Ledelsens håndtering av mistanker om korrupsjon Krisehåndtering tiltak ved misligheter i virksomheten eller tilsyn/raid fra offentlige myndigheter et kritisk blikk mot granskning Januar 2016 Johan Henrik Nossum
KRISEHÅNDTERING LOVBRUDD, SKADE ELLER MISTANKE OM ULOVLIGE AKTIVITETER I VIRKSOMHETEN Virkninger for virksomheten Hendelse Direkte kostnader/ Tap (bøter, eiendeler, aktivitet, revurdering av bokførte verdier og forpliktelser, samt reevaluering av risiko) Operasjonelle problemer og forsinkelser i produksjon Omdømmetap med økonomiske virkninger Erstatningsansvar (direkte utbetalinger eller regress fra egen assurandør) Foretaksstraff Ettersom tiden går normaliseres inntjening og kostnadsnivå men er avhengig av korrigerende tiltak fra ledelsen
STYRETS TILSYNSANSVAR OG HANDLEPLIKT Formål med undersøkelsene ledet av styret Sikre operasjonelle forhold avdekke svakheter for å sikre produksjon, kvalitet og andre nøkkelhensyn for virksomheten Sikre finansielle forhold forebygge foretaksstraff, unngå økt risiko-eksponering og gjentagende hendelser med der tilhørende verditap (kostnader og/eller inntekter) Sikre rammebetingelser og offentlige tillatelser; nøkkelfaktorer for fortsatt drift Styrets tilsynsansvar aksjelovens 6-12 (3) og 6-13 (1) Styret skal påse at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig Beslutning om undersøkelser aksjelovens 6-12 (4) Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser om det kreves av ett eller flere styremedlemmer Innledende fase Faktiske undersøkelser Hensiktsmessig rapportering Styrets vurdering av tiltak Utarbeidelse av tilpasset mandat Løpende intern håndtering av operasjonelle forhold Undersøkelser av hva som faktisk har passert Rapportering til styret om fremdrift Endelig utarbeidelse av rapport og funn Myndighetskontakt? Mandatet og en løpende vurdering av rapporteringsformat sikrer styring av prosessen Funn og format på rapportering må tilpasses styrets behandling, som løpende vurderes ift. hensiktsmessighet
MISTANKE OM ULOVLIGHETER HVA GJØR DU? Avhenger av sakens karakter og alvorlighetsgrad Utrede faktum for å avdekke hva som har skjedd for å rydde opp internt og forhindre noe tilsvarende Bør skje «i det stille» ingen plikt til å anmelde Behov for ekstern granskning? Være bevisst på kommunikasjon utad ikke love for mye Være varsom med omfattende granskninger ikke parallell etterforskning
GRANSKNING - FORDELER Signalisere at saken tas alvorlig Kommer på offensiven Får avklart sakens faktum Danner grunnlag for viktige beslutninger Rette feil Preventive tiltak, endre rutiner og internt regelverk Vurdere anmeldelse Vurdere konsekvenser; oppsigelse/avskjed/erstatning
GRANSKNING - ULEMPER Kostbart hvis omfattende Ofte for strenge granskerne rettferdiggjør eget arbeid Uenighet med oppdragsgiver Mandat i bevegelse Ansvarsgrunnlag på sølvfat til påtalemyndigheten Medvirkning til sakens opplysning blir ikke i tilstrekkelig grad hensyntatt av påtalemyndigheten Problematisk rapport i etterkant
PREMISSER FOR GOD GRANSKNING Legge tid i et klart og avgrenset mandat - høy terskel for utvidelser Ta stilling til vanskelige spørsmål: Skal granskerne ha kontakt med påtalemyndigheten? Skal funn rapporteres til påtalemyndigheten? Skal rapporten anonymiseres? Skal rapporten beskrive faktum eller konkludere mht. lovbrudd, straff og/eller erstatning? Frist for ferdigstillelse og kostnadsramme Skal rapporten offentliggjøres? Dedikert kontaktperson mot granskerne Jevnlig avrapportering til styret Styrebehandling av rapporten og eventuelle konsekvenser
HVORDAN HANDLE DERSOM ØKOKRIM KOMMER? Sørge for å ha etablert klar rutine Rutinen følges av ledende personell Fast person som er drillet og tar ledelse Kontakte advokat innhente grunnlaget Økokrim bygger på Samarbeide og samtidig ivareta bedriftens rettigheter