En brukerveiledning for StyrerAssistenten HMS
innholdsliste: (du kan manøvrere deg frem og tilbake i veiledningen ved å trykke på linkene) 3 Endringer i bruk av HMS modulen 19 Lim inn tekst i nyopprettet dokument -klipp og lim 4 Standard 20 Slik får du inn dokumenter som ikke ligger i StyrerAssistenten 5 Barnehagens HMS dokumenter 21 Oppfyll dokumentasjonskrav 7 Røde og blå dokumentnavn 24 Legge egne dokumenter i arkiv 8 Datafeltnavn 25 Kategori = valg av overskrift 9 Hvordan endre innhold i datafeltnavn 26 Hvordan lage nye kategorier (overskrifter) 10 Hvordan endre et navn i strukturen 27 Arkivet kan brukes til alle dine dokumenter 11 Hvordan slette et dokument i Barnehagens HMS? 28 Personaldokumenter 12 Topp og bunntekst 29 Egne strukturer i personaldokumentene 13 Oppdatering og nedlastning av nye HMS dokumenter 14 Om oppdatering 15 Søkefunksjon i HMS Hvordan finne et enkelt dokument? 16 HMS dokumenter på e-post 17 Hvordan få ny, slette eller markere en kolonne? 18 Opprette nytt tomt dokument i Barnehagens HMS 2
Endringer i bruk av HMS modulen I StyrerAssistenten finner du nesten 400 HMS- og kvalitetssikrings dokumenter. Strukturer - ny måte å jobbe på: De samme dokumentene, men en lettere måte å finne dem igjen på (strukturer). 1. Klikk på for å få frem alle strukturene. 2. Velg den strukturen du vil jobbe i ved å klikke på f eks Beredskap. Da sorterer du ut kun de dokumentene som omhandler Beredskap. Du ser at du er i strukturen Beredskap ved at det står Beredskap øverst. 3. For å komme tilbake til det som er standard struktur (der alle dokumentene er samlet) klikker du igjen på og velger standard struktur. 4. Uansett om du står i standard eller strukturer vil dokumentet bli endret alle steder dersom du velger å tilpasse et dokument til Barnehagens HMS. 5. Strukturene velges f.eks. i forbindelse med Arbeid med et tema om gangen For å enklere finne dokumenter Ved forberedelse til tilsyn eller ved tilsynsbesøk 3
Standard Du står i Standard når den er merket hvit. Ca. 400 konkrete forslags dokumenter er levert og vedlikeholdes av Barn-Nett. De dokumentene du ønsker å bruke i din barnehage kan tilpasses eller godkjennes for overføringen til Barnehagens HMS dokumenter. Når et dokument er tilpasset har du to versjoner av dokumentet; et tilpasset, og et standard. Ingen dokumenter i Standard kan redigeres eller slettes. 4
Barnehagens HMS dokumenter Du står i Barnehagens HMS dokumenter når den er merket hvit Dette er barnehagens egne maler. Disse består av: Tilpassede dokumenter fra standard. Overførte (ikke endret) dokumenter fra standard. Egne dokumenter og maler. 5
Hvordan overføre et dokument fra Standard til Barnehagens HMS? 1. Åpne dokumentet på Standard. 2. Skriv direkte i dokumentet de ønskede endringene. 3. Velg disketten/lagring i menylinjen. 4. Velg deretter Lagre i barnehagens HMS/Personal 5. Du kan også velge å lagre dokumentet uten å gjøre endringer. 6
Røde og blå dokumentnavn Røde dokumentnavn -betyr at det ikke finnes et tilpasset dokument under Barnehagens HMS dokumenter. Blå dokumentnavn -betyr at det finnes et tilpasset dokument under Barnehagens HMS dokumenter. Valg mellom dokumenter Hvis du velger å åpne dokumenter på Standard, vil du få frem et valg: «Det finnes et tilpasset dokument. Vil du åpne dette?». Dersom du svarer «nei» åpner du fortsatt dokumentet på Standard som ikke er tilpasset. Svarer du «Ja» åpner du ditt eget tilpassede dokument som ligger under barnehagens HMS dokumenter. 7
Datafeltnavn 1. Velg «vis» i menyen 2. Velg «Innhold i datafeltnavn» for å hente frem innholdet i datafeltet For å slette et datafelt: 1. Trykk en gang på feltet du ønsker å slette (ikke marker). 2. Trykk Delete. Hvordan sette inn datafeltnavn? 1. Høyreklikk på ønsket plass i dokumentet 2. Velg datafeltnavn 8
Hvordan endre innhold i datafeltnavn Hvis innholdet i datafeltnavnet blir feil, f.eks. styrers navn, skyldes dette at det er feil i registeret ditt i StyrerAssistenten. Rettinger gjøres under Barn-Andre registre. Dette er enkelt, men gjøres sjelden. Ta kontakt med Barn-Nett dersom du trenger hjelp. 9
Hvordan endre et navn i strukturen Endre navn i strukturen i Barnehagens HMS dokumenter ved å: 1. Klikk en gang på det dokumentet du vil endre navn på ( ikke åpne dokumentet). 2. Trykk på. 3. Du vil da få frem en dialogboks, skriv inn ønsket, nytt navn på dokumentet i strukturen og trykk ok. 4. Dette kan du kun gjøre i hovedstrukturen. 10
Hvordan slette et dokument i Barnehagens HMS? Du kan enkelt slette et dokument i Barnehagens HMS dokumenter ved å: 1. Merk det dokumentet du vil slette. 2. Trykk på. 3. Du vil da få spørsmål om du vil slette det valgte dokumentet, trykk Ja for å slette. NB! Det er ikke mulig å slette dokumenter i Standard. 11
Topp og bunntekst Det er ikke nødvendig å endre topp og bunntekst på alle dokumenter enkeltvis. Dette gjøres på ett sted, og oppdateres deretter på alle dokumentene. Endring av topp og bunntekst utføres også årlig i forbindelse med revisjon, slik at årstall alltid er oppdatert. 1. Åpne dok. nr 0.0.2 «Felles topp og bunntekst» og forandre toppteksten til ønsket tekst. 2. Velg bunntekst og forandre denne. 3. Lagre dokumentet i Barnehagens HMS ved å trykke på Du har nå lagret ønsket topp og bunntekst i dette dokumentet og er klar til å overføre det til alle. 4. Lukk alle dokumenter ved å gå på «vindu», velg deretter «lukk alle vindu». 5. Velg «gul tromme» øverst på siden og velg «oppdater topp- og bunntekst på AKTIV barnehage». 6. Du har nå fått topp og bunntekst på alle dine dokumenter 12
Oppdatering og nedlastning av nye HMS dokumenter Oppdateringer og nedlastninger skjer automatisk via nettet. Du vil se at dersom det er lagt ut endringer når du velger HMS, vil endringene lastes ned. Viktige endringer logges også i 0.0.3 Endringslogg. Pass på at du velger standard dokumentet når du åpner endringsloggen for siste endringer! Ingen endringer vil skje med ditt tilpassede dokument. Alle strukturer har egne endringslogger som også blir oppdatert i forbindelse med endringer. Dette gjør det enkelt å finne igjen dokumentet som er endret. 13
Om oppdatering Hva blir oppdatert? Standarddokumentet. Lenkene i standard blir oppdatert. Lenken i barnehagens HMS blir oppdatert (tilpasset dokument). Hva blir ikke oppdatert? Ditt tilpassede dokument blir ikke oppdatert og det skjer ingen endringer (bortsett fra lenkene). Dersom du ønsker endringer i tilpasset dokument: Du kan velge å overskrive, eller endre dokumentet ditt med de nye endringene. Du kan selvfølgelig også bevare ditt tilpassede dokument slik det var. 14
Søkefunksjon i HMS Hvordan finne et enkelt dokument? 1. Stå på Standard og velg Kikkerten i menylinjen. 2. Skriv inn søkeordet, for eksempel : Skademelding. 3. Kun de dokumentene som inneholder søkeordet kommer frem i trestrukturen. 4. For å komme tilbake til utgangspunktet med alle dokumentene, velg! Øverst i menylinjen. 15
HMS dokumenter på e-post E-post oppsett må være klargjort på forhånd -ta kontakt dersom dette ikke allerede er gjort og du trenger hjelp. 1. Åpne dokumentet du ønsker å sende. 2. Velg send e-post i menylinjen. 3. Følg veiviser. 16
Hvordan få ny, slette eller markere en kolonne? 1. Stå i tabellen der du ønsker å gjøre en endring. 2. Alle endringer gjør du ved å velge «Tabell» i menylinjen. 3. Velg ønsket funksjon. 17
Opprette nytt tomt dokument i Barnehagens HMS Stå i «Barnehagens HMS dokumenter- maler». Velg det kapitlet og det underkapitlet du vil opprette et nytt dokument i. I dette tilfellet: Kapittel: Beredskapsplaner- Barn. Underkapittel: Andre alvorlige hendelser Trykk deretter på og du vil få opp en dialogboks. Skriv inn ønsket dokumentnavn og forklarende tekst som vist på bildet. Du har nå opprettet et tomt dokument med topp og bunntekst i Styrerassistentens egen tekstbehandler (TXM) som du kan skrive i eller kopiere tekst til. 18
Lim inn tekst i nyopprettet dokument -klipp og lim 1. Opprett et nytt dokument i Barnehagens HMS dokumenter : Se egen beskrivelse i : «Opprette nytt tomt dokument i Barnehagens HMS dokumenter» 2. Velg dokumentet du vil ha ( som ligger f eks på skrivebordet ditt på serveren) og åpne dokumentet. 3. Stå inne i det åpnede dokumentet og trykk: Ctrl +A ( Merk alt) og Ctrl + C ( kopier). 4. Gå tilbake til StyrerAssistenten og åpne dokumentet du har opprettet. Stå deretter i dokumentet og trykk: Ctrl + V ( Lim inn). 19
Slik får du inn dokumenter som ikke ligger i StyrerAssistenten Du kan lime inn dokumenter av alle filtyper, som PDF, word, excell osv. i alle strukturene. Finn dokumentfilen (ikke åpne), høyreklikk og kopier. Velg «Barnehagens HMS dokumenter- maler». Velg det kapitlet og det underkapitlet du vil opprette et nytt dokument i. Høyreklikk på underkapitlet og trykk på «lim inn dokumenter». Dokumentet er nå limt inn i trestrukturen. 20
Oppfyll dokumentasjonskrav dokumenter HMS-arbeidet skriftlig på denne måten Eksempel 1: HMS-mal brukt i situasjon i sak som gjelder et enkeltbarn i barnehagen 1. Finn mappen til det barnet det gjelder. 2. Åpne barnets dokumentmappe. 3. Åpne HMS- og velg f.eks. strukturen SKJEMA, SJEKKLISTER OG LOGG. 4. Finn dokumentet du ønsker å benytte. 5. Merk dokumentet (ikke åpne), og «dra» det over i barnets mappe ved å holde venstre musknapp inne. 6. Dokumentet vil da åpne seg, og du kan fylle ut de nødvendige opplysningene. 7. Når du lagrer og lukker dokumentet, er dette automatisk lagret i barnets mappe. 8. Dersom du ønsker å endre dokumentnavnet, trykker du. 9. Husk at du kan sende dette på mail til foreldre eller andre hvis du ønsker det. 10. Barnehager som har ebarnehage kan dele direkte med foreldrene ved å sette på haken «Viser på WEB». 21
Oppfyll dokumentasjonskrav dokumenter HMS-arbeidet skriftlig på denne måten Eksempel 2: HMS-mal brukt i situasjon i sak som gjelder et enkeltansatt i barnehagen 1. Finn mappen til den ansatte det gjelder. 2. Åpne ansattes dokumentmappe. 3. Åpne HMS- og velg f.eks. strukturen BRANN OG ELEKTRISK. 4. Finn dokumentet du ønsker å benytte 5. Merk dokumentet (ikke åpne), og «dra» det over i ansattes mappe ved å holde venstre musknapp inne. 6. Dokumentet vil da åpne seg, og du kan fylle ut de nødvendige opplysningene. 7. Når du lagrer og lukker dokumentet, er dette automatisk lagret i den ansattes mappe. 8. Dersom du ønsker å endre dokumentnavnet, trykker du. 9. Husk at du kan sende dette på mail til den ansatte eller andre hvis du ønsker det. 10. Barnehager som har SA Personal kan dele direkte med den ansatte ved å sette på haken «Viser på WEB». 22
Oppfyll dokumentasjonskrav dokumenter HMS-arbeidet skriftlig på denne måten Eksempel 3: HMS-mal brukt i situasjon i sak som gjelder generelt HMS arbeid i barnehagen 1. Velg «Arkiv». 2. Åpne den aktuelle dokumentmappen f.eks. HMS. 3. Åpne HMS, f.eks. strukturen SKJEMA, SJEKKLISTER OG LOGG. 4. Finn dokumentet du ønsker å benytte 5. Merk dokumentet (ikke åpne), og «dra» det over i arkiv ved å holde venstre musknapp inne. 6. Dokumentet vil da åpne seg, og du kan fylle ut de nødvendige opplysningene. 7. Når du lagrer og lukker dokumentet, er dette automatisk lagret i mappen. 8. Dersom du ønsker å endre dokumentnavnet, trykker du. 9. Husk at du kan sende dette på mail til ansatte, foreldre eller andre hvis du ønsker det. 10. Barnehager som har SA Personal eller ebarnehage kan dele direkte med ansatte eller foreldre ved å sette på haken «Viser på WEB». 23
Legge egne dokumenter i arkiv 1. Kopier inn på server dersom dokumentet ikke allerede ligger der. 2. Høyreklikk på det/de dokumenter du vil ha inn i arkivet, og trykk på «Kopier». 3. Åpne StyrerAssistenten på Arkiv. Velg hvor du ønsker å lagre dokumentet i ( i dette tilfellet HMS). 4. Høyreklikk inne i selve arkivet og velg «Lim inn dokumenter». Du kan også velge å dra inn dokumenter både enkeltvis og flere samtidig. Dette gjøres ved å: markere holde inne venstre «museknapp» dra dokumentet til ønsket sted, og slipp. NB! Du legger egne dokumenter inn i barnets mappe og i ansattes mappe på samme måte som du gjør i Arkiv. 24
Kategori = valg av overskrift Når du lagrer dokumenter fra StyrerAssistenten, foreslås ofte en kategori (overskrift). Denne kan du endre, som vi har vist tidligere. Dersom det ikke er forslag til kategori (overskrift) vil dokumentet havne under kategorien «none». For å endre dette, velg 1. Stå i det dokumentet du vil endre kategori på. 2. Velg tegnet. Du vil da få opp en dialogboks. 3. Velg navn på dokumentet. 4. Velg hoved overskrift (kategori A). 5. Velg «underoverskrift» (kategori B) dersom du ønsker dette. 6. Velg neste «underoverskrift» (kategori C) dersom du ønsker dette. 7. Trykk ok. 25
Hvordan lage nye kategorier (overskrifter) Du kan lage egne kategorier (overskrifter) dersom du ikke finner den du synes passer. Gå inn på -Barn -Andre registre -Dokumentgrupper Du får da frem et nytt bilde. For å lage en ny kategori trykker du på. 1. Skriv inn ønsket kategori/navn, og velg hvilken gruppe det skal tilhøre. I dette tilfellet HMS. 2. 3. Trykk på for å lagre. 4. Denne kategorien (overskriften) vil nå vises neste gang du ønsker å lagre noe under HMS i arkivet. 26
Arkivet kan brukes til alle dine dokumenter Styrerassistenten leveres med forslag til 11 Arkivtema Dersom du ønsker å arkivere under andre tema, kan du enkelt endre navn på mappene. 1. Høyreklikk på den mappen du ønsker å endre navn på. 2. Skriv inn ønsket navn. 3. Mappenavnet er endret! 4. Husk at alle dokumenter i arkivet kan sendes på e-post. Dersom du har SA Personal kan du velge å dele dokumenter direkte fra arkivet til ansattes PersonalWeb. 27
Personaldokumenter Det er viktig å skille mellom HMS- og Personal arbeid. HMS- og Personaldokumentene er derfor adskilt i StyrerAssistenten. Det er ulik topp og bunntekst på HMS- og Personaldokumenter. Dette er med på sette et profesjonelt preg på arbeidet ditt. 28
Egne strukturer i personaldokumentene Egne strukturer finner du også under personaldokumenter, på samme måte som i HMS- delen av StyrerAssistenten. Dette er først og fremst for at du ved å velge en av disse skal ha oversikt over hvilke dokumenter dine ansatte har tilgang til via sin personlige PersonalWeb side (rolle) Velg struktur ved å trykke. 29