Utvidelse og tilrettelegging for et komplett styringssystem til pleie og omsorg (HO-avdelingen) I den videre utviklingen av styrhuset vil det være fokus på kjernevirksomheten til helse og omsorg. Kjernevirksomheten er definert som hjemmetjenesten, institusjon og miljøtjenesten (også kalt pleie og omsorg). Styringsdata for hjemmetjenesten er utviklet og tilrettelagt i prosjektfase 2 (inkl ABF) i prosjekt helhetlig styringssystem for Bodø kommune se vedlegg 2. Et komplett styringssystem for pleie og omsorg vil kreve å etablere flere indikatorer for tjenesteområdene institusjon og miljøtjenesten, samt tildelingskontoret. Rehabilitering under hjemmetjenesten må også vurderes i denne sammenhengen. Dette kan kreve utvidelse av datafangst fra Gerica, men en må bygge på det som allerede er gjort innen hjemmetjenesten. Oppfølgingstjenesten rus og psykiatri, som er en del av hjemmetjenesten, kan benytte den styringsplattformen som er utviklet for den ordinære hjemmetjenesten. Dette forutsetter at oppfølgingstjenesten tar i bruk Lifecare Mobil Pleie (LMP) i møte med brukerne på bopel. LMP er en mobil enhet hvor medarbeideren løpende kan hente opp nødvendig informasjon og dokumentere underveis i arbeidsdagen. Det ble i juli 2016 gjennomført en workshop med deltagelse fra område ledere i pleie- omsorg hvor behovet for styringsinformasjon ble definert. Dette blir beskrevet nedenfor. På bakgrunn av evaluering og vurderinger knyttet gjennomføring av aktivitetsbasert finansiering må en sannsynligvis gjøre noen tilpasninger. Utfordringen innen disse kjerneområdene er stor variasjon av virksomhetenes art innen de ulike områdene. En felles oppbygging vil være krevende. En må finne noen fellestrekk for alle fagområder deretter å få frem den enkeltes virksomhets egenart. En inndeling i virksomhetstype er basis, døgn og dag. Basis er ingen nye fremstillinger, døgn er døgndrift, mens dag er både et organisert dagtilbud og bistand i hjemmet. For områdene Helse, NAV, Boligkontoret og HO øvrige vil en ikke utvide styringssystemet. Disse omfattes inntil videre kun med økonomi og sykefravær, samt oppfølging. På like linje med alle andre virksomheter vil de også bli omfattet at stillingsoversikter (heltidskultur). Ulike nivå inndelinger i styrhuset Det er fem organisasjonsnivåer; Rådmann, kommunalsjef, område, virksomhet, ansvar. Den tilrettelagte rollestyringen i styrhuset medfører at brukerne kommer inn på sitt organisasjonsnivå. Ansvarsnummeret er byggesteinen i organisasjonsstrukturen i styrhuset. Styrhuset har tre systemnivåer. Nivå 1 og 2 er grafiske fremstillinger. Nivå 3 er detaljerte tabeller som pr tiden kun er på økonomi. Prinsippet i styrhuset er å ikke overlesse brukeren med informasjon i det første bilde det såkalte systemnivå 1. Nivå 1 inneholder aktuelle KPI er, samt en utviklingsgraf pr hovedområde. Nå er det økonomi og sykefravær, men stillingsstørrelser (heltidskultur) kommer i løpet av 2016. Grafene på nivå 1 er inngangsporten til nivå 2 (og evnt til nivå 3).
Kommunalsjef nivå (Overordnet HO) Siden virksomheten ikke er homogen vil det ikke være mulig med en samlende utviklingsgraf for hele HO for å kunne komme videre til et detaljert nivå 2. Derimot vil bruken av KPI er kunne gi en bedre oversikt over kjernevirksomhet. Utvidelse av KPI ene må derfor omfatte kjernevirksomhetene hjemmetjenesten, institusjon og miljøtjenesten. Det er totalt plass til seks KPI er, hvor to omfatter økonomi og en omfatter sykefravær, dermed er det plass til en KPI fra hver av kjernevirksomhetene. Nye KPI er overordnet HO: Område KPI Hjemmetjenesten Antall vedtakstimer Antall vedtakstimer pr mnd. Sees i forhold til forventet utvikling Institusjon Sengefaktor Dette gjelder primært korttidsplasser pr mnd. Hvor mye er sengeplassen i bruk. Maks er 100% Miljøtjenesten Brukerindeks Forholdet mellom antall ansatte og vedtakstimer Alle KPI er viser absolutte tall (ikke avvik) og sum hittil iår. Sees i forhold til Dersom en ønsker ytterligere detaljer om kjerneområdene tilrettelegges det for en hurtiglink fra KPI ene til de aktuelle kjerneområdene. Dette kommer i tillegg til manøvreringen som allerede er tilrettelagt. Områdenivå Hjemmetjenesten Det som skal spesifiseres i styrhuset er ordinær hjemmetjeneste, oppfølging rus/psykiatri, rehabilitering. BPA og felles hjemmetjeneste omfattes ikke av nye indikatorer. I tillegg til ordinær hjemmetjeneste er det døgnbemanning av ulike botilbud, samt en sykehjems institusjon under omsorgstjenester Skjerstad. Det er også en korttidsavdeling innen rehabilitering. Nivå1 (hele område hjemmetjeneste) KPI Enhet Sykefravær helg % Sykefraværet lørdag og søndag Vedtakstimer Antall Antall vedtakstimer Direktetid % Prosentvis bruk at arbeidstiden direkte mot pasienten Alle KPI er viser absolutte tall (ikke avvik) og sum hittil i år. Sees i forhold til Inngangsgraf Enhet Utvikling vedtakstimer Antall pr mnd Antall vedtakstimer pr uke for aktuell måned. Sees i forhold til forutsatt vedtaksutvikling
Vedtakstimer er av avgjørende betydning for drift av hjemmetjenesten, derfor er den fremhevet på nivå1. Tilsvarende nivå 1 for de andre virksomhetsnivåene på hjemmetjenesten. Når det gjelder nivå 2 vil bli ulike fremstillinger avhengig av virksomhetens egenart. Hjemmetjenesten deles i tre hovedvirksomheter ordinær hj.tj., oppfølgingstjenesten og rehabilitering. Innen disse områder er det også dagtilbud og døgntilbud. Fremstilling av dagtilbudet gjøres nedenfor, mens spesifisering av døgntilbudet gjøres under institusjon. Nivå2 Ordinær hjemmetjeneste (dagtilbud) Ordinær hjemmetjeneste omfatter hjemmetjeneste nord, hjemmetjeneste sentrum, hjemmetjeneste Øst og hjemmetjeneste Skjerstad. 1 Antall brukere 1 (brukere) 1 1 Vedtakstimer og antall brukere To akser. Vedtakstimer og antall brukere sees i sammenheng 1 Fordeling antall vedtak Fordelt på praktisk bistand og helsetjenester 2 Akkumulerte speedometergrafer for direktetid, indirektetid, transport tid 2 Direktetid løpende utv. Pr mnd- faktisk og planlagt 2 Antall Besøk løpende utv. Pr mnd- faktisk og planlagt 2 Relativt tidsavvik vise relativt avvik journalført tid mot vedtatt tid 3 ABF inntekter beregnet inntekter, faktiske kostnader og budsjett 3 ABF Kostnadsavvik beregnet effektivitetsavvik og beregnet aktivitetsavvik Dette oppsettet er utgangspunktet for øvrige fremstillinger, slik at det som kommer først (1) vil i stor utstrekning være felles for alle områder/virksomheter/ansvar. De som benytter Life Care Mobil pleie får mulighet til bedre ressursoversikt (2). De som benytter ABF som styringsform kan få dette beregnet i styrhuset (3). Nivå 2 Oppfølgingstjenesten rus/psykiatri Antall brukere Vedtakstimer og antall brukere To akser. Vedtakstimer og antall brukere sees i sammenheng Oppfølgingstjenesten har ikke tatt i bruk Gerica plan, slik at tidsbegreper kan ikke vises eller beregnes. Når Gerica plan er tatt i bruke kan tidsbegreper og kostnader driver også vises for oppfølgingstjenesten. Nivå 2 Rehabilitering Rehabilitering omfatter både dagoppsøkende og drift av en korttidsavdeling på 16 plasser. Rehabliteringsteamet legger inn ventelister i Gerica for dagoppsøkende. For opphold på korttidsavdeling kreves et vedtak i tildelingskontoret.
Hvem som omfattes av dagoppsøkende virksomhet bestemmes av rehabiliterings teamet og ikke tildelingskontoret. Usikkert hvordan dette registreres i Gerica. Kvaliteten på ventelistene er dermed noe uklar. Vedtakstimer og antall brukere To akser. Vedtakstimer og antall brukere sees i sammenheng. Dette gjelder kun korttidsavdelingen Dagoppsøkende rehabilitering har ikke tatt i bruk Gerica plan, slik at tidsbegreper kan ikke vises eller beregnes. Indikatorene for korttidsplasser rehabilitering må være i samsvar med indikatorene for institusjon. Institusjon Institusjon omfatter institusjonsdrift fordelt på korttidsplasser, langtidsplasser somatikk og langtidsplasser demens. Dette fremkommer av ansvarsstrukturen. Område omfatter også dagsenter og kjøkkendrift. Dagsenter er et dagtilbud, slik at det blir spesifisert under hjemmetjenesten. Når det gjelder kjøkkendrift omfattes dette ikke av ny grafer på HO området. Nivå1 (hele område institusjon) KPI Enhet Sykefravær helg % Sykefraværet lørdag og søndag Sengefaktor korttidsplasser % Forholdet mellom antall belagte døgn og antall mulige døgn Pleiefaktor Et forholdstall Forholdet mellom antall pasienter og bemanning. Antall ansatte pr pasient (ansatte/pasienter) Alle KPI er viser absolutte tall (ikke avvik) og sum hittil iår. Sees i forhold til Enhet Utvikling lakenfaktor % pr mnd Forholdet mellom antall belagte døgn og antall mulige døgn. Gjelder kun korttidsplasser Sengefaktor er utnyttelsesgraden på sengeplasser. Dette er mest aktuelt for korttidsplasser fordi en skifter hyppigere pasienter på denne type sengeposter. Vurdere om denne kun skal gjelde for korttidsplasser. Derfor er den fremhevet på nivå 1 og danner inngangsporten til nivå 2 på institusjon. Nivå2 institusjon (døgntilbud)
Liggetid Pleiefaktor Ventelister * Gjennomsnitt bruk av sengeplassen pr pasient for aktuell avdeling/ansvar. (antall liggedøgn pr pasient/ antall pasienter) Forholdet mellom antall pasienter og bemanning. Antall ansatte pr pasient (antall årsverk ansatte/ antall pasienter) Antall brukere som har fått innvilget en institusjonsplass, men venter på en ledig plass. Det er uklart hvordan en finner ventelister i Gerica. Det er kun aktuelt å vise ventelister på overordnet nivå for institusjon. Vurderes. Miljøtjenesten Miljøtjenesten omfatter både døgntilbud og dagtilbud. Dette fremkommer av ansvarsstrukturen. Disse behandles ulikt av tildelingskontoret. Det er knyttet timevedtak til de fleste vedtakene (må sannsynligvis kvalitetssikre vedtakspraksis på dette området). Nivå 1 (hele område miljøtjenesten) KPI Enhet Sykefravær helg % Sykefraværet lørdag og søndag Brukerindeks Et forholdstall Forholdet mellom antall vedtatte timer og antall mulige timer Pleiefaktor Et forholdstall Forholdet mellom antall pasienter og bemanning. Antall ansatte pr pasient (ansatte/pasienter) Alle KPI er viser absolutte tall (ikke avvik) og sum hittil i år. Sees i forhold til Enhet Brukerindeks Et forholdstall Forholdet mellom antall vedtaks timer og antall mulige timer pr mnd Antall mulige timer er omgjøring av alle årsverk til timer. Dette sees i forhold til den delen av virksomheten som har vedtakstimer. Alle som har døgntilbud har et vedtak knyttet opp mot timer. Når dette av faglige grunner organiseres i et døgntilbud er det andre forhold som avgjør hvordan en bemanning ved slike døgntilbud skal organiseres. Det er ikke ett en til en forhold mellom vedtakstimer og bemanningstimer. Nivå2 miljøtjenesten Pleiefaktor * Brukerindeks * Forholdet mellom antall pasienter og bemanning. Antall ansatte pr pasient (antall årsverk ansatte/ antall pasienter) Forholdet mellom antall vedtaks timer og antall mulige timer Brukerindeks er kun aktuelt for tilbud med pasienter som har timevedtak, mens pleiefaktor kun er aktuelt for døgntilbud.
For et ordinært dagtilbud vil sannsynlig dette være tilstrekkelig: Tildeling Tildeling må se alle kjerneområder og konsekvensene av alle vedtak som gjennomføres av tildelingskontoret. Alle KPI er er tilsvarende som kommunalsjef nivået (HO overordnet). Nivå 1 -tildeling Område KPI Hjemmetjenesten Antall vedtakstimer Antall vedtakstimer pr mnd. Sees i forhold til forventet utvikling Institusjon Lakenfaktor Dette gjelder primært korttidsplasser pr mnd. Hvor mye er sengeplassen i bruk. Maks er 100% Miljøtjenesten Brukerindeks Forholdet mellom antall ansatte og vedtakstimer Alle KPI er viser absolutte tall (ikke avvik) og sum hittil iår. Sees i forhold til Det er ingen «inngangsgraf» på tildeling- se nedenfor. Nivå2 - tildelingskontoret Det legges ikke opp til et nivå 2 på tildeling, men en benytter link på KPI til å kunne gå til de ulike områdene for å se på data. (jfr HO overordnet) Utvidelse av Aktivitetsbasert finansiering (ABF) Planen er å utvide antall områder som omfattes av ABF. Dette er ikke hensyntatt i denne beskrivelsen. Styrhuset vil bli oppdatert på dette området i tråd med fremdriften av ABF Utvidelse av datafangst og beregninger i kuben Konsekvensen av at styrhuset skal dekke flere områder innen HO er utvidelse av datafangst fra Gerica. Det forutsettes av datakvaliteten er tilfredsstillende. For øvrig kan synliggjøring av data medføre et behov for kvalitetssikring, men det inngår ikke i dette prosjektet. Dersom data ikke finnes i Gerica i forhold til de ønskede presentasjonene vil disse utgå. Konsekvenser rollestyring og visning Alle som har tilknytning til ad-grupper styrhuset_ho_xxxxx vil kunne se grafer og KPI på HO området. Rådmannens ledergruppe vil også kunne se alt på HO. Ingen andre vil kunne se
dette. Visning av ulike grafer må være i forhold til virksomhet og ansvarsnummer. Dette må kodes. Organisasjonsstruktur HO Område Virksomhet Type 30 301 HO FELLES basis HO ØVRIG 30 302 IKKE I BRUK HS basis 31 303 KJØKKENDRIFT basis 31 306 IKKE I BRUK INST basis 31 330 FELLES INSTITUSJON basis 31 331 SØLVSUPER HELSESENTER OG VELFERDSSENTER døgn 31 INSTITUSJONER 332 HOVDEJORDET/VOLLSLETTA SYKEHJEM døgn 31 333 SENTRUM SYKEHJEM døgn 334 MØRKVED SYKEHJEM døgn 31 335 STADIONTUNET SYKEHJEM OG BOFELLESSKAP døgn 31 339 DAGSENTER dag 32 310 FELLES HJEMMETJENESTEN basis 32 311 IKKE I BRUK HJTJ basis 32 312 OPPFØLGINGSTJ. RUS/PSYKISK HELSE dag/døgn 32 314 HJEMMETJ. NORD dag/døgn 32 HJEMMETJENESTEN 315 HJEMMETJ. SENTRUM dag 32 316 HJEMMETJ. ØST dag/døgn 32 317 OMSORGSTJENESTER SKJERSTAD dag/døgn 32 318 REHABILITERING dag/døgn 32 322 BPA basis 33 340 FELLES MILJØTJENESTEN basis 33 342 AVLASTNING basis 33 343 VOLLVEIEN/LILLEVOLLEN døgn 33 344 BOLIG døgn 33 345 RAMFLOGVEIEN døgn? MILJØTJENESTEN 33 346 TIURVEIEN/TROLLMYRA døgn? 33 347 GARNVEIEN/NOTVEIEN dag? 33 348 K14 2 OG 3 ETG døgn 33 349 K 14 4 OG 5 ETG OG SENTRUM MILJØTJ døgn 33 350 SYMRA DAGSENTER dag 34 304 TILDELINGSKONTORET basis TILDELING 34 305 AKTIVITETS BASERT FINANSIERING basis 35 360 FELLES HELSE basis 35 360 FELLES HELSE basis 35 361 LEGEVAKT/MOTTAK basis 35 362 HAVNA LEGESENTER basis HELSE 35 363 RØNVIK LEGESENTER basis 35 364 BODØ FENGSEL basis 35 365 KRISESENTER basis 35 366 BOLIG NU basis 36 NAV 307 NAV basis 37 BOLIGKONTORET 367 BOLIGKONTORET basis