ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1-2012 Kontrollutvalget i Lund INNKALLES TIL MØTE 30. januar 2012 kl. 09.00 på Rådhuset SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 1/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2/12 Orientering fra administrasjonen - skole og kultur 3/12 Kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområde: Regnskapsforståelse 4/12 Ny plan for forvaltingsrevisjon - videre arbeid, inkl. innspill fra administrasjonen 5/12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 6/12 Statusoversikt kontrollutvalgets saker, januar 2012 EVENTUELT MELDINGER 1/12 Samlet oversikt budsjett 2012 2/12 Undersøkelse av tapte sykelønnsrefusjoner vedtak i kommunestyret 08122011 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Moi, 23. januar 2012 Arne Skobba Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
REFERAT- MELDINGSSAKER Periode: 26. august 2011-30. januar 2012 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 1/12 200800106-18 Samlet oversikt budsjett 2012 2/12 201100045-9 Undersøkelse av tapte sykelønnsrefusjoner vedtak i kommunestyret 08.12.2011 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000098 : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 1 /2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Det vises til vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte den 09.11.2011. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund godkjenner møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 9. november 2011. SANDNES, 17.01.2012 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Møteprotokoll 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100065 : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 2 / 2012 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN - SKOLE OG KULTUR Bakgrunn: For å bli bedre kjent med organisasjonen har kontrollutvalget besluttet å be om orienteringer om arbeids- og ansvarsområde fra de forskjellige kommunale lederne i Lund kommune. Saksutredning: På forrige møte besluttet kontrollutvalget å invitere sjef for oppvekst og kultur (OK) i Lund, Egil Norman Eek, for å orientere på dette møtet. Inn under OK-sjefens arbeidsområde ligger bl.a.: o Barnehage o Skole o SFO o Kulturskole o Musikkskole o Bibliotek o Kino o Museer Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund tar OK-sjefens orientering fra sitt arbeids- og ansvarsområde til etterretning. SANDNES, 18/1-2011 Wencke S. Olsen Daglig leder 4
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800126 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 3 / 2012 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDE. REGNSKAPSFORSTÅELSE Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalgte kontrollutvalget, vedtok utvalget på føreste møte at man på møtet i januar 2012 skulle ha en gjennomgang av kommunale regnskaper. Saksutredning: Kommunale regnskaper skiller seg på enkelte punkter fra et bedriftsregnskap, selv om likhetene er større enn forskjellene. I tillegg blir man som politiker presentert for et stort og for mange uoversiktlig tall-materiale. Hvor finnes de vesentlige tallene i et kommunalt regnskap? Revisor er invitert til å gå gjennom dette temaet for kontrollutvalget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund tar revisors gjennomgang av kommunale regnskaper til orientering. SANDNES, 8/1-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800117 : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 4 / 2012 NY PLAN FOR FORVALTINGSREVISJON - VIDERE ARBEID SAMT INNSPILL FRA ADMINISTRASJONEN Bakgrunn: Kontrollutvalget er iflg. forskriften pålagt å utarbeide ny Plan for forvaltningsrevisjon innen utgangen av året etter siste kommunevalg. I forbindelse med utarbeiding av ny plan bør kontrollutvalget få innspill fra både politisk og administrativ ledelse i tillegg til innspill fra revisor og evt. sekretariatet. Kontrollutvalget bestemte på forrige møte å ha et ekstramøte den 30. januar 2012. Til dette møtet er derfor administrasjonen v/rådmannen invitert til å komme med innspill dersom de har slike. Saksutredning: Sekretariatet har vært i kontakt med rådmannen, som ikke har kommet med forslag til konkrete prosjekter. Han melder imidlertid at han er opptatt av god økonomistyring i alle ledd og evne til i tide å justere kursen dersom forutsetningene ikke holder. Videre er han opptatt av at politiske vedtak blir gjennomført raskest mulig og at innbyggene får gode tjenester, samt at de får svar på alle henvendelser med kort saksbehandlingstid. Dersom en forvaltningsrevisjon kan medvirke til noe av dette, imøteser rådmannen det. I tillegg til innspill fra administrasjonen vil også det politiske miljøet bli bedt om å komme med innspill til planen. I den forbindelse vil det bli sendt ut litt informasjon om hva og hvorfor, se vedlegg. Sekretariatet foreslår at den vedlagte informasjonen sendes inviterte politikere når kontrollutvalget har fastslått når møte med politisk nivå skal finne sted. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar administrasjonens innspill til Plan for forvaltningsrevisjon til etterretning. Kontrollutvalget ønsker møte med politiske ledere den x.x.2012, og ber sekretariatet sende ut vedlagt informasjon forut for dette møtet. SANDNES, 19/1-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder 6
7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800126 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 5 / 2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2011 Bakgrunn: Det vises til vedlagte forslag til årsmelding 2011 for kontrollutvalget i Lund. Årsmeldingen skal oppsummere kontrollutvalgets arbeid i året som gikk. Saksutredning: Årsmeldingen tar i grove trekk for seg kontrollutvalgets arbeid i 2011. Kontrollutvalgets aktivitet er også sett opp mot måloppnåelse i forhold til vedtatt årsplan for 2011. Det meste av fjorårets aktiviteter relaterer seg til det forrige utvalget, da det bare har vært avholdt ett møte i det nyvalgte kontrollutvalget i 2011. Det vises for øvrig til vedlagte forslag til årsmelding. Sekretariatet innarbeider evt. endringer som måtte komme fram i møtet inn i årsmeldingen før den videresendes kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret, og årsmeldingen videresendes derfor til kommunestyret til orientering. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Lund vedtar årsmeldingen for 2011. 2. Årsmeldingen videresendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 11.01.2012 Wencke S. Olsen Sekretariatsleder Vedlegg: Utkast til årsmelding 8
LUND KONTROLLUTVALG ÅRSMELDING 2011 Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS 9
Innledning Kontrollutvalget er et lovpålagt organ 1, som på vegne av kommunestyret skal føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen, både administrativt og politisk. Kontrollutvalget har likevel ikke tilsynsansvar for kommunestyret, men er underlagt dette. Kontrollutvalgets sammensetning Lund kommune har et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 4 numeriske varamedlemmer: Fram til høstens valg besto kontrollutvalget av følgende medlemmer: Medlemmer Varamedlemmer (numeriske) Kjell Erfjord, (KrF) leder 1. Jostein Grønning Roald Tunheim (Frp) nestleder 2. Kirsti Imhof Ann Sissel Haukland (Ap) 3. Knut Inge Johnsen Sonja Surdal (Sp) 4. Andreas Steinberg Gudveig Hjelmsø Moen (H) Etter høstens valg består kontrollutvalget av: Medlemmer Varamedlemmer, numeriske Arne Skobba (V) leder 1. Reidar Gursli Bodil Heskestad (H) nestleder 2. Anne Solfrid Moen Audun Moen (FrP) 3. Jan Morten Hansen Nyhus Sonja Surdal (Sp) 4. Gudveig Hjelmsø Moen Karl Andreas Moen (H) Andreas Steinberg Kontrollutvalgets arbeid i 2011 Kontrollutvalget hadde 6 møter i 2011 og behandlet i alt 39 saker. I tillegg kommer orienterings- og meldingssaker. I forhold til vedtatt årsplan for 2011 har kontrollutvalget oppnådd følgende sett opp mot sine målsettinger for dette året: Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget har i henhold til årsplanen behandlet følgende saker: Årsregnskap og årsmelding 2010 for Lund kommune Økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen. Kontrollutvalget har fulgt opp dette punktet via orientering om kommunens tertialregnskaper. Konstateres det misligheter ved revisjon eller på annen måte, orienterer revisor umiddelbart kontrollutvalget, jfr. forskrift om revisjon 3. Revisor har ikke informert om hendelser i 2011. 1 Kommunelovens 77 10
Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget bestiller i henhold til årsplanen ett årlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. For 2011 ble følgende rapport bestilt: Vedlikehold - utsatt til 2. halvår 2012 Rapporten ble på møte den 9.11. vedtatt utsatt til høsten 2012, mens revisor fikk beskjed om å prioritere rapporten Økonomistyring og internkontroll i helse- og omsorg Rapporten ble bestilt med bakgrunn i oversending av vedtak fra kommunestyret som ba kontrollutvalget om å be revisor redegjøre for Lund kommunes tapte sykelønnsrefusjoner. Denne redegjørelsen ble lagt fram for kontrollutvalget i november 2011. Begge rapportene forventes levert i 2012 og skal utarbeides for budsjettmidler i 2011 og 2012 Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i fbm forvaltningsrevisjon følges opp av administrasjonen. I løpet av 2011 har kontrollutvalget behandlet oppfølging av følgende rapport: Arbeidsgiverrollen Kontrollutvalget vedtok ytterligere oppfølging av denne rapporten. Selskapskontroller: Kontrollutvalget bestilte i tråd med årsplanen selskapskontroll i Dalane Energi for levering i 2009. Denne rapporten ble utsatt til fordel for selskapskontroll i det offentlig deleide aksjeselskapet Dalane Energi IKS Rogaland Revisjon IKS Rapporten ble behandlet på kontrollutvalgets møte i juni, og i kommunestyret samme måned. Kontrollutvalget budsjett/regnskap: Kontrollutvalget har i henhold til forskriftens 18 utarbeidet budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet skal utarbeides av kontrollutvalget selv, og det er bare kontrollutvalget som kan gjøre endringer i utvalgets eget forslag forut for den politiske behandlingen 2. I tillegg har kontrollutvalget behandlet tertialvise regnskapsrapporter innenfor budsjettområdet. Da kontrollutvalget både er direkte underordnet og opptrer på vegne av kommunestyret, fastslår forskriften at kommunestyret skal være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet til kontroll- og tilsynsarbeid i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal derfor følge formannskapets innstilling til kommunestyret (forskrift om kontrollutvalg 18). Øvrige saker: Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Skatteregnskap og skatteoppkrevers årsmelding Oppfølging av politiske vedtak 2010 Revisors planlegging for 2011 m/uavhengighetserklæring Møteplan 2012 for kontrollutvalget Undersøkelse ang. tapte sykelønnsrefusjoner 2 Jfr. brev av 18.06.07 fra Kommunal- og regionaldepartementet 11
Kontrollutvalget ønsker å ha en aktiv rolle for å følge med på utviklingen av kommunen, og inviterer derfor administrative ledere for å orientere om aktuelle saker. I løpet av året har kontrollutvalget hatt følgende orienteringer: 30.03.10: Rådmann Rolv Lende og økonomisjef Tor Inge Moi orienterte om regnskap og årsmelding for 2010 Skatteoppkrever Harry Ove Haugstad orienterte om skatteregnskapet for 2010. 15.06.11: Rådmann Rolv Lende orienterte om sykefraværet i Lund kommune 31.08.11 Nestleder i Hammaren barnehage Linda Gursli orienterte om arbeidet med å få ned sykefraværet i barnehagen 05.10.11 Rådmann Rolv Lende orienterte om arbeidet med styrking av kommunes egenkontroll og om kommunens oppfølging av rapporten Arbeidsgiverrollen Økonomisjef Tor Inge Moi orienterte om kommunens oppfølging av revisors kommentarer til årsregnskapet for 2010. Måloppnåelse i forhold til handlingsplan for 2011: I forhold til årsplan for 2011 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt, med de endringer som skyldes omprioriteringer knyttet til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Annet Kontrollutvalget ser det som viktig å holde seg oppdatert i forhold til sitt fagområde. Medlemmer fra kontrollutvalget har derfor deltatt både på landsomfattende konferanser for kontrollutvalg og på lokal konferanse på Sandnes i desember. Kontrollutvalget har i sitt arbeid et nært samarbeid med kommunens revisor og sekretariat. Revisor utfører regnskapsrevisjonen samt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll etter kontrollutvalgets bestilling. Oppdragsansvarlig revisor har i tillegg vært til stede på alle møter i kontrollutvalget. Ordfører har også møterett i kontrollutvalget, og har vært til stede på fleire av kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets sekretariat er kontrollutvalgets administrasjon, og skal sørge for at alle saker til kontrollutvalget er tilstrekkelig utredet og at vedtakene iverksettes. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med dette samt øvrig administrasjonsarbeid. Representant fra sekretariatet skal være til stede på alle møtene. Moi, 30. januar 2012 Arne Skobba Bodil Heskestad Leder nestleder Audun Moen Sonja Surdal Karl Andreas Moen 12
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800152 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 30.01.2012 6 / 2012 STATUSOVERSIKT KONTROLLUTVALGETS SAKER, JANUAR 2012 Bakgrunn: For at kontrollutvalget skal ha oversikt over status på saker som er bestilt, behandlet og videresendt eller venter på oppfølging/er ferdigbehandlet, legger sekretariatet fram en oppdatert oversikt over status knyttet til pågående og avsluttede saker i kontrollutvalget til hvert møte, se vedlegg. Vedlegget inneholder denne gangen en kun oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet i inneværende periode. Saksutredning: Prosjekter som bestilles av kontrollutvalget skal være med bakgrunn i kontrollutvalgets budsjett og i vedtatte planer. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret i september 2008. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i desember 2008. Nye planer skal utarbeides etter hvert kommunevalg, og skal derfor være vedtatt senest 31.12.2012. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar oversikten pr. januar 2012 til orientering. SANDNES, 18.01.12 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt 13
Lund kommune Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. januar 2012. Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Status Forventet ferdigstilt Vedlikehold 15.11.2010 200 t Utsatt 2. halvår Økonomistyring og internkontroll HO Våren 2012 Selskapskontroller Andre saker: Sak/prosjekt Behandlet Status Merknader Overordnet analyse 15.06.2011 Beregnet 30-40 t Prosjekter behandlet i kontrollutvalget som skal følges opp/er ferdigbehandlet: Bestilt Behandlet Estimert timeforbruk Evt. oversendt for behandl. Status 16.11.09 14.09.10 150 t 20.09.2010 Oppflg. via komm.st. Forvaltningsrevisjonsprosjekter Attraktiv arbeidsgiver (arbeidsg.politikk) Oppfølging Ny oppfølging Selskapskontroller Rogaland Revisjon IKS 30.03.11 31.08.11 Kr. 6.000,- 06.09.11 2012 Dalane Energi IKS 15.06.09 15.06.11 25 t 20.06.11 2012 14