Arkivsak Dato 18.04.2013 Saksbehandler Per Torgersen / Per Qvarnstrøm Saksframlegg Styre Sørlandet sykehus HF Møtedato 25.04.2013 Sak nr 039-2013 Sakstype Beslutningssak Sakstittel Oppgradering av operasjons- og anestesiavdelingen Kristiansand Fase 2 Ingress Oppgradering av operasjons- og anestesiavdelingen ved Sørlandet sykehus i Kristiansand ble sist behandlet i styret 22.06.2012. Det ble da vedtatt å gjennomføre fase 2 innenfor en økonomisk ramme på 41 millioner kroner, kfr sak 068-2012. På grunn av vedtak om å utsette sykehusets nødstrømprosjekt i påvente av utviklingsplanen for sykehuset ble det behov for eget nødstrømanlegg for operasjonsavdelingen. Dette, sammen med det forhold at fase 1 både ble forsinket og dyrere enn kalkulert, medførte behov for å revidere forprosjektet. Administrerende direktør anbefaler nå en kostnadsramme for fase 2 på 130,5 millioner kroner. Da inngår nødstrømanlegg til hele operasjonsavdelingen samt nødvendig inventar og medisinsk teknisk utstyr til fase 2. I summen inngår ikke byggelånrenter og eventuelle følgekostnader av eventuell forskjøvet fremdrift. Forslag til vedtak 1. Styret for Sørlandet sykehus HF tar revidert forprosjekt fase 2 datert mars 2013 med kostnadsramme på 130,5 mill kr til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør søke Helse Sør-Øst RHF om godkjenning samt søke om lån til delfinansiering av prosjektet. 3. Endelig beslutning om igangsetting av fase 2 legges frem for styret i forbindelse med budsjett for 2014. 4. Eventuell gjennomføring av fase 3 fremmes for styret som egen sak senere. Side 1 av 6
Trykte vedlegg til saken Ingen Elektroniske vedlegg til saken Innstilling datert 22.03.2013 til prosjektets styringsgruppe med vedleggene Forprosjekt Operasjonsprosjektet SSK fase 2 og 3 mars 2013 med vedleggene Kalkyle S-kurve (resultat fra økonomisk usikkerhetsanalyse) Planer og snitt revidert 15.02.2013 Flytskjema VVS datert 20.09.2011 Stigeledningskjema EL datert 15.02.2013 Notat Nye måleresultater og effektbehovsberegninger datert 11.12.2012 Brannplan 2. etg. revidert 26.10.2012 Detaljert hovedfremdriftsplan fase 2 datert 22.03.2013 Høringsnotat Forprosjekt fase 2 og 3 datert 19.03.2013 fra Brukergruppe klinikk Høringsnotat Forprosjekt fase 2 og 3 datert 22.03.2013 fra Brukergruppe teknikk Styret for Sørlandet sykehus HF Side 2/6
1 Administrerende direktørs anbefaling / konklusjon Operasjons anestesiavdelingen i Kristiansand ble bygget i 1990, og understøtter i dag ikke i tilstrekkelig grad kravene virksomheten stiller til moderne kirurgisk behandling, samtidig som medisinsk teknisk utstyr er nedslitt og hustekniske anlegg er både nedslitt og underdimensjonert i forhold til dagens forskrifter og krav. Ved en ombygging av avdelingen vil det bli lagt til rette for moderne kirurgiske metoder, oppgraderte tekniske anlegg og godt inneklima. Administrerende direktør ser på oppgradering av operasjon og anestesiavdelingen som svært viktig for sykehuset, for pasientsikkerheten og for det samlede behandlingstilbudet. På grunn av utvidet prosjektinnhold, eget nødstrømanlegg for operasjonsavdelingen samt nødvendig nytt inventar og medisinsk teknisk utstyr, betydelig økning av kostnader til rådgiving, ledelse og administrasjon, foreligge ny økonomisk kalkyle. På grunn av den økte kostnad anbefaler administrerende direktør at saken fremmes for styret i Helse Sør-Øst med søknad om finansiering. 2 Faktabeskrivelse 2.1 Beslutninger i prosjektet 1. Idefase / Idefaserapport 2007 Adm.direktør SSHF ledergruppe 2. Konseptfase / Konseptfaserapport 2008 Sørlandet sykehus HF, sak: Sak 39/08 Oppgradering av operasjonsavdelingen SSHF Kristiansand Helse Sør Øst RHF, sak nr. 131-2008 3. Forprosjektfase / Forprosjektrapport og investeringssøknad 2009 Sørlandet sykehus HF, sak 60/09 Operasjon/anestesi SSK, forprosjekt og investeringssøknad Helse Sør Øst RHF, sak 082-2009 Budsjett og mål 2010, pkt 8 4. Statlige tiltaksmiddel til oppstart dagkirurgi 2009, Helse Sør Øst RHF, godkjenning 14.04.2009. Prioriterte tiltak ihht. regjeringens tiltakspakke, jfr. St.prp. Nr. 37 (2008-2009) 5. Investeringsbudsjett 2011, SSHF 6. Investeringsbudsjett 2012, SSHF styresak 006-2012 7. Oppgradering av operasjons- og anestesiavdelingen. Kristiansand. Styresak 013-2012, 26.01.2012 8. Gjennomføring av fase 2. Sak 068-2012, 22.06.2012 9. Budsjett 2013, SSHF. Styresak 113-2012 Forprosjekt for fase 2 og 3 ble behandlet av prosjektets styringsgruppe i møte 04.04.2013. Følgende ble referatført: Prosjektkostnad på 130,5 mill kr for fase 2 fordeles på årene 2013, 2014 og 2015, med hovedtyngde på de to siste årene i perioden. Hovedfremdriftsplan og likviditetsplan revideres i henhold til dette, og legges frem for styringsgruppen som egne saker senere. I hovedfremdriftsplanen legges til Styret for Sørlandet sykehus HF Side 3/6
grunn at kontrahering entreprenører starter etter at styret for Helse Sør-Øst har gjort positivt budsjettvedtak. Oppgradering av korridorhimling i fase 3 må vurderes av prosjektleder snarest. Forslag til teknisk og økonomisk løsning legges frem for styringsgruppen som egen sak. Vedtak Styringsgruppen for Operasjonsprosjektet SSK ser på mottatt forprosjekt og saksinnstilling som et godt grunnlag for videre prosjektering og bygging. Styringsgruppen anbefaler i sak 6/33 2013 prosjekteier å legge forprosjekt fase 2 og 3 datert mars 2013 med kommentarer gitt i foreliggende innstilling og vedtak til grunn for videre prosjektering og bygging. På grunn av nye kostnadstall, forskjøvet fremdrift fase 2, og usikker utførelsesperiode av fase 3, ber styringsgruppen prosjektleder om å stille videre arbeid med fase 3 i bero. Hovedfremdriftsplan fase 2 datert 22.03.2013 legges til grunn som retningsgivende for videre fremdriftsplanlegging, prosjektering og gjennomføring, men mulig finansiering av fase 2 legges til grunn når hovedfremdriftsplanen revideres. Prosjektkostnad fase 2 på 130,5 mill kr, inkludert nødstrøm til operasjonsavdelingen samt inventar og medisinsk teknisk utstyr anbefales av styringsgruppen som ny kostnadsramme for fase 2. Styringsgruppen vedtar også opsjon på ergonomisk belysning i operasjonsstue 3 og opsjon på hovedstrekk sanitærledning. Kostnad til vedtatte opsjoner belastes reserveposten. 2.2 Gjennomføring hittil Styret for Sørlandet sykehus HF vedtok i møte 26.01.2012 å gjennomføre fase 1 av prosjekt Oppgradering av operasjons- og anestesiavdelingen ved SSK (Operasjonsprosjektet SSK) innenfor en økonomisk ramme på 55 mill kr. Styret ba om at fase 2 og 3 ble fremmet som egen sak. Fase 1 omfatter ca 1/3 av operasjonsavdelingens areal, inkludert 4 operasjonsstuer og 1 smittestue. Midlertidige løsninger og stor innsats og fleksibilitet fra ansatte og ledere har bidratt til at operasjonsprogrammene er gjennomført tilnærmet i full drift. Fase 1 var beregnet til å være avsluttet medio oktober 2012, men på grunn av ulike forhold blir fase 1 ferdigstilt ca 1 år senere enn planlagt og til en nå økonomisk prognose på 87,7 mill kr, iht budsjett 2013. Etablering av ny dagkirurgi og nye tekniske rom for hele operasjonsavdelingen ble gjennomført i forkant av fase 1. 2.3 Forprosjekt fase 2 Administrerende direktør som prosjekteier har funnet det riktig å utvide styringsgruppens mandat fra 2009 til å omfatte nødstrømanlegg for hele operasjonsavdelingen samt inventar og utstyr. Dette i tillegg til 4 oppgraderte operasjonsstuer med tilhørende rom. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 4/6
Kalkulert forprosjekt fra arkitekt og rådgivere har en prosjektkostnad på 170,0 mill kr inkl mva, fordelt med 119,1 mill til fase 2 og 50,9 mill kr til fase 3. Med erfaring fra fase 1 mener styringsgruppen for prosjektet at reserveposten på knapt 10 % er satt for lavt. Videre at generelle kostnader bør justeres noe. Det anbefales derfor en kostnadsramme på 130,5 mill kr til fase 2. Fase 3 anbefales stilt i bero, men justert kalkyle er på 59,5 mill kr. Dette gir en reservepost på ca 25 %, og ca 10 % margin. Med foreliggende forslag til kostnadsramme må prosjektet behandles i styret for Helse Sør-Øst. Administrerende direktør legger til grunn at detaljprosjektering av fase 2 gjennomføres frem til ferdige konkurransegrunnlag, men stilles så i bero. Kontrahering kan påbegynnes når nødvendige vedtak er fattet i styret for Helse Sør-Øst, og i styret for Sørlandet sykehus HF. Med de nye kostnadstallene må både finansieringsplan og fremdriftsplan revideres. Kalkulert prosjektkostnad Operasjonsprosjektet SSK Fase 2 Forprosjekt 2013 Prisnivå løpende til desember 2014 Kalkyle inkl mva mill kr Byggekostnader 51,6 Arkitekt og rådgivere 13,5 Byggherrekostnader 14,0 Inventar og utstyr 14,8 Prisstigning 3,7 Reserver 23,5 Marginer 9,4 Prosjektkostnad 130,5 I henhold til gjennomført usikkerhetsanalyse mener rådgiverne at med 85 % sikkerhet vil fase 2 kunne gjennomføres for 119,3 mill kr. Med erfaring fra fase 1 er ikke styringsgruppen for prosjektet enig i dette, og anbefaler derfor en økning fra 119,3 til 130,5 mill kr. Dette er som anbefalt av prosjektleder. Forprosjektet fra 2009 har en kalkulert prosjektkostnad for fase 2 på 42,7 mill kr inkl mva. Revidert prosjektkostnad er på 130,5 mill kr inkl mva. Endringen på 87,8 mill kr forklares med (alle tall inkl mva og avrundet) Nødstrømanlegg 24 mill kr Betydelig underkalkulering av arkitekt-, rådgiver- og byggherrekostnad i forprosjekt fra 2009, anslått til 12 mill kr Nytt inventar og medisinsk teknisk utstyr 15 mill kr Større reservepost og margin, avrundet 28 mill kr Diverse til prisstigning og mindre tekniske endringer 9 mill kr Fordelt økt sum til prosjektkostnad, avrundet 88 mill kr Styret for Sørlandet sykehus HF Side 5/6
Kostnader til inventar og utstyr er kalkyle av det utstyret som styringsgruppen har vedtatt som grunnlag for videre prosjektering. Dette er utstyr som styringsgruppen, prosjektleder og brukergruppe klinikk mener må kjøpes inn, og kommer i tillegg til allerede inngåtte kontrakter for hele operasjonsprosjektet hvor det tidligere er bevilget 40 mill kr. 2.4 Forprosjekt fase 3 Foreliggende forprosjekt inneholder også fase 3, men på grunn av ny kalkyle hvor både fase 2 og 3 er betydelig høyere enn i forprosjekt fra 2009, har styringsgruppen vedtatt å stille prosjektering av fase 3 i bero inntil videre. Fase 3 omtales derfor ikke videre i denne sak. 3 Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener, som tidligere, at oppgradering av operasjon- og anestesiavdelingen ved SSK er helt nødvendig for at foretaket skal kunne opprettholde sentrale funksjoner med tilstrekkelig kvalitet. Dagkirurgisk enhet er ferdigstilt og tatt i bruk. Resterende del av fase 1 er nå i ferdigstillelsesfasen. For å få prosjektet inn i et godt spor har styringsgruppen sett det nødvendig å styrke/endre prosjekt- og rådgiverorganisasjonen i fase 2 vesentlig. Administrerende direktør støtter denne vurderingen. Det er ønskelig å gjennomføre resterende byggefaser uten opphold, men økonomiske rammer vil bli lagt til grunn for videre fremdrift. På grunn av de nye kalkyletallene kan ikke administrerende direktør starte kontrahering av entreprenører før positivt vedtak om gjennomføring av fase 2 foreligger fra styret i Helse Sør-Øst RHF, og finansieringsvedtak i styret for Sørlandet sykehus HF. Administrerende direktør legger til grunn at fase 2 kan gjennomføres i 2014 og 2015. Med denne saken inviterer administrerende direktør styret til å anbefale overfor Helse Sør-Øst at prosjektet videreføres. Styret for Sørlandet sykehus HF Side 6/6