Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom - 275 Tidspunkt: 26.01.2016 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Ruth Solveig Birkeland MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Sted, dato Terje Granerud leder 1
2
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 1/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 26. januar 2016 PS 2/2016 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2016 i Akershus fylkeskommune PS 3/2016 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2016 PS 4/2016 Kontrollutvalgets årsplan 2016 PS 5/2016 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2015 PS 6/2016 Prosjektplan for foranalyse -innfartsparkering i Akershus fylkeskommune PS 7/2016 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2016 PS 8/2016 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 26. januar 2016 3
Saker til behandling 4
PS 1/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 26. januar 2016 5
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.01.2016 2016/3-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 1/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 26. januar 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Fylkesrådmannen er invitert til å orientert om fremdriften vedr. Drømtorp videregående skole. Saksredegjørelse 1. Brev fra Oslo kommune, kommunerevisjonen av 16.11.2015 vedrørende utvidet selskapskontroll i Fjellinjen AS vedlegg 1 Vedlagt ligger oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon og brevet fra Oslo kommune, Kommunerevisjonen vedr. utvidet selskapskontroll i Fjellinjen AS. 2. Orienteringer etter virksomhetsbesøk vedlegg 2 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Drømtorp videregående skole 2015 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Rosenvilde videregående skole i 2015 3. Rapportering om resultatet av forbundsbasert kvalitetskontroll vedlegg 3 Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har høsten 2015 gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon innenfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Resultatet av kontrollen ligger vedlagt. Oslo, 15. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder 6
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 23.11.2015 2 Virksomhetsbesøk ved Drømtorp videregående skole 2015 3 Virksomhetsbesøk ved Rosenvilde videregående skole 2015 4 Rapportering om resultatet av forbundsbasert kvalitetskontroll 7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.01.2016 2013/10-14 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 2/2016 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2016 i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om forvaltningsrevisjon 2015 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at dette foregår på en planmessig og god måte. Det er i forskrift om kontrollutvalg ikke sagt noe om hvor mange prosjekter som skal gjennomføres i løpet av en valgperiode eller innenfor et år. Derimot har departementet ved en anledning uttalt at man ikke nødvendigvis behøver å gjennomføre prosjekter hvert år dersom forvaltningsrevisjonen er ivaretatt gjennom en helhetlig plan for perioden. I Akershus fylkeskommune har det vært praksis å gjennomføre fra fire til seks prosjekter i året, noe som vil bli videreført med tre forvaltningsrevisjonsprosjekter fra planen for perioden 2014 til 2016 vedlegg 1. I tillegg til disse forvaltningsprosjektene vil det bli gjennomført en ny overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon som skal utarbeides i løpet av 2016 for årene 2017 2018. Nye og mer aktuelle prosjekter fra ny plan kan gjennomføres med oppstart høst 2016. Gjenstående forvaltningsrevisjonsprosjekter i Plan for forvaltningsrevisjon i perioden 2014 2016 er da: Innføring av ny anskaffelsesstrategi Fylkeskommunens system for virksomhetsstyring System for oppfølging av midler til kultur Ivaretakelsen av fylkeskommunens miljøansvar Eksamensavviklingen i de videregående skolene Viser til brev fra 12.01.2016 der fylkesrevisjonen har vurdert prosjektene. 46
Oslo, 15. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om forvaltningsrevisjon 2016 Akershus fylkeskommune 2 Brev av 12.01.2016 forslag med gjennomføring og levering av forvaltningsrevisjon 2016 47
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2016 Avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2016 Omfang og økonomisk ramme Forvaltningsrevisjon gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for fylkesrevisjonen for året 2016, og i forståelse med fylkesrevisjonens prioriteringer for året. De konkrete bestillinger for 2016 Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 26. januar 2016 bestilling av Forvaltningsrevisjonsprosjekter i Akershus fylkeskommune for 2016. Utvalget la til grunn plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2014 2016 som ble vedtatt av fylkestinget 16. desember 2013. Følgende prosjekter bestilles/avtales i 2016: Prosjekt 1: Fylkeskommunens oppfølging av innfartsparkering i Akershus - foranalyse Problemstilling og risiko Problemstilling, risiko, aktuelle kilder til revisjonskriterier og metode fremgår av den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon 2014 2016, side 18. I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2013 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt: 12. april 2016, til behandling i KU- møte 26. april 2016 Prosjekt 2: Ivaretakelse av fylkeskommunens miljøansvar 1 48
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2016 Problemstilling og risiko Problemstilling, risiko, aktuelle kilder til revisjonskriterier og metode fremgår av den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon 2014 2016, side 15. I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2013 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en foreløpig prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt 6. september 2016, til behandling i KU-møte 20. september 2016. Prosjekt 3: Eksamensavviklingen i de videregående skolene Problemstilling og risiko Problemstilling, risiko, aktuelle kilder til revisjonskriterier og metode fremgår av den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon 2014 2016, side 21. I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2013 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt To uker før første KU-møte 2017, til behandling i første KU-møte 2017 2 49
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2016 Oslo, 28. januar 2015 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF 3 50
51
52
53
54
55
56
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.01.2016 2013/10-15 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 3/2016 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2016" vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Plan for forvaltningsrevisjon i Akershus fylkeskommune for nåværende valgperiode er planlagt delt i to. Det er også planen at siste del av perioden skal ta med seg det første året av neste valgperiode, slik at det nyvalgte kontrollutvalget kan konsentrere seg om en oppdatert overordnet analyse og planen for neste periode det første funksjonsåret. Kontrollutvalget må i løpet av 2016 utarbeide og vedta planen for perioden 2017 2018. Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Akershus fylkeskommune 2016" følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 4 til kontrollutvalgets årsplan for 2016. 57
Oslo, 15. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om levering av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2016 58
Vedlegg 3 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2016 Avtale om levering av Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune Bakgrunn I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Omfang Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon om at fylkesrevisjonen utarbeider Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune. Den overordnede analysen skal gjennomføres i samsvar med Kontrollutvalgsforskriftens 10 og Kommunaldepartementets kommentarer til denne. Analysen utarbeides på en slik måte at den skal gi Kontrollutvalget og den som har i oppdrag å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon et godt grunnlag for å utarbeide denne. Analysen skal utarbeides slik at risikoområder og mulige problemstillinger lett kan leses ut av analysen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon bruker de informasjonskilder den anser nødvendig i arbeidet med analysen. Levering Den overordnede analysen for Akershus fylkeskommune leveres 18. mai 2016 (uke 20). Dersom det oppstår forhold som gjør det vanskelig å levere analysen i samsvar med avtalen, skal kontrollutvalget bli gjort oppmerksom på det i god tid før avtalt levering. Rammer Den overordnede analysen skal gjennomføres innenfor det samlede budsjett fylkesrevisjonen har til disposisjon for revisjon av Akershus fylkeskommune for 2016. Oslo, 26. januar 2016 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF 59
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.01.2016 2016/6-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 4/2016 Kontrollutvalgets årsplan 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak Utkast vedtas som kontrollutvalgets årsplan for 2016 Hva planen omfatter mv. Planen er lagt opp etter samme mønster som tidligere år og kan kort beskrives som et dokument som inneholder kontrollutvalgets oppgaver samt hvilke tiltak kontrollutvalget bør iverksette for å ivareta disse oppgavene på best mulig måte. Som vedlegg til planen følger forslag til bestillinger/avtaler om oppdrag hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgets budsjett for 2016. Sekretariatslederen vil om ønskelig orientere nærmere om innholdet i planen under kontrollutvalgets møte. Oslo, 18. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Utkast til Kontrollutvalgets årsplan for 2016 60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.01.2016 2016/8-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 5/2016 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2015 Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saksredegjørelse I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, skal sekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets årsplan for 2014, pkt 2.9, pålegger sekretariatet å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Fakta Etter en gjennomgang av protokoller og saker som har vært behandlet i utvalget i 2015 kan ikke sekretariatet se at det foreligger vedtak som ikke er fulgt opp. Når det gjelder oppfølging av revisjonssaker, herunder fylkestingets vedtak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret, blir dette omtalt av fylkesrevisjonen i eget revisjonsbrev til kontrollutvalget. Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for 2015. Oslo, 15. januar 2016 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder 79
80
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.01.2016 2015/43-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 6/2016 Prosjektplan for foranalyse - Innfartsparkering i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan for foranalyse om innfartsparkering i Akershus fylkeskommune godkjennes. Saksredegjørelse I planen for forvaltningsrevisjon for perioden 2014 2016 inngår prosjektet «Fylkeskommunens oppfølging av innfartsparkering i Akershus. Siden planen for forvaltningsrevisjon 2014 2016 ble skrevet er det vært gjort mye arbeid med innfartsparkering. Fylkesrevisjonen/ sekretariatet anbefaler en foranalyse før et forvaltningsprosjekt settes i gang. Leveringstidspunkt for foranalysen er 12. april 2016 for behandling på møtet 26. april 2016. Problemstillinger Følgende problemstillinger skal besvares i prosjektet: Hvilke beslutninger er fattet vedrørende utviklingen av innfartsparkering i Akershus? Hvilke planer foreligger for å iverksette de fattede beslutninger? Hvordan følger administrasjonen opp at beslutningene blir gjennomført? Hva er årsaken til eventuelle avvik mellom det som er besluttet og det som er gjennomført? Hvordan er eventuelle avvik kommunisert til administrasjonen og videre til det politisk nivå? Prosjektplanen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. 81
Oslo, 18. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Prosjektplan for foranalyse - Innfartsparkering i Akershus fylkeskommune 82
83
84
85
86
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.01.2016 2016/7-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 7/2016 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2016 vedtas. 2. Avtalen legges frem for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 m/kommentarer, fremgår det at det skal velges en revisor for revisjon av kommunens/fylkeskommunens årsregnskap. Samme revisor kan være ansvarlig både for revisjonen av årsregnskapet, fylkeskommunale foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon. Det er imidlertid anledning til å overlate revisjonen av foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon til andre enn ansvarlig revisor for årsregnskapet. I Akershus fylkeskommune er det Akershus og Østfold fylkesrevisjon som har revisjonsansvaret for alle de nevnte revisjonstyper. Utkast til bestilling/avtale om regnskapsrevisjon for 2016 følger som vedlegg. Oslo, 18. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om regnskapsrevisjon 2016 87
88
Vedlegg 1 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2016 Avtale om levering av regnskapsrevisjon 2016 Omfang Denne avtalen mellom Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) omhandler følgende hovedoppdrag: Revisjonen av Akershus fylkeskommunes regnskap for 2016 - inkl årsoppgjørsrevisjonen. Revisjonen skal gjennomføres etter gjeldende bestemmelser i kommuneloven m/forskrifter, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Rapportering Dersom ikke annet blir avtalt, skal revisjonsdirektøren sørge for at følgende blir rapportert/levert/gitt gjenpart til kontrollutvalget i 2016: Gjenpart av revisjonsberetninger 2015 til fylkestinget i Akershus fylkeskommune. Redegjørelse til Akershus fylkeskommunes årsregnskap for 2015. Oppdragsansvarlig revisor skal innen 30. april 2016 avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet. Jf forskrift om revisjon 15. Den valgte revisor/oppdragsansvarlig revisor skal i kontrollutvalgets første møte etter sommerferien 2016, orientere om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2016). Oppdragsansvarlig revisor vil underrette kontrollutvalget ved vesentlige avvik fra årsplanen. Revisjonsdirektøren skal rapportere fortløpende om forhold som er pålagt i kommuneloven m/forskrifter og andre lover og reglementer som inneholder bestemmelser om revisjonens oppgaver. Rammer Regnskapsrevisjonen for 2016 skal gjennomføres innenfor den budsjettramme som er fastsatt av fylkestinget i Akershus fylkeskommune. Revisjonsdirektøren finner denne rammen tilstrekkelig til å gjennomføre den lovpålagte regnskapsrevisjonen for 2016. Oslo, 26. januar 2016 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF 89
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.01.2016 2016/4-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 26.01.2016 8/2016 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 26. januar 2016 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 19. januar 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder 90