Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Benjamin Le Maitre (leder), Arild Tharaldsen (nestleder), Henny Heskestad (medlem), Edita Schultz (medlem), Jon Harald Rømteland (medlem). INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Tirsdag 12. november 2013 kl. 16.00, formannskapssalen SAKSLISTE ORIENTERING/DRØFTING Tema: Kommunal beredskapsarbeid v/beredskapskoordinator SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 03.09.13 SAK 17/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 SAK 18/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2014 2015 SAK 19/13 KONSEKVENSER AV KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONEN (ettersendes senest onsdag 6.11) FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, møtebok representantskapet 24.09.13 Ref. 13/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 09.10.13 Spangereid, 5. november 2013 Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor til orientering. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Benjamin Le Maitre Leder Willy Gill Utvalgssekretær 2 2
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 16/13 Møtedato: 12.11.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 03.09.13 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 03.09.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 03.09.13 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.09.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3
Møte nr. 04/13 Dato: 03.09.13 kl. 16.00 18.30 Sted: Rådhuset, LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Andre til stede: Rune Stokke, rådmann Økonomisjef Karl Bjørnar Ballestad, deler av møtet Revisor Silje Djuvik Støle Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING/DRØFTING. Tema: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskap. Innspill fra administrasjonen og revisjonen Tema: Hva og hvordan man deler informasjon fra kontrollutvalget med utenforstående SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 28.05.13 SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING SAK 13/13 UTREDNING AV KOMMUNELOVENS 45.3 OG 23.2 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavh. erklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Underskrift: Benjamin LeMaitre Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 4
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg ORIENTERINGER/DRØFTINGER Tema: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskap. Innspill fra administrasjonen og revisjonen Administrasjonen og revisjonen orienterte. Kontrollutvalget drøftet saken. Konklusjon: Kontrollutvalget ber administrasjonen og revisjonen om å se nærmere på denne problemstillingen. Tema: Hva og hvordan man deler informasjon fra kontrollutvalget med utenforstående Orientering fra leder om bakgrunnen for denne saken. Leder ønsker at utvalgets medlemmer er bevisste på at det som sies etter møtene er korrekt. For øvrig har utvalget tidligere besluttet at det er leder som skal uttale seg til media om saker behandlet i utvalget. Konklusjon: Kontrollutvalget sluttet seg til leders syn på saken. SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 28.05.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.05.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 28.05.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 28.05.13 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.05.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 5
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING Sekretær orienterte om hva en eventuell utredning vil inneholde og om prosessen videre. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Agder Sekretariat om å utrede konsekvensene av å konkurranseutsette revisjonen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Særutskrift fra kontrollutvalget, sak 05/13 Bakgrunn for saken: Kommunestyret har som kjent gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget om å legge revisjonen ut på anbud. Utvalget drøftet dette i januarmøtet, sak 05/13. Kontrollutvalget var på det tidspunkt kjent med at det var satt i gang en prosess med vurdering av kostnader til nåværende revisjonsordning i regi av ordførere og rådmenn i Lister. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Den 6. mars ble det avholdt et eiermøte i Kommunerevisjonen Vest i regi av selskapets representantskap. Konklusjonen på dette møtet ble at Agder Sekretariat ble bedt om å undersøke og lage et notat/utredning om følgende forhold: - Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen? - Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon - Kan Kommunerevisjonen Vest delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting? På bakgrunn av denne anmodningen, ble det innkalt til et fellesmøte for kontrollutvalgslederne den 23. april. Fellesmøtet drøftet saken og kom til følgende konklusjon: Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars 2013. 2. Fellesmøtet viser for øvrig til at: 6
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Vurderinger: Det har ikke fremkommet ønsker fra noen andre kontrollutvalg om å gjøre endringer når det gjelder etablert revisjonsordning. Med denne avklaringen på plass, er situasjonen nå at Lindesnes kontrollutvalg må arbeide videre med sin utredning om revisjonsordning for å følge opp kommunestyrets vedtak. En slik utredning vil bli relativt omfattende for at de ulike momenter og forhold som må tas hensyn til skal bli tilstrekkelig utredet. Dette vil bli nærmere utdypet i møtet. I hvilken grad de øvrige kommuners konklusjon har betydning for Lindesnes kommunes standpunkt i denne saken vites ikke. Parallelt med den prosessen som har vært kjørt sammen med de øvrige eierne, fattet som kjent kontrollutvalget vedtak i forrige møte om å drøfte mulig kostnadsreduksjon til regnskapsrevisjonen ved å bedre kvaliteten på regnskapet/regnskapsdokumentasjonen. Administrasjonen og revisjonen er bedt om å være med på en drøfting omkring dette sammen med kontrollutvalget. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: SAK 13/13 UTREDNING AV KOMMUNELOVENS 45.3, 23.2 utsatt fra 28.05.13 Sekretær og rådmann orienterte utvalget. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saken til etterretning, men utvalget påpeker likevel at det er svært viktig at en sak er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Her har administrasjonssjefen det øverste ansvaret. I tillegg har et politisk organ også et selvstendig ansvar for å sende tilbake saken for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst. 7
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg 2. Kontrollutvalget konstaterer at notatet fra Agder Sekretariat burde vært fremlagt for kommunestyret ved behandlingen av budsjettet for 2013 og at dette synspunktet deles av rådmannen i ettertid. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. NKRF, e post av 30.05.13 2. Lindesnes kommune, rådmannen brev av 26.06.13 Bakgrunn for saken: Under eventuelt i møte den 19.03.13 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ønsker en sak der det på prinsipielt grunnlag utredes hvordan KL. 45, 3. ledd skal forstås med spesielt henblikk på om formelt avgitte høringsuttalelser (interne og eksterne) skal fremlegges for kommunestyret uten forutgående relevansvurdering av rådmann/ordfører. Kommunens nivå på praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk må fremkomme av utredningen. I tillegg bes det redegjort for hva slags plikt rådmannen har jfr. KL. 23, 2. ledd til å påpeke faktiske feil i saksfremlegget/innstillingen i en sak som skal til sluttbehandling i kommunestyret (for eksempel kommunestyrets behandling av årsbudsjett). 2. Agder Sekretariat gis i oppgave å utrede saken og komme tilbake med egen sak til utvalget. Kontrollutvalgets vedtak, samt e-post korrespondanse mellom kommunestyremedlem Ivar Lindal og ordfører og rådmann ble sendt til Norges Kommunerevisorforbund, NKRF for vurdering. NKRF ble bedt om å komme med en fortolkning av Kommunelovens 45,3 og 23,2. KL 45 lyder: 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3.Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 8
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering. KL 23 lyder: 23. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. 1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2.Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 4. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Svar fra rådmannens: Rådmannen ble bedt om å gi en skriftlig redegjørelse/egenvurdering vedrørende kommunens praksis mht meroffentlighet og god forvaltningsskikk. Før rådmannen besvarte henvendelsen ønsket han å få en avklaring på om det var god forvaltningsskikk i forhold til praktisering av reglene i offentleglova det ble etterlyst tilbakemelding på. Kontrollutvalgets leder og sekretær bekreftet denne forståelsen. Rådmannen orienterer i sitt svarbrev om kommunens praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk. Rådmannen skiller i sitt svarbrev også mellom internt og eksternt utarbeidede dokumenter. Når det gjelder eksternt utarbeidede dokumenter sier rådmannen at disse oversendes politiske organ i den form de kommer inn til kommunen. Avslutningsvis sier rådmannen følgende angående notatet fra Agder Sekretariat: jeg har i ettertid ingen problem med å se at det mest korrekte hadde vært om jeg hadde delt ut notatet til kommunestyret i møtet den påfølgende dagen. Jeg viser for øvrig til rådmannens brev. I tillegg ønsker rådmannen å være tilstede i kontrollutvalgets møte for å orientere muntlig om denne saken. Svar fra NKRF: NKRF har i sitt svar tatt utgangspunkt i de generelle saksbehandlingsregler i forvaltningsloven og i de særskilt omtalte bestemmelsene i kommunelovens 45,3 og 23,2. Sentralt i svaret står forvaltningslovens 17 som sier at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. 9
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg Det blir pekt på at organet selv, i dette tilfellet kommunestyret, har et ansvar for å sende saken tilbake for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst. Samtidig påpekes at det er administrasjonssjefen som har hovedansvaret, jf kommuneloven 23,2 og at formannskapet i budsjettsaker også har et ansvar, jf. kommuneloven 45,3. Videre sier NKRF at: Saksframstillinga fra administrasjonen/innstillinga fra formannskapet må gi et tilstrekkelig grunnlag for at vedkommende folkevalgte organ kan ta sin avgjørelse, og all relevant informasjon må legges fram. Dette gjelder både de momenter som taler for administrasjonssjefens framlegg/formannskapets innstilling til avgjørelse og de som eventuelt taler mot. Når det gjelder notatet fra Agder Sekretariat konkluderer NKRF med at: Hvis det er riktig oppfattet av oss at spørsmålet om konkurranseutsetting av revisjonen var ment å inngå i behandlingen av budsjettet og hvis notatet var kjent i tide, skulle det ha vært lagt fram for kommunestyret; ev. skulle det ha vært nevnt under behandlingen. Notatet ble sendt fra Agder sekretariat for å gjøre oppmerksom på at formannskapets innstilling var i strid med kommunelovens 78 nr. 3 andre setning som innebærer at avgjørelser om å konkurranseutsette revisjonen tas av kommunestyret på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Slik jeg oppfatter det, ble det gitt opplysning i kommunestyrets møte om dette forholdet slik at kommunestyrets vedtak ikke ble i strid med KL 78. Vurderinger: Når det gjelder del av vedtaket som lyder; Kommunens nivå på praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk må fremkomme av utredningen, viser jeg til rådmannens redegjørelse i brevet. Dersom det er ønskelig å undersøke dette temaet grundigere, må det gjennomføres en forvaltningsrevisjon. Jeg har ikke gått dypt inn i vurderinger når det gjelder hvorvidt notatene fra teknisk og landbruk skulle vært sendt ut til kommunestyret. Jeg viser til rådmannens betraktninger omkring internt utarbeidede dokumenter. Samtidig viser jeg også til kommentaren fra NKRF om at saksutredningen må inneholde all relevant informasjon, også de som taler mot framlegget fra administrasjonssjefen/formannskapets innstilling. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saken til etterretning. 2. Kontrollutvalget påpeker likevel at det er svært viktig at en sak er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Her har administrasjonssjefen det øverste ansvaret. I tillegg har et politisk organ også et selvstendig ansvar for å sende tilbake saken for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst. 3. Kontrollutvalget konstaterer at notatet fra Agder Sekretariat burde vært fremlagt for kommunestyret ved behandlingen av budsjettet for 2013 og at dette synspunktet deles av rådmannen i ettertid. 1 0
Møtebok 03.09.13 Lindesnes kontrollutvalg FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisor informerte om planlegging av regnskapsrevisjonen Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om prosessen med eventuell innlemming av nye kommuner i Agder Sekretariat. Orientering til neste møte 12.11.13: Kommunalt beredskapsarbeid ved rådmann og koordinator. EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet Edita Schultz meldte inn følgende saker/spørsmål: 1. Hjemmesiden Lindesnes kommune, hvilke nyheter kan tas inn på siden? 2. Personalpolitikk; permisjon ved dødsfall Rådmannen orienterte om hva som hadde skjedd vedrørende nyhet på nettsiden om besøk av partiledelse. Annonsen var ikke klarert med rådmannen. Formannskapet har drøftet saken og kom fram til at det er greit at partiledelse (leder og 1. og 2. nesteleder) uansett parti besøker kommunen, og at dette publiseres på nettsiden. Vedtak: Kontrollutvalget anmoder om at det lages et regelverk for nyheter på kommunens hjemmeside. Rådmannen orienterte om hvordan permisjoner ble håndtert i et konkret dødsfall. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en god orientering om den aktuelle saken. Jon Harald Rømteland meldte inn følgende tema/spørsmål: 3. Opplæring og muligheter for erfaringsutveksling for kontrollutvalgets medlemmer Sekretær orienterte om kurs, konferanser i regi av NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, samt lokale konferanser for kontrollutvalgene i vårt distrikt. Konklusjon: Utvalget ønsker at det arrangeres en ny lokal konferanse for kontrollutvalgene i 2014. REFERATER Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavh. erklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Referatene ble tatt til etterretning. 1 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 17/13 Møtedato: 12.11.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 17/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for 2014 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2014 Kontrollutvalgssekretariatet Agder Sekretariat er sekretær for kontrollutvalget i Lindesnes kommune og for de øvrige femten eierkommuners kontrollutvalg. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 09.10.13 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet for den enkelte kommune økes fra kr. 109.000 i 2013 til kr. 114.000 i 2014. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lindesnes kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte 24.09.13 og budsjettet innebærer som tidligere 460 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 250 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Totalt sett forslås Lindesnes kommunes tilskudd til revisjonen økt fra kr. 670.000 i 2013 til 700.1 i 2014. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2014 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2014 12
Budsjettforslag 2014 Vedtatt budsjett 2013 Vedtatt budsjett 2012 Tilskudd til Kr. 700.000 Kr. 670.000 Kr. 645.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 114.000 Kr. 109.000 Kr. 104.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 829.000 Kr. 794.000 Kr. 764.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr. 829 000. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 13
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 9. oktober 2013 Sak 09/13 Budsjett for 2014 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2014 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 09/13 BUDSJETT FOR 2014 Generelt: 2014 er det10. driftsåret i Agder Sekretariat. For årene 2005, 2006,2007 og 2008 var selskapets tilskudd fra hver eierkommune kr 75.000. For 2009 var tilskuddet kr 80.000 fra hver kommune, i 2010 kr 95.000, i 2011 kr. 99.000, i 2012 kr 104.000 og i 2013 kr 109.000 fra hver kommune. I forslag til budsjett for 2014 er tilskuddet fra hver kommune kr 114.000 Pr. 31.12.2012 hadde selskapet en egenkapital på kr 578 002. Kommentarer til enkelte budsjettposter i 2014: For 2014 budsjetteres det med en lønnsøkning med 4,0 % fra 1.5.2013. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2013-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres på omtrent samme nivå som for 2013. Renteinntektene er redusert med kr 5.000, basert på erfaringstall for 2013. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 14
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Da regnskapsoppsettet for 2012 ble noe endret fra tidligere år, er budsjettet for 2013 nedenfor også endret når det gjelder fordelingen mellom personalutgifter og andre driftsutgifter. Dette gjøres for å få sammenlignbare tall for regnskap 2012, budsjett 2013 og budsjett2014. Det foreslås i budsjett for 2014 at bidraget fra eierkommunene fullt ut dekker driftskostnadene. Forslag til budsjett for driftsåret 2014 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2014 2013 2012 Tilskudd fra eierkommunene 1 824 1 744 1 664 Øvrige inntekter 39 Sum driftsinntekter 1 824 1 744 1 703 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 671 1 594 1 550 Andre driftsutgifter 178 180 198 Sum driftsutgifter 1 849 1 774 1 748_ Brutto driftsresultat - 25-30 - 45_ Finansinntekter 25 30 31 Netto driftsresultat 0 0-14 Bruk av disposisjonsfond 0 0 14 Rett utskrift: 2 15
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2013 Representantskapet Møtedato: 24.09.2013 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2014 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan 2014 2017. Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak (10 repr. til stede): Det framlagte årsbudsjett for 2014 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2014 2017 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Saksutredning: Vedlegg: Styresak 8/2013 Forslag til budsjett for 2014 I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. 1 16
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. Vi vil i kommende årsoppgjør ha to revisorer ute i fødselspermisjon. Den ene revisorene vil komme delvis tilbake midt i årsoppgjøret. Vikarer er ikke ansatt i skrivende stund, men prosessen er igangsatt. Da det også er enkelte endringer i bemanningen i noen av våre kommuner, vil vi nok måtte innse at det vil bli et krevende årsoppgjør i 2014. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises til vedlagt styresak 08/2013. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2014. Økonomiplan i perioden 2014 2017: Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013-2014 Sum driftsinntekter -7 535-7 539-8 576-8 576-8 576-8 576 13,76 % Sum driftsutgifter 7 255 7 559 8 601 8 601 8 601 8 601 13,78 % Brutto driftsresultat -280 20 25 25 25 25 25,0 % Netto finansinntekter -69-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -349-20 -25-25 -25-25 Netto avsetninger 22 20 25 25 25 25 Årets mer/mindreforbruk -327 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 439-6 794-7 100-7 100-7 100-7 100-7 100 Inntekt fra andre kunder -930-700 -850-850 -850-850 -850 Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 100 000. Dette er en økning på 4,5 % fra 2013. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2013. 2 17
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2014: Regnskapsrevisjon Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2014 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2014 2017 vedtas Flekkefjord, 26.09.2013 Irene Loka Revisjonssjef 3 18
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 08/2013 Styret Møtedato: 21.08.2013 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett 2014. Økonomiplan 2014-2017 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2014 og økonomiplan for årene 2014-2017 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for 2014. Rammer for budsjettet Budsjettet for kommende år er lagt opp etter tilnærmet samme ramme som for 2013. Det er 9 fast ansatte personer, hvorav 1 stilling er budsjettert med redusert arbeidstid i perioden utenom årsoppgjøret pga små barn. To revisorer går ut i fødselspermisjon i slutten av 2013, og det er dermed måttet ta høyde for ekstra utgifter til vikarer. Refusjon av fødselspenger fra folketrygden dekker ikke de totale lønnsutgiftene. Dette påvirker således budsjettet for 2014. 1 19
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Når det gjelder fordeling av utgiftene på kommunene i budsjettet har jeg ikke foretatt noen endringer av timefordelingen mellom kommunene. Jeg vil forøvrig presisere at innbetalinger i budsjettåret blir avregnet mot den enkelte kommunes faktiske forbruk av timer og motregnet mot kravet som utsendes i andre termin. Nedenfor gjennomgås de forutsetningene som er lagt til grunn for årsbudsjettet 2014. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr 7 603 000 Lønnsoppgjøret for 2013 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Derfor har jeg i budsjettet tatt utgangspunkt i oppgjøret for konkurranseutsatte bedrifter samt lønnsglidning i selskapet. Lønnen for 2014 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, herav tatt hensyn til en revisor med redusert stilling pga barn. Jeg har lagt til et generelt tillegg på 1,28 % per 1.5.13 og tatt høyde for ansatte som har rett til tillegg (ansiennitet, lojalitet, kompetanse) som dermed påvirker lønnsveksten. I 2014 som er et år med hovedoppgjør i lønnsforhandlingene, har jeg tatt høyde for en generell lønnsøkning på 4 % fra mai. Dette gir en vekst i gjennomsnittslønn fra 2013 2014 på 3,25 %. SSB har i sine konjunkturtendenser per 30.05.2013 antatt en vekst i gjennomsnittlig årslønn på 3,7 %. Posten for lønn til faste stillinger har en økning på 4,42 % i forhold til budsjett for 2013. Denne økningen kan forklares med at to av revisorene har rett til flere tillegg i 2013 etter selskapets lønnsplan. Siden tilleggene tilkommer flere ansatte i samme år, gir det utslag i lønnsveksten. I tillegg kommer økning i stillingsprosent for en av revisorene som var budsjettert med redusert arbeidstid i 2013. Det er lagt inn en budsjettpost på kr 605 000 til vikarer. Dette dekker vikar i 100 % stilling fram til 1. august 2014, samt en vikar fram til 1. november 2014. En av revisorene som skal i fødselspermisjon vil ta ut en del ulønnet permisjon og fastlønn vil dermed dekke vikar i den perioden. Overtidsbruken har ligget på et akseptabelt nivå de to siste årene, men vi har dog overskredet budsjettposten likevel. I 2014 vil vi ha to vikarer og jeg antar at det kan bli en økning i overtidsbruken. Jeg har likevel bare økt posten fra kr 100 000 til kr 130 000 og den er i underkant av faktisk utbetalt i 2013. Pensjonspremien er beregnet ut fra en sats på 16 %. I tillegg har jeg anslått at pensjonskostnaden blir lavere enn premien. Vi vil få økt pensjonskostnad siden vi må dekke pensjonen både for de som er ute i fødselspermisjon og for vikarer. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr 800 000 i budsjettet. Posten er usikker. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en økning på 14,69 % i forhold til budsjett for 2013. 2 20
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Andre driftsutgifter Budsjett: kr 998 000 Sum driftsutgifter er økt med 7,3 % fra budsjett for 2013. I denne økningen ligger også en økt post for momskompensasjon. Ellers er det posten for IT-lisenser som er økt særskilt. Dette skyldes at vi har gått til innkjøp av nytt timeregistreringssystem. For øvrig er det bare mindre endringer på enkelte poster. Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr 7 100 000 Inntektene fra kommunene er økt med 4,5 %. Jfr. nærmere forklaring nedenfor. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr 850 000 Inntektsanslaget er økt i forhold til 2013. Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Inntekten har de siste årene blitt høyere enn budsjettanslaget og budsjettposten er derfor økt. Når det gjelder timeprisen vi fakturer med har ikke denne vært endret siden 2008. Jeg foreslår derfor at denne i 2014 økes fra kr 700 til kr 720 per time. En økning på 2,86 %. Refusjon fødselspenger Budsjett: kr 566 000 Posten gjelder to revisorer som skal ut i fødselspermisjon. Samlet er budsjettet for inntektspostene økt med 13,76 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr 50 000, en økning på kr 10 000 fra i fjor. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr 25 000 for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 100 000. Dette er en økning på 4,5 % fra 2013. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2013. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære 3 21
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2014: Regnskapsrevisjon Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2014. Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013-2014 Sum driftsinntekter -7 535-7 539-8 576-8 576-8 576-8 576 13,76 % Sum driftsutgifter 7 255 7 559 8 601 8 601 8 601 8 601 13,78 % Brutto driftsresultat -280 20 25 25 25 25 25,0 % Netto finansinntekter -69-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -349-20 -25-25 -25-25 Netto avsetninger 22 20 25 25 25 25 Årets mer/mindreforbruk -327 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 439-6 794-7 100-7 100-7 100-7 100-7 100 Inntekt fra andre kunder -930-700 -850-850 -850-850 -850 4 22
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Den videre budsjettprosess: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. Vi vil i kommende årsoppgjør ha to revisorer ute i fødselspermisjon. Den ene revisorene vil komme delvis tilbake midt i årsoppgjøret. Vikarer er ikke ansatt i skrivende stund, men prosessen er igangsatt. Da det også er enkelte endringer i bemanningen i noen av våre kommuner, vil vi nok måtte innse at det vil bli et krevende årsoppgjør i 2014. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2014 og økonomiplan for årene 2014-2017 vedtas. 5 23
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Flekkefjord, 2. juli 2013 Irene Loka revisjonssjef 6 24
Driftsinntekter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett 2014 Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring 25 2014 2013 31.12.12 B2014-B2013 16200 Inntekt kommuner -7 100 000-6 794 000-6 438 500 4,50 % 16500 Inntekt fra andre -850 000-700 000-930 264 21,43 % 17100 Refusjon sykepenger -566 000-87 975 17290 MVA.komp drift -60 000-45 000-77 324 33,33 % 17701 Refusjon telefon ansatte -1 152 Sum Driftsinntekter -8 576 000-7 539 000-7 535 216 13,76 % Driftsutgifter: 10100 Lønn faste stillinger 4 960 000 4 750 000 4 535 353 4,42 % 10200 Vikariater 605 000 10300 Ekstrahjelp 60 000 55 000 57 914 9,09 % 10400 Overtid 130 000 100 000 138 713 30,00 % 10501 Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg 63 000 54 000 54 017 16,67 % 10800 Godtgjørelse styremedl. 100 000 100 000 79 000 0,00 % 10850 Tapt arbeidsfortjeneste 20 000 20 000 0,00 % 10900 Pensjon 900 000 730 000 808 714 23,29 % Premieavvik Pensjon -100 000-229 190 10990 Arbeidsgiveravgift 865 000 820 000 695 258 5,49 % 10995 Avsetn. Feriep. Arb.g.avg. 71 268 Sum Personalutgifter 7 603 000 6 629 000 6 211 046 14,69 % 11000 Trykking/papir/rekvisita m.v. 30 000 30 000 43 585 0,00 % 11001 Faglitteratur,håndbøker m.v. 30 000 30 000 34 348 0,00 % 11004 Andre kontorutgifter 5 000 5 000 4 577 0,00 % 11150 Møteutgifter, bevertning 15 000 15 000 12 941 0,00 % 11200 Velferdstiltak 17 000 17 000 12 945 0,00 % 11202 Andre varer og tjenester 10 000 10 000 23 206 0,00 % 11205 Regnskapsføring 32 000 28 000 29 960 14,29 % 11300 Telefon 3 000 3 000 0,00 % 11301 Tjenestetelefon (ansatte) 10 000 10 000 6 937 0,00 % 11302 Porto 7 000 7 000 3 924 0,00 % 11400 Annonser 20 000 20 000 0,00 % 11500 Kurs/opplæring 155 000 150 000 160 753 3,33 % 11600 Reiseutg. Oppg.pl. 170 000 170 000 166 998 0,00 % 11650 Andre oppgavepl. Godtgj. 20 000 20 000 21 756 0,00 % 11700 Reiseutgifter, ikke oppg.pl. 55 000 50 000 58 108 10,00 % 11850 Forsikring 30 000 30 000 24 826 0,00 % 11950 Kontingenter 85 000 85 000 75 061 0,00 % 11951 It-lisenser 80 000 45 000 49 074 77,78 % 12000 Inventar og utstyr 10 000 10 000 0,00 % 12001 IT-utstyr 30 000 30 000 77 575 0,00 % 12005 It-programvare 10 000 10 000 0,00 % 12400 Driftsavtale IT 100 000 96 000 92 917 4,17 % 12705 Konsulenttjenester 57 120 12706 Revisjon 14 000 14 000 10 150 0,00 % 13700 Kjøp fra private 328 14290 MVA. pl. anskaffelser 60 000 45 000 77 324 33,33 % Sum Andre driftsutgifter 998 000 930 000 1 044 411 7,31 %
Avskrivninger Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring 2014 2013 31.12.12 B2014-B2013 Sum driftsutgifter 8 601 000 7 559 000 7 255 458 13,78 % Brutto driftsresultat 25 000 20 000-279 758 25,00 % 15000 Netto renteutgifter 243 19000 Netto renteinntekter -50 000-40 000-69 614 25,00 % 19900 Motpost avskrivninger Netto driftsresultat -25 000-20 000-349 129 19300 Bruk av tidligere mindreforbruk -146 809-146 809 19400 Bruk av disposisjonsfond 15400 Avsetning til disposisjonsfond 146 809 146 809 15700 Overført til inv. 25 000 20 000 22 148 Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk 0 0-326 981 26
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 18/13 Møtedato: 12.11.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 18/13 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2014 2015 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og 2015. Kommunestyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 7 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere eksisterende rutiner, og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 3 10 Det kan være aktuelt å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter. 4 12 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er å vurdere om Lindesnes kommune følger retningslinjer for beregning av selvkost. 5 14 Det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning. Prosjekt nr. 1 Politiske vedtak utføres høsten 2013. Vedtatt plan for selskapskontroll 2012 2015: Specto AS (Tidligere Lindesnes Asvo AS) Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 2015: Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Lov om offentlige anskaffelser FR Styring av byggeprosjekter Selskapskontroll Specto AS FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll 27
Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skulle være behov for det. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 2015. 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. 28
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 19/13 Møtedato: 12.11.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 19/13 KONSEKVENSER AV KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONEN Vedlegg: 1. Selskapsavtale for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn for saken: Historikk: Kommunestyret har som kjent gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget vurdere å legge revisjonen ut på anbud. Utvalget drøftet saken i januarmøtet, sak 5. Kontrollutvalget var på dette tidspunkt kjent med at det var satt i gang en prosess med vurdering av kostnader til nåværende revisjonsordning i regi av ordførere og rådmenn i Lister. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Den 6. mars ble det avholdt et eiermøte i Kommunerevisjonen Vest i regi av selskapets representantskap. Konklusjonen på dette møtet ble at Agder Sekretariat ble bedt om å undersøke og lage et notat/utredning om følgende forhold: - Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen? - Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon - Kan Kommunerevisjonen Vest delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting? På bakgrunn av denne konklusjonen ble det innkalt til fellesmøte for kontrollutvalgslederne den 23. april. Fellesmøtet drøftet saken og kom til følgende konklusjon: Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalg mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars 2013. 2. Fellesmøtet viser for øvrig til at: Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. 29