Rapport fra tilsyn med folkehelsearbeidet i Trøgstad kommune Virksomhetens adresse: Kirkeveien 17, Skjønhaug 1860 Trøgstad Tidsrom for tilsynet: 22.8.2013-21.11.2013 Kontaktperson i virksomheten: stabssjef Else Berit Baccouche Sammendrag Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 22.8.-22.11.2013 tilsyn med folkehelsearbeidet i Trøgstad kommune. Tilsynet er et pilottilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn, og det inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i 2013. Tilsynet har undersøkt om Trøgstad kommune følger kravene i lovverket på følgende områder: At kommunen sikrer at de har løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne At kommunen sikrer at det på bakgrunn av det løpende oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak, og/eller behov for å iverksette nye tiltak At kommunen sikrer at arbeidet med det løpende oversiktarbeidet inngår i arbeidet med utarbeidelse av det samlede oversiktsdokumentet som skal foreligge hvert fjerde år og være klar ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven 10-1 Tilsynet skal ha et styringsperspektiv. Det betyr at det skal undersøkes om kommunen gjennom sin styring og ledelse internkontroll sikrer at lov- og forskriftsbestemmelser om løpende oversiktsarbeid overholdes. Det ble under tilsynet ikke funnet forhold som ga grunnlag for å påpeke avvik. Dato: 19.12.2013 Solveig Hagelskjær revisjonsleder Svein Rønsen revisor Lise Rasmussen Winther revisor
Innhold Rapport fra tilsyn med folkehelsearbeidet... 1 Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av kommunen - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Regelverk... 5 7. Dokumentunderlag... 5 8. Deltakere ved tilsynet... 6
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trøgstad kommune i perioden 22.8.2013-21.11.2013. Tilsynet er et pilottilsyn, og revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i inneværende år. Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven 31. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten skal omhandle avvik som avdekkes under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av kommunen - spesielle forhold Trøgstad kommune har ca. 5400 innbyggere. Det er tre tettsteder i kommunen: kommunesenteret Skjønhaug, Båstad nord i bygda og Havnås i øst. Folkehelseprofilen for 2013 viser at Trøgstad kommune har mange utfordringer på levekårsområdet. Trøgstad kommune har deltatt i partnerskapet Østfoldhelsa fra 2004. Rollen som folkehelsekoordinator innehas av stabssjef som koordinerer arbeidet som gjøres innenfor folkehelse i de forskjellige virksomhetene. Det er etablert en plangruppe for folkehelse som har startet forarbeider til folkehelseplan som skal utarbeides i 2014. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 22.8.2013, med ytterligere presisering av tilsynstema i brev av 30.8.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte ble avholdt 14.10.2013. Åpningsmøte ble avholdt 20.11.2013. Intervjuer: 6 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 21.11.2013. 4. Hva tilsynet omfattet Statens helsetilsyn har besluttet at tilsynet skal omfatte: at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), at kommunen har løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på denne at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll) at det på bakgrunn av det løpende oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak, og/eller behov for å iverksette nye tiltak at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), at arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet inngår i arbeidet med utarbeidelse av det samlede oversiktsdokumentet som skal foreligge hvert fjerde år og være klar ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven 10-1 5. Funn Tilsynsmyndighetene har merket seg at: Kommunen samler inn løpende informasjon i henhold til folkehelseforskriften 3 Kommunens løpende oversikt er basert på opplysninger som statlige helsemyndigheter og fylkeskommunen gjør tilgjengelig, kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn Kommunen har identifisert folkehelseutfordringer ved å bruke blant annet den årlige folkehelseprofilen fra Nasjonalt folkehelseinstitutt, omfattende data fra Østfold analyse, registerdata fra spesialisthelsetjenesten, Ungdata og trafikkdata Det er klart hvem som har ansvar for og utfører oppgaven med å samle inn informasjon om helsetilstand og påvirkningsfaktorer (stabssjef og kommuneplanlegger) Koordineringsansvaret for det tverrsektorielle folkehelsearbeidet ligger til stabssjefen Tverrsektorielt samarbeid styres gjennom nettverk der rådmann og kommunalsjef deltar Kommunen har på bakgrunn av løpende oversiktsarbeid (også før folkehelseloven trådte i kraft) etablert flere tiltak som for eksempel Aktiv på dagtid, trafikksikkerhetsplan, plan for fysisk aktivitet, ulike tiltak i skole og barnehage Behov for justering av tiltak, eventuell beslutning om nye tiltak, er angitt i kommunens handlingsplan og årsrapport Stabsområde service, personal og samfunn har ansvar for å bruke kunnskap fra det løpende oversiktsarbeidet i det samlede oversiktsdokumentet som skal foreligge ett år etter konstituering av kommunestyret (neste gang i 2015/2016) Internkontroll Folkehelse er ansvarsforankret i kommunens øverste ledelse
Kommunen styrer folkehelsearbeidet gjennom kommuneplanen, handlingsplan med årsbudsjett og virksomhetsplaner med tilhørende rapporteringsrutiner Rådmannsteamet styrer også gjennom ukentlige stabsmøter og månedlige møter i rådmannens ledergruppe og nettverk med alle virksomhetsledere 6. Regelverk Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV-2013-07-01 Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) LOV-2008-06-27-71 Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) LOV 2011-06-24 nr 29 Forskrift om oversikt over folkehelsen FOR-2012-06-28-692 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Brev av 7.10.2013 Organisasjonskart for Trøgstad kommune Beskrivelse av oppgavene for kommuneoverlege, 2009 Kommunal planstrategi 2012-2015 Kommuneplan 2011-2023 Protokoll fra kommunestyrets behandling av planstrategisaken Dokument med oversikt over helsetilstanden, vurderinger og forslag til tiltak utarbeidet i forbindelse med samhandlingsreformen Kostratall for de kommunale helse- og omsorgstjenestene Ungdataundersøkelse i Trøgstad kommune Organiseringen av folkehelsearbeidet i Trøgstad høsten 2014 Årsrapport for folkehelsearbeidet 2012 i Trøgstad kommune Plan for folkehelsearbeidet i Trøgstad kommune 2006-2008 (skal revideres i 2014) Kommunedelplan Fysisk aktivitet for alle i Trøgstad 2007-2019 Kommunedelplan for trafikksikkerhet 2007-2019 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Referat fra møte i plangruppen for folkehelse 16.9, 26.8 og 28.10.2013 Budsjettdokument 2014 økonomi- og handlingsplan 2014-2017. Årsbudsjett 2014 Rapport med statistikk til kommuneplan for Trøgstad kommune Tatt ut fra Trøgstad kommunes nettsider: Folkehelseprofil 2013 for Trøgstad kommune Årsmelding 2012 Budsjettdokument 2013, økonomi- og handlingsplan 2013-2016. Årsbudsjett 2013 Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold: varsel datert 22.8.2013 presisering av tilsynstemaet i brev av 30.8.2013
mottatt dokumentasjon i brev av 7.10 og e-post av 11.11., 18.11., 19.11. og 20.11.2013 anmodning om supplerende dokumentasjon i e-post av 11.11.2013 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Else Berit Baccouche stabssjef x x x Hege Bakke virksomhetsleder x x x Marit L. Haakaas miljøvernleder/planlegger x x Betty S. Hvalsengen kommunalsjef x x x Barbro Kvaal kommunelege x x x Tor Anders Olsen rådmann x x Fra tilsynsmyndighetene deltok Solveig Hagelskjær, helsesøster/jordmor og revisjonsleder Svein Rønsen, ass.fylkeslege/revisor Lise R. Winther, jurist/revisor Camilla E. Dingstad, observatør