Ås kommune MØTEINNKALLING Plan- og byggekomiteen Møtetid: 08.06.2016 kl. 18:30 Møtested: Obs! Endret til Bjørnebekk asylmottak, Kroerveien 50, Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Møtet starter med befaring på Bjørnebekk asylmottak Side Saker til behandling 6/16 Brannteknisk oppgradering og renovering av Bjørnebekk asylmottak 2 Orientering 8/16 Orientering om pågående byggeprosjekter 7 Ås, 06.06.2016 Bjørn Leivestad Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 24 10 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/marianne Hoff. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 16/00076
Saker til behandling PBK-6/16 Brannteknisk oppgradering og renovering av Bjørnebekk asylmottak Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/00468-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 6/16 08.06.2016 3 Administrasjonsutvalget 3 Formannskap 4 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Vedlagt mulighetsstudie godkjennes. 2. Forprosjekt for renovering av Bjørnebekk asylmottak igangsettes 3. Forprosjekt ferdigstilles og godkjennes innen senhøsten 2016 og prosjekt for renovering av Bjørnebekk legges ut på anbud våren 2017. 4. Rådmannen legger inn anbud på videre drift av 200 plasser fra juli 2017 så snart UDI utlyser dette etter at forprosjektet er godkjent. Ås, 20.05.2016 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Plan og byggekomiteen Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret. Vedlegg: 1. Mulighetsstudie Bjørnebekk, pdf 04.12.2015 2. Prosjektkalkyle - Estimert totalkostnad - Bjørnebekk.pdf 04.12.2015 3. Mulighetsstudie - TILLEGG,pdf 10.02.2016 4. Kalkyle - inkl. kontor Bjørnebekk, pdf 10.02.2016 Vedtak i saken sendes til: Økonomisjef Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 2 av 7
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Brannforskriftene krever en større brannteknisk oppgradering av Bjørnebekk asylmottak. Brannvesenet gir nå kun midlertid tillatelse til videre drift av asylmottaket, under forutsetning av at en plan for en større brannteknisk oppgradering foreligger våren 2017. Siv. ing. Trond Thorvaldsen AS har utarbeidet en mulighetsstudie for brannteknisk oppgradering av bygget, jf. vedlagt mulighetsstudie. Kommunestyret har ved behandling av HP 2016-19 vedtatt en investering på 60 mill. Kr til renovering av Bjørnebekk asylmottak. Forutsetningen for å gjennomføre investeringen er at kommunen inngår ny avtale med UDI om drift av statlig asylmottak. Fakta i saken: Ås kommunes eksisterende avtale med UDI om drift av 200 mottaksplasser gjelder frem til 1.7.2017. Høsten 2016 vil kommunen legge inn anbud på en ny driftsavtale. UDI utlyser i hovedsak avtaler på 4 år, med opsjon på ytterligere to års drift (4 pluss 1 pluss 1). I nytt anbud vil prosjekt med anbudsdokumenter for renovering av Bjørnebekk legges ved som en del forutsetningen for en driftsavtale. Kommunen vil i anbudet legge inn årlige finanskostnader knyttet til renoveringen. Bakgrunn Ås kommune har overtatt eiendommen av Akershus Fylkeskommune vederlagsfritt. Forutsetningen for vederlagsfri overtakelse er at eiendommen utnyttes til offentlige og samfunnsnyttige formål, jf. avtale om overdragelse mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune av mai 1999. Dersom kommunen beslutter å utnytte eiendommen på annen måte eller videreselger denne, er det forutsatt at kommunen skal foreta etteroppgjør mot Staten. Slikt etteroppgjør skal gjøres ved at salgsgevinst fratrukket kostpris (omkostninger ved erverv og senere påkostninger) tilbakeføres Staten. Bjørnebekk asylmottak består av tre bygninger. To av bygningene, Kroerveien 52 og 54 ble oppført i 1938 og har vært drevet som rusinstitusjon. Disse byggene har nå et betydelig renoveringsbehov for å kunne oppfylle dagens bygningskrav. I tillegg er Kroerveien 48 en del av asylmottaket, og inneholder administrasjon, samt aktivitetsrom og en HC-tilpasset bolig. Dette bygget er oppført ca. 1954 og ble rehabilitert av kommunen i 2010. Renoveringen var i hovedsak finansiert med tilskudd fra UDI og oppspart overskudd fra driften av Bjørnebekk. Dette bygget er i god stand og oppfyller dagens bygningskrav. Oppgradering til forskriftsmessig Brannteknisk standard Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 3 av 7
På grunn av at det nå er blitt strengere krav til brannsikkerhet oppfyller ikke dagens bygninger brannforskriftene. Brannvesenet har ved tilsyn nå kun godkjent bygget med midlertidige tiltak, men krever en full brannteknisk oppgradering for å godkjenne bygget. Siv. ing. Trond Thorvaldsen AS har utarbeidet en mulighetsstudie for brannteknisk oppgradering av bygget. Denne studien viser at en brannteknisk utbedring vil medføre en nærmest total bygningsmessig og teknisk rehabilitering. Branncelleinndeling i tråd med dagens krav omfatter bygningsmessig oppgradering av alle vegger og etasjeskiller. Renoveringsbehovet Mulighetsstudiet anbefaler at det ved nødvendig brannteknisk oppgradering også gjennomføres teknisk oppgradering av øvrige tekniske anlegg, samt utvendig isolering. Kommunen har etter overtakelsen av Bjørnebekk gjennomført nødvendig enkelt vedlikehold, som utskifting av vinduer, dører, utbedring av bad og utvendig og innvendig maling. Hovedkonstruksjonen av bygget er vurdert å være i god stand. Større vedlikehold og renovering har det imidlertid ikke vært mulig å gjennomføre uten en total renovering av bygget. Dette krever en betydelig investering og en avklaring om kommunen vil fortsette som driftsoperatør for asylmottak. Tiltakene som må gjennomføres for å få byggene til å tilfredsstille dagens krav, krever en total renovering av byggene Dette innebærer at tilnærmet alt innvendig i bygget rives og erstattes med nyanlegg. Dette kan ikke utføres innenfor kommunens ordinære vedlikeholdsbudsjett. Renovering av VVS, fyringsanlegg, brannsikring og ENØK tiltak er i mulighetsstudie estimert til 68 mill. kr. Det er usikkerhet knyttet til anslaget. Det må derfor arbeides videre med å vurdere kostnader og aktuelle løsninger for å få bygningen til å tilfredsstille myndighetenes krav. Aktuelle tiltak som kan vurderes tatt ut for å redusere kostnadene i prosjektet er heis, men dette forutsetter at det gis dispensasjon for dette. Videre kan det være aktuelt å finansiere utgifter til tilleggsisolering av bygget innenfor midlene avsatt ENØK tiltak i kommunen. Rådmannen anbefaler derfor at det igangsettes forprosjekt, selv om mulighetsstudiet estimerer en noe høyere kostnadsramme enn avsatt. Gjennomføring av prosjektet. Renovering av Bjørnebekk kan starte høsten 2017, etter at ny avtale med UDI er inngått. Bjørnebekk har store tomtearealer som ikke er bebygd. Det kan derfor legges opp til at det settes opp boligmoduler på tomten under renoveringsarbeidet. Det er planlagt moduler på tomten til å ivareta 80 beboere. Dette tilsvarer omtrent antall beboere i hver av bygningene. Først renoveres et av byggene, mens beboerne flyttes ut til moduler. Når første bygg er renovert flytter beboere inn i ferdigrenovert bygg og Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 4 av 7
neste bygg renoveres. Driften av mottaket kan på den måten opprettholdes under renoveringsperioden. Økonomiske konsekvenser: Det er totalt avsatt 63,5 mill. kr til prosjektet. Av dette er 3,5 mill. kr avsatt til mulighetsstudie og forprosjekt. Totalt er prosjektet i mulighetsstudiet kostnadsberegnet til 68 mill. kr. eks. mva. Kommunen vil vurdere tiltak som kan redusere kostnadene i prosjektet samt søke ENOVA tilskudd for å kunne gjennomføre investeringen innen en netto ramme på 63,5 mill. kr eks mva. 6 mill. kr av prosjektet kan finansieres av oppsparte midler fra driften av Bjørnebekk asylmottak avsatt på eget disposisjonsfond. I tillegg kommer finansiering av ENOVA midler, men det er p.t. usikkert hvor mye dette kan utgjøre. Økonomisk sett antas bruk av bygget til asylmottak til å være mest økonomisk lønnsomt. UDI betaler 3,8 mill. kr årlig i husleie til kommunen for å drive asylmottak med 200 plasser. Av dette betaler Ås kommune 800 000 kr for leie av Heia som har 50 plasser. Resterende 3 mill. kr får Ås kommune i husleie for Bjørnebekk. Alternativer som er beskrevet nedenfor vurderes å være mindre økonomisk lønnsomt. Drift av Bjørnebekk asylmottak er i dag delt på to lokaliteter, Bjørnebekk og Heia. Det foreslås at beboerkapasiteten på Bjørnebekk økes fra 150 til nærmere 200 plasser i forbindelse med renoveringen. Dette gjør det mulig å samle all mottaksdrift på en lokalitet, noe som gjør driften bedre og mer effektiv. Kommunen kan eventuelt også velge å videreføre drift på Heia ved å søke å øke kapasiteten til 250 plasser. Midlertidige moduler som settes opp ved rehabilitering kan også vurderes beholdt til økt kapasitet i en periode, dersom antall asylsøkere til Norge fortsetter å være høyt fremover. En investering på 63 mill. kr med 6 mill. kr finansiert med egenkapital, innebærer årlige avdrag på 1,9 mill. kr over 30 år og rentekostnader på ca 1,7 mill. kr med 3 % rente, til sammen utgjør dette ca 3,6 mill. kr. I tillegg kommer FDV kostnader. Ved anbud på videre drift må disse kostnadene innarbeides i tilbudet fra Ås kommune. Andre driftsutgifter, herunder personalkostnader dekkes av driftstilskudd fra UDI, Samlet sett må det utarbeides et budsjett som sikrer at driften av Bjørnebekk, inkludert finanskostnader, finansieres av årlige tilskudd fra UDI. Alternativer: Ved vurdering av alternativer er det viktig å ta hensyn til at Ås kommune har overtatt eiendommen til en symbolsk sum med en klausul om at eiendommen skal anvendes til allmennyttig formål. Ved salg av eiendommen tilfaller overskuddet Fylkeskommunen. Rådmannen ser følgende alternativer som eventuelt må utredes nærmere: Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 5 av 7
1) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen selges. Overskudd fra salget tilkommer Fylkeskommunen. Ås kommune vil kunne få beholde dokumenterte påkostninger. Dette gjelder i hovedsak påkostninger på administrasjonsbygget med infosenter og handikapleiligheter. De andre byggene er ikke påkostet. Det kan da forventes at privat driftsoperatør av asylmottak kjøper eiendommen. 2) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen omdisponeres til kommunal administrasjon. Dette kan frigjøre arealer kommunen leier i Ås sentrum. Mulighetsstudiet viser at ombygging av bygget til kontorlokale vil utgjøre 15 til 20 mill. kr mer enn ombygging til asylmottak. 3) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen omdisponeres til studentboliger. Det er i mulighetsstudiet antydet at dette vil medføre høye kostnader, samtidig som beliggenheten ikke er god for dette formålet. Dette alternativet er derfor ikke vurdert nærmere. 4) Bjørnebekk asylmottak avvikles og kommunen stenger bygget som følge av at brannforskriftene ikke tillater bruk av bygget. Kommunen har da ingen leieinntekter, men må allikevel sette av noe midler til å holde bygget i sikkerhetsmessig stand. Konklusjon med begrunnelse: Arbeidet med forprosjekt igangsettes. Forprosjekt utarbeides innen høsten 2016 og prosjektet legges ut på anbud våren 2017. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 6 av 7
Orientering 8/16 Orientering om pågående byggeprosjekter Plan- og byggekomiteen 08.06.2016 Side 7 av 7