Sunnfjord og Ytre Sogn IKT (SYSIKT) KONKURRANSEGRUNNLAG OM LEVERING AV ELEKTRONISK PASIENTJOURNAL OG FAGPROGRAM FOR LEGEKONTOR Kunngjort på Doffin 24.09.15 Tilbodsfrist 06.11.15 Vedståelsesfrist 26.02.16
1. Generell Informasjon 1.1 Oppdragsgjevar SYSIKT er eit interkommunalt samarbeid oppretta for og av kommunar i Sunnfjord og ytre Sogn. Deltakande kommunar er Førde, Jølster, Naustdal, Gaular, Hyllestad, Askvoll, Fjaler, Solund, Høyanger og Gulen. SYSIKT er organisert som eige rettsobjekt etter 27 i kommunelova, og har mellom anna drifts- og vedlikehaldsansvar for datanettverk, serverpark og IKT-utstyr i medlemskommunane. SYSIKT har og ansvar for sikkerheitsløysing, lisensadministrasjon og koordinerer innkjøp av IKT-utstyr og programvare. Felles datasenter, lokalisert i Førde, er bygd med felles domene og lik infrastruktur. I vedteken strategiplan for SYSIKT er det ei prioritert oppgåve å samordne kommunale fagsystem, og redusere talet på ulike løysingar. 1.2 Informasjon om regelverket. Konkurransen er regulert av lov om offentlege annskaffelser (LOA) med tilhøyrande forskrifter (FOA) 2. Generelle krav 2.1 Omfang. Denne konkuransen om elektronisk journalsystem / fagprogram for legekontor gjeld for dei 10 kommunane i SYSIKT og legevakta for Sunnfjord og Ytre Sogn, med planlagd overgang til nytt fagprogram for alle kommunane innan 2 år. Kommune Tal legekontor Tal legeheimlar (inkl. evt. turnuslege) Tal andre arbeidsstasjonar med tilgang til legesystemet EPJ /fagsystem i bruk i dag Askvoll 1 4 9 Profdoc Vision Gulen 1 3 2 Win Med 2 Hyllestad 1 2 3 Win Med 2 Jølster 1 4 5 Win Med 2 Naustdal 1 4 6 Win Med 2 Solund 1 1 2 Profdoc Vision Førde 1 16 14 System X Fjaler 1 4 3 Infodoc Gaular 1 4 4 Infodoc Høyanger 1 5 13 Infodoc SYS-IKL - legevaktkontor 1 2 4 Infodoc
Tilbod skal innehalde alle dei opplysningar som denne tilbodsutlysinga stiller krav om, og fylgje same inndeling /nummerering som i konkurransegrunnlaget og vedlagt kravspesifikasjon. Ufullstendige tilbod kan bli forkasta. 2.2 Innkjøpsprosedyre Kjøpet vert gjennomført som konkurranse med forhandling i samsvar med Del II, 5-1, i forskrift til lov om offentlege anskaffelsar. Konkurranse med forhandling gjev oppdragsgjevar høve til å forhandle med tilbydarane om alle sider ved tilboda. 2.3 Atterhald Det er ikkje høve til å ta vesentlege atterhald mot konkurransegrunnlaget. Tilbod som inneheld slike vesentlege atterhald kan bli avvist. Eventuelle andre atterhald i tilbodet skal vere presise og eintydige og beskrivast i tilbodet, og prissetjast dersom dei har ein pris messig konsekvens. 2.4 Tilbodsfrist Tilbodet skal vere oppdragsgjevar i hende seinast: Dato 06.11.2015, kl. 09:00 For seint innkomne tilbod vert avvist. 2.5 Innlevering av tilbod 2 sett av tilbod, skriftleg og på cd / minnepenn, fullstendig utfylt skal sendast eller levrast i nøytral lukka sending, merka med «Tilbod elektronisk journalsystem / fagprogram for legekontor» Verksemd: Sunnfjord og ytre Sogn IKT, (SySIKT) Dagleg leiar / kontaktperson: Åge Klausen tlf. 99 23 82 38 Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, Hafstadvegen 42, Førde Tilbodet skal vere utforma på norsk, og skal ikkje limast, stiftast, eller inn bindast på ein måte som vanskeleg gjer kopiering. Tilbod på e-post vert ikkje akseptert 2.6 Offentlegheit I samsvar med Offentlegheitslova 23 er anskaffelsesprotokoll og tilboda i konkurransen skjerma for offentleg innsyn fram til val av leverandør er gjort. Etter dette er desse dokumenta i utgangspunktet offentlege dokument. Etter FOA 3-6 kan likevel opplysningar som er å sjå på som forretnings hemmelegheiter ikkje gjerast offentlege. Tilbydarar vert difor oppmoda om å også levere ein versjon der slike opplysningar er sladda, og som kan nyttast ved krav om innsyn.
2.7 Vedståingsfrist Tilbydar må vedstå seg tilbodet sitt fram til 26.02.2016, kl. 23:00 2.8. Tilbodsopning Det vil ikkje bli forteke offentleg tilbodsopning. Dei innkomne tilboda vil bli opna av to representantar for oppdragsgjevar. Tilboda vil bli protokollført. Tilbod som ikkje er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkasta. 2.9 Omkostningar Kostnader som tilbydar pådreg seg ved utarbeiding av tilbod, vil ikkje bli refundert av oppdragsgjevar. 2.10 Forhandlingar og kontrakt Etter første gjennomgang av tilbod vil tilbydarar kunne bli innkalla til forhandlingar, med evt. ny frist for levering av justerte tilbod. Oppdragsgjevar sin avgjerd om innstilling til val av leverandør, vil bli skriftleg med delt alle deltakarane i konkurransen i rimeleg tid før inngåing av kontrakt. Melding til deltakarane vil innehalde ei grunngjeving for val av leverandør med frist for leverandørar til å klage over vedtaket. Oppdragsgjevar held seg rett til å forkaste alle tilboda og evt avlyse konkurransen dersom det ligg føre sakleg grunn til det. Avtaleforholdet blir regulert av fylgjande: Vi nyttar Statens standardavtaler (SSA) Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelsar ved IT- anskaffelsar Kjøpsavtalen (SSA-K) og Driftsavtalen (SSA-D) Tilbodet skal baserast på krav vedlagt denne førespurnaden. Orientering til tilbydarar: Alle spørsmål om tilbodet skal rettast til: Kontaktperson: Kjell Skaflestad E-post: Kjell.Skaflestad@naustdal.kommune.no Kontaktperson: Åge Klausen E-post: age.klausen@sysikt.no Spørsmål i samband med tilbodet skal framsetjast skriftleg (helst e-post) i god tid før tilbodsfristen går ut.
Siste frist for spørsmål: 23.10.2015 kl. 12:00 Spørsmål som medfører svar som kan ha betyding for leverandørane sine tilbod, vil bli anonymisert og likelydande svar vert sendt alle som har bede om konkurransegrunnlaget. Det er difor viktig for leverandørane å gje tilbakemelding til kontaktperson dersom ein lastar ned konkurransegrunnlaget og ynskjer å gje tilbod. 3. Kvalifikasjonskrav for leverandør. 3.1 Attest for betalt skatt, trygdeavgift og mva. Leverandør må legge ved attest som stadfesta at forpliktingar med tanke på betaling av skattar, trygdeavgifter og meirverdiavgift er oppfylt. 3.2 HMS-erklæring HMS-erklæring i samsvar med forskrift om offentlege anskaffelsar, 5-16 og 12-10. 3.3 Økonomiske forhold Leverandør skal dokumentere tilstrekkeleg økonomisk evne til å gjennomføre kontrakts forpliktelsane, og føre opp eventuelle referansar frå tilsvarande leveransar. 4. Beskriving av vara / tenestene 4.1 Produkt /teneste Program for elektronisk pasientjournal/fagprogram for fastlegetenesta og legevakttenesta i kommunen. Tilbodet skal omfatte programvarelisens(ar), teknisk installasjon, konvertering frå tidlegare brukt programvare, integrasjon mot samarbeidspartar (Helseføretak, Apotek, PLO-tenesta m.fl ), opplæring, vedlikehald av programvare og support. Programmet må kunne ivareta funksjonar i høve vedlagde kravspesifikasjon. 4.2 Ynskjeleg framdriftsplan Det skal framleggjast forslag til framdriftsplan. 4.3 Teknisk Plattform Programmet må kunne integrerast i SYSIKT sin eksisterande tekniske plattform. Datasenteret er basert på Windows server. Kommunane nyttar i hovudsak Citrix og det er ynskjeleg at nytt legesystem kan distribuerast via terminalserver teknologi. 5. Prisar og vilkår 5.1 Pris og leveringsvilkår Prisar skal opp gjevast eks. mva og skal inkludere alle kostnadselement, godtgjeringar og liknande. Alle lisenskostnader, driftskost og eventuelle opp koplingar skal være inkludert og beskrive i tilbodet.
Fakturagebyr eller andre former for gebyr vert ikkje akseptert. Oppsett for pristilbod: 1. Eingongskostnader: - Programvare grunnkostnad - Leveranse / installasjon - Konvertering av data - Konfigurering og integrering mot andre system og utstyr - Opplæring - Andre eingongs kostnader 2. Årlege kostnader. Inkl. lisenskostnader, oppdateringar og andre årlege kostnader. 3. Opp gi prisar på variable kostnader Som reise, timepris på tilleggsarbeid og andre variable kostnader Alle kostnader som kjem i tillegg og ikkje er oppgitt vært ikkje akseptert. 5.2 Betalingsvilkår Betalingsvilkår er fri leveransemånad + 30 dagar. 5.3 Tildelingskriteria Ut frå kriteriane nedanfor vil det økonomisk mest fordelaktige tilbodet bli valt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 50 Kvalitet (vurdering i forhold til kravspesifikasjon, gjennomføringsplan m.v.) 50