MØTEBOK Organ Møtestad Hovudsamarbeidsutvalet Fylkeshuset Møtedato 25.09.2014 Kl. 10.00-10.45 Faste medlemer til stades: Tore Eriksen Clara Øberg Alf Reidar Myrstad Forfall til møtet: Bekka Skaasheim Ingebjørg Erikstad Gunnar Hovland Elin Stuhaug Jan Tore Rosenlund Varamedlemer til stades: Tor Einar Skinlo Svein Arne Skuggen Hoff Hilde Kvamsås Jarl Devik Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Marit Silje Husabø Ingen merknader til innkalling og sakliste. Hovudsamarbeidsutvalet ynskjer at faste medlemmar i større grad bør møte i HSU.
Møtebok Hovudsamarbeidsutvalet 25.09.2014 SAK 11/14 Skriv og meldingar VEDTAK: Hovudsamarbeidsutvalet tek skrive og meldingar til vitande. -------------------------------------------------------- SAK 12/14 Sjukefråvær 2. kvartal 2014 VEDTAK: Hovudsamarbeidsutvalet tek statistikken over sjukefråværet til orientering og ber einingane følgje opp dei sjukmelde og arbeide for å identifisere årsaker og finne mottiltak til fråvær som kan vere arbeidsmiljørelaterte. -------------------------------------------------------- SAK 13/14 Revisjon av verdigrunnlaget VEDTAK: Hovudsamarbeidsutvalet sluttar seg til utkastet til revidert verdigrunnlag. -------------------------------------------------------- Side 2 av 2
Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Arvid Stenehjem, Fylkesrådmannen Sak nr.: 14/6029-1 Skriv og meldingar Hovudsamarbeidsutvalet tek skrive og meldingar til vitande. Melding 1) Organisering av LAMU ved Mo og Øyrane vg skule I sak 09/14 tok LAMU ved Øyrane vidaregåande skule opp utfordringa med avvikling av LAMU ved Øyrane vidaregåande skule og organisering av nytt LAMU ved Mo og Øyrane vidaregåande skule. Følgjande forslag frå adm.leiar vart vedteken: LAMU vert utvida til 3 representantar frå arbeidsgjevarsida og 3 representantar frå tilsette. Det vert framleis 2 elevrepresentantar, der den eine skal vere frå avdeling Mo. Melding 2) Velkommen til nytt fylkeshovudverneombod Anne Kari Hagen starta 1. august som nytt fylkeshovudverneombod (FHVO) for fylkeskommunen. Anne Kari kjem frå stilling som adjunkt ved Luster vidaregåande skule. Ho har førebels kontor i 4. etasje på Fylkeshuset og skal virke i vervet i storleiksorden 60% stilling. Ho vil få tildelt mobiltelefon i namnet fylkeshovudverneombod, nytt telefonnummer og e-postadressa fylkeshovudverneombod@sfj.no. FHVO skal vere ein ressurs og samarbeidspartner for alle i verksemda innan helse-, miljøog tryggleiksarbeidet. Ho vil først og fremst virke som fast medlem i HSU og som kontaktperson for alle hovudverneomboda (HVO) som er faste medlemmar i fylkeskommunen sine 18 LAMU. Anne Kari har fått slik introduksjon: Vart presentert på fylkeshuset av utdanningsforbundet ultimo juni månad Helst på fylkesrådmann, assisterande fylkesrådmann og personalsjef Er i fast dialog med kontaktperson Arvid Stenehjem Frm-personal og fått dette materiale utlevert: o Reglement for hovudsamarbeidsutvalet (HSU) o Fagbok om verneombod o Fagbok om hovudverneombod o Fagbok om arbeidsmiljøutval o Kursperm 40timarskurset o Fekk utdelt arbeidsmiljøforskriftene som tok til å gjelde frå 1. januar 2013. Tal forskrifter blei med det redusert frå 47 til 6. o Nettverksgruppe for fylkeshovudverneombod på facebook
Side 2 av 5 o Oppfordring til å melde seg til kurs: «Hovudverneombodets oppgåver og rolle» og «Arbeid i arbeidsmiljøutval» hjå kursleverandøren Arbeidsmiljøsenteret. Vi ynskjer fylkeshovudverneombodet lukke til med arbeidet! Melding 3) Tilbod om opplæring i HMT Det er sendt ut invitasjon til alle einingane om «Førtitimarskurset 2014 skal». Tidspunkt og stad for årets grunnopplæring i arbeidsmiljøkunnskap er no fastsett. Vi starter første bolken dagane 11. og 12. september på Alexandra Hotell og avsluttar på Quality Sogndal Hotell dagane 16. og 17. oktober. Modellen for denne obligatoriske verneombod opplæringa er 2+2 dagar med noko heimelekse mellom øktene. Grunnopplæring i arbeidsmiljøkunnskap er heimla i arbeidsmiljølova sin 6-5 med tilhøyrande forskrift. Opplæringa skal vera på minimum 40 timar og målet er å auke deltakarane sin innsikt, forståing og engasjement i helse, miljø og tryggleiksarbeidet. Vidare skal deltakarane kunne læra seg systematiske arbeidsmåtar som kan føre til handling og resultat. Deltakarane vil dermed kunne få eit betre grunnlag for sjølv å stå for arbeidsmiljøutviklinga. Grunnopplæringa bygger på at arbeidsmiljø- / HMT-arbeidet skal vera ein integrert del av verksemda/institusjonen sine aktivitetar, og at det skal fungere i praksis. Dette betyr at alle involverte får eit medansvar og at dei deltek aktivt ut i frå sin posisjon, delvis ved direkte medverknad og delvis ved representasjon. Opplæringa skal styrke deltakarane sine føresetnader for å drive eit handlingsretta, lokalt vernearbeid i samarbeid med alle involverte. Melding 4) Fagseminar for reinhaldarane Reinhaldarseminaret 2014. Planlegging og invitasjon til årets seminar for tilsette innan reinhald og leiande reinhaldar og driftsleiarar. Seminaret blir gjennomført måndag 22. og tysdag 23. september på Alexandra Hotell i Loen. Innhaldet er noko hemmeleg enno, men vi kan love ei spennande og sprudlande nordnorsk dame som «røsker» litt i deltakarane. Tema vert motivasjon, sjølvkjensle, kvalitet i arbeidet og yrkesstoltheit! Staples og Lilleborg set som vanleg opp sin utstilling av nyheiter i fagfeltet. Melding 5) Ny medarbeidarundersøking i emning Ny medarbeidarundersøking blir levert frå Stamina Census i haust. Det er verktøyet og metoden MTM som skal nyttast. Denne kjenner vi frå førre undersøking i 2012 og etterarbeidet utover våren 2013. Også denne gang har Frm-personal v/ J. E. Weinbach utarbeid tilleggsspørsmål for å kunne svare på status innan likestilling og mangfald. Vi utarbeidde ein førebels gjennomføringsplan i mai månad. Etter videomøte mellom Frmpersonal og leverandøren onsdag 17. september stadfestar vi gjennomføringsplanen. Vi tek sikte på å gjennomføring av sjølve undersøkinga i veke 45 i perioden 3. til 7. november. Konseptet MTM for kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø har gjennomgått ei fagleg utvikling sidan sist (2012) vi gjennomførte undersøkinga. Nyare forsking på jobbengasjement frå Nederland og Danmark ligg i botnen. Det er tenleg at Stamina Census får presentert dette for fylkesrådmann si leiargruppa og for utvida leiargruppe enten den 19. eller 20. november. Det bør setjast av mint ein time til dette. Leiarane er dei første som skal bli orineterte om funna i undersøkinga og vi prøver å tilpasse framdrifta slik at vi kan nå denne målgruppa effektivt. Det vert utfordrande å finne samlingspunkt og felles arena for dette, men vi tek sikte på å nytte tilgjengeleg kommunikasjonsteknologi. Presentasjon av resultat og verksemdrapport for fylkesrådmann si
Side 3 av 5 leiargruppa kan tidlegast gjennomførast om lag 14 dagar etter spørjegranskinga er lukka for respondentane. Dette betyr at rapportane kan vere tilgjengelege i veke 48 (24. til 28. november 2014). Vidare etterarbeid på einings- og på avdelingsnivå vil kunne bli gjennomført med start like over nyåret 2015. Prosess og fagleg rettleiar i einingane vil som tidlegare vere Stamina Helse, vår leverandør av bedriftshelsetenester. Melding 6) Endringar i regelverk for oppfølging av sjukemelde Endringar i ftrl. 8-7a, 25-2, 25-3a, og aml. 4-6, som mellom anna betyr: å føre inn att avgjerda om at dialogmøte 1 skal vere forbehaldet situasjonar for heilt sjukmelde, og at møtet berre skal haldast for delvis (gradert) sjukmelde dersom partane meiner det er trong for det. å forenkle reglane om kven som skal delta på dialogmøtet. Dialogmøtet skal først og fremst vere ei arena for arbeidsgivar og arbeidstakar, og andre aktørar (m.a. legar) skal berre delta der partane har behov for det. Det er såleis til dømes ikkje lenger plikt til å ha bedriftshelsetenesta til stade i dialogmøte 1. endringar i arbeidsgivar sin rapporteringsplikt. Kravet om rapportering til Nav etter 9 veker vert oppheva. Arbeidsgivar skal no sende oppfølgingsplan til Nav innan ei veke før dialogmøter som Nav kallar inn til, jf. aml 4-6 opphøyr av Navs saksjonsmogelegheiter for manglende oppfølging av sjukemelde. Ftrl. 25-3a Gebyr ved manglende oppfyllelse av arbeidsgivers plikter etter 25-2 vert oppheva. Melding 7) Oppfølging av sjukmelde Arbeidsplassen er den viktigaste arenaen for førebygging og oppfølging av sjukefråvær. Arbeidsmiljølova fastset nokre plikter, møtearenaer og tidsfristar i oppfølgingsarbeidet. Målet er å unngå unødvendige langvarige sjukmeldingar. Frå 1. juli i år vart regelverket endra for å gjere sjukefråværsoppfølginga enklare og meir målretta. NAV har også tilpassa sin applikasjon som du fritt kan laste ned til smarttelefonen din. Frm-personal råder tilsette med oppfølgingsansvar (næraste overordna med personalansvar) om å prøve ut denne applikasjonen frå NAV og Arbeidstilsynet. Den er eit godt hjelpemiddel for å halde tidsfristar og syte for god oppfølging. Melding 8) Usikkerheit rundt bruken av nanoteknologi Vi melder om bekymring for bruk av nanopartiklar i reinhaldsprodukt og ber om føre var. Sjølv om det til no ikkje ligg føre forskingsbasert kunnskap om at nanopartiklar er helseskadelige, har nyare forsking vist at det er grunn til å mistenke at der er ein mogleg helserisiko knytt til eksponering for nanopartikler på arbeidsplassen. Vi veit at slike produkt er på full fart inn i fleire bransjar og teknisk personal samt reinhaldarpersonalet kan lett komme i kontakt med slike produkt. Arbeidstilsynet har laga ein rettleiar retta mot brukarane, leiarar og hmt-personale. Melding 9) Den årlege IA-dagen NAV Arbeidslivssenter inviterer til IA-dagen den 25. september på Rica Sunnfjord Hotell i Førde. IA-dagen er ein viktig møteplass for IA-verksemder i fylke. Dei har plass til 250 deltakarar. Tema i år er «Mangfald og trivsel ein arbeidsplass for framtida». Eit godt og
Side 4 av 5 mangfaldig arbeidsmiljø er nøkkelen til trivsel og vekst for arbeidstakar og arbeidsgjevar. Erfarne foredragshaldarar gir deg inspirasjon og forslag til løysingar som du kan ta med deg tilbake i eiga verksemd. Det er også i år laga eit kvelden før arrangement. Dette er eit fagleg og sosialt kveldsarrangement med foredrag av John Petter Fagerhaug «Trivsel på arbeidsplassen med fokus på løysingar». Fagerhaug er oppteken av korleis leiing og tilsette saman dannar grunnlag for eit godt arbeidsmiljø og ein helsefremmande arbeidsplass. Kvelden vert avslutta med felles middag og sosiale aktivitetar. Melding 10) Underskriving av ny avtale om eit meir inkluderande arbeidsliv Vi er inviterte til å fornye IA-avtalen mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune og Arbeids- og velferdsetaten ved NAV Arbeidslivssenter i Sogn og Fjordane. Denne samarbeidsavtalen byggjer på Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 4. mars 2014 31. desember 2018 (IA-avtalen). IA-avtalen sitt overordna mål er: Å bedra arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, førebygge og redusere sjukefråvær og hindre utstøyting og fråfall frå arbeidslivet. IA-avtalen sine tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon i sjukefråværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette betyr at sjukefråværet på nasjonalt nivå ikkje skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre fråfall og auke sysselsetting av personer med nedsett funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år skal forlengast med tolv månader. Med dette meiner ein ei auking samanlikna med 2009 i gjennomsnittleg periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Denne samarbeidsavtalen skal erstatte tidlegere samarbeidsavtaler. Også no vert vi utfordra på å konkretisere delmåla på einingsnivå. Det betyr at alle LAMU/einingar må opperasjonere mål og tiltak under kvart av dei tre delmåla. Slike delmål skal kunne etterprøvast og evaluerast i høve grad måla er nådd. Vår leverandør av bedriftshelsetenester (Stamina Helse) er beden om å komme einingane i møte med bistand i samband med dette arbeidet. Vi legg opp til at NAV Arbeidslivsenteret v/ F. A. Hågvar informerer HSU i neste møte og at den formelle underskrivinga av avtalen vil finna stad då. Melding 11) Nanomaterialer for reinhald - føre var. Sjølv om det til no ikkje ligg føre forskingsbasert kunnskap om at nanopartiklar er helseskadelige, har nyare forsking vist at det er grunn til å mistenke at der er ein mogleg helserisiko knytt til eksponering for nanopartikler på arbeidsplassen. Vi veit at slike produkt er på full fart inn i fleire bransjar og teknisk personal samt reinhaldarpersonalet kan lett komme i kontakt med slike produkt. Arbeidstilsynet har laga ein rettleiar retta mot brukarane, leiarar og hmt-personale. Denne ligg no tilgjengeleg på Portalen. Stamina Helse4 vil informere/forlese kring denne problemstillinga på «Reinhaldarseminaret 2014» den 23. september. Melding 12) Røyke- og tobakksforbod Endringar i tobakkskadelova tok til å gjelde frå 1. juli. I samanheng med dette vil fylkesrådmannen komme attende med ei sak for hovudsamarbeidsutvalet om restriksjonar for
Side 5 av 5 tilsette og folkevalde når det gjeld bruk av tobakk. Saka går vidare til politisk handsaming med endeleg vedtak i fylkestinget i desember. Melding 13) Drøfting - oppdatert versjon av dokumentet «SFJ 2019: Rammer for det administrative omstillingsarbeidet 2014-19». Sjå vedlegg. Dette er ei felles plattform og eit retningsgjevande dokument for det administrative omstillingsarbeidet som Sogn og Fjordane fylkeskommune startar hausten 2014. Det definerer roller og oppgåver i samband med arbeidet, og gjev rammer for relasjonar og kommunikasjon mellom den administrative leiinga og det politiske nivået, dei tilsette, eksterne samarbeidspartar, media og andre. Omstillingsarbeidet har sitt utspring i at vi dei neste fem åra skal redusere det samla driftsbudsjettet i fylkeskommunen i tråd med det nye inntektssystemet for fylkeskommunane. For å imøtekome innsparingskrava, legg vi opp til ein gjennomgripande prosess som omfattar alle ledd i organisasjonen. Ein særleg viktig føresetnad for å lukkast i dette organisasjonsarbeidet, er ei god samhandling mellom politisk og administrativt nivå. Like eins er det eit sentralt vilkår at vi opprettheld ein open og konstruktiv dialog med alle tilsette, og sikrar tillitsvaldapparatet medverknad gjennom heile omstillingsprosessen. Køyrereglar for omstillingsarbeidet I lys av Stortinget sine endringar i inntektssystemet frå juni i år fremja fylkesrådmannen overfor finansutvalet 18.06.2014 følgjande køyrereglar for prosessen vi no går inn i. Desse organisasjonsinterne køyrereglande vart positivt mottekne i utvalet: 1. Vi må setje innbyggjarane sitt beste i fokus 2. Vi må vise respekt for alle tilsette 3. Vi må følgje gjeldande lover og forskrifter 4. Oppgåver kan vere lovpålagte, ikkje løysingsmåten 5. Alle reduksjonsforslag må vere tilstrekkeleg utgreidde 6. Vi må planlegge og budsjettere realistisk 7. Vi må vurdere oppgåver og tenester, vekk med ostehøvelen 8. Vi må framleis ha nokre vekstelement i budsjetta 9. Vi må sikre rett og nok kompetanse i føreståande arbeid 10. Vi må framleis arbeide for å betre rammevilkåra våre Når fylkesrådmannen no trekkjer opp rammer for det administrative omstillingsarbeidet, legg ein til grunn at administrasjonen til ei kvar tid arbeider innanfor gjeldande politiske vedtak og føringar.
Fylkesrådmannen Rammer for det administrative omstillingsarbeidet 2014-19 Sogn og Fjordane fylkeskommune 12.09.2014 www.sfj.no
Innhald Innhaldsliste... i Føreord... 2 Felles plattform... 2 Køyrereglar for omstillingsarbeidet... 2 Aktivitetar og informasjon... 2 1. Innleiing... 3 1.1 Bakgrunn og grunngjeving... 3 1.2 Overordna mandat... 3 2. Mål for omstillingsarbeidet... 4 2.1 Hovudmål... 4 2.2 Resultatmål: Langsiktig rettesnor... 4 2.3 Effektmål: Konkrete innsparingar... 4 2.4 Prosessdrivarar og kritiske faktorar... 5 3. Organisering og informasjon... 5 3.1 Leiingsstruktur for omstilling... 5 3.2 Kommunikasjonsstrategi... 6 3.3 Rammer for det administrative omstillingsarbeidet... 7 3.4 Milepelar og vedtakspunkt... 7 4. Prosjektorganisering... 8 4.1 Prosjektverktøy og roller... 8 4.2 Risikoanalyse og kvalitetssikring... 9 4.3 Interessentanalyse... 9 Vedlegg 1: Fortløpande oppdatert aktivitetsplan... 10 Vedlegg 2: Fast administrativ organisering... 11
Føreord Felles plattform Dette er ei felles plattform og eit retningsgjevande dokument for det administrative omstillingsarbeidet som Sogn og Fjordane fylkeskommune startar hausten 2014. Det definerer roller og oppgåver i samband med arbeidet, og gjev rammer for relasjonar og kommunikasjon mellom den administrative leiinga og det politiske nivået, dei tilsette, eksterne samarbeidspartar, media og andre. Omstillingsarbeidet har sitt utspring i at vi dei neste fem åra skal redusere det samla driftsbudsjettet i fylkeskommunen i tråd med det nye inntektssystemet for fylkeskommunane. For å imøtekome innsparingskrava, legg vi opp til ein gjennomgripande prosess som omfattar alle ledd i organisasjonen. Ein særleg viktig føresetnad for å lukkast i dette organisasjonsarbeidet, er ei god samhandling mellom politisk og administrativt nivå. Like eins er det eit sentralt vilkår at vi opprettheld ein open og konstruktiv dialog med alle tilsette, og sikrar tillitsvaldapparatet medverknad gjennom heile omstillingsprosessen. Køyrereglar for omstillingsarbeidet I lys av Stortinget sine endringar i inntektssystemet frå juni i år fremja fylkesrådmannen overfor finansutvalet 18.06.2014 følgjande køyrereglar for prosessen vi no går inn i. Desse organisasjonsinterne køyrereglande vart positivt mottekne i utvalet: 1. Vi må setje innbyggjarane sitt beste i fokus 2. Vi må vise respekt for alle tilsette 3. Vi må følgje gjeldande lover og forskrifter 4. Oppgåver kan vere lovpålagte, ikkje løysingsmåten 5. Alle reduksjonsforslag må vere tilstrekkeleg utgreidde 6. Vi må planlegge og budsjettere realistisk 7. Vi må vurdere oppgåver og tenester, vekk med ostehøvelen 8. Vi må framleis ha nokre vekstelement i budsjetta 9. Vi må sikre rett og nok kompetanse i føreståande arbeid 10. Vi må framleis arbeide for å betre rammevilkåra våre Når fylkesrådmannen no trekkjer opp rammer for det administrative omstillingsarbeidet, legg ein til grunn at administrasjonen til ei kvar tid arbeider innanfor gjeldande politiske vedtak og føringar. Aktivitetar og informasjon I endrings- og omstillingsarbeid er kommunikasjon om prosessar og aktivitetar avgjerande for ei vellukka omstilling. Informasjonsverdi og kommunikasjonsbehov både i organisasjonen og eksternt vert vurdert ved kvar aktivitet. Prosjektplanar knytte både til hovudomstillingsprosjektet og delprosjekt må haldast oppdaterte. Gjeldande framdriftsplanar vert gjort tilgjengelege. Gjennom strukturerte, opne prosessar og ein felles innsats for gode langsiktige løysingar, er målsettinga å levere høg kvalitet i alle prioriterte tenester i Sogn og Fjordane fylkeskommune også i framtida. Tore Eriksen, fylkesrådmann Leikanger, 12.09.2014
1. Innleiing 1.1 Bakgrunn og grunngjeving Eit eige omstillingsprosjekt vil ha ei sentral rolle i det omfattande omstillingsarbeidet som no startar. Prosjektet har sitt utspring i at vi står framføre den mest krevjande budsjett- og økonomiplanfasen i fylkeskommunen si moderne historie. Kommuneproposisjonen for 2015 frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) inneheldt framlegg til eit nytt inntektssystem. Framlegget gjev ein vesentleg rammereduksjon for Sogn og Fjordane fylkeskommune. Gjennom inntektssystemet vert dei såkalla kostnadsnøklane endra slik at vårt utgiftsutjamnande tilskot vert redusert med 264 mill.kr. I tillegg vert inntektsgarantiordninga (INGAR) erstatta av ei ny overgangsordning som gjer at reduksjonen skal innarbeidast innan fem år. Omstillingsprosjektet skal arbeide for å finne løysingar basert på effektivisering, oppgåveprioritering og nye organiseringsformer. Over 10% reduksjon i driftsbudsjettet i løpet av ein femårsperiode krev ein gjennomgripande omstillingsprosess. Oppgåver og strukturar må vurderast opp mot kravet om å ivareta, så langt det er muleg, den verdiskapinga fylkeskommunen står for i dag. Vi tek utgangspunkt i at ein omstillingsprosess også gjev mulegheiter for kompetanseheving på fleire område, og såleis også mulegheiter for å yte betre tenester m.o.t. til oppgåvene vi prioriterer. Omstillingsprosessen innanfor vidaregåande opplæring har auka kompetansen innan leiing og personaladministrasjon, og har styrka samhandling, koordinering og gjennomføring i sektoren. Prosessen har vidare stilt store krav til informasjon og dialog med organisasjonane, både sentralt og lokalt. Alt dette er erfaringar vi tek med oss inn i det omfattande administrative omstillingsarbeidet fram mot 2019. Prosjekt personal, oppretta for å følgje opp skulebruksplanen innan vidaregåande opplæring, vert fasa inn i det samla omstillingsarbeidet vidare. 1.2 Overordna mandat Fylkesrådmannen understrekar at fylkeskommunen også i omstillingsperioden skal yte tenester av høg kvalitet overfor innbyggjarar og samarbeidspartar. Omstillingsarbeidet har følgjande mandat: 1. Sektorane og prosjektet skal produsere gjennomarbeidde og konsekvensbevisste utgreiingar som grunnlag for administrative og politiske avgjerder knytte til innsparingskrava Sogn og Fjordane fylkeskommune møter i økonomiplanperioden 2015 19. 2. Arbeidet skal vurdere alle tenesteområde i fylkeskommunen, og m.a. vurdere følgjande grep i organisasjonen: Avvikle heile tilbod, oppgåver, funksjonar og aktivitetar Sanere gjeld, også gjennom realisering av verdiar Endra investeringstakt Frikjøp frå inngåtte avtalar og kontraktar Meir fellesorganisering av funksjonar og tenester Andre organisatoriske grep 3. Prosjektorganisasjonen skal vere eit supplement til, og tett samordna med, arbeidet i den faste lineorganisasjonen 1. Gjennom ei matrisetilnærming 2 skal prosjektet si styringsgruppe (jf. pkt. 3.1) i 1 Lineorganisasjonen er den faste administrative organiseringa vår. Sjå organisasjonskart i vedl. 2 i denne prosjektplanen. 2 Matriseorganisering inneber i denne samanhengen at vi kombinerer den faste lineorganisasjonen med eit tidsavgrensa prosjekt, der både lineorganisasjonen og prosjektet gjer seg nytte av dei same ressursane (personar/kompetanse). 3
hovudsak nytte organisasjonsinterne ressursar i utgreiingsarbeidet. Delprosjekt kan hente si bemanning frå heile lineorganisasjonen etter kompetansebehov. 4. Alle delutgreiingar skal ta utgangspunkt i oppgåvene som fylkeskommunen løyser og tenestene innbyggjarane har krav på. Eventuelle konsekvensar for dei tilsette skal vurderast etter ei samla vurdering av potensialet for å endre oppgåveporteføljen og mulegheitene for å løyse oppgåvene meir kostnadseffektivt. 5. Større delprosjekt (delutgreiingar) kan få eigne mandat frå styringsgruppa, med særskilt vekt på tilpassingar til sektoren/tenesteområdet sine behov. 2. Mål for omstillingsarbeidet 2.1 Hovudmål Fylkesrådmannen legg følgjande overordna mål til grunn for omstillingsarbeidet 3 : Som regional utviklingsaktør skal fylkeskommunen mobilisere eigne tilsette, aktørar og ressursar til ei målretta og kontinuerleg utvikling av fylket. Sogn og Fjordane fylkeskommune skal levere høg kvalitet innanfor alle prioriterte tenester. Omstillingsprosessen skal sikre lovpålagde oppgåver (kjerneaktivitet) i tillegg til flest muleg prioriterte utviklingsoppgåver utanom kjerneaktiviteten. 2.2 Resultatmål: Langsiktig rettesnor Sogn og Fjordane fylkeskommune er ein berekraftig og robust regional utviklingsaktør og tenesteytar som yter tenester overfor innbyggjarar og samarbeidspartar av høg kvalitet. Dette lukkast vi med fordi: Fylkeskommunen løyser oppgåvene effektivt i og på tvers av sektorane. Vi har eit særskilt fokus på eksterne samarbeidsrelasjonar for å finne nye og innovative løysingar. Vi har endrings- og utviklingsorienterte og engasjerte medarbeidarar med høg fagleg kompetanse. Fylkeskommunen er ein attraktiv og ryddig arbeidsgjevar som trekkjer til seg dyktige medarbeidarar. 2.3 Effektmål: Konkrete innsparingar Prosjektet sine konkrete effektmål skal definerast gjennom fylkestinget si behandling av tilrådde tiltak i juni 2015. Fylkesrådmannen vil fram til fylkestinget si behandling gjere konkrete vurderingar omkring potensialet innan fleire aktuelle kvantitative og kvalitative effektmål. I defineringa av alle effektmål er det avgjerande å også definere tydelege referansegrunnlag (innsparingar i forhold til klare referansepunkt): Innsparte årsverk (i forhold til nivå per 01.01.2014). Innsparing ved investeringsreduksjonar (i forhold til nivå per 01.01.2014). Innsparing ved samordning og effektivisering av fellestenester/-funksjonar. Innsparing ved at tenester/tenesteområde/funksjonar/oppgåver vert avvikla. 3 Hovudmål og resultatmål byggjer på mål for Sogn og Fjordane fylkeskommune definerte i budsjett 2014/ budsjett og økonomiplan 2014-17 kap. 3.2, samt gjeldande overordna mål for sektorar og tenesteområde. 4
2.4 Prosessdrivarar og kritiske faktorar I omstillingsprosessen skal vi særleg vere merksame på følgjande drivarar og kritiske suksessfaktorar som vil kunne påverke måloppnåinga i omstillingsarbeidet: Vi må sikre god samhandling mellom politisk og administrativt nivå. Vi må ha eit langsiktig perspektiv på politiske og administrative avgjerder (langsiktige styringssignal), for å sikre størst muleg handlingsrom for iverksettinga av naudsynte tiltak. Vi må sikre at vi har ei tilstrekkeleg felles situasjonsforståing både internt og eksternt. Vi må ha ein open og konstruktiv dialog med alle tilsette og sikre tillitsvaldapparatet medverknad gjennom heile omstillingsprosessen. Vi må ha eit godt samarbeid, god koordinering og eit felles ansvar i leiargruppa som styringsgruppe. 3. Organisering og informasjon 3.1 Leiingsstruktur for omstilling 4 Fylkesrådmannen si leiargruppe er også styringsgruppe for det administrative omstillingsprosjektet. Styringsgruppa utgjer ein viktig støttespelar for prosjektleiar, og tek avgjerder om oppstart og avslutning av tiltak, korrigering av prosjektplanen og tilhøyrande aktivitetsplanar samt koordinering av informasjon mellom involverte aktørar. Styringsgruppa vedtek oppretting av delprosjekt og deira mandat. Politisk nivå Administrativt nivå Fylkesrådmannen Leiargruppa Behov for omstillingsprosjekt 2015-19 Prosjektorganisasjon - styringsgruppe - prosjektleiar - juss - økonomi - personal - informasjon - organisasjon Delprosjekt Lineorganisasjon - kultur - næring - plan/samfunn - samferdsle - tannhelse - opplæring - tenesteområde/ stab Ordinær budsjett- og økonomiplanprosess 2015-19 Figur 1: Modell for organisering og samhandling i det administrative omstillingsarbeidet. I styringsgruppa vil både sektorovergripande og sektorspesifikke problemstillingar bli drøfta inngåande. Dette stiller krav til at styringsgruppa evnar å ta eit fellesansvar for heilskapen i omstillingsarbeidet. 4 Fylkesrådmannen står for all kommunikasjon mellom det politiske nivået og omstillingsprosjektet, slik han er ansvarleg for kommunikasjonen mellom lineorganisasjonen og politisk nivå. Arbeidsdokumenta til behandling i finansutvalet vil utgjere eit sentralt bindeledd i omstillingsarbeidet framover. 5
I arbeidet med framlegg til mandat og samansetting for delprosjekta, nyttar prosjektleiar ei ressursgruppe av rådgjevarar frå fagfelta juss, personal, informasjon, økonomi, organisasjon m.fl. Gruppa er ei fagleg beredskapsgruppe for avklaringar undervegs i prosjektarbeidet, og kan på lik line med andre kompetansemiljø trekkjast inn i delprosjekt. Gruppa kan òg få oppgåver knytt til kvalitetssikring. Planlegging vs. gjennomføring Vi skil generelt mellom planleggingsprosjekt (delutgreiingar som arbeider for å fram fakta og best muleg avgjerdsgrunnlag) og gjennomføringsprosjekt (gjennomføring av vedtekne tiltak). Planleggingsprosjektdelen treng ikkje ha ansvar for gjennomføring av konkrete tiltak, då ein her må finne føremålstenlege arbeidsdelingar mellom omstillingsprosjektet og lineorganisasjonen. Prosjektleiar er ansvarleg for framdrift og at aktivitetane samsvarer med gjeldande prosjektplan. Han har det operative ansvaret og legg til rette for realisering av avgjerder i styringsgruppa. Prosjektleiar sikrar at det vert utarbeidd planar med definering av mål, skildring av hovudaktivitetar, fastsetting av avgjerdspunkt og risikoanalysar. Delprosjekt og utgreiingar kan få ein eigen delprosjektleiar som rapporterer til prosjektleiar. Ressursgruppe Juss Personal Økonomi Informasjon Organisasjon Anna kompetanse Styringsgruppe (leiargruppa) Prosjektadministrasjon (prosjektleiar/ prosjektsekretær) Delprosjekt I Delprosjekt II Delprosjekt III Delprosjekt IV Delprosjekt V Ressursar i lineorg. Ressursar i lineorg. Ressursar i lineorg. Ressursar i lineorg. Ressursar i lineorg. Figur 2. Organisering av det administrative omstillingsprosjektet i Sogn og Fjordane fylkeskommune. 3.2 Kommunikasjonsstrategi Omstillingsprosessen set store krav til god kommunikasjon og informasjon. Fylkesrådmannen meiner det er behov for å heve den samla strategiske informasjons- og kommunikasjonskompetansen i organisasjonen. I samband med omstillingsarbeidet jobbar vi strategisk med kommunikasjon som eit verktøy for å nå prosjektet sine mål. Det bør vere eit førande prinsipp at all informasjon følgjer lina. Leiarane har eit særskilt ansvar for kommunikasjon og haldningsarbeid i prosessen. Medverknad og intern informasjon skal vektleggjast. Det er difor viktig å sikre god prosessdialog og faste kontaktpunkt mot fylkes- og lokaltillitsvalde, hovudsamarbeidsutvalet (HSU), verneomboda og lokale arbeidsmiljøutval. Leiargruppa møtest fast, og set av ein fast bolk til styringsgruppearbeid for omstillingsprosjektet. Informasjon frå gruppa må tilpassast aktørane sitt løpande informasjonsbehov. Interessentmodellen i avsnitt 4.3 skisserer elles nokre sentrale aktørar som bør takast særleg omsyn til i utarbeidinga av ein kommunikasjonsstrategi. 6
3.3 Rammer for det administrative omstillingsarbeidet Fylkesrådmannen legg rammer for arbeidet, og vil utvikle desse undervegs. Så langt gjeld følgjande: 1. Omstillingsarbeidet har ei samla tidsramme for perioden 2014 2019 2. Omstillingsprosjektet arbeider i første omgang fram mot FRM si saksførebuing til FT juni 2015 3. Gjennom ei matrisetilnærming skal styringsgruppa i hovudsak nytte organisasjonsinterne ressursar frå lineorganisasjonen i arbeidet med alle nødvendige delutgreiingar 4. Kostnadsrammer ved bruk av ekstern kompetanse er førebels sett til kr. 2 mill. per år. Fylkesrådmannen vurderer denne ressursbruken fortløpande. 5. Omstillingsprosjektet forheld seg elles til budsjetterte omstillingskostnader. Når fylkesrådmannen no trekkjer opp rammer for det administrative omstillingsarbeidet, legg ein til grunn at administrasjonen til ei kvar tid arbeider innanfor gjeldande politiske vedtak og føringar. 3.4 Milepelar og vedtakspunkt Fylkesrådmannen ser følgjande milepelar for budsjett- og økonomiplanprosessane eitt år fram i tid: Prosess Budsjett 2015 Vedtakspunkt Rammer for 2015 i finansutvalet 18.06.2014 Detaljbudsjett 2015 i hovudutvala sept. 14 Slutthandsaming i Fylkestinget des. 14 Budsjett 2016 Rammer for 2016 i finansutvalet 18.06.2014 Skisse til naudsynte tiltak i hovudutvala sept. 14 Vedtak i Fylkestinget des.14 Ev. utgreiingar og implement. i 2015 Økonomiplan 2016-19 Prosessvedtak i finansutvalet 18.06.2014 Hovudutvala utfordra oktober og november 14 Saldering av økonomiplan teknisk i FT des. 14 Økonomiplanarbeid våren 2015 Vedtak i fylkestinget juni 2015 Tabell 1: Milepelar/sentrale vedtakspunkt for perioden 24.09.2014 til FT juni 2015 Vedlegg 1 i denne prosjektplanen skal i prosjektperioden synleggjere pågåande og aktuelle aktivitetar som skal leie fram mot milepelane i arbeidet. Aktivitetsplanen skal haldast oppdatert, og vil såleis bli fortløpande utfylt og justert i tråd med styringsgruppa sine prioriteringar. 7
4. Prosjektorganisering 4.1 Prosjektverktøy og roller Fylkesrådmannen legg ikkje opp til at det skal nyttast eit avansert prosjektverktøy for oppretting av delprosjekt eller for status- og sluttrapportering i prosjektet. Dette skal gjerast så enkelt og oversiktleg som muleg, men der følgjande element alltid er ivaratekne: Delprosjektet sitt oppdrag vert formulert ut i eit eige, punktvis mandat. Kvart delprosjekt har ein leiar og ei delprosjektgruppe og avklarte ressursar til arbeidet. Delprosjekta fastset ein milepelsplan ut frå ein leveringsfrist fastsett av styringsgruppa. Prosjekteigar er prosjektet sin oppdragsgjevar. I det administrative omstillingsarbeidet er dette fylkesrådmannen. Prosjekteigar er leiar av styringsgruppa. Rolla som prosjekteigar inneber: Fastsetjing av mandat, og eit overordna ansvar for prosjektet og resultata ein kjem fram til. Ansvar for prosjektetablering, syte for ressursar og andre føresetnader, overvåke framdrifta gjennom rolla som leiar i styringsgruppa. Delegering av aktuelle fullmakter i arbeidet. Styringsgruppa er ansvarleg for forankring mot lineorganisasjonen. Styringsgruppa godkjenner prosjektet sitt mandat og overordna rammer i samråd med oppdragsgjevar. Alle avgjerder som påverkar omfang, tidsplan eller kostnad skal takast opp her. Styringsgruppa pliktar å engasjere seg i prosjektet, og skal vere tilgjengeleg for prosjektleiarar for diskusjonar og avgjerder undervegs. Prinsipp for prosjektorganiseringa Prosjektarbeidsforma kan arte seg på ulike måtar, alt etter kva for oppgåvetypar prosjektet skal løyse. Prosjektleiarprosessen (PLP) er ein prosjektstyringsmetode utvikla for ulike typar utviklingsprosjekt. Metoden fokuserer på ei klar faseinndeling for framdrifta, tydelege rollebeskrivingar, definerte milepelar og vedtakspunkt samt ei grundig identifisering av kritiske suksessfaktorar som grunnlag for målretta prosjektplanar og rammeverk. I oppbygginga av denne prosjektplanen legg vi prinsippa i PLP-metoden til grunn, sjølv om vi så langt ikkje har valt å bygge opp ein prosjektadministrasjon der heile mangfaldet av roller og organ er med. Fylkesrådmannen vil ved behov utvide prosjektorganisasjonen. Prosjektleiar/delprosjektleiarar er operativt ansvarleg for å styre prosjekt. Prosjektleiar skal: Leie og motivere prosjektdeltakarane mot prosjektet sine mål. Sjå til at prosjektet sine leveransar har rett kvalitet og vert leverte på tid og i samsvar med budsjett. Ta avgjerder innanfor rammene styringsgruppa set og rapportere til styringsgruppa. Føreta internkontroll og følgje opp avvik. Prosjektleiar har saman med sektorleiarar, gjensidig ansvar for å utvikle nødvendig samarbeid og relasjonar mellom prosjektorganisasjonen og den enkelte sektor. Prosjektsekretær samarbeider tett med prosjektleiar og styringsgruppa både i planleggings- og gjennomføringsdelane av prosjektet. Prosjektsekretær utarbeider prosjektplanar og andre strategiske dokument for hovudprosjektet og aktuelle delprosjekt, og kan ev. delta i/leie delprosjekt der det er føremålstenleg. Prosjektdeltakarar vert stilte til rådvelde frå lineorganisasjonen ved avgjerd i styringsgruppa, og skal medverke i delutgreiingar med bakgrunn i sin faglege kompetanse og organisasjonsmessige heimebase. 8
4.2 Risikoanalyse og kvalitetssikring Truslar for måloppnåinga i omstillingsarbeidet skal kartleggjast, og ein bør vurdere ulike risikoreduserande tiltak. I risikovurderinga tek vi utgangspunkt i følgjande hovudområde: Strategiske risikofaktorar Økonomiske risikofaktorar Operative risikofaktorar. Merk særleg at førebygging i høve til risikofaktorar vert arbeidd med kontinuerleg gjennom heile omstillingsperioden. Elementa vi var innom i avsnitt 2.3 Prosessdrivarar inngår også i denne fortløpande og kontinuerlege vurderinga. 4.3 Interessentanalyse Interessentanalysen vert nytta for å avdekke kva for interessentar som vert påverka, og som såleis er berørte, av omstillingsarbeidet. Interessentanalysen bør knytast tett opp mot arbeidet som er nemnt i avsnitt 3.2: Ein overordna informasjons- og kommunikasjonsstrategi for omstillingsarbeidet. Brukarar av fylkeskommunale tenester Tilsette i Sogn og Fjordane fylkeskommune Politisk nivå i Sogn og Fjordane fylkeskommune Omstillingsarbeidet Statlege organ og fagetatar Samarbeidspartar i den regionale partnarskapen Kommunane i Sogn og Fjordane Figur 3. Seks sentrale interessentar knytte til omstillingsarbeidet (døme på interessentkartlegging). Interessentar er personar eller grupper som blir positivt eller negativt berørte av prosjektet, eller dei kan sjølve påverke utviklinga i arbeidet. Interessentane kan ha ulike behov, forventningar og ønske til prosjektet, og det er vanleg å rangere interessentane for å kunne setje størst ressursar inn i kommunikasjon og samhandling med dei «viktigaste» partane. Dette vert det arbeidd vidare med for å utvikle ein best muleg kommunikasjons- og informasjonsstrategi i omstillingsarbeidet fram mot 2019. 9
Vedlegg 1: Fortløpande oppdatert aktivitetsplan 5 Med omsyn til arbeidsdelinga i aktivitetsplanen vil hovudansvaret for delprosjekt bli fordelt på prosjektleiing, sektorleiing og fylkesrådmannen. Alt utgreiingsarbeid, sektorovergripande og meir sektorspesifikke delprosjekt definert i aktivitetsplanen, skal rapporterast til den administrative styringsgruppa: 1. Delprosjekt Innhald Ansvar Ressursar Oppstart Milepelar Rapporteringspkt. Sluttleveranse 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Tabell 2: Aktivitetsplan for perioden 24.09.2014 til FT juni 2015: Versjon datert 12.09.2014. 5 Delprosjekta skal identifisere mulegheiter for effektivisering, og synleggjere synergiar i og på tvers av sektorar og tenesteområde. Arbeidet vil krevje mange av dei same ressursane, t.d. kompetanse frå bygge- og eigedomstenesta. Det er difor viktig med ein gjennomtenkt tidsplan / «logistikkplan» for dei ulike delutgreiingane.
Vedlegg 2: Fast administrativ organisering Lineorganisasjonen er den faste administrative organiseringa vår. Lineleiinga er dei leiarane som sit i lineeller basisorganisasjonen, og desse leiarane vil måtte «avgje» ressursar (personar) for at det administrative omstillingsprosjektet skal kunne gjennomførast (jf. figur 2 i hovuddokumentet). Det er viktig at både arbeids- og ressursfordelinga, kommunikasjonstilhøva og beslutningsansvarsdelinga mellom prosjektet og line-/basisorganisasjonen er klarlagt på ein tydeleg måte før ein startar arbeidet. Bygge- og eigedom Drift IKT Fylkesrådmannen FRM stab: Informasjonssjef Personalsjef Økonomisjef Andre funksjonar Innkjøp Løn og rekneskap Opplæring Samferdsle Plan og samfunn Næring Kultur Vidaregåande opplæring Statens Vegvesen (avtalebasert) Tannhelsetenesta Kulturinstitusjonar og tenester Figur 4. Organisering i Sogn og Fjordane fylkeskommune etter sektorprinsippet (lineorganisasjonen). Sogn og Fjordane fylkeskommune
Saksprotokoll Organ: Møtedato: 25.09.2014 Hovudsamarbeidsutvalet Sak nr.: 14/6029-2 Internt l.nr. 30105/14 Sak: 11/14 Tittel: Skriv og meldingar Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tek skrive og meldingar til vitande.
Side 1 av 5 Saksframlegg Saksbehandlar: Arvid Stenehjem, Fylkesrådmannen Sak nr.: 14/3221-2 Sjukefråvær 2. kvartal 2014 Framlegg til vedtak: Fylkesrådmannen rår hovudsamarbeidsutvalet til å gjere slikt vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tek statistikken over sjukefråværet til orientering og ber einingane følgje opp dei sjukmelde og arbeide for å identifisere årsaker og finne mottiltak til fråvær som kan vere arbeidsmiljørelaterte. Vedlegg: Hovudtabell 2. kvartal 2014 SAKSFRAMSTILLING 1. Samandrag Dei registrerte fråværstala syner nedgang i dette kvartalet samanlikna med andre kvartal i 2013. Vi registrerte no ved første kvartal eit samla fråvær på 3,3 %. Dette er 1,2 prosentpoeng under registreringane frå tilsvarande periode eitt år tilbake. I høve stabiliseringsmålet på gjennomsnittleg 5 % ligg vi ved dette kvartalet 1,7 prosentpoeng under. I tråd med etablert praksis ber vi einingar som registrerer over seks prosent gi ei særskild tilbakemelding/analyse til rådmann jf. sak 09/63-1. Hensikta er at eininga skal kommenterer om fråværet har eller kan ha samanheng med forhold i arbeidsmiljøet og kva tiltak eininga ser for seg kan setjast inn for å motverke slike fråvær. Alle einingane/lamu-områda rapporterte fråvær under seks prosent i dette første kvartalet. Faktisk registrerte alle einingane i denne perioden gjennomsnittsfråvær under stabiliseringsmålet på fem prosent. 2. Hovudfunn andre kvartal Fråværsstatistikken skal tene som grunnlag for å avdekkje mogelege problem i arbeidsmiljøet. Den kan også bidra til å identifisera arbeidstakarar som treng spesiell oppfølging frå eininga eller med bistand frå andre støttespelarar som til dømes vår leverandør av bedriftshelsetenester Stamina Helse AS eller frå rådgjevar ved Frm-personal. Framlegging av sjukefråværstal og statstikk har heimel i arbeidsmiljølova 5-1 og i folktrygdlova 25-2.
Side 2 av 5 Statistikken frå Sogn og Fjordane fylkeskommune omfattar opplæringssektoren, tannhelsetenesta og sentraladministrasjonen kvar for seg. Sentraladministrasjonen inkluderer tilsette på fylkeshusert i Leikanger og sentraladministrasjonen sin kulturavdeling og ander avdelingar sine satellittkontor lokalisert til Storehagen Amfi i Førde. Under nemninga «Andre» har vi samla resten av organisasjonen. i 2. kvartal 2014 Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Kvinner Sentraladm. 5159,3 32,4 131,9 22,4 55,1 43 43,8 164,3 3,2 Menn Sentraladm. 5743,3 14,8 61,2 9,8 15 8,8 42,4 76 1,3 Sum Totalt Sentraladm. 10902,6 47,2 193,1 32,2 70,1 51,8 86,2 240,3 2,2 Kvinner Opplæring 28775,8 165,6 1156,5 176,6 412,6 690,3 42,6 1322,1 4,6 Menn Opplæring 25373,6 89,2 488,1 98,2 178,2 264,5 36,4 577,3 2,3 Sum Totalt Opplæring 54149,4 254,8 1644,6 274,8 590,8 954,8 79 1899,4 3,5 Kvinner Tannhelse 5066,4 38,3 151,6 36,1 88,3 65,5 0 189,9 3,7 Menn Tannhelse 855,1 8,4 4 4,4 8 0 0 12,4 1,5 Sum Totalt Tannhelse 5921,5 46,7 155,6 40,5 96,3 65,5 0 202,3 3,4 Kvinner Andre 1879,3 20,8 68,7 15,8 29,6 20,4 23,7 89,5 4,8 Menn Andre 1081,6 3 32,7 0 30,2 5,5 0 35,7 3,3 Sum Totalt Andre 2960,9 23,8 101,4 15,8 59,8 25,9 23,7 125,2 4,2 Sum totalt kvinner 40880,8 257,1 1508,7 283,6 573,5 820 110,1 1765,8 4,3 Sum totalt menn 33053,6 115,4 586 117,6 225,2 312,4 80,2 701,4 2,1 SUM 73934,4 372,5 2094,7 363,3 817 1098 188,9 2467,2 3,3 Tabell 1. Samla fråværsstatistikk frå 2. kvartal 2014 Tabell 1 over viser det samla sjukefråværet for heile Sogn og Fjordane fylkeskommune (alle einingane) i 2. kvartal 2014. Vi registrerte eit samla fråvær på 3,3 % ved dette kvartalet. Til samanlikning registrerte vi 4,5 % ved andre kvartal i 2013. Sjå kommentarar knytt til sektorane under. 2. Kommentar til dei einskilde tenesteområda Tenesteområde vidaregåande opplæring Som vanleg registrerar nokre einingar særs låge fråværstal medan andre viser høgare tal. Gjennomgåande viser dei vidaregåande skula noko lågare fråværstal dette kvartalet enn tilsvarande periode i fjor. Kun Flora vidaregåande skule registrerer fråvær over stabiliseringsmålet på 5 % denne perioden. Gjennomsnittleg registrering for tenesteområdet er 3,5 % der kvinner er ute med 4,6 % av sin tilgjengelege arbeidsressurs og menn tilsvarande med 2,3 %. 2. kvartal 2014 Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Kvinner Opplæring 28775,8 165,6 1156,5 176,6 412,6 690,3 42,6 1322,1 4,6 Menn Opplæring 25373,6 89,2 488,1 98,2 178,2 264,5 36,4 577,3 2,3 Sum Totalt Opplæring 54149,4 254,8 1644,6 274,8 590,8 954,8 79 1899,4 3,5 Tabell 2. Statistikk frå opplæringssektoren andre kvartal 2014 Kommentar i I gruppa «Andre» finn vi fylkesbiblioteket, fylkesarkivet inkl. kommunearkivordninga, Fylkesmusikarar, PPT Sogndal, PPT Eid/Vågsøy og sekretariatet for kontrollutvalet samt våre løna politikarar.
Side 3 av 5 Flora vidaregåande skule registrerte fråvær over stabiliseringsmålet med 5,8 %. Fråvær over 6% utløyser krav om særskild rapportering. Grafikk 1.) Gjennomsnittleg fråvær begge kjønn ved tenesteområdet dei vidaregåande skulane (inkludert Fagskulen i Sogn og Fjordane og landslineskulen i Aurland) Tabell 3 under viser detaljerte registreringar fordelt mellom høvesvis kvinner, menn og gjennomsnittet for begge kjønna. Om avvika mellom kjønna er stort, drøfter LAMU dette i sine kvartalsvise møter. Den relative andelen kvinner vs menn må også adresserast når LAMU kommenterer fråværet. Arbeidstad KJ Bemanning Mogelege dagsv. netto Egenm. fråvær dagsv. Sjukem. dagsv S.fråvær 1-3 dagsv Fråvær 4-16 dagsv Fråvær 17-56 dagsv Fråvær > 56 dagsv Sum fråvær dagsv Fråværs prosent ÅRDAL VIDAREGÅANDE SKULE K 32,0 1 501 14,2 31,7 14,2 15,5 16,2 0,0 45,9 3,06 M 23,0 1 142 0,0 24,0 0,0 3,0 0,5 20,5 24,0 2,10 ÅRDAL VIDAREGÅANDE SKULE 55,0 2 642,8 14,2 55,7 14,2 18,5 16,7 20,5 69,9 2,64 LUSTER VIDAREGÅANDE SKULE K 30,0 1 453 9,1 70,8 9,1 22,8 48,0 0,0 79,9 5,50 M 6,0 293 0,0 6,0 0,0 0,0 6,0 0,0 6,0 2,05 LUSTER VIDAREGÅANDE SKULE 36,0 1 746,1 9,1 76,8 9,1 22,8 54,0 0,0 85,9 4,92 SOGNDAL VIDAREGÅANDE SKULE K 81,0 4 111 28,3 249,6 21,0 71,4 185,4 0,0 277,9 6,76 M 79,0 4 147 16,4 80,3 14,4 26,2 49,1 7,0 96,7 2,33 SOGNDAL VIDAREGÅANDE SKULE 160,0 8 257,3 44,7 329,9 35,4 97,6 234,5 7,0 374,6 4,54 HØYANGER VIDAREGÅANDE SKULE K 23,0 1 121,4 3,4 13,7 3,4 0,0 7,2 6,5 17,1 1,52 M 22,0 1 086,6 4,2 4,0 8,2 0,0 0,0 0,0 8,2 0,75 HØYANGER VIDAREGÅANDE SKULE 45,0 2 208,0 7,6 17,7 11,6 0,0 7,2 6,5 25,3 1,15 MO OG JØLSTER VIDAREG SKULE K 36,0 1 740 19,2 111,2 15,4 40,9 57,6 16,5 130,4 7,49 M 37,0 1 797 10,7 23,5 12,7 9,0 12,5 0,0 34,2 1,90 MO OG JØLSTER VIDAREG SKULE 73,0 3 536,6 29,9 134,7 28,1 49,9 70,1 16,5 164,6 4,65 MO OG ØYRANE VIDAREGÅANDE SKULE K 56,0 2 732 7,5 92,8 7,5 33,3 43,8 15,7 100,3 3,67 M 52,0 2 806 8,6 3,6 8,6 3,6 0,0 0,0 12,2 0,43 MO OG ØYRANE VIDAREGÅANDE SKULE 108,0 5 537,6 16,1 96,4 16,1 36,9 43,8 15,7 112,5 2,03 HAFSTAD VIDAREGÅANDE SKULE K 40,0 2 043 6,9 75,4 10,9 42,8 28,5 0,0 82,3 4,03 M 27,0 1 317 13,0 47,4 13,0 18,6 28,8 0,0 60,4 4,59 HAFSTAD VIDAREGÅANDE SKULE 67,0 3 360,4 19,9 122,8 23,9 61,4 57,3 0,0 142,7 4,25 FAGSKULEN I Sogn og Fjordane K 9,0 375 4,3 4,0 4,3 0,0 4,0 0,0 8,3 2,21 M 18,0 839 1,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,12 FAGSKULEN I Sogn og Fjordane 27,0 1 214,0 5,3 4,0 5,3 0,0 4,0 0,0 9,3 0,77 DALE VIDAREGÅANDE SKULE K 18,0 833 10,7 34,4 11,2 23,5 10,4 0,0 45,1 5,41 M 22,0 1 096 2,8 0,0 2,8 0,0 0,0 0,0 2,8 0,26 DALE VIDAREGÅANDE SKULE 40,0 1 929,5 13,5 34,4 14,0 23,5 10,4 0,0 47,9 2,48 FLORA VIDAREGÅANDE SKULE K 63,0 3 295 14,1 256,9 16,1 86,0 168,9 0,0 271,0 8,23 M 47,0 2 571 10,0 61,1 10,0 30,5 30,7 0,0 71,1 2,77 FLORA VIDAREGÅANDE SKULE 110,0 5 865,5 24,1 318,0 26,1 116,5 199,6 0,0 342,1 5,83 FIRDA VIDAREGÅANDE SKULE K 45,0 2 365 9,6 113,8 19,6 3,4 100,4 0,0 123,4 5,22 M 34,0 1 654 4,3 15,0 4,3 15,0 0,0 0,0 19,3 1,17 FIRDA VIDAREGÅANDE SKULE 79,0 4 019,2 13,9 128,8 23,9 18,4 100,4 0,0 142,7 3,55 STRYN VIDAREGÅANDE SKULE K 34,0 1 701 9,0 22,7 5,0 26,7 0,0 0,0 31,7 1,86 M 38,0 1 904 4,6 61,0 4,6 21,0 40,0 0,0 65,6 3,44 STRYN VIDAREGÅANDE SKULE 72,0 3 605,6 13,6 83,7 9,6 47,7 40,0 0,0 97,3 2,70 EID VIDAREGÅANDE SKULE K 47,0 2 390 13,0 26,0 13,0 26,0 0,0 0,0 39,0 1,63 M 36,0 1 970 8,6 73,5 10,6 21,5 50,0 0,0 82,1 4,17 EID VIDAREGÅANDE SKULE 83,0 4 359,6 21,6 99,5 23,6 47,5 50,0 0,0 121,1 2,78 MÅLØY VIDAREGÅANDE SKULE K 43,0 2 172 16,5 40,8 25,5 14,5 13,3 4,0 57,3 2,64 M 39,0 2 158 1,0 52,4 4,0 15,4 34,0 0,0 53,4 2,47 MÅLØY VIDAREGÅANDE SKULE 82,0 4 330,5 17,5 93,2 29,5 29,9 47,3 4,0 110,7 2,56 SOGN JORD- OG HAGEBRUKSSKULE K 24,0 943 0,0 12,7 0,5 5,7 6,5 0,0 12,7 1,35 M 16,0 593 4,0 36,2 4,0 14,3 13,0 8,9 40,2 6,78 SOGN JORD- OG HAGEBRUKSSKULE 40,0 1 536,6 4,0 48,9 4,5 20,0 19,5 8,9 52,9 3,44 Sum skulane 2. kv 2014 K 581,00 28775,70 165,80 1156,50 176,70 412,50 690,20 42,70 1322,30 4,60 M 496,00 25373,60 89,20 488,00 98,20 178,10 264,60 36,40 577,20 2,27 1077,00 54149,3 255 1644,5 274,9 590,6 954,8 79,1 1899,5 3,51 Tabell 3) Andre kvartal 2014 frå tenesteområdet dei vidaregåande skulane
Eit døme på avvik mellom kjønna er Sogndal vidaregåande skule der kvinner er registret med 6,8 % og menn med 2,3 %. Gjennomgåande registrere kvinner eitt prosentpoeng høgare fråvær enn menn. Her er skilnaden så stor at LAMU bør leite etter samanhengar. Side 4 av 5 Tannhelsetenesta Den offentlege tannhelsetenesta i Sogn og Fjordane er organisert som ein institusjon med direktør for tannhelsetenesta som øvste leiar, deretter assisterande direktør, rådgjevar og førstekonsulentar i sentral stab. Det er totalt 29 klinikkar fordelt på 26 kommunar. Av desse er 6 ambuleringsklinikkar utan fast bemanning. I tillegg er det ein klinikk på Førde Sentralsjukehus som tilbyr narkosebehandling. Denne narkoseklinikken vert drifta saman med Helse Førde. Tannklinikkane rapporterer til den sentrale staben. Klinikksjefen er lokal leiar med ansvar for dagleg drift og avgrensa personalansvar ved tannklinikkane. 2. kvartal 2014 Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Kvinner Tannhelse 5066,4 38,3 151,6 36,1 88,3 65,5 0 189,9 3,7 Menn Tannhelse 855,1 8,4 4 4,4 8 0 0 12,4 1,5 Sum Totalt Tannhelse 5921,5 46,7 155,6 40,5 96,3 65,5 0 202,3 3,4 Tabell 4) Andre kvartal 2014 frå tannhelsetenesta Ved andre kvartal i fjor registrerte tenesta eit samla snitt på 5,8 %. Tale viser no ein nedgang til 3,4 %. Når vi ser på klinikknivå viser dette at 9 klinikkar/kontor/funksjonar som har null fråvær i perioden. 8 klinikkar/kontor har fråvær 5 % eller høgare. S av desse har fråvær over 6 % i perioden. Samla registrerar tenesta 3,4 % og det utløyser ikkje kravet til eigenanalyse/eigenrapport frå eininga sitt LAMU. Tannhelsetenesta er kjenneteikna av mange små eininga og vil med det få store prosentvise utslag om ein tilsett er ute i langtidsfråvær. Sentraladministrasjonen Sentraladministrasjonen har hovudsete på Leikanger fylkeshuset og i Førde - Storehagen Amfi der kulturavdelinga har hushald. I tillegg husar ein i Førde fleire kontorplassar for medarbeidarar frå fleire avdelingar i sentraladministrasjonen. Fleire tilsette der høyrer til ytre kultursektor. Her i denne samanheng er dei plassert under gruppa Andre. Eininga er rimeleg sektordelt men har det til felles at kontorarbeid kjenneteikna arbeidsmiljøet. Det er likevel variasjonar mellom sektorane/avdelingane både i storleik og sjukefråværstal. Små einingar med få tilsette vil få høge fråværstal rekna i prosent om ein eller få vert lenge borte frå arbeidet. Samla sett registrerar sentraladministrasjonen på snittet 2,2 %. Kvinner står for 3,2 % og menn 1,3 %. Gjennomsnittleg fråværstal ligg i denne perioden langt under ( 2,8 prosentpoeng) resultatsmålet for verksemda samla. Det er heller ikkje registret større sprik mellom avdelingane. 2. kvartal 2014 Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Kvinner Sentraladm. 5159,3 32,4 131,9 22,4 55,1 43 43,8 164,3 3,2 Menn Sentraladm. 5743,3 14,8 61,2 9,8 15 8,8 42,4 76 1,3 Sum Totalt Sentraladm. 10902,6 47,2 193,1 32,2 70,1 51,8 86,2 240,3 2,2 Tabell 5) Andre kvartal 2014 frå sentraladministrasjonen Gruppa andre I denne gruppa finn ein ytre kultursektor med fylkesbiblioteket, fylkesarkivet inkludert kommunearkivordninga, fylkesmusikarar, (fylkessenteret for musikkterapi) og PPT i
Side 5 av 5 Eid/Vågsøy samt i Sogndal. Gruppa inkluderer også politikarane og sekretariatet for kontrollutvalet. 2. kvartal 2014 Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Kvinner Andre 1879,3 20,8 68,7 15,8 29,6 20,4 23,7 89,5 4,8 Menn Andre 1081,6 3 32,7 0 30,2 5,5 0 35,7 3,3 Sum Totalt Andre 2960,9 23,8 101,4 15,8 59,8 25,9 23,7 125,2 4,2 Tabell 6) Andre kvartal 2014 for gruppa andre I denne gruppa finn vi eitt spenn mellom 0 % til 11,9 % fråvær. Gjennomsnittleg er gruppa registrert med 4,2 % fråvær i andre kvartal i år. Fråværet er fordelt mellom kjønna slik; kvinner 4,8 % og menn 3,3 %. Her er både høvesvis store og små grupper av tilsette. Den største eininga i gruppa utanom politikarane er fylkesarkivet (saman med kommunearkivet) som har 13 tilsette. Dei registrerar 3,9 % fråvær. Eininga bibliotekføremål med 8 tilsette registrerte 11,9 % fråvær i perioden. Det er LAMU Ytre kultursektor som pr. i dag rapporterer frå dette tenesteområdet. 3. Utvikling over tid Den grafiske framstillinga under viser det registrerte fråværet frå første kvartal 2011 til og med 2. kvartal i 2014. Fråværet ligg framleis på eit høvesvis lågt gjennomsnitt. No ved andre kvartal registrerar vi ein nedgang frå den førre registreringa med 2,3 prosentpoeng. Tilsvarande svingingar er det normale og følgjer ein forventa utviklingsgang i ein årssyklus. Grafikk 2) Fråværsutvikling kvinner og menn - alle einingane frå 1. kvartal 2011 til og med 2. kvartal 2014 5. Konklusjon/tilråding Registreringane det første andre viste at vi låg i gjennomsnitt 1,7 prosentpoeng under stabiliseringsmålet på 5 %. Dei registrerte fråværstala syner nedgang samanlikna med førre kvartal. Trenden over tid viser stabilitet på eit høvesvis lågt nivå. Fylkesrådman opprettheld kravet til at einingar med registret kvartalsfråvær på eller over 6 % rapporter etter den gjevne malen. Aktuelle einingar vil på denne måten skaffar seg eit særleg innblikk på leit etter mogeleg arbeidsmiljørelatert fråvær og med kan setje inn førebyggande tiltak. I denne perioden registrerte ingen einingar fråværstal over 6 %. Fylkesrådman rår til at hovudsamarbeidsutvalet tek statistikken over sjukefråværet til orientering og ber einingane følgje opp dei sjukmelde og arbeide for å identifisere årsaker og finne mottiltak til fråvær som kan vere arbeidsmiljørelaterte.
Hovudtabell 2. kvartal 2014 2. kvartal 2014 Det legemeldte sjukefråværet fordelt på lengdekategoriar Mogelege Eigenmeldte Sjukmeldte Fråvær Fråvær Fråvær Fråvær Totalt dagsverk fråvær 1-3 dagar 1-3 4-16 17-56 >56 fråvær Fråværs Br. Org. netto dagsverk tal tilfelle dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk dagsverk prosent Fråvær 1 til 3 dagar Fråvær 4 til 16 dagar Fråvær 17 til 56 dagar Fråvær > 56 dagar Kvinner Sentraladm. 5159,3 32,4 131,9 22,4 55,1 43 43,8 164,3 3,2 0,4 1,1 0,8 0,8 3,2 Menn Sentraladm. 5743,3 14,8 61,2 9,8 15 8,8 42,4 76 1,3 0,2 0,3 0,2 0,7 1,3 Sum Totalt Sentraladm. 10902,6 47,2 193,1 32,2 70,1 51,8 86,2 240,3 2,2 0,3 0,6 0,5 0,8 2,2 Kvinner Opplæring 28775,8 165,6 1156,5 176,6 412,6 690,3 42,6 1322,1 4,6 0,6 1,4 2,4 0,1 4,6 Menn Opplæring 25373,6 89,2 488,1 98,2 178,2 264,5 36,4 577,3 2,3 0,4 0,7 1,0 0,1 2,3 Sum Totalt Opplæring 54149,4 254,8 1644,6 274,8 590,8 954,8 79 1899,4 3,5 0,5 1,1 1,8 0,1 3,5 Kvinner Tannhelse 5066,4 38,3 151,6 36,1 88,3 65,5 0 189,9 3,7 0,7 1,7 1,3 0,0 3,7 Menn Tannhelse 855,1 8,4 4 4,4 8 0 0 12,4 1,5 0,5 0,9 0,0 0,0 1,5 Sum Totalt Tannhelse 5921,5 46,7 155,6 40,5 96,3 65,5 0 202,3 3,4 0,7 1,6 1,1 0,0 3,4 Kvinner Andre 1879,3 20,8 68,7 15,8 29,6 20,4 23,7 89,5 4,8 0,8 1,6 1,1 1,3 4,8 Menn Andre 1081,6 3 32,7 0 30,2 5,5 0 35,7 3,3 0,0 2,8 0,5 0,0 3,3 Sum Totalt Andre 2960,9 23,8 101,4 15,8 59,8 25,9 23,7 125,2 4,2 0,5 2,0 0,9 0,8 4,2 SUM tot legemeldt fråvær Sum totalt kvinner 40880,8 257,1 1508,7 283,6 573,5 820 110,1 1765,8 4,3 0,7 1,4 2,0 0,3 4,4 Sum totalt menn 33053,6 115,4 586 117,6 225,2 312,4 80,2 701,4 2,1 0,4 0,7 0,9 0,2 2,2 SUM 73934,4 372,5 2094,7 363,3 817 1098 188,9 2467,2 3,3 0,5 1,1 1,5 0,3 3,3 Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Andre 3,3 Andre 4,8 Tannhelse 1,5 Tannhelse 3,7 Opplæring 2,3 Opplæring 4,6 Sentraladm. 1,3 Sentraladm. 3,2 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Sjukefråvær delt i lengdekategoriar (heil line = kvinner, stipla line = menn) Fråvær 1 til 3 dagar Fråvær 4 til 16 dagar Fråvær 17 til 56 dagar Fråvær > 56 dagar Frm-personal A. Stenehjem
Saksprotokoll Organ: Møtedato: 25.09.2014 Hovudsamarbeidsutvalet Sak nr.: 14/3221-6 Internt l.nr. 30106/14 Sak: 12/14 Tittel: Sjukefråvær 2. kvartal 2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tek statistikken over sjukefråværet til orientering og ber einingane følgje opp dei sjukmelde og arbeide for å identifisere årsaker og finne mottiltak til fråvær som kan vere arbeidsmiljørelaterte.
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Arvid Stenehjem, Fylkesrådmannen Sak nr.: 14/6047-2 Revisjon av verdigrunnlaget Fylkesrådmannen rår hovudsamarbeidsutvalet til å gjere slikt vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet sluttar seg til utkastet til revidert verdigrunnlag. Vedlegg: Revisjon av verdigrunnlaget Andre dokument som ikkje ligg ved: Ingen SAKSFRAMSTILLING 1. Samandrag Fylkesrådmannen legg no fram eit drøftingsutkast til revisjon av verdigrunnlaget. 2. Bakgrunn for saka Dei samla etiske styringsverktøya i fylkeskommunen består i dag av (1) etiske prinsipp og (2) etiske retningsliner (fastsett av fylkestinget i 1993), (3) verdigrunnlaget (fastsett av fylkesrådmannen i 2001), (4) regelverk for leiarar i fylkeskommunen (avleia av verdigrunnlaget) og (5) reglar for varsling. Styringsverktøya er distribuert til alle tilsette og nytta overfor alle nye tilsette. Dei seinare åra har regelverket vore teke inn i dei årlege budsjetta. Du finn også eit oversyn på portalen under fana «Styringssystem». På leiarsamlinga i Florø i fjor haust tok fylkesrådmannen til orde for at vi kanskje bør revidere og forenkle det etiske styringssystemet. Dei samla etiske styringssverktøya inneheld svært mange ulike punkt, og det litt vanskeleg å skilje mellom alle «oppramsingane». Nokre punkt glir litt over i kvarandre, nokre ting kan vere utegløymd utan at dette er lett å oppdaga. 3. Prosess og forankring i organisasjonen Utkastet vert lagt fram for fylgjande organ til fråsegn, slik: FU 24. september til orientering og førebels drøfting HSU 25. september, til orientering og drøfting Rektormøtet 26. september til orientering og drøfting. Rektorane tek dette så opp i sine leiargrupper til drøfting og fråsegn innan 15. okt. Klinikksjefmøte den xxxx til drøfting og fråsegn innan 15. okt. Avdelingane og tenestene i fylkeshuset til drøfting og fråsegn innan 15. okt. Leiarsamlinga 19. okt. til orientering om prosess og resultat. Leiargruppa handsamar den 3. nov endeleg framlegg etter høyringsrunden.
Side 2 av 2 Saka vert sendt fu den 19. nov. Handsaming i fu den 26. nov. Handsaming i ft den 9. des. Ønskjer hovudsamarbeidsutvalet ta opp saka til ny vurdering når høyringsinnspela eller eventuelle fråsegn er kjende, og før saka vert sendt til fylkesutvalet, må eit slikt møte komme i stand før 16. november. 4. Konklusjon Utkast til nytt verdigrunnlag vert no drøfta i det partsamensette hovudsamarbeidsutvalet som lekk i ei viktig forankring for vidare høyring.
1 S A K S F Ø R E L E G G REVISJON AV VERDIGRUNNLAGET Bakgrunn Dei samla etiske styringsverktøya i fylkeskommunen består i dag av (1) etiske prinsipp og (2) etiske retningsliner (fastsett av fylkestinget i 1993), (3) verdigrunnlaget (fastsett av fylkesrådmannen i 2001), (4) regelverk for leiarar i fylkeskommunen (avleia av verdigrunnlaget) og (5) reglar for varsling. Styringsverktøya er distribuert til alle tilsette og nytta overfor alle nye tilsette. Dei seinare åra har regelverket vore teke inn i dei årlege budsjetta. Du finn også eit oversyn på portalen under fana «Styringssystem». Regelverket gjeld også folkevalde og vert brukt ved opplæringa av nye folkevalde. På leiarsamlinga i Florø i fjor haust tok fylkesrådmannen til orde for at vi kanskje bør revidere og forenkle det etiske styringssystemet. Dei samla etiske styringssverktøya inneheld svært mange ulike punkt, og det litt vanskeleg å skilje mellom alle «oppramsingane». Nokre punkt glir litt over i kvarandre, nokre ting kan vere utegløymd utan at dette er lett å oppdaga. Verdigrun nlag Retingsliner for kvar verdi Konkrete døme for kvar retningsline/verdi I innleiinga i Florø gjorde fylkesrådmannen eit poeng av at vi i arbeidet med verdigrunnlaget bør kunne tenke oss eit hierarki slik: Eit slikt to til tre-nivå hierarki må også gjelde for leiarane. I tillegg må vi kunne stille nokre ekstra krav til desse.
2 Fylkesrådmannen sin presentasjon og ei kortfatta oppsummering av den påfølgjande grupperefleksjonen følgjer vedlagt. Verdigrunnlag Retingsliner for kvar verdi og konkrete døme for kvar retningsline/verdi Fylkesrådmannen legg no fram eit drøftingsutkast til revisjon av verdigrunnlaget som inneheld øvste delen av verdipyramiden; overordna verdiar og nærare forklaringar til desse. Vidare er det freista å gje døme og retningsliner for kvar verdi; altså har vi slege saman dei to nedste områda i trekanten: Utgangspunkt for eit verdigrunnlag Eksisterande verdigrunnlag I sak til Fylkestinget i 1993 om etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Sogn og Fjordane heiter det i føremålsparagrafen: «Føremål Føremålet med retningslinene (etiske retningsliner) er å skape betre medvit om haldningar og etikk og dermed å styrke innbyggarane sin tillit til administrasjon og politikk i fylkeskommunen.» Eg meiner at dette også er eit godt utgangspunkt for revisjonsarbeidet. Kommunelova Også kommunelova sine føremålsparagrafar er eit sentralt grunnlag for verdigrunnlaget. «1 Lovens formål. Formålet med denne lov er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard.. 4 Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning» Desse to paragrafane var nye då vi fekk ny kommunelov i 1993.
3 Verdisett i endring Profilen på verdisettet i offentleg forvaltning har endra seg mykje på 20 år. Fokus i vårt eige eksisterande har i stor grad vore prega av eit internt fokus med særleg vekt på medarbeidarar og organisasjon. I høve eit meir moderne heilskapleg verdisett er det minder fokus på verdiar som openheit, service, korrupsjonsutfordringar og intern kontroll. Eit eksempel på ein nyare tilnærming til verdi- og idégrunnlag i offentlege organisasjonar finn vi m.a. hjå Domstolane i Norge(sjå figur til venstre) Ved utarbeiding av eit revidert verdigrunnlag for fylkeskommunen, kan dette vere ei openberr kjelde til inspirasjon Ei anna slik kjelde kan vere KS sin etikkportal. Sentrale stikkord frå denne portalen er habilitet, etikk og tenestekvalitet, antikorrupsjon, varsling, eigenkontroll, openheit og tillit. Verdiar basis og verkemåte Ei verksemd kan ikkje styrast berre med mål og reglar. Eit idégrunnlag og ein visjon dekker eit immaterielt styringsbehov og skapar større fleksibilitet i leiing og styring. Idégrunnlaget er summen av verksemdsideen (grunnlaget for at vi er til) og verdigrunnlaget. Til hjelp i arbeidet med å utvikle eit revidert verdigrunnlag tek vi utgangspunkt i ein slikt tenkt( av di vi ikkje tidlegare har utarbeidd det) verksemdsidé for fylkeskommunen: Demokratisk forankra og vernar om demokratiet Leverer gode tenester og bidreg til utvikling av fylket Har høg tillit i samfunnet Eit verdigrunnlag verkar ikkje i eit vakuum. Fylkeskommunen sitt verdigrunnlag handlar om tilhøvet til: Samfunnet Organisasjonen Veljarane Tilsette Brukarane Miljøet