Møteprotokoll Arendal kontrollutvalg Dato: 02.11.2016 kl. 9:00 11:30 Sted: Arendal kultur- og rådhus, komiterom 252 Arkivsak: 15/10150 Til stede: Møtende varamedlemmer: Per-Jakob Haakstad (leder), Liv Andersen (nestleder), Anne Rostad (medlem), Kristen Bjormyr (medlem), Terje Stiansen (medlem) - Forfall: - Andre: Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår, sak 44-45/16 Kommunalsjef Bente Rist, sak 47/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes, sak 44-48/16 Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke Hovedrevisor Thorny Grethe Olsen Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 6/16 15/10150-45 Godkjenning av innkalling 2.11.2016 3 Møteprotokoll 6/16 15/10150-44 Godkjenning av protokoll 7.9.2016 4 Saker til behandling 44/16 16/13109-1 Orientering om tildeling av sykehjemsplasser 5 1
45/16 15/16251-33 Utfordringer i barnevernet 6 46/16 16/02825-9 Orienteringer fra revisor 2.11.2016 7 47/16 16/13092-1 Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2016 8 48/16 16/11726-1 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Arendal kommune 9 49/16 16/02828-11 Referatsaker 2.11.2016 10 50/16 16/02833-11 Eventuelt 2.11.2016 11 Arendal, 02.11.2016 Per-Jakob Haakstad Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 6/16 Godkjenning av innkalling 2.11.2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 6/16 Innkalling til møte 2.11.2016 godkjennes. Innkalling til møte 2.11.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 6/16 Godkjenning av protokoll 7.9.2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 6/16 Protokoll fra møte 7.9.2016 godkjennes. Protokoll fra møte 7.9.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 44/16 Orientering om tildeling av sykehjemsplasser 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 44/16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår redegjorde for: - dekningsgrad for institusjonsplasser i Arendal kommune, - prosessen fra søknad til vedtak om institusjonsplass (inkl. klageadgang og antall klager) i Arendal kommune, og - hvordan innbyggere i Arendal kommune med behov for institusjonsplass ivaretas når det ikke er ledige plasser. Hun orienterte også om hvordan utviklingen videre ser ut, på kort og lang sikt, og svarte også på spørsmål. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget peker på betydningen av tilpassing av tjenestetilbudet til faktiske behov, og vil følge med på utviklingen. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget peker på betydningen av tilpassing av tjenestetilbudet til faktiske behov, og vil følge med på utviklingen. 5
45/16 Utfordringer i barnevernet 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 45/16 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget avgjør senere i valgperioden om det er aktuelt å få nye orienteringer eller gjennomføre forvaltningsrevisjon innen barnevern etter vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon. Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår redegjorde for bystyrets vedtak i sak 158/16 På vei mot en offensiv og kompetent barneverntjeneste til beste for barna i Arendal kommune, og svarte på spørsmål. Sykefraværet i barnevernet er redusert fra ca. 40 % til ca. 8,5 %. Ny barnevernleder i gang. Hun svarte på spørsmål om avisoppslag knyttet til barnevernvakten sin bruk av Facebook, som ble avsluttet umiddelbart da det ble avdekket. I tillegg kommenterte hun sak om at barnevernvakten ikke ble flyttet til ny politistasjon da denne ble opprettet. Arbeid med å rette opp dette er i gang. Endringsforslag fremsatt i møtet: Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget følger den videre utviklingen i barnevernet tett. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget følger den videre utviklingen i barnevernet tett. 6
46/16 Orienteringer fra revisor 2.11.2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 46/16 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Thorny Grethe Olsen orienterte om løpende revisjonsoppgaver og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes bistod i orienteringen. Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke orienterte om status og endret tidsplan for forvaltningsrevisjonen Kommunale foretak i Arendal kommune, og svarte på spørsmål. Saken tas til orientering. 7
47/16 Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 47/16 Redegjørelsen tas til orientering. Kommunalsjef Bente Rist redegjorde for økonomisk situasjon i Arendal kommune pr. 2. tertial 2016 og svarte på spørsmål. Hun oppsummerte følgende største utfordringer for kommunen fremover: - demografisk utvikling - levekår - skaffe handlingsrom for å takle utfordringene som kommer Redegjørelsen tas til orientering. 8
48/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Arendal kommune 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 48/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 for Arendal kommune tas til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om revisjonens begrepsbruk, da særlig kvalitetskontrollens rolle i kontrollutvalgets påseansvar, nummererte brev, forbehold og presisering i revisjonsberetning. Vesentlighetsgrense og risikovurderinger legger grunnlaget for strategi for regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016. Faktisk økonomisk internkontroll påvirker behov for bruk av ressurser til revisjon. Dokumentet viser vurderinger knyttet til revisjonsoppdraget i Arendal kommune. Overordnet revisjonsstrategi 2016 for Arendal kommune tas til orientering. 9
49/16 Referatsaker 2.11.2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 49/16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget ble referert. 2. Høstkonferanse Temark 23.11.2016. Påmelding direkte til marianne.lundeberg@temark.no eller mobil 901 14 543 innen 4.11.2016. 3. Første møte 2017: 5.1.2017 kl. 12:00 4. Neste møte 7.12.2016 kl. 09:00 Saken tas til orientering. 10
50/16 Eventuelt 2.11.2016 1 Arendal kontrollutvalg 02.11.2016 50/16 - Leder informerte om at KU trolig vil bli invitert til folkevalgtopplæring i januar. - Internkontroll knyttet til håndheving av taushetsplikten, bl.a. bruk av sosiale medier i ulike kommunale tjenester vs. sikkerhet omkring sensitive opplysninger. Aktuelt for orientering. - Kontrollutvalget ønsker en orientering om nye regler for offentlige innkjøp, jf. Tidligere rapport og oppdatering av retningslinjer. - Mulig virksomhetsbesøk sykehjem, gjerne livsgledesertifisert. - Mulig virksomhetsbesøk AKST felles med andre kontrollutvalg 11