oppsigelse på 25 plasser fom 1/8-07 Teknostallen, oppsagt av KLP Eiendom fom 1/8-07 RIT C Marienborg, Stadioen, 458 (395) Ligger på mellom 630 og 740 pr måned (892 totalt i 2006) Holtermannsveien 1, Lerkendal RIT P-Hus Elgesetergt. 110 (100) Ligger på mellom 114 til 120 pr måned (136 totalt i 2006) RIT B 197 (240) Ligger på mellom 111 til 127 pr måned Side 8 av 11
Sak 7/08 Samme som RIT A i tidsrommet 14.30-07.30 + helg RIT Natt Samme som RIT A (91 totalt i 2006) 100 (100) Ligger på mellom 63 og 75 pr måned (102 i 2006) Budsjett og regnskap for 2007 og budsjett for 2008 Inntekter Budsjett 2007 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Trondheim Parkering 420.000,- 420.000,- 425.000,- Kostnader Budsjett 2007 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Behandling av søknader, St. 320.000,- 320.000,- 320.000,- Olavs Hospital Behandling av søknader, NTNU 80.000,- 80.000,- 85.000,- Drift av Parkeringsutvalget 20.000,- 0,- 20.000,- m.m. Overskudd for 2007 inndras av 20.000,-* St. Olavs Hospital 420.000,- 420.000,- 425.000,- * Parkeringsutvalget har hatt mindre møtevirksomhet i 2007 på grunn av sykdom. Utgifter i forbindelse med møter, drift og POFF-representantens møtegodtgjørelse er dekket av Transport og Sikkerhet og administrasjonen ved St. Olav. Utvalget vil takke alle samarbeidspartnere for godt samarbeid i året som er gått. Tone Merete Follum Nils Arild Nesjan Leder i Parkeringsutvalget i 2007 Sekretær i Parkeringsutvalget i 2007 Side 9 av 11
Sak 8/08 Sak 8/08 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 08/1147-1 Arkiv: 030.79 Innstilling Sammensetning av skiltgruppen godkjennes. Gruppen skal ivareta framtidig endringer av skiltingen i det integrerte universitetssykehuset. Side 10 av 11
Sak 8/08 BAKGRUNN FUE oppnevnte i mars 2006 ei gruppe bestående av representanter for St.Olav, NTNU og brukerorganisasjonene til å bistå Rjørn Remen i en jobb med gjennomgang av utvendig skilting for byggefase 1. Gruppa konkluderte etter et par møter med at det burde oppnevnes en permanent gruppe som kunne være Sameiets rådgiver i forhold til framtidig skilting. Utspillet ble oversendt sameiet i 30.august 06, fra FUE sekretariatet Seinere har samme gruppe bistått Hege Herdlevær i arbeidet med evaluering av skilting (innvendigbf1). Da rapporten ble behandlet i FUE august 2007, var det enighet om at det burde være en permanent gruppe som har medvirkning når det gjelder skilting i fase og og i det framtidige integrerte sykehuset. Sekretariatet har ikke registrert at Sameiet offisielt har 'tatt til seg' og oppnevne 'Skiltgruppa' som sin. Ut fra samme tanke, om at det bør være de samme personene som rådgir i alle prosesser vedrørende skilting, vil FUE nå oppnevne samme gruppe (enkelte medlemmer er skiftet ut etter avtale med hhv St.Olav og NTNU) som rådgiver for innvendig skilting BF2. Gruppa etterlyser sin formelle status ifht til framtidig medvirkning når det skal skiltes på nytt ved oppståtte endringer i bygg eller funksjoner. FAKTISKE OPPLYSNINGER Dette er den aktuelle sammensetning av gruppa: Rolf Katai; akutt/anestsi Marit Urkedal Jenssen; akutt mottak, erstatter Eva Grundskog Tore Hassel: KB, fase 1 Bjørn Ringen: AT Ivar Myrstad: Nevro, fase 1 Ketil Kjeldsberg: transport & sikkerhet, erstatter Nils Nesjan Per Gunnar Haugen Blindeforbundet Irene Sumstad NTNU Sameiet oppfordres til formelt å oppnevne en slik 'Skiltgruppe' for å ivareta framtidig endringer av skiltingen i det integrerte universitetssykehuset. KONKLUSJON Sameiet ser behovet for å formelt oppnevne/godkjenne skiltgruppens sammensetning og mandat, slik at gruppen ivaretar sameiets interesser på området. Side 11 av 11