Protokoll fra styremøte 9/12-14, torsdag 17. januar 2013 kl 1800 på Idrettens Hus Til stede: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Jan Olav Hay, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness, Tommy Svendsrud. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Andre: Kristin Kloster Aasen fra Idrettsstyret (gikk etter sak 53), Krister Rishovd, student. Saker Sak50/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 11.12.12 Sak51/12-14: Budsjett 2013 Sak52/12-14: Omorganisering av VIKs anleggsutvalg Sak53/12-14: Handlingsplan 2013 Sak54/12-14: Representasjon på idrettsrådenes årsmøter 2013 Sak55/12-14: Referatsaker Sak56/12-14: Orienteringssaker Sak57/12-14: Eventuelt Styret behandlet sak 53 før sak 51. Sak50/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 11.12.12 Protokollen fra styremøte 11.12.12 fremgår av vedlegg 1. Protokollen godkjennes. Sak51/12-14: Budsjett 2013 Forslag til budsjett for Vestfold idrettskrets fremgår av vedlegg 2. Rammetilskuddet fra NIF holdes på samme nivå som i 2010. Rammetilskuddet fra VFK er varslet justert opp med 2,5%. Fremlagt budsjettet vedtas med et underskudd for 2013.
Det skal arbeides for å øke inntektene deriblant leieinntektene. Bemanningssituasjonen gjennomgås med mål om å nå gjeldende bemanningsplan (kulepunkt 3 unntas offentlighet). Sak52/12-14: Omorganisering av VIKs anleggsutvalg og justering av mandat Bakgrunn Kretsstyret vedtok i sak131/08-11 å opprette et anleggsutvalg, jf følgende vedtak: 1. Styret oppretter et anleggsutvalg i Vestfold bestående av representanter fra idrettsrådene i fylket. 2. Administrasjonen utarbeider mandat og gjennomfører organisering av utvalget. 3. Anleggsutvalget ledes av en fra kretsstyret. 4. Vestfold idrettskrets skal ha sekretariatsfunksjonen. 5. Anleggsutvalgets organisering og mandat inntas i strategiplanen for neste kretstingperiode. Følgende mandat ble lagt til grunn for utvalget: Anleggsutvalget skal representere hele Vestfold. Utvalgsmedlemmene representerer hele Vestfold og ikke kun sin egen kommune. Anleggsutvalget skal ha følgende oppgaver: Fremskaffe en oversikt over anleggsbehovet i Vestfold. Identifisere mulige interkommunale anlegg og anlegg av stor regional betydning. Lage begrunnende prioriteringer av hvilke interkommunale anlegg og/eller anlegg av stor regional betydning som bør etableres. Samle inn behovsanalyser som underbygger prioriteringene. Det føres referat fra alle møter. Anleggsutvalget utarbeider en årlig rapport (medio mars) med prioritert oversikt over anleggsbehovet i Vestfold. Utvalget ble konstituert med Jan Olav Hay som leder. Øvrige medlemmer ble oppnevnt av 7 idrettsråd (idrettsrådene ble plukket ut av kretsens administrasjon). Org.sjefs vurdering Det er registrert en viss frustrasjon både fra utvalgsmedlemmene og fra andre, hvor VIKs nåværende anleggsutvalg ikke fungerer optimalt. Utvalget har også hatt lite å jobbe med. Av ulike årsaker har ikke utvalget nådd målene skissert i mandatet. Det vurderes som lite hensiktsmessig å fortsette med dagens utvalg og i realiteten har man to alternativer; legge ned utvalget eller omorganisere utvalget. 546601v1 Side 2 av 6
Det er org.sjefens vurdering at et politisk anleggsutvalg, som kan bidra til at det realiseres flere idrettsanlegg i Vestfold, er hensiktsmessig. Det mangler et fora som kan arbeide med anleggsspørsmål på tvers av idrettene,. Et fungerende anleggsutvalg vil kunne gi verdifulle bidrag til arbeidet med å etablere flere idrettsanlegg i Vestfold. Følgende bør vektlegges ved utnevning av anleggsutvalgets medlemmer: Personlig egnethet og kapasitet Engasjement for anlegg Representasjon fra flere ulike idretter, kanskje med hovedvekt på brukere av flerbruksanlegg/haller. Begge kjønn skal være representert, jf. NIFS lov 2-4. Fylkeskommunes idrettskonsulenter tilbys en observatør rolle, eventuelt sitte i utvalget. Anleggsutvalget må utgjøre en forskjell, hvis ikke trenger vi det ikke. Samtidig med omorganiseringen bør utvalgets mandat revideres og gjøres mer konkret. Forslag til nytt mandat for VIKs anleggsutvalg: Organisering Utvalget skal bestå av representant(er) fra VIKs styre og personer fra ulike organisasjonsledd, hvor en tar hensyn til både kjønn, geografi, idrettslig spredning og kompetanse om kostnadskrevende anlegg. VIKs styre oppnevner leder blant utvalgets medlemmer. Utvalget rapporterer til VIKs styre. Utvalget skal kunne behandle saker som er oversendt fra VIKs styre, VIKs organisasjonssjef, samt egne initierte saker. Utvalgets arbeid skal være forankret i VIKs strategidokument for perioden 2012-2014 og det til enhver tid gjeldende Idrettspolitisk dokument. VIKs administrasjon stiller med en utvalgssekretær som bistår leder med administrative oppgaver. Oppgaver Utvalget skal ha fokus på støtte IR og særkretser/forbund i anleggsspørsmål der: o Større prosjekter som gjerne er «for store» for det enkelte IR eller kommune. o Det er motstridende interesser eller der prosjektet «kolliderer» ved at to eller flere IL, IR, SK/SF tenker likt eller på samme måte. o Anleggsutvalget kan arrangere møteplasser for IR/IL/SK/SF i forhold til planleggingen av konkrete anlegg. o Prosjektene bør «løftes» for eksempel interkommunale anlegg. 546601v1 Side 3 av 6
o Ha en rolle i å få idrettene til å samarbeide om anlegg. o Arrangere en årlig anleggskonferanse. o Utarbeide en anleggsplan for Vestfold og ajourføre denne årlig. o Utvalget skal være en pådriver for utvikling av idrettsanlegg i offentlig regi. o Kontaktmøter BTV o Utvalget innstiller prioritering av spillemidler til styret. 1. Forslag til nytt mandatet vedtas. 2. Forslag til reorganisering og konstituering legges frem for styret i et ekstraordinært styremøte per e-post. Sak53/12-14: Handlingsplan 2013 Forslag til handlingsplan for 2013 fremgår av vedlegg 3. - Handlingsplanen for 2013 godkjennes med de tillegg som fremkom under møtet. - Vestfold idrettskrets sitt kretsting er berammet til 26. april 2014. Tinget legges til Jarlsberg konferansesenter utenfor Tønsberg. Sak54/12-14: Representasjon på idrettsrådenes årsmøter 2013 Kretsstyret har tidligere vedtatt hvilke IR de ulike styremedlemmene har ansvaret for å følge opp på deres årsmøter. Det har vært noe forfall tidligere. Det er imidlertid viktig at representasjonen på IR årsmøter prioriteres. Det tilstrebes at alle idrettsrådenes årsmøter skal ha representasjon fra Vestfold idrettskrets. Sak55/12-14: R.sak80/12-14: R.sak81/12-14: R.sak82/12-14: R.sak83/12-14: R.sak84/12-14: R.sak85/12-14: R.sak86/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) I Behandling av klage fra Tønsberg og Omegn Rideklubb fra NIFs lovavdeling. U - nytt vedtak om opptak Tønsberg og Omegn Rideklubb. I søknad om opptak fra CK Færder. I søknad fra opptak fra PHS-Stavern. U godkjenning av Larvik Golfklubb sin lov. U høringsuttalelse RPBA fra VIK. U rapport til VFK om prosjektet Bevegelsesglade barn i Sandefjord. R.sak86/12-14: I søknad fra FK Tønsberg om disp. fra NIFs lov 2-4. R.sak87/12-14: U innvilget disp. fra NIFs lov 2-4 for FK Tønsberg. 546601v1 Side 4 av 6
R.sak88/12-14: R.sak89/12-14: R.sak90/12-14: R.sak91/12-14: U godkjenning av lov for Larvik Judoklubb. U leserinnlegg om å bli medlem i et idrettslag (på trykk i ØP, SB, TB). U Årsrapport 2012 vedr. AktivSkole365 til Vestfold fylkeskommune. U - Årsrapport 2012 vedr. AktivSkole365 til NIF. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Sak56/12-14: Orienteringssaker O.sak196/12-14: Personalsituasjonen. O.sak197/12-14: VIK deltok på fagsamling for idrettskretsene på Ullevål stadion 11. desember. O.sak198/12-14: VIK deltok på utviklingsforum NIF med særforbund og idrettskretser 12. desember. O.sak197/12-14: Møte i styringsgruppa i Aktiv Larvik 8. januar (L.Danielsen) O.sak197/12-14: Møte med Antidoping Norge 10.12.12. O.sak198/12-14: Julelunsj for pensjonister og hedersmerkemottakere 11.12.12. O.sak199/12-14: Styremøte VIK 11.12.12. O.sak200/12-14: Deltakelse på fylkestinget 13.12.12. O.sak201/12-14: Styreleder og org.sjef møtte kulturdirektøren vedr. omorganisering av Vestfold Toppidrett. O.sak202/12-14: Juleavslutning Vestfold Toppidrett, Oslo 18.12.12. O.sak203/12-14: Styreleder deltok på innspillsmøte på Gardermoen vedr. ny evaluering av norsk toppidrett, 20. desember. O.sak203/12-14: VIKs styre og administrasjon deltok på Idrettsgallaen 2013. Vedtak Tas til orientering. Sak57/12-14: Eventuelt Styrets representasjon/deltakelse på ulike arrangement ble gjennomgått. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets 546601v1 Side 5 av 6
Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 6 av 6