H O K U T ^r Nasjonalt organ lor kvalitet i utdanningen Mars 2013 Til utdanningsinstitusjonene : NOKUTs evalueringer av systemer for kvalitetssikring av utdanningen ved universiteter og høyskoler Dette dokumentet er spesielt myntet på høyskoler og universiteter hvis systemer for kvalitetssikring av utdanningen skal evalueres i nær framtid, og inneholder: Orientering om evalueringsprosess og praktiske forhold Krav til sammensetning av sakkyndig komite Mandatet for den sakkyndige komiteen NOKUTs evalueringskriterier Formuleringene i lov og Kunnskapsdepartementets forskrift om interne system for kvalitetssikring av utdanningen, og evalueringene av disse Evalueringsprosess og praktiske forhold Hvem utfører evalueringene? NOKUT bruker sakkyndige komiteer til å foreta evalueringer av systemer for kvalitetssikring av utdanningen, og prosjektleder fra NOKUT deltar som komiteens sekretær. Institusjonen får anledning til å uttale seg om NOKUTs forslag til sakkyndig komite for den enkelte evaluering. Den sakkyndige komiteen har ansvar for de faglige vurderingene i rapporten fra evalueringen. Prosessen i hovedtrekk På grunnlag av dokumentasjon som institusjonen sender til NOKUT og to besøk ved institusjonen, utarbeider komiteen en evalueringsrapport og avleverer den til NOKUT. Institusjonen får oversendt rapporten til uttalelse. Uttalelsen legges sammen med evalueringsrapporten og et saksframlegg fra NOKUTs direktør fram for NOKUTs styre. Styret fatter vedtak om hvorvidt institusjonens system for kvalitetssikring av utdanningen kan godkjennes. Hvordan gjennomføres institusjonsbesøkene? Siktemålet med det innledende besøket er å fastsette hvordan komiteen vil innrette evalueringen for å kunne vurdere bruk og nytte av systemet for kvalitetssikring, og å legge rammene for programmet for hovedbesøket. Under det innledende besøket skal komiteen møte institusjonens ledelse, ha interne møter og eventuelt møte tillitsvalgte for studentene. I perioden mellom besøkene fastsettes programmet for hovedbesøket. Under hovedbesøket foretar komiteen intervjuer og har interne møter i henhold til et oppsatt program. 1
Hva skal institusjonen sende til NOKUT? Senest fire uker før den sakkyndige komiteens innledende besøk ved institusjonen skal institusjonen sende til NOKUT: en presentasjon av institusjonen med oversikt over studietilbudene en presentasjon av institusjonens system for kvalitetssikring der informasjonslinjer og myndighets-, ansvars- og rollefordeling framgår årsrapporter om kvalitetsarbeidet eller tilsvarende dokumenter for de siste tre år et kort skriv fra institusjonens ledelse om status, suksesser og utfordringer i kvalitetsarbeidet. I skrivet skal utviklingen av systemet siden forrige evaluering kommenteres. Fra 2013 Ønsker NOKUT dessuten at institusjonene kommenterer hva innføringen av læringsutbyttebeskrivelser har betydd for kvalitetsarbeidet ved institusjonen. I perioden mellom de to institusjonsbesøkene skal institusjonen sende til NOKUT: dokumentasjon som belyser områder i kvalitetsarbeidet som komiteen ønsker å gå spesielt inn p eventuell annen dokumentasjon som den sakkyndige komiteen etterspør institusjonen har ansvar for at NOKUT får tilstrekkelig og relevant informasjon for å kunne utføre evalueringen. NOKUTs prosjektleder kan kontaktes dersom institusjonen er usikker på hva for slags dokumentasjon som skal sendes. Rapport Evalueringsrapporten skal inneholde komiteens vurderinger og konklusjoner, og skal munne ut i en anbefaling til NOKUTs styre om hvorvidt systemet bør godkjennes. Komiteen skal i rapporten dessuten gi råd om videre utvikling av kvalitetssikringssystemet og kvalitetsarbeidet ved institusjonen. OppfØlging Dersom systemet for kvalitetssikring ikke blir godkjent skal ny evaluering foretas, og institusjonen vil da motta informasjon om videre prosess. I forbindelse med den årlige NOKUT-konferansen for høyere utdanning tilstreber vi å ha et eget seminar for institusjoner som har blitt evaluert det siste året. Praktiske forhold Institusjonen blir varslet minst seks måneder før evalueringen gjennomføres, og bør raskt oppnevne en kontaktperson for evalueringen. Institusjonen, den sakkyndige komiteen og NOKUTs prosjektleder finner i fellesskap fram til egnede datoer for institusjonsbesøkene. All kommunikasjon mellom institusjon og komite skal gå gjennom prosjektleder i NOKUT. Dokumentasjon til NOKUT skal sendes i 4-7 eksemplarer. Dokumentasjonen skal også sendes i elektronisk form. Dokumentasjon som sendes til NOKUT blir offentlig tilgjengelig gjennom arkivet som kan nås via NOKUTs nettsider. Institusjonen må derfor ikke sende inn dokumenter som inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt. Under institusjonsbesøkene bør en person med sentralt ansvar for systemet for kvalitetssikring av utdanningen være tilgjengelig for oppklarende spørsmål. Før rapporten ferdigstilles, vil institusjonen få oversendt et utkast til komiteens rapport med frist på to uker for kontroll av eventuelle feil og misforståelser. Institusjonen får en frist på seks uker for å uttale seg om den ferdige rapporten. Institusjonen blir orientert om utfallet av styrets behandling. Rapporten, institusjonens uttalelse og NOKUTs styrevedtak publiseres som en tilsynsrapport på NOKUTs hjemmesider. 2
Krav i NOKUTs forskrift til kompetansen i sakkyndige komiteer Kapittel 2 Sakkyndige 2-1 Oppnevning av sakkyndige NOKUT oppnevner sakkyndige ved akkreditering og revidering av akkreditering av studier og institusjoner og ved evaluering av institusjonenes interne system for kvalitetssikring. Institusjonen skal gis anledning til å kommentere NOKUTs forslag om sakkyndige før oppnevning. 2-2 Sakkyndiges habilitet Sakkyndige skal ikke ha oppgaver ved institusjonen eller studiet de skal evaluere eller ha andre tilknytninger til institusjonen som kan medføre inhabilitet. 2-6 Sakkyndiges kompetanse ved evaluering av kvalitetssikringssystem Ved evaluering av kvalitetssikringssystem skal den sakkyndige komiteen ha slik kompetanse: a) alle skal ha erfaring fra kvalitetsarbeid eller evaluering b) minst en skal ha erfaring fra ledelse ved en høyere utdanningsinstitusjon c) minst en skal ha tilknytning til relevant utenlandsk institusjon d) en student, som har erfaring fra institusjonsstyre, andre sentrale tillitsverv eller fra arbeid i studentorganisasjon e) minst en med professor- eller dosentkompetanse. Mandat for sakkyndige komiteer ved evaluering av institusjonenes kval itetssikringssystem Fastsatt av NOKUT 5. mai 2003, revidert 17.12. 2008, tilpasset forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fogskoleutdonning av 1. februar 2010 og forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning av 28. februar 2013 Den sakkyndige komiteen skal evaluere institusjonens system for kvalitetssikring av utdanningen, og vurdere om dette er tilfredsstillende i forhold til gjeldende forskrifter. Komiteen skal gi en entydig og begrunnet konklusjon om hvorvidt institusjonens system for kvalitetssikring er tilfredsstillende. Evalueringen skal gjennomføres med en konstruktiv holdning til institusjonen, og komiteen skal også gi råd om det videre kvalitetsarbeid ved institusjonen. Hvis evalueringen avdekker klare indikasjoner på alvorlig kvalitetssvikt i enkeltstudier skal dette bemerkes i komiteens rapport. Komiteens vurdering skal baseres på følgende materiale: - Institusjonens beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. - Dokumentasjon av utført kvalitetssikring / kvalitetsarbeid som institusjonen legger fram. Komiteen kan be om å få seg forelagt et hvilket som helst materiale som den anser at kan ha betydning for vurderingen. - Komiteens erfaringer og funn ved institusjonsbesøk. Komiteen avgjør hvem den vil treffe og hvilke enheter den vil besøke. Komiteen skal nedfelle sine vurderinger, konklusjoner og anbefalinger i en skriftlig rapport. Komiteen skal kvalitetssikre rapportens faktiske opplysninger før den avgis. Komiteen arbeider på oppdrag fra og avgir sin rapport til NOKUT. Oppdraget er avsluttet når NOKUT har fattet vedtak i saken. Inntil oppdraget er avsluttet, skal de sakkyndige ikke ta del i den offentlige debatt om saken. 3
NOKUTs kriterier for evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen Evalueringskriteriene finnes i kapittel 6 i forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften). Kapittel 6 Evaluering av institusjonenes system for kvalitetssikring av utdanningen 6.1 NOKUTs evalueringskriterier Ved evaluering av institusjonenes interne kvalitetsarbeid gjøres det en helhetlig vurdering av kvalitetssikringssystemet og institusjonenes aktive bruk av det. Det skal legges vekt på: a) Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur: om institusjonen stimulerer til engasjement for kvalitetsarbeid blant ansatte og studenter og deres demokratiske organer, b) Mål, plan og ledelsesforankring: om mål, ansvar, prosesser og aktører som inngår i kvalitetssystemet er klart beskrevet (systemets strukturelle oppbygning), og hvordan systemet for kvalitetssikring utvikles i tråd med institusjonenes behov, c) Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene: om sikring og vurdering av kvaliteten i hvert enkelt studium bygger på dokumentert informasjon som systematisk innhentes fra flere kilder, og om det er særskilte prosesser for å kvalitetssikre oppretting av nye studier, d) Analyse, vurdering og rapportering: om den informasjonen som systemet genererer analyseres, vurderes og framstilles for ansvarlige fora og ledernivå, e) Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring: om tiltak for forbedringer iverksettes på grunnlag av de kvalitetsanalyser som gjøres. Merknad til kapittel 6 Institusjonene skal kontinuerlig og systematisk arbeide for å sikre og forbedre kvaliteten i utdanningen. Det interne systemet for kvalitetssikring av utdanningen skal frambringe kunnskap institusjonen trenger i sikringen og utviklingen av utdanningene som tilbys. Kvalitetssikringen skal omfatte alle studietilbud som en institusjon gir, alle deler av studiet og alle formidlingsformer. Gjennom faste rutiner og prosesser i en årlig syklus frembringes, vurderes og anvendes informasjon om det enkelte studium, og om institusjonens utdanningsvirksomhet generelt. Institusjonens system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten er institusjonens eiendom. Det er derfor institusjonen selv som ut fra egen størrelse, faglig profil og andre lokale behov bestemmer hvordan det skal utformes. Det samme gjelder for den dokumentasjonen som systemet frembringer. 4
Reguleringer av interne system for kvalitetssikring av utdanningen og evalueringene av disse i lov og KDs forskrift Krav til interne system for kvalitetssikring av utdanningen l lov om universiteter og høyskoler pålegges institusjonene å ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring: 1-6 Kvalitetssikring (1) Universiteter og høyskoler skal ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring. Studentevalueringer skal inngå i systemet for kvalitetssikring. Kravene til institusjonenes interne system for kvalitetssikring av utdanningen utdypes i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning: 2-1. Krav til kvalitetssikringssystem (1) Universiteter og høyskoler skal ha et system for sitt kvalitetssikringsarbeid som sikrer kontinuerlige forbedringer, gir tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet og avdekker sviktende kvalitet. (2) Kvalitetssikringssystemet skal sikre og bidra til å utvikle kvaliteten i hele utdanningen, inkludert praksisstudier. Systemet skal omfatte alle forhold som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet inklusive studiets relevans for arbeidslivet. Krav til NOKUTs evalueringer av de interne systemene for kvalitetssikring av utdanningen l lov om universiteter og høyskoler, 2-1 (3), pålegges NOKUT å evaluere institusjonenes system for kvalitetssikring. Kravene til evalueringene utdypes i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning: 2-2. Evaluering av institusjonenes system for kvalitetssikring (1) NOKUT skal foreta evaluering av institusjonenes interne system for kvalitetssikring. Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. NOKUT fastsetter evalueringene innhold og omfang, samt en tidsplan for evalueringen. Institusjonene skal høres i denne prosessen. Evalueringene må være i samsvar med internasjonale krav. (2) Evalueringen skal munne ut i en tilråding om hvorvidt systemet sett under ett er tilfredsstillende, og eventuelt angi områder hvor institusjonen bør videreutvikle sitt system. (3) Dersom NOKUT finner at det foreligger vesentlige mangler ved kvalitetssikringssystemet, skal institusjonen gis en rimelig frist på inntil 6 måneder til å rette opp forholdene. 5
i