Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Notat til bystyrets organer Til: Finanskomiteen Dato: 12.01.2006 Fra: Byråden for finans og utvikling Vår ref (saksnr): 200502443-26 Arkivkode: 032 Notat nr.: 3 /2006 NY IKT-ORGANISERING I BYDELENE Det vises til brev fra bystyrerepresentant Ivar Johansen (SV) av 12.12.2005 med spørsmål angående forhold knyttet til Ny IKT-organisering i bydelene. Spørsmålene er besvart nedenfor: 1. Det argumenteres med at ordningen vil gi besparelser både for virksomhetene og kommunen samlet, gitt opprettelse av dagens servicegrad og kvalitet. Jeg vil gjerne sett det beregnet, og gjerne med en konkret bydel som eksempel. Bydel Nordre Aker har i dag 350 arbeidsstasjoner og 13 servere. Hvilke kostnader har bydelen i dag på drift, support, vedlikehold m.v. og hva forventer byrådet vil bli kostnadene ved de to alternative organisasjonsmodeller som foreslås i byrådssaken? Eksemplene nedenfor er basert på mottatt grunnlagsmateriale fra bydelene Nordre Aker, Vestre Aker og Gamle Oslo. For hver bydel gis det en oversikt over stipulerte kostnadsmessige konsekvenser av modellalternativ 1 (vedtatt modell) og modellalternativ 2, dvs. det alternativ der bydelene beholder deler av den tekniske supporten lokalt. Kostnadene er deretter fordelt pr. PC/arbeidsstasjon med følgende resultat: Bydel Dagens modell Vedtatt modell Alternativ modell Vestre Aker 28.233,- 26.050,- 27.116,- Nordre Aker 24.160,- 23.923,- 25.197,- Gamle Oslo 23.597,- 22.388,- 23.360,- I forhold til dagens situasjon innebærer vedtatt modell en reduksjon på ca. 8%, mens alternativ modell utgjør en reduksjon på ca. 4% for bydel Vestre Aker. For bydel Nordre Aker er tallene hhv. en reduksjon på ca. 1% og en økning på ca. 4%, mens tallene for bydel Gamle Oslo er en reduksjon på hhv. ca. 5,5% og ca.1%. Det må i forbindelse med disse tallene tas forbehold om at det ikke fremkommer av grunnlagsmaterialet hvilke oppgaver som pr. i dag utføres av de årsverk som utgjør lønnskostnadene. Det er også uklart om for eksempel brukerstøtte utføres av IKT-ressursene eller i andre deler av organisasjonen. I sistnevnte tilfelle er de reelle IKT-lønnsutgiftene større enn oppgitt. I tillegg blir det vanskelig å stipulere omfanget av oppgaver som etter ny modell må kjøpes eksternt. Byrådsavdeling for Finans og utvikling Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no
Videre er tallene er ikke direkte sammenlignbare bydelene imellom da det kan være forskjeller i grunnlaget som er fremkommet. Det understrekes at disse eksemplene kun angir relativ kostnadsutvikling. I eksemplene er det ikke innarbeidet kostnadsreduserende effekter av ny modell som først vil utløses fullt ut når gjeldende avtalemessige bindinger opphører. Det langsiktige bildet vil derfor vise ytterligere reduksjon i bydelenes kostnadsnivå. 2. Hvilke kostnader har bydelene i dag for å få levert en ny arbeidsstasjon, ferdig installert med standard programvare, inklusive lisenser? Hva er det beregnet at dette vil koste ved en sentralisert løsning? Oslo kommune har i dag samkjøpsavtale på anskaffelse av PCer/arbeidsstasjoner. Ny modell medfører derfor ingen umiddelbar endring i kostnadene for levering av slikt utstyr med standard programvare. Ny modell gir muligheter for alternativ lisensiering, basert på sentrale installasjoner fremfor lokale installasjoner i virksomhetene. Dette vil medføre reduserte lisenskostnader. Modellen åpner også for et mer standardisert oppsett av PCene med bl.a. utvidet bruk av såkalte tynne klienter altså PCer med begrensede ressurser installert lokalt, som benytter programmer på en vertsmaskin (server) i nettet. Standardisert oppsett gir mulighet for mer kostnadseffektiv drift. 3. Byrådet baserer seg på at deler av dette skal outsources. Alternativene kan være desentralisert løsning, kombinasjon desentral/sentral, sentralisert løsning og oursourcing. Jeg ber byrådet beskrive kost-nytteberegningene for de 4 alternativene. Har byrådet beregnet lønnsomheten i motsatt løsning: at kommunen drifter alt selv, og dermed også insourcer det man allerede har outsourcet etter hvert som kontraktsperiodene utgår? Hva blir da kost-nyttetallene? Den vedtatte modellen er en kombinasjon av desentral/sentral intern ansvarsfordeling og ekstern utførelse av de oppgaver som egner seg for utkontraktering. Dette er vurdert å være den modellen som gir best kost-nytte for Oslo kommune. Den vedtatte modellen skiller mellom IKT-oppgaver som det er viktig at kommunen selv ivaretar, og IKT-oppgaver som markedet kan utføre. Dette skillet er nedfelt i kommunens IKT-strategi. Oppgaver som er viktige å beholde i kommunen eller som det ut fra en totalvurdering er mer gunstig å drive i egen regi, vil ikke bli outsourcet. Det er naturlig å gjøre tilsvarende vurderinger når kontrakter opphører, men det er ikke laget noen egen vurdering av insourcing som strategi. De oppgavene som er utkontraktert finnes det et fungerende leverandørmarked for. Kommunen bør fokusere på effektiv bruk av teknologi fremfor utvikling og drift av IKT-systemer. Det vurderes som lite hensiktsmessig å bygge opp og vedlikeholde intern kompetanse på områder som må betraktes som administrative støttefunksjoner som ikke fordrer særskilt kommunal kompetanse, og der teknologien dessuten er i rask utvikling. 4. Jeg kan ikke se at det er sagt noe i det foreliggende materiale om hvilke ressurser som skal stilles til rådighet ved gjennomføringen av omorganiseringen. Jeg ber byrådet synliggjøre dette hva gjelder personell og økonomiressurser. Omorganiseringen baserer seg i hovedsak på bruk av kommunalt ansatte. Utover aktuelle personressurser i UKE er det snakk om ca. 15 personer med ulike typer kompetanse. Disse rekrutteres ved at virksomhetene har fått tilbud om deltakelse i arbeidet mot full 2
lønnskompensasjon. Dette utgjør i størrelsesorden 7 mill. I tillegg skal de driftsleverandører som velges gjennom den pågående anbudsprosessen, forestå den tekniske omleggingen i form av flytting av utstyr, programvare og data. 5. Hvorvidt det vil være mulig både å redusere driftskostnader og samtidig opprettholde eller utvide et akseptabelt servicenivå er avhengig av hvor en har lagt seg. Byrådet bes derfor beskrive det servicenivå (særlig knyttet til hurtighet) som er forutsatt gjennom hovedalternativet. Byrådet bes særskilt beskrive servicenivået for de 3 ansvarsområder på teknologi som er beskrevet i alternativ modell, dersom dette ble lagt sentralt i kommunen eller eksternt. Oslo kommune varierer krav til servicenivå avhengig av hvor viktig løsningen er sett fra brukernes side. Kommunens basis kommunikasjonsløsninger og eksempelvis Interaktive tjenester overfor innbyggere og næringsliv, må og skal være tilgjengelig 24 timer i døgnet. Krav til servicenivå er i utgangspunktet uavhengig av om støtteapparatet er internt eller eksternt. Krav til servicenivå for sektor- og fellesløsninger bestemmes av byrådsavdelingene (i samarbeid med virksomhetene). Virksomhetene fastsetter selv krav til servicenivå for løsninger som de er alene om. Valgt servicenivå gjenspeiles i kostnaden for de tjenester som inngår. De tre teknologiområdene som er beskrevet i alternativ modell for bydelene, inngår i den førstelinje tekniske support som bydelene i dag ivaretar selv. De bestemmer derfor selv krav til servicenivået for disse tjenestene, og står også for utførelsen. I både vedtatt modell og alternativ modell velger bydelen selv servicenivå for teknisk support. Etter vedtatt modell utføres teknisk support eksternt, mens bydelen selv utfører de nevnte supportelementene dersom alternativ modell velges. 6. En omorganisering forutsettes å kreve investeringer i utstyr, i alle fall sentralt, men kanskje også lokalt. Hvilke kostnader forventes kommunen å få i investeringskostnader de første årene i forbindelse med den varslede omorganisering? Oslo kommune vil i løpet av årene 2006 og 2007 ha behov for investeringer i størrelsesorden 25 mill. i felles fysisk driftsmiljø (nettsentriske løsninger). Disse investeringene er knyttet til det teknologiske valget som allerede er gjort og ikke til selve omorganiseringen av IKT-funksjonen. Investeringene er vurdert å være svært lønnsomme for kommunen, og besparelser på andre områder gjør at de vil være inntjent i løpet av 2-3 år. Det forutsettes ikke lokale investeringer utover de som uansett vil være nødvendig for å opprettholde normal utskiftnings-/oppgraderingstakt. De virksomheter som av ulike årsaker henger etter på investeringssiden, må på kort sikt forvente et noe økt investeringsbehov knyttet til lokalt utstyr. Dette må ses i forhold til at behov for investeringer i lokale servere (vertsmaskiner) faller bort. 7. Oslo kommune har de siste årene brukt store ressurser på nye IT- systemer: Familia, Doculive, CP-mailsystemet, Okdn-man, det nye publiseringssystemet/portalløsningen m.v. Er hver av disse systemene evaluert i etterkant, hvor en har sett på måloppnåelse, kost/nytte sett i forhold til hva som opprinnelig ble forutsatt ved beslutning? Det bes om at finanskomiteen får oversendt dette. Hvilke erfaringer mener byrådet en har i denne sammenheng, av betydning for de beslutninger man nå står overfor? 3
CP-mail, OKDN-MAN og Familia er fortsatt under etablering/innføring og er derfor ennå ikke evaluert. Jeg mener at kommunen i tidligere evalueringer har lagt for lite vekt på effekter i form av gevinstrealisering, og i den grad slike vurderinger er gjennomført har de vært for lite systematiske. Det blir ofte lagt vekt på å vurdere selve prosessen snarere enn effekten av den. Valg av løsninger har tidligere i for stor grad har vært overlatt til teknologene, slik at funksjonaliteten ikke dekker behovene godt nok. Lokale teknologivalg har gjort det vanskelig med effektive fellesløsninger som kan gi elektronisk samhandling på tvers av systemer og virksomhetsgrenser. Et annet problem har vært at man ikke har gjennomført nødvendig organisasjonsutvikling parallelt med systeminnføringen, og dermed ikke utnyttet løsningen optimalt. Ny IKT-organisering er ment å imøtekomme nettopp disse erfaringene. Kommunens IKTanvendelse skal ikke være teknologidrevet, men baseres på behovet for å utvikle virksomhetenes prosesser og tjenester. Den felles teknologiplattform som kreves, må være enhetlig men fleksibel, slik at krav til funksjonelt mangfold kan ivaretas. Som Faglig premissgiver vil den enkelte virksomhet ha ansvar for egen IKT-anvendelse (funksjonalitet), organisasjonsutvikling og gevinstrealisering. Enhetlig teknologi og helhetlig koordinering kan bare realiseres gjennom at dette ivaretas sentralt, samtidig som virksomhetenes fagmiljøer medvirker i å definere behov og funksjonalitet. 8. Ifølge høringsnotat tilknyttet omorganiseringen har Oslo kommune 2.000 til 3.000 ulike itkontrakter med eksterne leverandører. Noen leverandører har inntil 40 avtaler med ulike virksomheter i kommunen, og det er til dels store variasjoner i pris og kvalitet. Det nevnes at i enkelte tilfeller har enkeltvirksomheter betalt tre ganger så mye som andre virksomheter for samme tjeneste. Det synes logisk at det er mye å hente på å samordne, redusere antallet lisenser m.v. for å få ned kostnadene. Slik samordning, forhandlinger om rammeavtaler og vilkår skjer i dag på andre saksområder i regi av konserninnkjøp, og uten at det operative ansvaret sentraliseres. Det bes om at det synliggjøres hvorfor sentralisering er nødvendig for å oppnå stordriftsfordeler og den ønskede synergieffekt. Avtalekonsolidering og rammeavtaler innen brukerprogramvare og teknologi forutsetter standardisering. Slik standardisering forutsetter ikke nødvendigvis et sentralisert driftsmiljø og ekstern utførelse. Leverandørenes prismodeller har imidlertid direkte sammenheng med hvordan den fysiske installasjonen faktisk er. Mange produkter er priset i forhold til antall lisenser på servernivå, og ved å installere produktet/løsningen på færre og kraftigere servere i et felles fysisk driftsmiljø (nettsentriske løsninger), vil antall lisenser reduseres tilsvarende. I Oslo kommune pr. i dag er eksempelvis Doculive/Ephorte installert i all hovedsak på lokale servere i alle kommunens virksomheter. Det samme er i stor grad tilfelle for kontorstøtteporteføljen. Her vil en samordnet driftsløsning gi en betydelig gevinst i form av reduserte lisenskostnader og billigere drift. Sentralisering av det operative ansvaret gir en mer effektiv utnyttelse av personressursene. Ekstern utførelse har isolert sett ikke betydning for innsparingspotensialet på dette området, men er begrunnet ut fra forhold beskrevet under spørsmål 3 over. 9. Oslo kommune har nylig hatt anbudsutlysning på 3 store IKT-systemer: Drift av IP-telefoner, PC-er, printere og annet periferutstyr, Applikasjonsdrift og migreringstjenester og Basisdrift og migreringstjenester. Det er frist for interesserte til å melde seg innen 6. januar 2006. Hvordan står dette i forhold til de spørsmål som behandles i denne sak? 4
Disse anbudene er en del av implementering av ny IKT-organisering i Oslo kommune. Anbudene gjelder sentralisert drift av basis infrastruktur, applikasjoner og periferutstyr. Dette er konkurranse i to trinn, og første trinn er igangsatt. Dette er en prekvalifisering av maks 5 leverandører pr. område som da er kvalifisert for å være med på konkurransen om disse kontraktene. Denne prosessen skal etter planen ferdigstilles i mai 2006. Det er tatt nødvendig forbehold om størrelser og mengder i disse kontraktene spesielt da situasjonen med hensyn til bydelene ikke er avklart. Kommunens detaljkartlegging skal ferdigstilles i mars 2006 og vil gi eventuelle korrigerende informasjon til de aktuelle leverandørene og forhandlingene. Avsluttende betraktninger Byrådet ser en omstilling innen kommunens IKT-virksomhet som viktig for å oppnå en mer effektiv intern oppgaveløsning og en kvalitetsgevinst i form av bedre service til kommunens innbyggere og næringsliv, gjennom bedre og mer tilgjengelige tjenester. Nye hovedprinsipper for organisering av IKT-virksomheten er både vedtatt på prinsipielt grunnlag, og ut fra kost/nyttebetraktninger for kommunen som helhet. Den nye modellen innebærer basert på den informasjon som ble innhentet fra virksomhetene i 2002 og 2004 et redusert behov for ca. 100 driftsrelaterte interne årsverk. Modellen øker muligheten for samordning av IKT-løsninger, avtaler og ressurser. Slik samordning gjør at kommunen i større grad vil kunne framstå som én koordinert markedsaktør og dermed utnytte sin posisjon som storkunde til å oppnå betydelig bedre betingelser ved anskaffelser. En annen effekt er at kommunen kan dra nytte av egne og eksterne IKT-ressurser på tvers av virksomhetsgrensene og oppnå stordriftsfordeler bl.a. i form av mer effektive drifts- og vedlikeholdsprosedyrer og gunstigere modeller for prising av programvarelisenser. Kostnadene knyttet til investeringer i fellers driftsmiljø og kjøp av driftsrelaterte tjenester eksternt, vil redusere behovet for lokale investeringer og mengden av driftsrelaterte oppgaver gjennom mer effektiv drift. Derfor vil ny IKT-organisering innebære en reell økonomisk gevinst for kommunen som helhet. For enkeltvirksomheter vil dette på kort sikt kunne variere som følge av ulike forutsetninger. Noen virksomheter vil ha behov for å oppgradere sitt IKT-utstyr innenfor den nye modellen. Denne økte IKT-satsningen ville etter hvert trolig være nødvendig uansett organisering, og ville da ha vært mer kostnadsdrivende dersom virksomheten ikke kunne dra nytte av storkundebetingelser og stordriftsfordeler. Med hilsen André Støylen Byråd Godkjent og ekspedert elektronisk Kopi til: Byrådsleder 5