Grunnleggende Tekstbehandling Erik Hjelmås, HiG 21. juni 2000 1 Mål 1. Vite hva tekstbehandling er og innebærer (kjenne til forskjellen på en tekstbehandler og en teksteditor) 2. Beherske de grunnleggende funksjoner i MSWord (behandle et dokument både mtp struktur og utseende, kunne redigere teksten vha utklippstavla) 2 Tekstbehandling Tekstbehandling er det vi gjør når vi skriver brev, notater, timeplaner, artikler, og alle andre typer dokumenter. Den store fordelen med elektronisk tekstbehandling er redigering av tekst. Viss vi tenker tilbake på den tiden vi plaget oss selv med skrivemaskiner, gir datamaskinen enorme fordeler. Vi kan med tekstbehandling på en datamaskin skrive i vei akkurat hva vi vil, og i ettertid flytte på tekst, korrigere feil, og manipulere teksten stort sett akkurat slik vi vil helt til vi er fornøyde, og først da kan vi publisere det vi har laget på papir, internet eller det medium vi finner passende. Det finnes mange tekstbehandlere, f.eks. MSWord, CorelWordPerfect, Lotus Ami Pro, AbiWord, KWord, StarWriter, Siag PW, osv. Felles for alle er et sett med standard tekstbehandlingsoperasjoner, hvorav vi skal ta for oss en del i øvingen. Noen av disse er: formatering av tekst (skrifttyper (fonter), fet/uthevet skrift, kursiv, understreking 1, o.l.) lister (punktlister, nummerering, definisjonslister, referanselister, o.l.) tabeller bilder sideoppsett (plassering på siden, spalter, marger, o.l.) dokumentstrukturering (inndeling i overskrifter, avsnitt, paragrafer, figurer, bibliografi, innholdsfortegnelse, kryssreferanser, o.l.) bruk av maler (alle dokumenter skrives basert på en mal, og du kan lage dine egne maler) Vi skal ta for oss bruk av MSWord97 fra Office97 pakken. Viss du ønsker ytterligere dokumentasjon på programmene vi skal benytte fra Office97 i dette kurset, anbefales [2]. 1 NB! understreking bør ikke benyttes mye, det er noe som henger igjen fra skrivemaskindagene, bruk heller fet skrift for å utheve tekst. 1
2.1 Filformater for tekstbehandling Alle tekstbehandlere har stort sett sitt eget filformat å lagre i som tar hensyn til alle de egenskapene som nettopp den tekstbehandleren tilbyr. De fleste firmaer som lager og selger tekstbehandlere vil selvfølgelig at alle skal bruke demmes tekstbehandler og prøver få sitt filformat til å bli standard, og holder dette skjult, slik at ingen andre tekstbehandlere kan bruke dette filformatet. SLIK POLITIKK ER EN UTING! Et godt eksempel er MSWord desverre. Alle som bruker IT mye ønsker seg åpne standarder, slik at viss du tar med et dokument til noen som har en annerledes tekstbehandler enn det du har, så kan han/hun åpne dokumentet ditt uten problemer. Dokumentstandarder er et veldig viktig tema, siden utberedelsen av internet og utstrakt bruk av email har ført til at store mengder informasjon utveksles ved at dokumenter skrevet i tekstbehandlere mailes til hverandre. MSWord sitt filformat (filer som ender på.doc) er desverre blitt ganske så standard for dokumentutveksling og det er ikke bra, siden det er et lukket format (f.eks. viss du sitter ved en Unix maskin vil du ha problemer med å åpne et MSWord dokument). Desverre finnes det ikke mange gode alternativer så lenge MSWord er det meste benyttede tekstbehandleren. Men gode åpne standarder er utarbeidet og er underveis, og som en subjektiv spåing av fremtida bør følgende to formater nevnes: pdf (Portable Document Format) et åpent format utviklet at Adobe. Allerede akseptert som en standard på internet, men dette formatet egner seg bare for dokumenter som ikke skal editeres videre. F.eks. benytter alle tidsskrifter som publiserer sine artikler på internet seg av pdf formatet. Ved HiG har vi nettopp innført pdf som ny standard for utveksling av ferdige dokumenter istedet for MSWord formatet. Desverre kan du som bruker ikke lagre direkte til pdf-format fra MSWord med mindre du kjøper og installerer et program som heter Adobe Acrobat. xml (extensible Mark-up Language) en åpen standard utviklet av W3C (World Wide Web Consortium). xml er fremtidens standard, men det er et stykke igjen. xml er komplisert og veldig generell, og må tilpasses det den skal brukes til (f.eks. tekstbehandling). Vi vil komme tilbake til dette senere i kurset. Poenget er at i fremtiden vil alle tekstbehandlere basere seg på en eller annen versjon av xml som lagringformat for dokumenter under utarbeidelse, og benytte pdf når det skal publiseres. Microsoft har ved flere anledninger påstått at neste versjon av Office pakken vil basere seg på xml, men xml-støtten der er fortsatt veldig begrenset. En debatt om MSWord standarden kan du finne på [3]. 2.2 Noen tips for tekstbehandling ikke trykk enter (vognretur) for ny linje, tekstbehandleren ordner linjeskift for deg skriv et dokument mtp innhold først, deretter struktur, og formatering til slutt. Mao ikke bry deg om hvordan dokumentet ser ut før du er ferdig med innholdet. lagre ofte! datamaskiner kræsjer, sørg for backup, uansett om det bare er en side du må skrive om igjen er det utrolig kjedelig når det oppstår 3 ASCII tegnsettet Du har sikkert allerede hørt om ascii tegnsettet. Det nevnes her i denne sammenheng for å illustrere forskjellen mellom en tekstbehandler og en teksteditor. I en tekstbehandler jobber du med masse formatering av tekst og bilder o.l., mens en tekstbehandler kun jobber med ascii tekst. 2
Dette poenget vil gå igjen gjennom kurset og vil være sentralt for forståelse av filformater. I Microsoft verdenen er MSWord en tekstbehandler, mens Notepad (Notisblokk) er en teksteditor (en veldig enkel sådan). Fra [1]: ASCII stands for American Standard Code for Information Interchange. ASCII was developed a long time ago and now the characters are not always used in the same way on some machines. Below is the ASCII character table and this includes descriptions of the first 32 characters. ASCII was designed for use with teletypes and so the descriptions are somewhat obscure and their use is frequently not as intended. ASCII Table Dec Hx Oct Char Dec Hx Oct Char Dec Hx Oct Char Dec Hx Oct Char --------------- --------------- --------------- --------------- 0 0 000 NUL (null) 32 20 040 SPACE 64 40 100 @ 96 60 140 1 1 001 SOH (start of heading) 33 21 041! 65 41 101 A 97 61 141 a 2 2 002 STX (start of text) 34 22 042 " 66 42 102 B 98 62 142 b 3 3 003 ETX (end of text) 35 23 043 # 67 43 103 C 99 63 143 c 4 4 004 EOT (end of transmission) 36 24 044 $ 68 44 104 D 100 64 144 d 5 5 005 ENQ (enquiry) 37 25 045 % 69 45 105 E 101 65 145 e 6 6 006 ACK (acknowledge) 38 26 046 & 70 46 106 F 102 66 146 f 7 7 007 BEL (bell) 39 27 047 71 47 107 G 103 67 147 g 8 8 010 BS (backspace) 40 28 050 ( 72 48 110 H 104 68 150 h 9 9 011 TAB (horizontal tab) 41 29 051 ) 73 49 111 I 105 69 151 i 10 A 012 LF (NL line feed, new line) 42 2A 052 * 74 4A 112 J 106 6A 152 j 11 B 013 VT (vertical tab) 43 2B 053 + 75 4B 113 K 107 6B 153 k 12 C 014 FF (NP form feed, new page) 44 2C 054, 76 4C 114 L 108 6C 154 l 13 D 015 CR (carriage return) 45 2D 055-77 4D 115 M 109 6D 155 m 14 E 016 SO (shift out) 46 2E 056. 78 4E 116 N 110 6E 156 n 15 F 017 SI (shift in) 47 2F 057 / 79 4F 117 O 111 6F 157 o 16 10 020 DLE (data link escape) 48 30 060 0 80 50 120 P 112 70 160 p 17 11 021 DC1 (device control 1) 49 31 061 1 81 51 121 Q 113 71 161 q 18 12 022 DC2 (device control 2) 50 32 062 2 82 52 122 R 114 72 162 r 19 13 023 DC3 (device control 3) 51 33 063 3 83 53 123 S 115 73 163 s 20 14 024 DC4 (device control 4) 52 34 064 4 84 54 124 T 116 74 164 t 21 15 025 NAK (negative acknowledge) 53 35 065 5 85 55 125 U 117 75 165 u 22 16 026 SYN (synchronous idle) 54 36 066 6 86 56 126 V 118 76 166 v 23 17 027 ETB (end of trans. block) 55 37 067 7 87 57 127 W 119 77 167 w 24 18 030 CAN (cancel) 56 38 070 8 88 58 130 X 120 78 170 x 25 19 031 EM (end of medium) 57 39 071 9 89 59 131 Y 121 79 171 y 26 1A 032 SUB (substitute) 58 3A 072 : 90 5A 132 Z 122 7A 172 z 27 1B 033 ESC (escape) 59 3B 073 ; 91 5B 133 [ 123 7B 173 { 28 1C 034 FS (file separator) 60 3C 074 < 92 5C 134 \ 124 7C 174 29 1D 035 GS (group separator) 61 3D 075 = 93 5D 135 ] 125 7D 175 } 30 1E 036 RS (record separator) 62 3E 076 > 94 5E 136 ˆ 126 7E 176 31 1F 037 US (unit separator) 63 3F 077? 95 5F 137 _ 127 7F 177 DEL I tillegg har vi de utvidede asciitegnene som vist i figur 1. 4 Øving - Tekstbehandling med MSWord Øvingen er lagt opp slik at du starter med å lese inn et ferdig dokument i Word. Dette skal du jobbe en del med for å lære deg de viktigste funksjonene i Word. 1. Hent inn dokumentet Oving2.doc fra øvingsdisketten og lagre det på harddisken under katalogen C:\ITKurs og med samme filnavn. Dette gjør vi forat du ikke skal ødelegge orginalen din om du gjør noe galt og må finne den fram igjen fra disketten.benytt opsjonen Lagre som under valget Fil på hovedmenyen. 2. Gå i utforsker og kopier også de to andre filene fra disketten din til C:\ITKurs. Vi skal bruke de i denne øvingen og det går alltid kjappere å jobbe med dem viss de ligger på harddisken i stedet for på disketten. 3
Figur 1: Utvidede ascii tegn, lagt til i ettertid og er ikke ekte ascii, og det finnes forskjellige set med utvidede ascii, men dette er det mest vanlige. 3. Gå igjennom alle overskrifter og marker dem som Overskrift1, Overskrift2 osv slik at du skaper litt struktur i dokumentet. 4. Finn første sted i teksten hvor det står Digital Bildebehandling og la denne bli til fet skrift. 5. Sett inn topptekst og bunntekst i dokumentet (finnes på vis menyen). Sett inn logo.doc filen som topptekst (velg sett inn fil mens du står i topptekstvisning). Sett inn høyrejustert sidenummerering i bunnteksten. 6. Slett siste avsnitt i dokumentet. Angre det du har gjort og bring det frem igjen. 7. Bytt om siste og nest siste avsnitt. 8. Sett inn bildet Iltemp.bmp fra disketten i slutten av dokumentet. 9. Sett inn dato i slutten av dokumentet. 10. Definer om stilen for Overskrift1 til Times New Roman, 18punkter, halvfet skrift og ingen understreking. Definer om stilen for Overskrift2 til Times New Roman, 14punkter, normal skrift og ingen understreking. (Tips: Når markøren står plassert over enten Overskrift1 eller Overskrift2 kan du foreta disse endringen på Format menyen under valget Stil...) 11. Prøv søk og erstatt valgene du har på edit menyen (søk f.eks. etter ordet bildebehandling) 12. Kjør en stavekontroll på dokumentet. 13. Eksperimenter med valgene for høyrejustering og blokkjustering. 14. Prøv å del dokumentet ditt slik at det er i to spalter. 15. Lagre dokumentet ditt og lukk det. 16. Lag deg et nytt dokument. 17. Lag deg en liste (nummerert eller punktliste) over fagene du underviser. Se på valgene du har på format menyen for punktmerking og nummering for å bestemme utseende på listen. 4
18. Lag en tabell hvor du prøver sette opp en typisk ukeplan. Det vesentlige her er å kunne markere de riktige delene av (eller hele) tabellen, og bruke valgene du får opp ved å høyreklikke på tabellen. 19. Lagre dette dokumentet under navnet ukeplan.doc (NB! lagre underveis flere ganger). 20. Se på forhåndsvisning av hvordan dokumentet vil se ut viss du skriver det ut. Viss en printer er tilgjengelig kan du godt forsøke skrive det ut. Referanser [1] http://www.asciitable.com [2] Arlov, P. Microsoft Office97 Professional. Oslo: IDG Norge Books AS. 1998. [3] http://slashdot.org/askslashdot/00/06/10/2250207.shtml 5