KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II for anskaffelse av kjøp av kantinetjenester Saksnr. 201406849 for perioden 01.06.2014 31.05.2016 med mulighet til forlengelse 1+1 Tilbudsfrist: 23. april. 2014 kl. 15:30.
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Presentasjon av anskaffelsen... 4 1.3 Anskaffelsens formål... 5 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 6 1.5 Miljø Retur og gjenvinning av brukt emballasje... 6 1.6 Andre krav til leverandøren... 6 1.7 Oppdragsbeskrivelse... 6 1.7.1 Åpningstid... 7 1.7.2 Varelevering... 7 1.7.3 Lokaler og utstyr oppdragsgivers ansvar... 7 1.7.4 Organisering og drift leverandørens ansvar... 8 1.7.5 Driftstilskudd... 9 1.7.6 Lunsj... 9 1.7.7 Møteservering... 10 1.7.8 Arrangementer... 10 1.7.9 Renhold og renovasjon... 10 1.7.10 Kantinepersonale... 11 1.7.11 Faktureringsrutiner og betalingsløsning... 11 1.7.12 Befaring... 12 1.8 Deltilbud... 12 1.9 Kontraktsbestemmelser... 12 1.10 Kunngjøring... 12 1.11 Viktige datoer... 12 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 13 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 13 2.2 Taushetsplikt... 13 2.3 Forbehold og avvik... 13 2.4 Vedståelsesfrist... 14 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 14 2.6 Tilleggsopplysninger... 14 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 14 3.1 Obligatoriske krav... 14 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 15 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 15 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 15 4 TILDELINGSKRITERIER... 15 4.1 Vektingsmodell... 16 4.2 Pris... 16 4.3 Kvalitet... 17 4.4 Service... 17 4.5 Miljø... 17 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 18 5.1 Innlevering av tilbud... 18 2
5.2 Tilbudets utforming... 18 6 Vedlegg... 19 3
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sør Trøndelag fylkeskommune (heretter oppdragsgiver). Fylkeskommunale oppgaver Generelt kan man si at fylkeskommunen tjener tre roller: regional utvikler, tjenesteprodusent og forvalter. Arbeidsområdene til fylkeskommunen er: Regional utvikling Tannhelse Opplæring Kultur Næringsutvikling Samferdsel Om fylkeskommunens ansatte Fylkeskommunen har rundt 2.800 ansatte fordelt på 12 ulike enheter/avdelinger i tillegg til 22 videregående skoler med rundt 11.000 elever og 30 tannklinikker. Mer informasjon om fylkeskommunen kan du finne på hjemmesidene: www.stfk.no Kreativetrondelag.no STFK har ambisjon om å utvikle Trøndelag til en kreativ region som skal være kjent for sin skaperkraft og kreativitet. Ambisjonen Kreative Trøndelag handler om å bygge og utvikle verdier. Regionen skal bli enda bedre å bo i - mer spennende for innbyggerne og mer attraktiv for folk utenfra. Trøndelag skal bli en internasjonal møteplass for mennesker, kunnskap og kultur. Gjennom koordinert satsing på talenter, teknologi, kultur og toleranse skal forholdene legges til rette for å utløse hvert enkelt menneskes potensial og evner. Vi vil tenke nytt - vi vil være grensesprengende og vi vil gjøre hverandre gode. På denne måten bygger vi et livskraftig og tolerant Trøndelag. 1.2 Presentasjon av anskaffelsen Oppdragsgiver sin avtale om kantinedrift utløp 28.februar i år, og vi ønsker derfor å inngå kontrakt om kjøp av kantinetjenester til fylkeshusets kantine i Erling Skakkes gt. 14, f.o.m 1. juni 2014. Kantinen skal i perioden 28. februar til 1. juni pusses opp. Leverandøren skal levere kantinetjenester og ha økonomisk og driftsmessig ansvar for hele kantinefunksjonen ved fylkeshusets lokaler. I tillegg til vanlig lunsjservering med kalde og varme retter, skal leverandøren levere matservering og yte service i 4
forbindelse med møter. Kantinetjenesten skal leveres til fylkeshusets ansatte, politikere og gjester. Ved fylkeshusets lokaler er det ca. 420 ansatte. Lokalene består av 5 etasjer med kontorlandskap og totalt 17 møterom av ulike størrelser med plass til 15 personer i gjennomsnitt per rom. I tillegg er det en fylkestingssal med plass til 110 personer. Kantinen er i 4.etg, og kantinelokalet er på 210m2. inkl. kjøkken, garderobe og wc. Antall sitteplasser i kantiner er 95. Se vedlagte plantegning av kantinen, vedlegg 5. 1.3 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker å inngå kontrakt med en leverandør for daglig drift av kantinetjenester. Oppdragsgiver ønsker tilbud på kjøp av kantinetjenester for perioden 01.06.2014 31.05.2016, med mulighet til forlengelse med opsjon på 1+1 år. Utløsing av opsjonen skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp og for ett år av gangen. Dersom oppdragsgiver ikke velger å utløse opsjonen, opphører avtalen uten forvarsel 31.05.2016. Formålet med anskaffelsen er at brukerne av kantinen skal få en positiv opplevelse av mat, service og lokaler. Vi ønsker derfor en leverandør med høye og samtidig realistiske ambisjoner for innhold og utvikling av kantinedriften. Leverandøren skal profilere kantinen ihht. egne konsepter/menyer og i samarbeid med oppdragsgiver. Maten skal være variert og tiltalende presentert. Nedenstående beskrivelse av formål og omfang er ikke uttømmende. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 1, kravspesifikasjonen. Oppdragets formål og omfang: 1. Daglig kantinetilbud som omfatter: - Lunsjtilbud - Salatbar - Varierte varm og kaldretter - Vafler, lefser etc - Frukt - Kaffe, te, melk, juice og mineralvann 2. Tilbud på møtemat - Leverandøren skal gi forslag til meny på møtemat 3. Tilbud på overtidsmat Formål og omfang er beskrevet i kravspesifikasjonen vedlegg 1. 4. Tilbud på servering til spesielle arrangementer. Formål og omfang er beskrevet i kravspesifikasjonen vedlegg 1. 5
Navn: Postadresse: e-post 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Lise Kahaki Erling Skakkes gt.14, 7004 Trondheim lise.kahaki@stfk.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.5 Miljø Retur og gjenvinning av brukt emballasje Oppdragsgiver er kontrollmedlem av Grønt Punkt Norge AS. Oppdragsgiver stiller krav om at leverandører som er merverdiavgiftsregistrert i Norge er medlem av materialselskapenes ordninger eller er tilknyttet eller selv driver annen tilsvarende godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall. Det kreves at medlemsskapet eller tilknytningen til annen ordning opprettholdes så lenge leveransen varer. Dokumentasjon på slik medlemskap eller annen fyllestgjørende dokumentasjon for tilknytning til annen ordning skal leveres senest ved avtalens inngåelse. For mer informasjon vises til www.grontpunkt.no Dokumentasjonskrav: Skal bekreftes i tilbudet, jf. pkt. 5.2 skilleark 5. 1.6 Andre krav til leverandøren Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørens lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter. Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, jf. vedlegg 7. Det vises her også til standard avtalevilkår vedlegg 3 pkt. 4. 1.7 Oppdragsbeskrivelse Oppdragsgiver er opptatt av at kantinen skal være et trivelig sted for ansatte. Kantinen skal fremstå som et sted som er preget av høy kvalitet på maten, samtidig med at den gir matglede og variasjon for brukerne. Leverandøren skal gjennom sin serviceytelse og sine tjenester være en bidragsyter til at ansatte kan gjøre en god jobb. 6
Oppdragsgiver er opptatt av at alle ansatte skal ha et variert og sunt lunsjtilbud der de bl.a kan velge mellom suppe, varmretter, brødmat, samt en innholdsrik og variert salatbar. Leverandøren skal i vedlegg 1, kravspesifikasjon, beskrive nærmere hvordan de har tenkt å løse oppdraget. I punktene nedenfor gis en overordnet beskrivelse av de leveranser som forventes levert under avtalen. Disse punktene er ikke å anse som uttømmende, men er ment å skulle gi et bilde av den tjenesten som skal leveres. Punktene vil også kunne bli tatt opp i forhandlingsmøtet. 1.7.1 Åpningstid Kantinen skal være åpen for salg mandag til fredag fra kl. 08:00 til 14:00, og tilbudet skal være tilnærmet lik i hele åpningstiden, senest fram til kl.13:00. Etter kl. 13.00 kan det aksepteres et noe redusert utvalg. Fra kl. 09.00 skal det være mulig å kjøpe lett frokost i kantinen, vaffel, kaffe etc. Forslag til frokostmeny bes spesifisert i kravspesifikasjonen vedlegg 1. Ingen del av salgsarealet skal ryddes ned/rengjøres før etter kl.13:00, og brukerne i kantinen skal kunne oppholde seg i kantinen frem til kl. 14.00. Varmmat skal serveres mellom 11:00 og 13:00. Kantinen skal kunne brukes til mindre møter i størst mulig grad. Den avtalte åpningstiden, samt tidspunkt for øvrig, kan i kontraktsperioden enders av oppdragsgiver. Fylkeshusets kantinelokale er åpent for alle ansatte, politikere og besøkende. Det skal ikke være kjøpsforpliktelse knyttet til å benytte kantinelokalet. All servering skal foregå etter selvbetjeningsprinsippet ved at brukerne forsyner seg fra disk og betaler i kassen, Det forutsettes at brukerne selv rydder bord og bringer brukt servise til anvist sted. Utenfor åpningstid kan kantine og kjøkken brukes av ansatte i STFK etter nærmere avtale. Avtale om dette vil inngås i hvert enkelt tilfelle. Kantinen skal holdes stengt alle helligdager, julaften, nyttårsaften, romjula og påskeuken. Kantinen skal også være stengt 14 dager i fellesferien. 1.7.2 Varelevering All varelevering skal skje med heis til kantinen i fjerde etasje gjennom publikumsinngang Fylkeshuset Erling Skakkes gate 14. 1.7.3 Lokaler og utstyr oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver stiller med lokaler som disponeres vederlagsfritt for leverandøren. Leverandøren vil ha fri adgang til kantinen ved bruk av nøkkelkort og nøkler som utleveres ved kontraktsinngåelsen. 7
Oppdragsgiver dekker kostnader til kantineutstyr og inventar. Kantinen inneholder bl.a følgende husholdningsutstyr: kjøleskap/kjøledisk til pålegg og ferskvare kjølerom fryseskap oppvaskmaskin komfyr med to plater dampovn mikrobølgeovn varm plate til varmmat vaffeljern påleggsdisk kaffemaskiner glass, bestikk, servise og kjeler mm til daglig drift kjøkkenvogner for servering kjøkkenmaskiner og kjøkkenredskaper Leverandøren kan også etter avtale med oppdragsgiver sette inn annet utstyr. Leverandøren har bl.a ansvaret for å skaffe salatbar. Kantinen er fra 1.juni 2014 innredet med nye bord og stoler i spiseområdet, samt uteområdet, jf. vedlagte plantegning vedlegg 5. Kjøkkenområdet blir også pusset opp, slik at den blir mer optimal og brukervennlig både for ansatte og ny kantinedriver. En del av utstyret i kjøkkenet vil også i denne forbindelse bli skiftet ut. Leverandøren kommer derfor til en nyoppusset kantine ved oppstart 1.juni. Oppdragsgiver stiller også til disposisjon tilfredsstillende garderobeforhold med toalett, samt kontormøbler telefon, pc, kontorrekvisita og lagerrom. Oppdragsgiver dekker alle utgifter forbundet med reparasjoner og supplering av utstyr. Leverandøren har imidlertid ansvaret for å følge opp utstyret i kantinen og skal sørge for bestilling av utstyr, servise, vedlikehold til maskinene etter samråd med oppdragsgivers kontaktperson. Leverandør bestiller direkte nødvendig service på oppdragsgiver sine hvitevarer og annet utstyr. Dette faktureres etter nærmere faktureringsrutiner. Utstyr som blir ødelagt i driften som følge av uaktsomhet skal erstattes av leverandøren med likeverdig utstyr. Oppdragsgiver har intet ansvar for et evt. tap/skade av leverandørens varelager. 1.7.4 Organisering og drift leverandørens ansvar Leverandøren er ansvarlig for drift av kantinen herunder kostnader til: - Ansatte - Bestilling av råvarer 8
- Forbruk av råvarer - Lager og lagerbeholdning - Tilberedelse av mat - Ekspedering av spisegjester - Kassesystem (inkl. anskaffelse av nødvendig utstyr). - Renhold Leverandørene har til enhver tid ansvar for at driften av kantinen, utstyr og lokaler oppfyller gjeldende lover og forskriftskrav fra Mattilsynet og Arbeidstilsynet. Leverandør skal ha egen serviceavtale for skadedyrkontroll. Det er leverandørens ansvar å bestille og bekoste forbruksvarer som brukes i den daglige driften av kantinen (servietter, plastbestikk, såper, desinfisering, salt/pepper m.m). Utstyr og rekvisita til vask og rengjøring kjøpes inn av leverandøren. 1.7.5 Driftstilskudd I tillegg til frie lokaler og driftsutstyr, jf. pkt. 1.7.3 gir oppdragsgiver et månedlig driftstilskudd til kantinedriften. Leverandøren skal i prisskjema, vedlegg 2, angi nødvendig månedlig tilskudd fra oppdragsgiver for å kunne drifte kantinen og samtidig kunne tilby konkurransedyktige priser. 1.7.6 Lunsj Leverandøren skal levere kantinefunksjon med daglig lunsjservering. Det skal satses på variert ernæringsrik mat med mulighet for både ferdigsmurte produkter og selvbetjening med ferskt brød, valgfritt pålegg, salatbar, frukt og melkeprodukter. Med salatbar menes at brukerne kan lage egen blanding av salat, grønnsaker, bønner/linser og minst to proteinrike ingredienser som f. eks kylling, tunfisk, egg. Vareutvalget i kantinen skal være et assortert spekter av smørbrød, vafler, rundstykker, horn, salater, yoghurt, matpakker, baguetter og ellers det som er vanlig utvalg i bedriftskantiner. Av drikke skal det tilbys kaffe, te, juice, melk og mineralvann. Det skal i tillegg tilbys minst en varmrett/suppe hver dag. Det er et krav at maten skal være fersk. Påsmurte varer, oppskåret/tilberedt tilbud i salatbaren og varmrettene skal tilberedes samme dag som det serveres i fylkeshusets kantine. Leverandøren skal i kravspesifikasjonen, vedlegg 1, beskrive sammensetning av meny og hvordan dette er tenkt løst. Leverandøren skal også beskrive hvordan hensynet til en sunn ernæringsprofil ivaretas, variasjoner i tilbudet, hva som kan tilbys, samt kravet til ivaretakelse av økologisk mat. Leverandøren kan også foreslå salg av andre produkter. 9
Leverandøren skal arrangere temadager tilpasset høytider og årstider minst 4 ganger per år. Forslag til temadager med nærmere beskrivelse skal fremgå av kravspesifikasjonen vedlegg 1. 1.7.7 Møteservering Leverandøren skal tilby servering av mat og kaffe/te/mineralvann til møter. Møtemat bringes til oppgitt møterom av leverandør. Bestillinger foretas elektronisk via STFKs intranett, jubel.no. Det forutsettes at kantinepersonalet har nødvendige ITkunnskaper for å håndtere bestillinger elektronisk. Det skal oppgis priser på forslag til møtemat i vedlagte prisskjema, vedlegg 2. Skjemaet er kun ment som et priseksempel, og er ikke et uttømmende varesortiment, jf. pkt. 4.2. Leverandøren skal oppgi forslag til annen møtemat ut over dette. 1.7.8 Arrangementer Leverandøren skal kunne tilby fest- og selskapsservering, og vi ønsker at leverandøren kan tilby tilbereding/servering/oppvask i forbindelse med arrangementer når STFK ønsker dette. Arrangementer skal avtales i hvert enkelte tilfellet med leverandøren. Eksempler på arrangementer kan være julebord, markeringer, avslutninger osv. Kravspesifikasjon vedlegg 1 skal her fylles ut. 1.7.9 Renhold og renovasjon Oppdragsgiver er en miljøfyrtårnsbedrift, og leverandøren må derfor følge de retningslinjer som oppdragsgiver har for avfallshåndtering. Avfall sorteres etter oppdragsgivers rutiner og bringes til miljøsentral i fylkeshuset. Det skal foretas kildesortering av alt som plast, hardplast, metall/glass, elektronisk, restavfall, matavfall, papp/papir. Leverandøren har ansvar for daglig renhold av produksjonslokaler, serveringsområder, disker og kantinebord. Leverandøren skal til enhver tid sørge for at lokalene er ryddige, innbydende og rene. Leverandøren skal tørke av bord og stoler løpende i åpningstiden, samt sette bord og stoler på plass. Det skal også ryddes i lokalet i åpningstiden, herunder tømming av avfallsbeholdere i samsvar med oppdragsgivers rutiner. Bord og stoler i uteområdet skal også rengjøres. Alt gulvareal i kantinen besørges rengjort av oppdragsgiver hver dag, inkludert garderober og toalett. Gulv i kjøkkenområdet rengjøres av leverandør. Evt. matter i kjøkkenet vedlikeholdes av leverandør. Vindu i kantinen rengjøres av oppdragsgiver. Det skal foretas hovedrenhold av kantinekjøkkenet minimum 2 ganger årlig. Med hovedrenhold menes total rengjøring av vegger, tak, gulv, og alt utsyr. 10
1.7.10 Kantinepersonale Leverandøren er økonomisk ansvarlig for driften av kantinen, og har personalansvar for alle sine ansatte. Leverandørens tilbudte kantinepersonale skal tilfredsstille følgende krav: ha gode kjøkkenfaglige kvalifikasjoner ha gode evner til å yte service og kvalitet ha gode evner til å ivareta god hygiene ha renslighet og orden i kantinen Leverandøren skal kunne planlegge og gjennomføre en god og effektiv flyt slik at det ikke mangler verken mat eller drikke i åpningstiden. Bemanningsløsningen må videre være tilfredsstillende med riktig kapasitet i forhold til køavvikling. Leverandøren skal garantere at kantinen er åpen og med et tilbud i samsvar med dette konkurransegrunnlaget, samt at det til enhver tid er tilgjengelig personale til å drifte kantinen. Leverandøren har ved sykdom, permisjon og ferieavvikling ansvar for å erstatte kantinepersonale og opprettholde avtalt drift av kantinen. 1.7.11 Faktureringsrutiner og betalingsløsning Betalingssystem for bankkort (bankterminal) og kontantkasser er leverandørens ansvar. Oppdragsgiver ønsker en effektiv kasse og betalingsløsning for å unngå kø. Leverandøren kan også oppgi om det er mulig å tilby alternative betalingsløsninger, i tillegg til betalingssystem for bankkort og kontantkasser. Det skal i kravspesifikasjonen vedlegg 1, beskrives hvilke betalingsløsninger leverandøren tilbyr. Alle inngående fakturaer til STFK skal ha følgende adresse: Sør-Trøndelag Fylkeskommune Fakturamottak Postboks 2375 Sluppen 7004 Trondheim Oppdragsgiver vil utarbeide liste til leverandøren med interne fordelingsnummer på hver avdeling. Nærmere bestemmelser om fakturering fremgår av standard avtalevilkår, vedlegg 3. pkt.6. 11
1.7.12 Befaring Det blir befaring i fylkeshusets kantine Erling Skakkes gate 14 den 10 april kl. 12:00. Påmelding skjer til oppdragsgivers kontaktperson: lise.kahaki@stfk.no, senest kl.12:00 dagen før. Leverandøren anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudsbefaringen, inkludert spørsmål og svar på spørsmål, vil bli lagt ut på DOFFIN-databasen innen 14.april.2014. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 1.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.9 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: a) Standard innkjøpsvilkår for Sør-Trøndelag fylkeskommune (vedlegg 3) b) Rammeavtale for kjøp av kantinetjenester (vedlegg 4) 1.10 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.11 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 1.april.2014 Tilbudsbefaring kantine 10.april.2014 kl.12.00 Referat fra tilbudsbefaring 14.april.2014 Frist for å levere tilbud 23.april.2014 kl. 15:30 Tilbudsåpning 23.april.2014 kl. 15:45 Tilbudets vedståelsesfrist 1.juni.2014 kl. 15:30 Evaluering/Forhandling Uke 18 Innlevering nytt tilbud etter forhandling Uke 19 Meddelelse om valg av leverandør 16.mai.2014 Klagefrist 28.mai.2014 kl. 15:30 Kontraktsinngåelse 29.mai.2014 Oppstart av kontrakt 1.juni.2014 12
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Oppdraget er en uprioritert tjeneste, jf. FOA vedlegg 6, og konkurransen gjennomføres etter FOA del I og del II. Del II Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling» jf. FOA 5-1. Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudene jf. FOA 11-8(2). Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 13
2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.11 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, anskaffelse av kantinetjenester», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e- post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epsla nguage=no) Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring, vedlegg 6. 14
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Framlegg av foretakets siste årsregnskap med noter og inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Internkontroll for mat skal være etablert ihht FOR 1994-12-15 nr 1187 (forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen). Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse som dokumenterer at tilbyder har etablert internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen i tråd med forskriften. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 15
Eksempel: Kriterium Dokumentasjonskrav Pris Ferdig utfylt prisskjema vedlegg 2 Kvalitet Service Miljø Besvar B krav kravspesifikasjon vedlegg 1 Besvar B krav kravspesifikasjon vedlegg 1 Besvar B krav kravspesifikasjon vedlegg 1 4.1 Vektingsmodell Ved evalueringen vil de ulike kriteriene bli vurdert etter en skala fra 1-10 poeng med 10 som beste resultat. Tildelingskriteriene er oppgitt i uprioritert rekkefølge. 4.2 Pris Pris vil bli evaluert etter følgende metode: Laveste pris vil få 10 poeng, og poenggivningen for de øvrige priser vil bli vurdert i forhold til laveste pris. Det er en forutsetning at leverandøren fyller ut pris for samtlige produkter i prisskjemaet, vedlegg 2. Leverandøren skal oppgi pris eks.mva på oppgitte varer. Skjemaet er kun ment som et priseksempel, og er ikke et uttømmende varesortiment. Prisskjemaet er ment til bruk i evaluering av pris og er eksempelprodukter som kan være med i menyen. Justeringer i skjema kan skje i forbindelse med forhandlinger. Leverandøren skal altså tilby en meny ut over varer i prisskjema. Samme prismekanisme som de priser som oppgis i prisskjema skal gjelde for alle varer som vil bli levert. Leverandøren skal angi nødvendig, månedlig tilskudd fra oppdragsgiver for å kunne drifte kantinen og samtidig tilby konkurransedyktige priser. Leverandøren skal i prisskjema, vedlegg 2, prissette månedlig driftstilskudd fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å yte driftstilskudd oppgitt av leverandør i prisskjema. Driftstilskuddet vil bli tatt opp i forhandlingsmøtet. For oppdragsgiver og våre medarbeidere er det viktig at leverandøren tilbyr konkurransedyktige priser på alle sine varer. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr, skatter og avgifter o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. Pristabellen i vedlegg 2, prisskjema skal fylles ut med månedlig driftstilskudd og pris på angitte varer. Det er totalprisen i pkt. 12.1 i prisskjemaet som det vil bli evaluert 16
på. Med totalpris menes pris ved salg i kantine, driftstilskudd, og pris for møteservering sammenlagt eks.mva. Det er denne totalsummen det vil bli evaluert på. 4.3 Kvalitet Kvaliteten på de tilbudte tjenester er viktig for oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker et godt og variert tilbud til sine ansatte, og vil legge vekt på variasjon og produktspekter i vurderingen. Det skal leveres variert hverdagsmat i form av ferdigsmurte produkter, produkter til å smøre selv, selvbetjent salatbar og varmmat. Oppdragsgivers løsningsbeskrivelse i kravspesifikasjon vedlegg 1, pkt. 1. generelle krav, pkt.2 kvalitet, pkt. 3 varme retter, pkt. 4 kalde retter, og pkt. 5 møtemat og andre arrangement, vil bli lagt til grunn i vurderingen. Leverandøren må i sitt tilbud beskrive forslag til menytilbud gjennom variasjoner i menyen, temadager, møtemat, varmmat, kaldmat, supper, salatbar etc, jfr. kravspesifikasjonen. Det vil også bli lagt vekt på hvordan en sunn ernæringsprofil ivaretas gjennom menyen, jf. kravspesifikasjonen pkt. 2.4. Leverandøren skal beskrive hvordan hensynet til sunn ernæringsprofil, variasjoner i mattilbudet, og hvordan dette er sammensatt i menyen. Leverandøren skal fylle ut kravspesifikasjonen vedlegg 1. Dette vil bli lagt til grunn i vurderingen. 4.4 Service For oppdragsgiver er det viktig at leverandøren kan levere god service til brukerne av kantinen. Det forhold at kantinepersonalet yter god service og gir kundetilfredshet, er derfor viktig for oppdragsgiver. For brukerne er det viktig å ha en hyggelig og innbydende kantine å komme til. Oppdragsgiver ønsker et utadvendt og serviceinnstilt kantinepersonale med spisegjesten i fokus. Leverandøren skal fylle ut kravspesifikasjonen vedlegg 1. Dette vil bli lagt til grunn i vurderingen. 4.5 Miljø For oppdragsgiver er det viktig at leverandøren har en god miljøprofil, og oppdragsgiver ønsker i tråd med regjeringens målsetting, å øke bruken av økologiske produkter. 17
Leverandør skal levere økologiske mat- og drikkevarer. Oversikt over økologiske produkter som tilbys skal vedlegges tilbudet. Det er ønskelig, og det vil bli vektlagt, at leverandøren har: o Økologiske vareprodukter i vareutvalget. Økologiske produkter vil bli vurdert ut fra hvilket sortiment og hvilke priser som tilbys. Produktoversikt og priser skal vedlegges tilbudet. Pris vil bare bli vurdert i de tilfeller der det er sammenlignbare produkter o Plan for avfallsminimering i kontraktsforholdet o Begrenset bruk av engangsutstyr og porsjonspakninger o Tilbyder bes beskrive i hvilken utstrekning han har knyttet til seg lokale produsenter og hvilke produkter som kan tilbys. Leverandøren skal fylle ut kravspesifikasjonen vedlegg 1. Dette vil bli lagt til grunn i vurderingen. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Sør-Trøndelag fylkeskommune, Jus- og innkjøpstjenesten Besøksadresse: Erling Skakkes gt. 14, Trondheim Postadresse: Postboks 2350 Sluppen, 7004 Trondheim Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Kjøp av kantinetjenester v/lise Kahaki Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperme med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 18
Skilleark 1: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. o Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. o Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skilleark 2: Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Foretakets siste årsregnskap med noter og inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Beskrivelse som dokumenterer at tilbyder har etablert internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen i tråd med forskriften. Skilleark 3: Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon vedlegg 1. Skilleark 4: Utfylt prisskjema, vedlegg 2. Oversikt over økologiske produkt Skilleark 5: ILO konvensjonene underskrevet egenerklæring. Lønns- og arbeidsvilkår Grønt punkt 6 Vedlegg 1) Vedlegg til konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Standard innkjøpsvilkår for Sør-Trøndelag fylkeskommune Vedlegg 4: Utkast rammeavtale for kjøp av kantinetjenester Vedlegg 5: Plantegning kantine 19
. 2) Vedlegg til utfylling: Vedlegg 6: HMS egenerklæring Vedlegg 7: Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 8: ILO 20